檔案管理管控規章制度第一章總則第一條為了規范（集團）股份有限公司（以下簡稱公司）檔案的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理管控，特制定本規章制度。第二條檔案的范圍1、公司內部經營形成的各種資料。2、外部政府機關、行業部門機構形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。3、下屬全資、控股子公司（以下簡稱子公司）備案形成的與經營有關的資料。第二章檔案的管理管控部門機構第三條檔案的管理管控部門機構檔案管理管控由行政部及財務中心共同管理管控，其中行政部為主管部門機構。第四條檔案管理管控部門機構的職責1、行政部檔案管理管控的職責（1）相關相關項目統一組織編制、修訂、完善公司的檔案管理管控規章制度，規范管理管控相關流程、分類目錄、管理管控表格，接續卡（養老保險冊）、與工作過公司解除或終止勞動合同協議的證明、專業技術資格證書、完整應聘相關人員信息登記表、體檢證明、勞動合同協議和保護協議、企業員工用工協議、告知書、聲明書、崗位變動通知、辦理交接手續資料。6、單個基建相關項目、施工相關項目、工程相關項目、資金申報相關項目、委貸業務資料、擔保業務也應根據具體相關項目或業務要求進行相關要素組合。第八章檔案的保管要求第十五條檔案管理管控員相關相關項目檔案的保管。各檔案管理管控部門機構應指定專人進行檔案管理管控。行政類檔案指定行政主管保管；人事類檔案由人事主管保管，涉及企業員工個人信息檔案及時報檔案管理管控專員保管；財務類檔案應由秘書和會計作為檔案管理管控員；其他業務類檔案應由行政類的檔案管理管控員統一管理管控。行政部應對0A中單位檔案系統應指定專人作為系統管理管控員進行維護和管理管控，主要相關相關項目：1、相關相關項目統一建立集團及子公司的單位檔案結構體系。2、相關相關項目指導集團及子公司行政人事檔案管理管控員將《檔案分類目錄匯總》寫入0A單位檔案系統中。3、相關相關項目檢查人事檔案管理管控員在0A單位檔案系統中對《檔案分類目錄匯總》的查閱權限進行合理授權。第十六條紙質或實物檔案的保管的一般要求1、檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材；2、采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；3、檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀；4、檔案室內保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方,以利查閱，并防止潮濕；5、嚴防毀壞損失、散失和泄密；第十七條電子檔案的保管的一般要求1、檔案管理管控員應建立電子文件夾將電子檔案進行統一保管。2、電子文檔應保存在單機版的計算機中，必須設置密碼，注意防泄。3、電子文件應定期進行備份，防病毒等安全措施。4、備份磁介質應注意防磁。第十八條密級檔案管理管控的特別要求1、嚴禁在不具備保密條件的地方存放檔案。2、檔案管理管控員應當貫徹執行國家保密法律、法規和集團公司的保密規定，做到對公司的機密不說、不外傳。3、檔案管理管控員在調離或離職時，由總裁辦相關相關項目人監督辦理移交、檔案交接之后，方可離開。4、檔案管理管控員無論在職期間、調離或離職后，都不得向任何個人或單位泄漏涉及公司經濟合同協議、稅收籌劃、核心技術等機密性檔案內容。丟失檔案或擅自泄露檔案機密，公司將追究其個人的經濟責任和法律責任。5、秘密載體必須確保任何時候都處于絕對安全、保密狀態，對秘密載體生成過程中不需歸檔的材料，應及時銷毀。秘密載體指以文字、數據、符號、圖形、圖像、聲音等正式正式生效記載公司秘密信息的紙介質、磁介質（含計算機硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等）、光盤等各類物品。6、秘密文件在公司內部的借閱、復制必須由借閱人申請，經過載體管理管控部門機構相關相關項目人、分管領導人、行政部相關相關項目人審批，有對外發布需要時，必須報經批準。7、絕密、機密文件在公司內部的借閱、復制必須由借閱人申請,經過載體管理管控部門機構相關相關項目人、分管領導人、行政部分管領導人、批準。8、在秘密事項形成后、歸檔前以“誰形成誰相關相關項目”為原則，進行管理管控。9、秘密事項由形成部門機構在檔案歸檔時，按照密級資料具體分類標準做好標識（蓋上標識印章，標識印章由檔案管理管控員保管,絕密檔案移交前移交人須做好密封），交檔案管理管控員相關相關項目妥善保管，并建好記錄、臺帳。第九章檔案的借閱管理管控第十九條申請借閱、查閱或復印檔案時，應填寫《檔案查閱/借閱/復印申請單》，根據檔案密級級別向各級領導人申請報批。除此外,公司外部相關人員借閱時還應持單位正式介紹信，檔案保管相關人員方能接待。第二十條借閱人應認真填寫檔案借閱/查閱/復印登記簿，詳細登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數量、內容、歸還期、歸還簽名等情況。