電子公文在高職院校辦公室工作中的應用4200字[摘要]電子公文在制作本錢與傳播方面具有相當大的優越性，但由于種種原因，電子公文在高職院校還沒有廣泛運用;本文從平安性、標準性、技術等方面分析了產生這種狀況的原因，提出了加強軟、硬件建設，標準電子公文管理等方面的應對措施。

[關鍵詞]電子公文;高職院校;優越性;軟硬件建設

高職院校的辦公室在所有的職能部門中，是一個繁雜性、綜合性、協調性、功能性很強的綜合管理機構，對內起到上傳下達、協調關系的作用，同時又起著輔助決策的重要作用[1];對外那么起到合作交流、窗口形象的作用。的開展、科技的進步以及高等的開展，高校規模迅速擴大和高等教育體制自身改革的需要對高校辦公室工作帶來了新的機遇和挑戰，辦公室的各項工作正朝著科學化、智能化、信息化、自動化、網絡化的趨勢開展;同時隨著我國教育科研網建設的啟動和高校的校園網的初步建立并與Internet連接，給高校辦公室的電子公文的應用提供了一個良好的契機[2]。

一、應用電子公文的優越性和必要性

電子公文比紙質公文方便快捷、高效智能、環保節能。日常內部公文處理程序包括擬稿、審稿、定稿、簽發、印刷、分發、催辦、歸檔等;上級來文那么有收文、登記、傳閱、催辦、歸檔等;上行文還要親自送或通過郵寄的方式上達上級部門。傳統意義上的紙質公文的所有程序都要靠手工或腿功來完成，費時費勁不說，公文遺失或被盜的情況還時有發生。如一份5000字左右的紙質公文需要3頁A4的紙，印50份需要150頁A4紙，用印花費30分鐘，兩人裝訂要1個小時，1人分發到45個部門(人)要花費至少1個半小時。上行文坐車送要耗汽油，郵寄要花郵資費，遇到不可抗拒力因素的影響，可能會造成時間上的延誤甚至是不可估量的損失等等，而在文件印制過程中諸如油墨、人工、機器損耗還在其外;而一個500人單位每年平均行文100次，每次50份，用紙數以萬計，這又不知要砍伐多少樹木了。

而依托計算機網絡技術、電子數據和信息高速公路的電子公文的出現把傳統意義上的紙質公文從“刀耕火種〞的方式中解脫出來了，它不需人工一份份去印、一張張對齊折疊裝訂、一個個部門跑送，上行文也可省去了車馬勞頓之苦，它只需一臺電腦、一根網線、一個工作人員3分鐘之內就可以完成上述50份電子公文同時送達的任務，速度快，不需一張白紙。節省了大量的人力不說，也省卻了油墨、汽油、郵資費等費用。同時，電子公文比紙質公文攜帶平安方便，保留起來所占空間要小，保留時間也要長;相對紙質公文而言，它可復制可備份，搜索查閱使用起來比紙質公文便利得多，單位的領導即使遠在國外，借助互聯網，可以和同事在同一時間簽閱同一份電子公文。而且，電子公文受外界不可抗拒力影響相對來也要小一些。一場冰雹可以使紙質公文送達時間延誤2天，一場大火可以使一個檔案館幾千年紙質公文資料化為灰燼，而2022年12月26日臺灣南部海域發生7.2級地震雖造成多條國際海底通信光纜發生中斷，但對網絡傳輸并未造成太大影響。

當然，正如任何事物都不可能十全十美一樣，電子公文作為一個新生的事物，它也有其缺乏之處，比方規范化、“網絡平安〞隱患，電子公文處理的軟件開發使用、繼電配備技術問題，觀念問題等等。然而，電子公文的出現是信息時代的產物，它的使用和遍及也將是時代和社會開展的需求。

二、電子公文在職業院校辦公室的應用中存在的問題及原因

(一)觀念上的問題

一方面局部學校領導干部對電子公文應用的重視不夠，認為公文處理電子化就是用電腦打印文件，而沒有回升到無紙辦公自動化的高度;而有相當一局部教職工習慣紙質公文，不足對電子公文的認同感和平安感，甚至出現了在一個單位內部各部門使用電子公文處理系統的狀況存在較大差別，有些部門甚至沒有紙質公文無法辦公。另一方面存在電子公文“緩一緩〞思想的高職院校不在少數。實現公文電子化要投入相當一筆資金經費先實現校園網絡化，當前我國相當一局部高職院校經費都有困難，因此其內部網絡化建設的水平滯后。

(二)技術問題最關鍵

1.硬件的配置不能滿足電子公文處理系統的要求。

2.軟件設計存在功能和平安、操作便利上的缺陷。

3.人員的技術水平不到位。

(三)平安問題不容無視

電子公文的平安問題來自于內外兩個方面。一方面是來自于內部的管理不善，導致電子公文數據被非法編輯、復制、傳播、喪失等。二是由于系統的網絡信息平安問題導致信息在傳輸過程中出錯、喪失或者被竊聽利用等。

(四)標準化問題

由于目前沒有一套公認為規范的電子公文處理系統，使得電子公文處理系統參差不齊，這就造成了有多個電子公文系統并存的現狀。由于學校在技術力量、資金投入等方面不一，客觀上造成了該系統在設計功能、使用方便、后期維護等方面，存在較大差別。

