公文文書知識講座一、公文的概念二、公文的種類三、公文的標準性四、存在的問題淮北礦業集團公司辦公室

內容概述定義：公文是處理公務的文書，是國家機關、企事業單位、社會組織處理政務、辦事事務、商洽工作以及記載各種活動情況制作的文件。

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一、公文的概念文書文件文書：指行為主體在社會活動中，為了一定目的制作并使用的具有特殊格式的文件材料。文件：經過制作而形成的特定的文書。特點：具有較強的政治性、政策性。具有法定的強制力或行政約束力。具有法定權威性。具有較強的論述性或條理性。公文語言的特點：簡明、準確、樸實。

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一、公文的概念〔一〕公文分類：淮北礦業集團公司辦公室

二、公文的種類行政關系內容特點時間要求機密程度上行文平行文下行文

機密公文內部公文公布公文

特急件急件平件

標準性公文告知性公文〔二〕公文文種：淮北礦業集團公司辦公室

二、公文的種類公報指示決議條例規定命令(令)議案通告公告決定意見通知通報會議紀要

請示報告批復函屬黨的機關屬國家行政機關屬黨和國家行政機關共有通知、通報

通知：一種批示性、部署性、告知性的公文。適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相錄屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執的事項，任免人員。

通報：政府機關、企事業單位在一定范圍內公布擊知的公文。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

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二、公文的種類使用范圍廣、頻率高、靈活性強、對象明確。對象不明確

定義：

請示：適用于向上級機關請求指示、批準。

報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

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二、公文的種類請示、報告淮北礦業集團公司辦公室

二、公文的種類常見問題：多事一請示

多頭請示請示報告不分請示報告并用不相隸屬的請示越級請示、報告定義：

函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

淮北礦業集團公司辦公室二、公文的種類函常見問題：

函是正式公文編號問題與“請示〞、“報告〞區別問題

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三、公文的標準性標準報文程序嚴格按規定選用文種和公文形式嚴格執行簽發人的有關規定加強公文的審核加強和標準辦文過程中的協調實行嚴格的退文和通報制度〔一〕行文關系方面淮北礦業集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅰ報送渠道不標準“請示〞主送上級機關并領導個人在主送給上級機關的同時，又抄送給某內設機構〔二〕行文規那么方面淮北礦業集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅱ“報告〞在行文規那么方面存在的問題“請示〞在行文規那么方面存在的問題按照公文處理工作有關規定，向上級機關報告事項，應用上行文格式；須有主送單位，注明簽發人姓名；報告不得夾帶請示事項；下行文不應署簽發人姓名，不能用上行文格式。但有些單位用下行文格式印制報告；報告無主送單位，無簽發人；在報告中夾帶請示事項，結尾出現“請閱示〞字樣，混淆了與“請示〞的用語標準；有些下行文使用上行文格式。按照公文處理有關規定，“請示〞應當在附注處注明聯系人的姓名和；公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行；文件結尾應當使用“請批示〞等標準的請示用語。但有些單位用下行文格式印制請示；有些沒有以附注注明聯系人姓名及；有些雖然標注了聯系人和聯系方式，但附注位置不標準；有些文件結尾沒有使用“請批示〞等標準的請示用語；還有在請示中“以上請示，如無不妥，請求批準〞一句為完畢語后，又接著寫了一段文字也是不對的。〔三〕公文要素方面淮北礦業集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅲ發文字號簽發人公文標題主送機關發文字號中的年度括號應使用“〔〕〞，序號不編虛位，不加“第〞字。但有些文件中發文字號中的年度括號卻使用“〔〕〞或“[]〞、還有編虛位、發文字號錯誤現象。上報的公文標識的“簽發人〞用3號仿宋體字，后標全角冒號，簽發人姓名用3號楷體字。有些文件中“簽發人〞未用3號仿宋體字；有的將“簽發人〞標識為“簽發〞；有的未用3號楷體字標識簽發人姓名。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。行政公文標題中的文種局部，必須與國家規定的13個法定文種一致。有的文件標題末尾將“請示〞寫作“申請〞，將“通知〞寫作“方案〞，將“報告〞寫作“匯報〞。有些文件公文標題中濫用標點符號。主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或標準化簡稱、統稱。但有些單位將主送單位“上級機關〞寫為“國家上級機關〞；有些簡報、信息在正文前打印了主送單位，不符合簡報的行文格式。〔三〕公文要素方面淮北礦業集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅲ公文正文附件成文時間印章有些文件段落序號不連貫、缺序號、序號不符合“一、〞、“〔一〕〞、“1.〞、“〔1〕〞的層次標準，尤其是第三層序號數字后面常常用“、〞，而沒有用“．〞；同一文件內層次序號用法不統一；頁之間文字不銜接、出現斷行、缺頁；正文內對同一審計對象先后使用了多種不同稱謂。成文日期應當用漢字將年、月、日標全。誤將“○〞寫為“零〞英文“O〞或數字“0〞。附件淮北礦業集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅲ國家標準規定：公文如有附件，正文后應標識“附件〞；附件如有序號使用阿拉伯數碼；附件名稱后不加標點符號；附件應與公文正文一起裝訂，頁碼連續編排；附件的序號和名稱前后標識應一致；公文附件如果是表格，仍標識為“附件〞，而不能將所附表格標識為“附表〞或“表〞。存在問題:有些文件帶附件，但沒有在正文結尾處作附件說明；有的附件說明與附件的實際排序、標題內容不一致；有些文件附件稱謂比較混亂，有的寫作“附〞，有的寫作“附表〞；附件標識的序號阿拉伯數字與漢字混用。有些附件與正文印在同一頁，不符合附件與正文分頁印制的標準；有些附件沒有與正文統一編排頁碼；有些表格排版裝訂時朝向不標準；有些文件僅在左上角訂一釘；有些文件附件與正文脫離且正文無附件說明。印章淮北礦業集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅲ國家標準規定：公文除“會議紀要〞和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。在實際運用中，出現聯合上報的公文，發文機關都加蓋了印章。按照公文排版規定:印章須與正文安排在同一頁內，印章所在頁不得出現“此頁無正文〞字樣；印章上邊緣與正文結尾行之間不得超過一行字的間隔。如果印章與正文在同一頁安排不下時，應當增加或減少正文最后一兩頁的字間距、行間距，以使印章與正文同頁，即在此種情況下正文最后一兩頁可不受每頁22行、每行28個字的排版標準限制。〔四〕排版規格與印制裝訂方面淮北礦業集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅳ排版規格印刷、裝訂標題字號公文紙張規格為A4型紙，一份公文紙張規格應當保持一致〔有些表格例外〕。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。但有些單位的文件文件封面與正文紙張規格不同；排版有的每面為20行或21行、每行有的26個或29個漢字。還有的行距過大或過小。公文標題用2號小標宋體字，置于紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文一級小標題字型使用長城小標宋體或黑體。有些單位的公文標題使用仿宋體或黑體；字號使用小二號或者三號；字體被加粗；與紅色反線之間未空出兩個行距。公文一級小標題字型沒有使用小標宋體或黑體，而是與正文其他局部一樣使用仿宋體或仿宋體加粗。印刷、裝訂淮北礦業集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅲ國家標準規定：

公文雙面印刷，頁碼套正，左側裝訂，不掉頁。頁碼用4號半角阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。一份文件應統一順次編排頁碼。

存在問題:有的公