建筑工程資料管理一、建筑工程資料管理概述多年來，在全國各地建筑市場的檢查過程中，經常會發現，各地建筑工程資料管理得比較混亂，尤其是在資料的詳實方面及各種表格的格式設計、內容涵蓋、規格尺寸等方面，都或多或少地存在著這樣或那樣的問題。這必然在一定程度上影響到城市建設檔案的質量，給城市末來的改造建設，尤其會給工程質量及安全事故的處理和對已建成的建筑物或構筑物在改造擴建的工程檔案資料的檢索、查詢工作帶來更多的不便。因此，做好建筑工程資料管理是十分必要的。（一）建筑工程資料管理的必要性（1）做好建筑工程資料管理工作，是認真貫徹《建筑工程文件歸檔整理規范》GB/T50328-2001,確實加強建設資料的規范化管理,提高工程管理水平,確保工程質量的具體體現。（2）建筑工程資料是城建檔案的重要組成部分,是工程竣工驗收,評定工程質量優劣,結構及安全衛生可靠程度,認定工程質量等級的必需條件。因此必須加強管理,使其能夠全面客觀地反映工程的實際狀況。（3）建筑工程資料是對工程質量及安全事故的處理,以及對工程進行檢查、維修、管理、使用、改建、擴建、工程結算、決算、審計的重要依據。（4）加強工程資料管理,可以督促每個單位和個人按照標準、規范和規程進行工作。工程資料不符合有關規定和要求的,不得進行竣工驗收。施工過程中工程資料的驗收必須與工程質量驗收同步進行。（5）施工過程中工程資料的保存管理應按有關程序和約定執行,工程竣工后,參建的各方應對工程資料歸檔保存,為末來的建設提供參考,積累經驗,是指導末來工程的重要信息。因此,凡在中華人民共和國行政區域內,無論是參與新建、改建還是擴建的建設、勘察、設計、監理和施工單位,均應做好工程資料的管理工作。（二）建筑工程資料的特征1.復雜性由于建筑工程建設的周期長，建設過程中階段性和季節性較強，并且建筑材料種類繁多，生產工藝又比較復雜,因此，影響建筑工程的因素多樣，這就必然導致建筑工程文件和檔案資料具有一定的復雜性。2.隨機性由于建筑工程文件檔案資料產生于工程建設的整個過程之中，無論是在工程的立項審批、勘察設計，還是在開工準備、施工、監理或竣工驗收等各個階段和環節，都會產生各種文件和檔案資料。尤其是在影響建筑工程的因素發生變化時，還會隨機產生一些由于具體事件而引發的特定文件和檔案資料，因此文件和檔案資料還具有一定的隨機性。

3.時效性有時工程文件和檔案一經生成，就必需及時傳達到有關部門，否則如果有關單位或部門不予認可，將會產生嚴重的后果。因此建筑工程文件和檔案資料具有很強的時效性。另外，隨著施工工藝水平、新材料以及管理水平不斷提高，文件和檔案資料的價值也會隨著時間的推移而哀減，但文件和檔案資料仍可以被借鑒繼承積累經驗。

4.真實性建設工程文件和檔案資料只有全面真實地反應項目的各類信息，包括發生的事故和存在的隱患，才具有實用價值。否則一旦引用會起到誤導作用，造成難以想象的后果。因此，建設工程文件和檔案資料必需真實全面反應工程的實際情況，來不得片面和虛假。

5.綜合性由于建設工程項目常常都是綜合的系統的工程，涉及多個專業，多個工種的協同工作才能完成。比如，環境評價、安全評價、建筑、市政、園林、公用、消防、智能、電力、電信、環境工程、聲學、美學等多種學科，并同時綜合了組織協調、合同、造價、進度、質量、安全等諸多方面的工作內容。可見，建設工程文件和檔案資料是多個專業和單位的文件檔案資料的集成，具有很強綜合性。（三）相關的基本概念1.建設工程項目經批準按照一個總體工程設計進行施工，經濟上實行統一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統一管理的工程基本建設單位。它可以是一個或若干個具有內在聯系的工程所組成。

2.單位工程具有獨立的設計文件，竣工后可以獨立發揮生產能力或工程效益的工程，并構成建設工程項目的組成部分。

3.分部工程單位工程中可以獨立組織施工的工程。

4.建設工程文件在工程建設過程中，所形成的各種形式的信息記錄，`包括工程準備階段的文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。

