用戶需求說明書v2.1用戶需求說明書v2.1用戶需求說明書v2.1適用文案公司開銷管理系統(tǒng)用戶需求說明書編寫：日期：2009-6-18審查：日期：贊成：日期：受控狀態(tài)：是宣告版次：2.0日期：編號：標準適用文案改正記錄日期版本改正說明作者2009-06-181.0初始版本劉昆云2009-07-102.0使用流程引擎劉昆云2009-07-202.1簡化業(yè)務需求劉昆云署名確認系統(tǒng)模塊對應章節(jié)對應部門負責人署名標準適用文案標準適用文案目錄1概括51.1目的51.2背景51.3范圍51.4術語定義61.5參照資料71.6任務概括7目標7用戶的特色7假設和拘束91.7運轉環(huán)境9軟件環(huán)境9硬件環(huán)境9接口10控制101.8需求規(guī)定11對功能的需求11對非功能性的需求19標準適用文案概括1.1目的本說明書目的在于明確說明系統(tǒng)需求，界定系統(tǒng)實現(xiàn)功能的范圍，指導系統(tǒng)設計以及編碼。本說明書的預期讀者為：用戶代表、項目構成員。1.2背景擬開發(fā)的軟件系統(tǒng)的名稱為：公司開銷管理系統(tǒng)。本項目由中軟優(yōu)秀重慶培訓中心提出，指派給技術規(guī)劃部進行開發(fā)。本項目以中國內資公司的一般開銷管理制度為依據。本系統(tǒng)為一個獨立運轉的系統(tǒng)，暫不考慮和其余系統(tǒng)的連結關系。1.3范圍本系統(tǒng)的目標是管理公司開銷的計劃和使用過程。系統(tǒng)包含公司的開銷估計和報銷兩項基本管理工作；系統(tǒng)包含為了張開上述工作而作的組織構造設置、開銷系統(tǒng)設置、管理角色設置、審批系統(tǒng)設置。系統(tǒng)還包含為了監(jiān)控、分析各項基本管理工作而編制的各項統(tǒng)計報表。標準適用文案1.4術語定義【開銷】本文中，開銷指公司生產經營活動中產生的各項開銷。比方人職薪資、福利費、辦公費、差旅費等管理開銷，又如原資料采買、庫房租借等生產開銷。【估計】用數(shù)字編制將來某一個時期的計劃，也指經公司決議部門贊成的公司在一準時期的收支估計。公司的各項支出只幸好估計范圍內審批，有益于控制公司的開銷支出。在本系統(tǒng)中，估計僅指在支出估計。【報銷】指個人因辦理公司的事務或受公司指派履行公司的某項公事而發(fā)生的開銷，由經辦人或申請人按公司的規(guī)定，依據業(yè)務發(fā)生的原始票據(發(fā)票)向公司報銷開銷，領取現(xiàn)金或銀行存款的一項經濟活動。【審批】指估計和報銷中的審查、贊成操作。審批控制操作時，一般由開銷發(fā)生部門業(yè)務人員提出申請，經有關管理人員審批后履行。審批一般依據歸口分級管理原則。【歸口管理】即依據料理職能安排公司內部各部門、各單位在時期開銷上的權責制，調換各部門、各單位管理好有關開銷的積極性。比方，管理開銷主要由行政管理部門管理，銷售開銷由銷售部門管理，財務開銷由財務部門管理，進貨開銷由進貨部門管理，進一步說，管理費用的報銷事項要由行政主管領導贊成、銷售開銷的報銷事項要由銷售主管領導贊成。【分級管理】各管理部門應該依據各項開銷的詳盡狀況，將開銷控制責任層層分解，層層落實，讓歸口管理部門的所屬單位和個人都對有關開銷控制和管理負有責任，進而增強對開銷的控制。比方，銷售部經理負責確認銷售開銷的發(fā)生狀況真實，銷售總監(jiān)負責確認銷售開銷的發(fā)生是必需的，財務經理負責確認每一筆報銷是在估計范圍內的支出。