第二十一條在借閱、查閱或者復制檔案時，嚴禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。第二十二條申請復印時，應由檔案管理管控員親自復印，并加蓋“再復印無效”印章，并注明“此復印件僅用于…用途”。第二十三條一般檔案的借閱、復印由借閱人提出申請，報部門機構相關相關項目人、行政部相關相關項目人審批后至檔案員處辦理相關手續。檔案一般不得帶出檔案室。檔案管理管控相關人員應相關相關項目將原件及時、完好無缺地歸放原處。第二十四條絕密、機密文件嚴禁帶出檔案室、復制，經相關領導人審核簽批相關人員在檔案室查閱后應立即歸還。如確因工作需要帶出、復印，除簽批手續外，檔案員還需當面或相關公司正式正式生效方法聯系正式正式生效，向、確認后辦理相關手續。辦理中做好記錄，按時追回加密的復印文件存檔（由于工作需要交予其它關聯機構、政府部門機構的除外）。第二十五條絕密、機密、秘密、一般檔案借閱、復印如涉及財務內容的，除正常審批手續外，還需財務相關相關項目人、簽批。第二十六條行政部應根據公司對檔案軟件系統檔案目錄的查閱、復制、下載權限的書面授權權限進行管控。第十章檔案的銷毀管理管控第二十七條檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案保管相關人員填寫文檔銷毀申請單，編制銷毀清冊，經部門機構主管、檔案管理管控部門機構主管、、鑒定審核方能銷毀。銷毀時，應有、在場監督銷毀。監銷人在銷毀檔案前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案；銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名本相關項目聯系相關公司正式正式生效方法或蓋章。檔案保管期限滿，但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的檔案，應在檔案銷毀清冊和檔案保管清冊中列明。規范檔案分類、移交、備份、備案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的管理管控。(2)相關相關項目指導、培訓、宣貫檔案管理管控規章制度。(3)相關相關項目組織、安排、檢查督導檔案管理管控規章制度的執行。(4)相關相關項目整理、保管公司人事行政類和業務類檔案。(5)相關相關項目收集、整理、保管子公司備案的人事行政類和業務類檔案。(6)相關相關項目收集、整理各部門機構檔案分類目錄，匯總建立公司電子目錄并寫入0A檔案系統。2、財務中心檔案管理管控的職責(1)相關相關項目配合行政部編制、修訂、完善公司檔案管理管控規章制度中財務類檔案的分類目錄、分類管理管控相關流程。(2)相關相關項目收集、整理、保管公司及子公司備案的財務類檔案。第三章檔案的分類管理管控第五條檔案的分類原則公司檔案分類和分類編號由行政部統一集中管理管控。各部門機構不得擅自增、減、變更檔案分類和分類編號。如有變更、調整、增加、刪除需求，應由需求部門機構提出申請，經部門機構主管和行政部審批同意后再做調整。第六條檔案的分類檔案分類可按內容、保存形式、密級性等多種正式正式生效分類。公司檔案主要采取按實質內容進行分類。1、按內容進行分類：具體各級的分類目錄詳見《檔案分類管理管控相關流程》中具體規定。主要有：(1)、章程、規章規章制度、通知通報發文：主要包括章程、規章、規章制度、內部通知通報發文、外部政府機構、行業部門機構的發文、通知、批文等。(2)、會議資料。主要包括日常會議紀要和專題會議資料等。(3)、股東會、董事會、監事會決議和成員資料。包括股東會、董事會、監事會決議、股東會、董事會、監事會成員資料等。(4)、企業基本資料。包括企業簡介、資質、證照登記、變更、注銷、年審資料、品牌形象等。(5)、經營目標、計劃、總結：包括經營目標與總結、經營計劃與總結等。(6)、經濟合同協議。包括對外形成收款的經濟業務合同協議、對外形成本相關項目聯系相關公司正式正式生效方法或本相關項目聯系相關公司正式正式生效方法或蓋章的經濟業務合同協議、關聯企業間收本相關項目聯系相關公司正式正式生效方法或本相關項目聯系相關公司正式正式生效方法或蓋章合同協議等。(7)、案件資料。(8)、行政后勤檔案/企業員工福利(餐娛、文體、圖書等)。包括基建相關項目、后勤福利文件、資產清單等。(9)、人力資源部資料。包括人力配置、人力開發、人力薪酬(成本)、勞資關系、企業員工信息管理管控等。(10)、財務部門機構資料。包括財務相關人員管理管控資料、會計報表/報告、涉稅資料、銀行融資評級授信資料、銀行資金帳戶資料、重大財務事項資料、會計賬簿、憑證、年度帳套備份光盤等。(11)、戰略投資部資料(12)、工會文件(13)、登記記錄資料。包括印章使用登記表、收發文登記、檔案管理管控登記資料、圖書借閱登記表等。(14)、本相關項目聯系相關公司正式正式生效方法印模。包括本相關項目聯系相關公司正式正式生效方法樣本、印章印模等。