5.工程準備階段工程文件工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。

6.監理文件監理單位在工程的設計，施工等監理活動過程中形成的文件。

7.施工文件施工單位在工程的施工過程中所形成的文件。

8.竣工圖在工程竣工驗收以后，能夠全面真實地反映建設工程項目施工結果圖樣。

9.竣工驗收文件在建設工程項目竣工驗收活動過程中形成的文件。

10.建設工程檔案在工程的建設活動中，真接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等，各種形式的歷史記錄，也是簡稱工程檔案。

11.案卷由互有聯系的若干文件組成的檔案保管單位。12.立卷按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類地整理成案卷的過程，亦稱組卷。

13.歸檔在文件形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理成立案，按照有關規定移交給檔案管理機構的過程。注：對一個工程而言，歸檔有兩方面含義：一是建設、勘察、設計、施工、監理等單位將本單位在工程建設過程中所形成的文件向本單位檔案管理機構移交：二是勘察、設計、施工、監理等單位將本單位在工程建設過程中所形成的文件向建設單位檔案管理機構移交。14.建筑工程為新建、改建或擴建-房屋建筑物和附屬構筑物設施-所進行的規劃、勘察、設計和施工、竣工等各項技術工作和完成實體。

15.建筑工程質量反映建筑工程滿足相關標準規定或合同約定的要求，包括其在安全、使用功能及其在耐久能性、環境保護等方面所有明顯的和隱含能力的特性總和。

16.驗收建筑工程在施工單位自行質量檢查評定的基礎上，參與建設活動的有關單位共同對-檢驗批、分項、分部、單位工程的質量進行抽樣復驗，根據相關標準以書面形式對工程質量達到合格-做出確認。