【一致管理】財務部門作為綜合管理部門，應付開銷進行一致管理。所有估計由財務部一致初審。所有開銷開銷都由財務部門一致辦理報銷手續(xù)。標準適用文案1.5參照資料01-某單位《成本開銷管理方法》02-某單位《開銷支出管理規(guī)定》規(guī)定03–某單位《公司的開銷支出管理》規(guī)定1.6任務概括1.6.1目標本項開發(fā)任務擬建立一套簡單、易用的公司開銷管理系統(tǒng)，用來支撐公司的開銷管理工作。本軟件將作為一款獨立的軟件。1.6.2用戶的特色用戶是一家典型的高科技產品生產公司。本軟件的最后用戶是公司的全體工作職工，他們都受過電腦使用的培訓，可以嫻熟地使用網頁閱讀器、輸入和辦理各樣文字信息。公司有專職網絡管理員，可以對操作系統(tǒng)和常用軟件進行保護，解決常有的配置問題。本系統(tǒng)將7×24小時運轉，將來3年內的同時在線人數(shù)估計不會超出100人。公司的組織構造圖及用戶角色以下：部門系統(tǒng)使用人員職務與分工標準適用文案總經辦李大智總經理文學建技術總監(jiān)馬凱銷售總監(jiān)孫菲財務部陳鵬部門經理丁紅會計羅麗出納行政部周曉康部門部經理李蕊成曉東庫房管理員銷售部張漫漫部門經理李國強陳雪薇技術部張陽光部門經理丁德隆謝玉明生產部龍奮滔部門經理郝文斌等30人網絡中心曾寶和網絡管理員標準適用文案1.6.3假設和拘束軟件需于公司建立五周年前一周開發(fā)完成、測試完成并上線運轉。軟件運轉于公司局域網上，但出差在外的職工可經過VPN虛假專網連入公司進履行用操作。1.7運轉環(huán)境1.7.1軟件環(huán)境名稱版本語種服務器操作系統(tǒng)WindowsServer2003SP2中文客戶端操作系統(tǒng)WindowsXPSP3中文操作系統(tǒng)的附帶功能數(shù)據庫平臺Oracle10G應用平臺Tomcat6.0郵件系統(tǒng)無客戶端軟件InternetExplorer8.0FireFox3.01.7.2硬件環(huán)境列出運轉該軟件所需要的硬設施。說明此中的新式設施及其專門功能，包含：辦理器型號及內存容量；外存容量、聯(lián)機或脫機、媒體及其儲蓄格式，設施的型號及數(shù)目；標準適用文案輸入及輸出設施的型號和數(shù)目，聯(lián)機或脫機；數(shù)據通信設施的型號和數(shù)目；功能鍵及其余專用硬件服務器最低配置介紹配置應用和數(shù)據CPU1.5GHzCPU2.8GHz庫服務器內存2GB內存4GB磁盤160GB磁盤320GB網卡100MBPS網卡1000MBPS郵件服務器1.7.3接口本軟件沒有同其余軟件之間的接口和數(shù)據通信協(xié)議。1.7.4控制本軟件將經過Web服務器供給服務。Web服務器應該可以開機自動啟動。標準適用文案1.8需求規(guī)定1.8.1對功能的需求本系統(tǒng)對各項開銷的發(fā)生，依據有計劃（估計）、有審批的原則進行控制管理。系統(tǒng)功能層次模塊圖依據公司的開銷管理制度，開銷推行先計劃、后履行的管理方法，就是先編報估計、再報銷支出，所以形成估計管理模塊、報銷管理模塊。標準適用文案估計和報銷針對的是特定的開銷項目、有不同樣的公司人員參加履行、審批流程也需要實現(xiàn)指定，所以系統(tǒng)必然具備一個保護模塊。公司管理中，審批人和申請者之間擁有兩種主要的關系。