項目八數據分析與工作表打印輸出項目八數據分析與工作表打印輸出項目八數據分析與工作表打印輸出項目八

數據分析及工作表的打印輸出在日常辦公事務中，經常有大量的數據需要處理。例如，職工工資表中數據的計算、匯總和分析，分期付款方案中的數據計算和分析等。除了可以利用公式和函數對數據進行計算和分析外，Excel還提供了數據排序、數據篩選和分類匯總，以及數據透視表和圖表等功能，利用這些功能可以方便地管理、分析各類數據。任務一數據排序任務二數據篩選任務三分類匯總任務四透視表及透視圖任務五圖表任務六查看并打印工作表本項目內容提要任務一數據排序在Excel中，可以對行、列或整個工作表中的數據按文本、數字以及日期和時間順序進行排序，還可以按自定義序列（如大、中、小）進行排序。二、建立數據清單本任務內容提要三、排序數據一、設置數據有效性一、設置數據有效性在建立工作表的過程中，為了保證輸入的數據都在其有效范圍內，我們可以使用Excel提供的“有效性”命令為單元格設置條件，以便在出錯時得到提醒，從而快速、準確地輸入數據。選中要設置數據有效性的單元格區域，然后選擇“數據”>“有效性”菜單，打開“數據有效性”對話框，在其中進行設置并確定。

輸入有誤時的提示對話框二、建立數據清單在Excel中，數據清單是包含一系列數據的工作表行，清單的第一行具有列標簽（列標題行），緊隨其后的行是數據行，在列標簽及數據、數據及數據之間不能有空行，而且同一列數據必須具有同樣的類型和含義。利用數據清單可以方便地記錄相關的數據，以及對數據進行排序、篩選和匯總等操作。建立數據清單分為兩個步驟：（1）在數據清單的列標題行中直接輸入各字段名（列標簽）。（2）輸入各項記錄：可以直接在數據清單中輸入數據（該方式下當數據清單欄目較多時容易出錯）；或使用“記錄單”命令，逐條輸入數據。三、排序數據排序是對工作表中的數據進行重新組織安排的一種方式。Excel可以對整個工作表或選定的某個單元格區域進行排序。在Excel中，可以對一列或多列中的數據按文本、數字以及日期和時間進行排序，還可以按自定義序列（如大、中和小）進行排序。大多數排序操作都是針對列進行的，但是，也可以針對行進行。1．簡單排序簡單排序是指對工作表中的單列數據按照Excel默認的升序或降序方式進行排列。升序排序數字：按從最小的負數到最大的正數進行排序。日期：按從最早的日期到最晚的日期進行排序。文本：按照特殊字符、數字（0…9）、小寫英文字母（a…z）、大寫英文字母（A…Z）、漢字（以拼音排序）進行排序。邏輯值：FALSE排在TRUE之前。錯誤值：所有錯誤值（如#NUM!和#REF!）的優先級相同。空白單元格：總是放在最后。降序排序及升序排序的順序相反。要進行簡單排序，可利用“常用”工具欄上的排序按鈕進行。

選中要排序的數據所在列中的任一單元格，單擊“常用”工具欄中的排序按鈕

，所選列即按所設方式進行排序。2．多關鍵字排序Excel2003最多允許使用三個關鍵字進行排序，先按“主要關鍵字”的值排序；當“主要關鍵字”的值相同時，按“次要關鍵字”的值排序；當“次要關鍵字”的值相同時，再按“第三關鍵字”的值排序。另外，為了獲得最佳結果，要排序的單元格區域應包含列標題。將成績表按總分、性別和數據結構進行降序排序任務二數據篩選利用Excel的數據篩選功能，可以快捷地查詢數據，它可以使工作表只顯示符合條件的數據，而將不符合條件的數據隱藏起來，且隱藏起來的數據不會被打印出來。要進行篩選操作，數據表中必須有列標簽。Excel提供了兩種不同的篩選方式——自動篩選和高級篩選。自動篩選可以輕松地顯示出工作表中滿足條件的記錄行，高級篩選則能完成比較復雜的多條件查詢。二、高級篩選本任務內容提要一、自動篩選數據一、自動篩選數據自動篩選一般用于簡單的條件篩選，篩選時將不滿足條件的數據暫時隱藏起來，只顯示符合條件的數據。選中要進行篩選操作的單元格區域，若數據清單的標題行位于工作表的第一行，則選擇表格中有數據的任意一個單元格即可，無需選擇單元格區域