(五)規范化問題

電子公文處理系統就是利用電腦網絡功能，完成從公文的草擬、審核、批示、傳閱以及來文登記、承辦、歸檔等一系列綜合性的公文流轉全程管理應用系統[3]。規范化是電子公文的客觀要求。電子公文處理系統的開發者往往并不是該系統的使用者，開發人員雖具有豐盛的電腦軟硬件知識，而對公文方面的知識比擬欠缺。使用人員對紙質公文的使用比擬熟悉，通常會要求開發人員按照普通公文的處理方式來設計電子公文處理系統。開發人員和使用人員之間的這種矛盾，客觀上造成電子公文應用的規范化程度較低。

三、解決問題的途徑

(一)加大投入力度，加強培訓，提高網絡化水平

電子公文處理系統是一個高度自動化、高度集成化的信息管理系統，它的使用波及到校園網絡環境，工作人員公文業務能力、電腦操作技能等。只有在資金支持、人員安頓與培訓、網絡硬件、軟件設計等各方面給予足夠地支持，才能盡快在實現辦公室信息工作網絡化的根底上，從基本上實現公文電子化、辦公無紙化。

(二)加強軟硬件建設，解決各種技術問題

1.首先是硬件的配置要能跟上，購置的電腦其硬件設備要能滿足電子公文應用軟件系統運行的要求;設計或購置及使用具有自身特色、適合自身需要的軟件。一定要保證電子公文處理系統的完整性，該應用軟件應該涵蓋公文處理的全過程，而且公文辦理過程所產生的相關信息，應該合乎檔案管理的要求[4]。

2.保證簽傳過程的網絡化。電子公文處理要求無紙化辦公，因此電子公文處理的整個流程應當高度網絡化。某一環節不能網絡化，就會導致電子公文處理過程的受阻，就不能實現真正意義上的無紙化辦公。電子公文處理的軟硬件環境和人員素質必須合乎網絡化的要求。

3.保證電子數據的平安性。在電子公文的傳輸、簽閱、保留等過程中，平安性是保證電子公文正常運轉的前提。盡量采用動態密碼技術和實物密碼技術來建立用戶認證體系，建立標準的傳輸交換規范，解決不同單位之間的電子公文數據傳輸交換[5]。

(三)保證電子公文的平安性

1.針對內部的管理不善，導致電子公文數據被非法編輯、復制、傳播、喪失等。我們可以通過嚴格管理、嚴格執行權限操作制度、全程操作日志記錄等方法來解決。

2.為保證電子公文系統的平安，首先在設計或購置電子公文處理系統時，要把平安問題放在首位，該系統要有足夠的健壯性。其次要采取多種網絡平安措施，建立電子公文流傳體系的平安防備機制，保證信息在傳輸過程中不會出錯、喪失或者被竊聽，保證信息的機密性、完整性、一致性和不可否定性，及時化解網絡風險，確保電子公文系統的平安[5]。

(四)加強對電子公文的管理

電子公文和紙質公文具有同樣的權威性和法律性，然而電子公文的生成、傳輸、歸檔等過程卻和紙質公文有很大的不同。電子公文處理的各個環節，波及所有參與電子公文處理的部門和人員。不同崗位人員所處的層次不同，對電子公文的要求和權限也不同;電子公文歸檔、保管、利用的流程和要求也存在很大差別。由于對電子公文這些特點認識缺乏，造成了對電子公文的管理不到位。電子公文的管理是一個全過程的系統管理，既包括網絡軟硬件管理人員對電子公文的管理，也包括電子公文使用人員對電子公文的管理;既包括電子公文的生成管理，也包括電子公文的傳輸和歸檔的管理。電子公文的管理是一個全過程的系統管理，是一個操作流程的標準化管理。只要有某一個環節管理不到位，就有可能出現電子公文的平安、時效和流轉混亂等問題，勢必影響全局的工作秩序。領導一定要重視電子公文的行政管理，安頓責任心強、公文處理經驗豐盛和電腦操作技能好的人員，確保電子公文處理系統正常高效運轉。同時，還應做好電子公文處理系統異常的預案機制。

(五)搞好電子公文處理的標準化和規范化

規范化是資源共享、協同工作的前提。電子公文格式標準是跨平臺、跨部門電子公文交換的根底。2022年，國家檔案局出臺了?電子公文歸檔管理暫行方法》，上海、深圳等地已經公布了有關電子公文交換的地方規范。實現電子公文在高職院校辦公室工作中的應用，當然要有規范化的電子公文。公文具有權威性、標準性，我們在制作紙質公文時，必須合乎公文法定的體式，這方面國家已有明確的規定。時代不同，公文的稱謂和分類也就不同。現代社會經濟興旺，社會事物日趨繁雜，公文分類也日趨細密。隨著信息時代的到來，

有可能產生新的公文文種[6]。雖然電子公文和紙質公文有很大的不同，但其功能是一樣的。因此電子公文應當盡可能地利用紙質公文的標準。這里所說的標準，并不是指我們最后見到的電子公文的具體視覺“紙