一是行政管理關系，比方部門經理是部門職員的行政主管，總經理是公司全體職員的行政主管；二是業(yè)務管理關系，比方會計管理所有職工和部門的資本賬務信息、庫房管理員集中寄存、保存全體職員采買回來的物件。第一種關系用組織結構來表示，第二種關系可以概括為角色。所以，系統(tǒng)管理模塊應該擁有組織構造保護子模塊、角色保護子模塊。公司中發(fā)生的開銷，一般都要一致命名、定義，以便全體職工使用同樣的名稱來表示同樣的意思。所以系統(tǒng)管理模塊要有一個開銷項目保護子模塊。開銷審批工作要使用規(guī)定好的流程來控制。不同樣時期、不同樣開銷，會有不同樣的適用的審批流程。對這些審批流程進行增加、臨時停用、恢復使用的操作，集中在一個流程保護子模塊進行管理。作為一個管理系統(tǒng)，需要一個統(tǒng)計分析模塊來匯總管理開銷發(fā)生狀況。系統(tǒng)管理模塊的功能描繪安全管理子模塊用戶使用系統(tǒng)的功能前，必然登錄。標準適用文案系統(tǒng)的管理員使用專用的賬號”admin”進行登錄，其余用戶由系統(tǒng)管理員在組織構造保護子模塊中增加。管理員和登錄的一般用戶都可以改正自己的密碼。只有管理員可以使用系統(tǒng)管理中的保護模塊。用戶登錄后可以履行退出系統(tǒng)操作。角色保護子模塊角色是對同樣的工作崗位上辦理事務的人員的概括，比方文秘、會計、庫管、銷售總監(jiān)等。系統(tǒng)只登記和開銷管理有關的業(yè)務角色，比方“會計”平時是必然的一個角色，而“庫房管理員”則未必。假如有某個辦公用品采買報銷之類的流程要求庫房管理員進行入庫審查，則要登記“庫房管理員”這個角色，不然就不用登記該角色。角色應該擁有角色編號、角色名稱。數(shù)據示例：角色編號角色名稱001技術總監(jiān)002銷售總監(jiān)012會計013網絡管理員組織構造保護子模塊公司由人員構成，人員按部門組織。標準適用文案公司擁有職員名冊，應該登記人員的編號、姓名、業(yè)務角色。一個職員最多擁有一個角色。公司擁有多個部門。大型公司的部門區(qū)分可能是多級的。本系統(tǒng)只要登記一級部門，一級部門下直接登記所有手下職員。在形式上，可以建立一個部門“總經辦”，在此中登記管理公司領導。系統(tǒng)應該可以登記公司手下的各個部門，可以辦理部門增減變化的狀況。應該登記各部門的編號、名稱、部門負責人。部門負責人從職工名冊中選擇，可以隨時改換。部門編號在登記今后不得改正。部門手下職工從職員名冊中選擇。一個職員只好屬于一個部門。開銷項目保護子模塊系統(tǒng)應該可以登記、改正和刪除開銷項目，比方水電費、差旅費等。開銷項目登記的屬性包含：開銷項目編號、開銷名稱。常有開銷項目以下：平時開銷方面有：小額輔料、辦公用品、辦公室水電費、通信費、汽油費、行車泊車費、業(yè)務款待費、差旅費、辦公費、快遞費等。生產開銷方面有：原資料、輔料、廠房設施維涵養(yǎng)護、生產用水電費、運費、廣告費、推行費、渠道費等。薪資方面有：計時薪資、計件薪資、獎金、薪資性津貼和補助、加班薪資等。固定財產方面有：生產設施購買費；非生產設施購買費。標準適用文案審批流程保護子模塊公司的估計、報銷等審批流程是豐富而多變的。系統(tǒng)應該可以增加、刪除流程。常有流程舉例：辦公用品報銷、小額差旅費報銷、大額差旅費報銷、小額業(yè)務費報銷、大額業(yè)務費報銷、其余平時開銷報銷、固定財產報銷、薪資福利發(fā)放。