升序排列：將篩選出的數據按升序排序。降序排列：將篩選出的數據按降序排序。（全部）：顯示所有數據。（前10個…）：選擇該項，將打開“自動篩選前”對話框，在其中可設置篩選后顯示項的數目。（自定義…）：自定義篩選條件。其他分類選項：只顯示選中的分類。標題行中的每個單元格右側顯示篩選按鈕二、高級篩選高級篩選用于根據多個條件來查詢數據。要使用高級篩選，應首先在選定工作表中的指定區域創建篩選條件，然后打開“高級篩選”對話框，接下來分別選擇要篩選的單元格區域、篩選條件區域和保存篩選結果的目標區域即可。在高級篩選中，篩選條件又可分為多條件篩選和多選一條件篩選兩種。1．多條件篩選多條件篩選，即利用高級篩選功能查找出同時滿足多個條件的記錄。隔空白行或列在同一行中輸入篩選條件，然后單擊要進行篩選操作的工作表中的任意單元格或選擇要進行篩選操作的單元格區域，選擇“數據”>”篩選”>”高級篩選”菜單，打開“高級篩選”對話框，在其中進行設置并確定即可。選中“在原有區域顯示篩選結果”單選鈕，會將篩選結果放置在原數據處，不符合條件的行隱藏。選中“將篩選結果復制到其他位置”單選鈕，會將篩選結果復制到工作表的其他位置。選擇條件區域選擇要放置篩選結果區域的左上角單元格將銷售業績表中“賒銷金額”大于等于50且“銷售提成”大于200的記錄篩選出來2．多選一條件篩選多選一條件篩選，也就是只要滿足幾個條件當中的一個，記錄就會顯示出來。隔空白行或列在不同行中輸入篩選條件，然后單擊要進行篩選操作的工作表中的任意單元格或選擇要進行篩選操作的單元格區域，選擇“數據”>”篩選”>”高級篩選”菜單，打開“高級篩選”對話框，在其中進行設置并確定即可。將銷售業績表中“數量”大于100，“獎金”為“無”的記錄篩選出來任務三分類匯總分類匯總是把數據表中的數據分門別類地統計處理，無須建立公式，Excel將會自動對各類別的數據進行求和、求平均值等多種計算，并且分級顯示匯總的結果，增加了工作表的可讀性，使用戶能更快捷地獲得需要的數據并做出判斷。對工作表的數據進行分類匯總時，應注意如下事項：因為分類匯總是按字段名進行的，所以要進行分類匯總的數據表的第一行必須有列標簽，并且數據區域中沒有空行或空列。在分類匯總之前必須先對數據進行排序，將要進行分類匯總的數據信息組合在一起，然后再進行分類匯總操作。進行分類匯總前，應選擇數據區域中的任意一個單元格。在“分類匯總”對話框的“分類字段”下拉列表中選擇字段時，該字段必須是已經排序的字段，如果選擇其他列，則分類匯總結果是不正確的。二、查看并刪除分類匯總本任務內容提要一、執行分類匯總一、執行分類匯總對數據進行多關鍵字排序按“部門”字段，對實發工資進行求平均值分類匯總在“選定匯總項”列表中可以選擇一個或多個字段以對不同的數據進行匯總選中“替換當前分類匯總”復選框：表示最后一次的分類匯總會取代以前的分類匯總。選中“匯總結果顯示在數據下方”復選框：表示在原工作表數據的下方會顯示出匯總計算的結果。選中“每組數據分頁”復選框：表示將分頁保存各種不同的分類數據，這樣更有利于保存和查閱，還可以將其分別打印出來。在“分類匯總”對話框中做設置時，注意在“選定匯總項”列表框中選擇的匯總項，要及“匯總方式”下拉列表中選擇的匯總方式相符合。例如，文本是不能進行平均值計算的。二、查看并刪除分類匯總對工作表中的數據進行分類匯總后，在工作表行號的左側會顯示一些分級顯示符號，如

和

，利用這些符號可按照所需的明細程度分級顯示匯總結果。在

分級顯示符號中，單擊所需級別的數字，較低級別的明細數據會隱藏起來。其中數值越大的顯示符號表示顯示的匯總結果就越詳細，單擊符號

可隱藏分類匯總結果的所有明細數據。要隱藏工作表中某組明細數據行，可以單擊該組行號左側的

按鈕。對工作表進行分類匯總后，如果要將工作表還原到分類匯總前的狀態，可以取消工作表中已插入的分類匯總。在進行了分類匯總的數據表中選擇任意單元格，選擇“數據”→“分類匯總”菜單，打開“分類匯總”對話框，