17.進場驗收對進入施工現場的材料、構配件、設備等按照關標準規定要求進行檢驗，對產品達到合格與否做出確認。18.檢驗批按同一的的生產條條件或按按規定的的方式-匯總起來來-供驗用的的，由一一定數量量樣本-組成的檢檢驗體。。19.檢驗對檢驗項項目中的的性能進進行量測測、檢查查、試驗驗等，并并將結果果與標準準規定要要求進行行比較，，以確定定每項性性能是否否合格進進行活動動。20.見證取樣樣檢測在監理單單位或建建設單位位監督下下，由施施工單位位有關人人員現場場取樣，，并送至至具備相相應資質質的檢測測單位所所進行檢檢測。21.交接檢驗驗由施工的的-承接方與與-完成方-經雙方檢檢查并對對可否-繼續施工工做確認認的活動動。22.主控項目目建筑工程程中的對對安全、、衛生、、環境保保護和公公眾利益益起決定定性作用用的檢驗驗項目。。23.一般項目目除主控項項目以外外的檢驗驗項目。。24.抽樣檢驗驗按照規定定的抽樣樣方案，，隨機地地從進場場的材料料、構配配件、設設備或建建筑工程程檢驗項項目中，，按檢驗驗批抽取取一定數數量的樣樣本所進進行的檢檢驗。25.抽樣方案案根據檢驗驗項目的的特性所所確定的的抽樣數數量和方方法。26.計數檢驗驗在抽樣的的樣本中中，記錄錄每一個個體有某某種屬性性或計算算每一個個體中的的缺陷數數目的檢檢查方法法。27.計算檢驗驗在抽樣檢檢驗的樣樣本中，，對每一一個體-測量其某某個定量量特性的的檢查方方法。28.觀感質量量通過觀察察和必要要的量測測所反映映的工程程外在質質量。29.返修對工程不不符合標標準規定定的部位位采取整整修等措措施。30.返工對不合格格的工程程部位采采取的重重新制作作、重新新施工等等措施。。（四）參參建各方方工程資資料的管管理職責責1．通用職職責1）工程參建建各方應應該把工工程資料料的形成成和積累累納入工工程管理理的各個個環節中中和相關關人員的的職責范范圍。2）工程檔案案資料應應該實行行分級管管理，由由建設、、勘察、、設計、、監理、、施工等等單位的的主管（（技術））負責人人組織各各自單位位的資料料管理的的過程工工作。在在工程建建設過程程中工程程資料的的收集，，整理和和審核工工作應由由熟悉業業務的專專業技術術人員負負責。3）工程資料料應該隨隨著工程程進度同同步收集集、整理理和立卷卷、拼按按照有關關規定進進行移交交。P54）工程各參參建單位位應該確確保各自自資資料料的真實實、準確確、有效效、完整整、齊全全，字跡跡清楚，，無末了了事項。。所以表表格應按按相關規規定統一一格式。。5）工程各參參建各方方所提供供的文件件和資料料。必須須符合國國家或地地方的法法律法規規，《建筑工程程施工質質量驗收收》、《建筑工程程文件歸歸檔整理理規范》及工程合合同等相相關要求求與規定定。6）對工程文文件、資資料進行行涂改、、偽造、、隨意抽抽撤或損損毀、丟丟失的，，應規定定給予處處罰。情情節嚴重重的，還還應依法法追究法法律責任任。2．建設單單位的職職責1）負責本單單位工程程資料管管理工作作，并設設人進行行收集、、整理、、立卷和和歸檔工工作。2）在與參建建各方簽簽訂合同同，應該該對工程程檔案資資料的編編制責任任、套數數、費用用、質量量和移交交期限等等內容提提出明確確要求。。3）向勘察、、設計、、監理等等參建各各方提出出所需的的工程資資料，并并保證所所提供的的資料真真實、準準確、齊齊全。4）本單位自自行采購購的建筑筑材料、、構配件件和設備備等，應應該保證證符合設設計文件件和合同同的要求求，并保保證相關關質量證證明文件件的完整整、齊全全、真實實有效。。5）監督和檢檢查參建建各方工工程資料料形成、、積累和和立卷工工作。也也可委托托監理單單位或其其他單位位監督和和檢查參參建各方方工程資資料形成成、積累累和立卷卷工作。。6）對需本單單位簽字字的工程程資料應應及時簽簽署意見見。7）及時收集集和匯總總勘察、、設計、、監理和和施工等等參建各各方立卷卷歸檔的的工程資資料。8）組織竣工工圖的繪繪制、組組卷工作作。可自自行完成成，也可可委托設設計單位位、施工工單位來來完成。。9）工程開工工前，與與城建檔檔案館簽簽訂《建筑工程程竣工檔檔案責任任書》，工程竣竣工驗收收前，提提請城建建檔案館館對列入入城建檔檔案館接接收范圍圍的工程程檔案，，進行預預驗收。。末取得得《建筑工程程竣工檔檔案預驗驗收意見見》的，不得得組織工工程竣工工驗收。。10）在工程竣竣工驗收收后3個月內，，將1套符合規規范、標標準規定定的工程程檔案原原件，移移交給城城建檔案案館辦理理好移交交手續。。3．勘察、、設計單單位的職職責1）按照合同同和規范范的要求求及時提提供完整整的勘察察、設計計文件。。2）對需要勘察、、設計單位簽簽字的工程資資料應簽署意意見。3）在工程竣工驗驗收時，應據據實簽署本單單位對工程質質量檢查驗收收意見。4．監理單位的的職責1）應設熟悉業務務的專業技術術來負責監理理的收集、整整理、歸檔等等方面的管理理工作。2）依據合同約定定，在工程的的勘察、設計計階段，對勘勘察、設計文文件的形成、、積累、立卷卷、歸檔工作作進行監督和和檢查；在施施工階段，對對施工資料形形成的形成、、積累、立卷卷、歸檔進行行監督和檢查查，使施工資資料符合有關關規定，并確確保其完整、、齊全、準確確、真實、可可靠。