一個辦公用品報銷的流程例子以下：開始入庫審查(庫管員)估計合規(guī)性審查(財務經理)總經理審查（總經理）結束流程定義的屬性應該包含：【流程編號】自動生成的一個編號。【流程名稱】概括流程任務的極短文字，比方差旅費報銷。【流程描繪文件】用技術性語言描繪的流程節(jié)點和流轉規(guī)則，平時是一個XML文件。流程實質履行的時候，還應該包含以手下性：【流程實例號】用來表示一個在履行的流程的編號，平時是自動生成的。【履行狀態(tài)】擁有以下狀態(tài)：-1代表已撤消代表已建立；代表履行中；代表履行完。對于流程描繪文件，使用專門的桌面應用工具進行設計。公司開銷管理有關的流程，應該可以和一個估計申請或許報銷申請對應，在流程流轉過程中，要可以查問到這個估計申請或許報銷申請的詳盡資料，最少應該包含：標準適用文案【申請人】提交申請、倡議這項開銷審批流程的人。【開銷項目表】實質審批時可含1個或多個開銷項目，每一個開銷項目含開銷項目編號、金額、憑據粘貼單號、用途說明。【開銷總數(shù)】依據開銷項目的金額自動匯總的結果。【資本用途】使用資本的工程項目的代號或許業(yè)務活動的名稱。【備注信息】啟動流程時輸入的說明信息。審批流程履行模塊的功能描繪審批流程履行模塊用來實例化并履行定義好的審批流程。履行模塊關注于流程的節(jié)點管理、轉移條件判斷和用戶分派，是通用的技術性工作。履行模塊獨立于詳盡業(yè)務數(shù)據和業(yè)務模塊。可以使用通用、標準化的流程引擎來實現(xiàn)流程履行。估計管理模塊的功能描繪估計錄入子模塊估計錄入是將計劃申請的開銷項目錄入電腦。使用估計單元對估計開銷進行統(tǒng)合管理。估計單元可以是單個工程項目，可以是某類業(yè)務工作，也可以是公司平時開銷或薪資福利等。估計單元下邊才有開銷項目。標準適用文案系統(tǒng)應該可以增減估計單元，可以改正估計單元的名稱。估計單元擁有能否經過審批的屬性，新錄入的估計單元是“未經審批”的。系統(tǒng)應該可以在估計單元下增減開銷項目、改正開銷項目的屬性。開銷項目的屬性有：編號、名稱、金額。估計審批子模塊對于估計內容，使用一致的審批流程進行審批。審批模塊應該從已經定義好的流程中，選擇合適于做估計審批的流程，來對錄入的估計進行審批。審批通事后應將估計單元標志“審批經過”的。估計查問子模塊對于已經入庫的估計，供給查問功能。報銷管理模塊的功能描繪報銷申請子模塊一次報銷只好對應于一個估計單元。若報銷申請頁面上開銷項目是空的，可以選擇或改換估計單元，若已經增加了開銷項目，則不可以再改換估計單元。可以從對應的估計單元下，選擇隨意的開銷項目增加到報銷表中。同一代碼的開銷項目可以頻頻出此刻報銷表中。報銷申請應該擁有以手下性：報銷人、開銷發(fā)生的日期、備注信息、共計金額。標準適用文案每一項開銷應該有對應的金額、用途說明、憑據粘貼單號。填寫報銷申請時，還應入選擇合適審批本次報銷的流程。簿本模塊收集到的數(shù)據，將存入數(shù)據庫中。新提交的報銷申請，處于“未經審批”狀態(tài)。報銷審批子模塊對于報銷內容，使用報銷人選擇的審批流程進行審批。審批經過的報銷，應設置為“審批經過”狀態(tài)。統(tǒng)計分析模塊的功能描繪系統(tǒng)應該實現(xiàn)以下固定報表。1，估計清單詳盡列出指準時間范圍內的所有估計單元，每一個估計單元下邊列出開銷項目及其詳盡信息。2，報銷清單詳盡列出指準時間范圍內的所有報銷單，每個報銷單下邊列出開銷項目及其詳細信息。3，報