單擊“全部刪除”按鈕。任務四透視表及透視圖數據透視表是一種交互式表格，主要用于快速匯總大量數據。它可以通過對行、列的不同組合來查看對源數據的匯總，也可以通過顯示不同的頁來篩選數據，還可以根據需要顯示區域中明細數據。因此，數據透視表是分析、組織復雜數據的重要工具。而數據透視圖則是以圖形形式來表示數據透視表中的數據。使用Excel2003的“數據透視表和數據透視圖向導”，可以創建數據透視表或數據透視圖。二、創建數據透視圖本任務內容提要一、創建數據透視表一、創建數據透視表要創建數據透視表，首先要在工作表中創建數據源。為確保數據可用于數據透視表，在創建數據源時需要做到如下幾個方面：刪除數據區域中的所有空行或空列。刪除所有自動小計。確保第一行包含各列的描述性標題，即列標簽。確保各列只包含一種類型的數據（例如，一列中是文本，另一列中是數值），而不能是文本及數字的混合。在工作表中選擇要創建透視表的單元格區域。若是對整個數據表創建數據透視表，則單擊其中的任意單元格，然后選擇“數據”>

“數據透視表和數據透視圖”菜單，然后在打開的對話框中根據提示一步步進行設置即可。確認選定的數據區域是否正確，然后單擊“下一步”按鈕。如果默認選擇的數據區域不符合要求，應單擊右側的壓縮對話框按鈕，在工作表中重新選擇用于創建數據透視圖的數據區域如果選中“現有工作表”單選鈕，然后在“現有工作表”下方的編輯框中輸入放置數據透視表單元格區域的第一個單元格，可將數據透視表放在現有工作表中對話框的右側有一些按鈕為字段按鈕，它們代表數據源中的字段；對話框中的中間部分代表數據透視區域，包括“行”、“列”、“頁”和“數據”等區域。除“頁”區域之外，每個區域至少要包含一個字段使用鼠標把字段按鈕拖放到適當區域，單擊“確定”按鈕返回數據透視表的顯示位置對話框，單擊“完成”按鈕自動新建一個工作表以放置創建的數據透視表，同時自動顯示“數據透視表”工具欄和“數據透視表字段列表”對于創建的數據透視表，用戶可以根據需要對其進行編輯操作，如創建月銷售報表、創建月商品品牌透視表等。在數據透視表單擊“銷售日期”字段標簽，然后單擊“數據透視表”工具欄中

的“數據透視表”按鈕，在展開的列表中選擇“組及顯示明細數據”>“組合”項創建的銷售月報表二、創建數據透視圖創建數據透視圖的操作步驟及創建數據透視表類似，只是在“數據透視表和數據透視圖向導--3步驟之1”對話框選中“數據透視圖（及數據透視表）”單選鈕。另外我們也可將原有的數據透視表轉化為數據透視圖，方法是右擊該數據透視表，在彈出的快捷菜單中選擇“數據透視圖”項。將原有的銷售月報表轉換為月商品銷售數據透視圖任務五圖表圖表以圖形化方式表示工作表中的內容，它可以直觀地反映工作表中的數據，讓乏味的數據變得生動，從而方便用戶進行數據的比較和預測。二、創建獨立圖表并設置格式本任務內容提要一、快速創建嵌入式圖表要創建圖表，首先要在工作表中輸入用于創建圖表的數據，然后使用“圖表”工具欄和“圖表向導”創建。創建的圖表可以放置在一個單獨的工作表中，也可以用嵌套方式插入到當前工作表中。選擇要創建圖表的數據區域，然后單擊“圖表”工具欄中“圖表類型”按鈕

右側的三角按鈕，在展開的列表中選擇一種圖表類型即可。一、快速創建嵌入式圖表

Excel2003的常用圖表類型主要有如下幾種。柱形圖

：用于顯示一段時間內的數據變化或顯示各項之間的比較情況。在柱形圖中，通常沿水平軸組織類別，而沿垂直軸組織數值。條形圖

：顯示各個項目之間的比較情況。折線圖

：適用于顯示在相等時間間隔下數據的變化趨勢。在折線圖中，類別數據沿水平軸均勻分布，所有值數據沿垂直軸均勻分布。餅圖

：顯示一個數據系列中各項的大小及各項總和的比例。XY散點圖

：顯示若干數據系列中各數值之間的關系，或者將兩組數繪制為xy坐標的一個系列。面積圖

：強調幅度隨時間的變化，也可用于引起人們對總值趨勢的注意。圓環圖

：顯示各個部分及整體之間的關系，但是它可以包含多個數據系列。雷達圖

：比較若干數據系列的總和值。曲面圖

：顯示兩組數據之間的最佳組合。氣泡圖

：氣泡圖將序列顯示為一組符號。不同的值由相應點在圖表空間中的位置以及符號的大小表示。類別在圖表中以不同的符號形式表示。及XY散點圖類似，但是它們對成組的三個數值而非兩個數值進行比較。第三個數值確定氣泡數據點的大小。股價圖