(15)、特殊業務資料。2、按保存形式分類(1)紙質形式(2)電子檔案形式：包括各種電子表格、電子文檔、掃描正式正式生效等形式。3、按保密性分類：分為絕密檔案、機密檔案、秘密檔案、一般(無密級)檔案。絕密、機密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能印1份，機密、秘密文件按審閱人數打印。文件機密級數，由發文單位的主管領導人根據文件內容，對照密級分類標準進行確定。(1)、絕密：處于最高保密等級，限指定相關人員知曉，一旦泄密會對集團公司安全、發展造成極其嚴重后果的資料，如導致公司財產損失伍萬元以上；資金鏈斷裂（七天內不能恢復鏈接）；管理管控系統崩潰（三天內不能恢復運行）或組織架構動蕩（高管三人以上投訴或兩人以上離職的）等。絕密文件是集團公司的核心檔案。包括但不限于：A、總裁指定的絕密事項資料；B外單位提供的絕密文件資料和相應的科研成果；C公司的重大經營決策、戰略投資計劃；D購買或開發的科研成果和專利等資料；E資金運作計劃、協議、等相關財務資料；F重大相關項目的資料。（2）、機密：保密等級次于絕密，集團相關領導人、相關部門機構領導人和相關相關人員所知的資料。是指非法泄露后會給集團公司安全、發展造成嚴重損害的資料，如導致公司財產壹萬元以上伍萬元以下；資金鏈鏈接不穩（七天內恢復鏈接的）；管理管控系統遭受破壞（技術平臺、作業工具等三天內恢復使用的）或組織架構出現危機（高管兩人以上投訴或一人離職的）等，包括但不限于：A集團公司領導人指定的機密事項資料；B外單位提供的機密文件資料和相應的研究成果；C集團及控股子公司的決策性會議紀要、股東會及董事會決議；D關于集團及控股子公司商業利益，發展的合同協議；E公司發展規劃、年度經營計劃、業績合同協議、經營分析會紀要等（未公開宣布者）；F尚未公布的技術基本資料、材料、圖紙；G投資計劃書、相關項目協議、相關項目運作方案；H財務帳薄、財務運行報告、驗資報告、審計報告等；1集團公司人事檔案、工資；J未公布的內部重大改革及相關人員變動的方案；K涉及總裁個人的收發文件。3、秘密：保密等級在絕密和機密之下，集團領導人、部門機構領導人、相關相關人員所知的資料。但如果非法泄露，會給集團公司帶來損害和影響，如導致公司財產損失1萬元以下；資金鏈鏈受到輕微影響（不影響正常作業）；管理管控系統遭受輕微破壞（不影響正常使用）或組織架構受到輕微動蕩（兩人以下投訴，無相關人員離職）,包括但不限于：A外單位提供的秘密文件資料和相應的研究成果；B公司招投標書，有關公司經營的各項信息、數據、流通渠道和機構等；C具有國際先進水平，并且應用范圍廣、經濟效益高或者學術價值大的科研成果、關鍵技術和有可能成為發明、專利的階段性成果、資料等；D合同協議，技術協議；E公司規章制度匯編原件。（4）一般（無密級）檔案：除以上外，其他均為一般檔案。第四章檔案的移交管理管控第七條檔案移交的基本要求1、資料完成了日常經營審批、傳閱等相關相關流程，已形成檔案。2、移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。3、結合文書材料的形成規定時間、彼此聯系進行排列。批復在前，請不在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結論在前，依據在后。4、原則上整理好一一對應的紙質檔和電子檔。5、采用碳素墨水鋼筆或本相關項目聯系相關公司正式正式生效方法筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。第八條分類檔案的移交人、保管人、移交規定時間、移交相關流程等的規定，詳見《檔案分類管理管控相關流程》中的規定。第九條檔案移交時移交人填寫《檔案交接登記表》，報部門機構主管審核確認本相關項目聯系相關公司正式正式生效方法。接收入核對無誤后本相關項目聯系相關公司正式正式生效方法確認。第五章檔案的備案管理管控第十條檔案的備案是指子公司向集團備案。集團各檔案管理管控員對備案檔案的管理管控應分公司分年度按分類順序建立目錄并立卷歸檔。第十一條具體需要備案的分類檔案、子公司備案人、集團受理人、備案規定時間等詳見《檔案分類管理管控相關流程》中具體規定。第六章檔案的歸檔管理管控第十二條檔案的歸檔原則1、按立檔單位分開建檔。2、按形成或針對的年度分開建檔。3、自有檔案和備案檔案分開建檔。4、按檔案內容分類排序歸檔。5、按公司/年度/檔案類別/順序號歸檔編號。6、按末級分類檔案登記檔案目錄。7、不相容職務檔案分開歸檔。第十三條檔案管理管控員應在收到移交檔案資料后3日內歸檔。檔案管理管控員填寫登記《分類檔案目錄》，將檔案文件有序置放在目錄后面。檔案文件右上角應標注檔案的分類編號、目錄序號及檔案密級。第七章檔案的立卷管理管控第十四條檔案的立卷裝盒原則上應與檔案分類保持一致。分類檔案資料較少時，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時,可分多盒立卷。檔案管理管控員應編制《檔案