：用來描繪價格走勢。圓錐

、圓柱

和棱錐圖

：及柱形圖和條形圖類似。對于大多數圖表，如柱形圖和條形圖，可以將工作表的行或列中排列的數據繪制在圖表中，而有些圖表類型，如餅圖和氣泡圖，則需要特定的數據排列方式。二、創建獨立圖表并設置格式若要將創建的圖表放置在一個單獨的工作表中，可利用圖表向導創建。單擊工作表中的任意單元格，然后單擊“常用”工具欄中的“圖表向導”按鈕

，或選擇“插入”>“圖表”菜單，打開圖表向導的“圖表類型”對話框，然后根據提示一步步進行設置即可。選擇圖表類型確定數據區域及系列產生位置自定義圖表標題及X、Y軸標題選擇圖表放置位置圖表創建好后，用戶還可以對其進行編輯，如改變圖表的類型、位置和大小、設置圖表各元素的格式等，以使圖表更符合要求。

任務六查看并打印工作表對于包含大量數據的工作表，為方便查看，我們可以拆分工作表，或凍結工作表中的某些行或列。此外，制作好工作表后，有時候需要將其打印出來，但在打印工作表前，一般還需要設置工作表頁面、打印區域、分頁符等，最后再按要求將工作表打印出來。二、設置工作表頁面和打印區域本任務內容提要一、拆分和凍結窗格四、打印預覽和打印三、分頁符預覽和分頁符調整一、拆分和凍結窗格在查看數據行、列較多的工作表時，我們一般采用“滾動”方式來查看數據。但在滾動顯示頁面數據時，表格標題會移出屏幕，此時只看到內容而看不到標題。利用Excel2003的拆分和凍結窗格功能可以解決該問題，讓用戶方便地查看和比較工作表中的各部分數據。拆分窗格可以同時查看分隔較遠的工作表數據。確定待拆分的行號或列標后，選擇“窗口”>“拆分”菜單，窗口即在所選行處水平或垂直一分為二，且兩個窗格都擁有獨立的行號或列標，可以分別滾動顯示兩個窗格中的內容。選擇“窗口”>“取消拆分”菜單，可取消拆分窗格。凍結窗格可以使用戶在滾動顯示頁面時，保持凍結處的數據處于可見狀態，如保持首行或首列可見，或始終保持行標題或列標題可見。選定待凍結的單元格，然后選擇“窗口”>“凍結窗格”菜單，可凍結該單元格上方的所有行和左側的所有列，被凍結的窗口部分以黑線區分，此時上下拖動垂直滾動條或左右拖動水平滾動條，會發現凍結的行和列始終不變。若選擇某行或某列后執行“凍結窗格”命令，則所選行上方的所有行，或所選列左方的所有列被凍結，而不是同時凍結行和列。選擇“窗口”>“取消凍結窗格”菜單，取消凍結窗格。二、設置工作頁面和打印區域工作表制作完畢，一般都會將其打印出來，但在打印前還需進行一系列的設置，如設置頁面，設置打印區域等。其中，頁面設置包括紙張大小、頁邊距、打印方向、頁眉和頁腳等設置。如果工作表有多頁，還可設置在每頁都打印標題。要進行上述設置，均可在“頁面設置”對話框的各個選項卡中進行。在該選項卡可設置紙張方向和紙張大小在該選項卡可設置上下左右頁邊距，以及表格打印在紙張中的位置在該選項卡可設置工作表的頁眉和頁腳在該選項卡可設置工作表的打印區域、打印標題，以及其他打印選項要設置打印區域，也可不在“頁眉設置”對話框中進行，而是直接在工作表中選擇要打印的單元格區域，然后選擇“文件”>“打印區域”>“設置打印區域”菜單。要取消打印區域的設置，可選擇“文件”>“打印區域”>“取消打印區域”菜單。三、分頁預覽及分頁符調整如果需要打印的工作表內容不止一頁，Excel會自動在工作表中插入分頁符將工作表分成多頁打印。但是這種自動分頁有時不是用戶所需要的。因此，用戶最好在打印前查看分頁情況，并對分頁符進行調整，或重新插入分頁符，從而使分頁打印符合要求。選擇“視圖”>“分頁預覽”菜單，可以將工作表從“普通”視圖切換到“分頁預覽”視圖。在“分頁預覽”視圖中，系統自動插入的分頁符顯示為藍色虛線，移動自動分頁符將使其變成藍色實線。自動分頁符的位置和數量取決于紙張的大小、頁邊距和打印比例設置，以及打印區域的設置等。第一次進入分頁預覽視圖時