3）負責對施工報報送的施工資資料進行審查查、簽字。4）對列入城建檔檔案館接收范范圍內的監理理，應在工程程竣工驗收后后，及時移交交給建設單位位。5．施工單位的的職責1）負責施工資料料的管理工作作，實行技術術負責人負責責制，逐級建建立健全施工工資料管理崗崗位責任制。。2）總包單位負責責匯總各分包包單位編制的的施工資料，，分包單位負負責其分包范范圍內施工資資料的收集、、整理、匯總總，并對其提提供資料的真真實性、完整整性及有效性性負責。3）在工程竣工驗驗收前，負責責施工資料整整理、匯總和和立卷。4）按照合同的要要求和有關規規定，負責編編制施工資料料，自行保存存1套。其他幾份份及時移交建建設單位。6．城建檔案館館的職責1）負責對建設工工程檔案的接接收、收集、、保管和利用用等日常性的的管理工作。。2）負責對建設工工程檔案的編編制、整理、、匯檔工作，，進行監督、、檢查、指導導。3）組織精通業務務的專業技術術人員，對國國家和省、市市重點工程項項目建設過程程中工程檔案案編制、整理理歸檔等工作作，進行業務務指導。4）在工程開工前前，與建設單單位簽訂《建筑工程竣工工檔案責任書書》；在工程竣工工驗收前，對對工程檔案進進行預驗收，，并出具《建筑工程竣工工檔案預驗意意見》。5）在工程竣工后后的3個月內，對工工程檔案進行行正式驗收。。合格后，接接收入館，并并發放《工程項目竣工工檔案合格證證》。（五）施工單單位資料員崗崗位職責1．崗位職責1）負責施工單位位內部及與建建設單位、勘勘察單位、設設計單位、監監理單位材料料及設備供應應單位、分包包單位、其他他有關部門之之間的文件及及資料的收發發、傳達、管管理等工作，，應進行規范范管理，做到到及時收發、、認真傳達、、妥善管理、、準確無誤。。2）負責所涉及到到的工程圖紙紙的收發、登登記、傳閱、、借閱、整理理、組卷、保保管、移交、、歸檔。3）參與施工生產產管理，做好好各類文件資資料的及時收收集、核查、、登記、傳閱閱、借閱、整整理、保管等等工作。4）負責施工資料料的分類、組組卷、歸檔、、移交工作。。5）及時檢索和查查詢、收集、、整理、傳閱閱、保存有關關工程管理方方面的信息。。6）處理好各種公公共關系。2．收集工程資資料的原則1）及時參與原責責。施工單位位文件資源的的收集、管理理工作必需納納入整個工程程項目管理的的全過程，資資料員應該參參加有關工程程的技術、質質量、安全、、協調等各方方面的會議，，并應經常深深入施工工程程現場，了解解施工動態，，及時準確地地掌握工程施施工管理方面面全面信息，，便于施工資資源的及時收收集、整理和和核對。2）保持同步原責責。資源的收收集工作與工工程施工的每每一道工序密密切相關，必必須與工程的的施工同步進進行，以保證證文件資源的的準確性和時時效性。3）認真把關原責責。與項目經經理、施工技技術負責人密密切配合，嚴嚴把文件資源源的質量關。。無論是對企企業內部，還還是對相關單單位之間往來來的文件資源源都應認真核核查、校對，，發現問題，，及時糾正。。3．文件資料的的管理工作1）整理分類。施施工資源必須須及時整理、、分類，其分分類的方法的的很多。（1）按資料的來源源不同。如分為屬于建建設單位的、、勘察單位、、設計單位、、監理單位的的、材料設備備供應單位的的、施工總包包單位的、分分包單位的、、有關部門的的等等。（2）按資料歸檔的的對象不同分分類。如屬于建設單單位的、施工工單位的、城城建檔案館的的等等。（3）按資料的專業業性質不同分分類。如屬于建筑結結構工程的、、建筑裝飾裝裝修工程的、、建筑給水排排水及采暖工工程的、通風風與空調工程程的、建筑電電氣工程的、、建筑智能工工程的、電梯梯工程的等等等。（4）按資料的內容容不同分類。。如屬于施工管管理資料的、、施工技術資資料的、施工工物質資料的的、施工測量量記錄的、施施工記錄的、、隱蔽工程檢檢查驗收記錄錄的、施工檢檢測資料的、、施工質量驗驗收記錄的、、工程竣工驗驗收資料的等等（5）按資料形成先先后順序分類類。對同一類型的的資料應其形形成時間的先先后順序進行行排序。2）存放保管。。施工單位及項項目經理部應應配置適當的的房間、器具具（如文件筐筐、文件夾、、文件盒、文文件柜）等來來存放文件資資料。并加強強管理和增強強防范意識，，做好“防火、防盜、、防露、防蟲蟲、防光、防防塵”等工作。3）嚴格履行借借閱手續。應建立建健全全完善的關于于文件及資料料的收集、分分類、整理、、保存、傳閱閱、借閱、查查閱等制度，，嚴格按照規規定的程序辦辦理，避免文文件資料的丟丟失和損壞。。在工作中，，收文應記錄錄文件名、文文件摘要、發發放部門、文文件編號、收收文日期、收收文人員應簽簽字；借閱或或傳閱應注明明借閱或傳閱閱的日期，借借閱人名，傳傳閱責任人，，傳閱范圍及及期限，借閱閱或傳閱人應應當簽字認可可，到期應及及時歸還；借借閱或傳閱文文件借（傳））出后，應在在文件夾的內內附目錄中做做上標記。4）及時時組卷卷、保保管、、移交交、歸歸檔。。整理后后的文文件應應及時時組卷卷，按按照合合同和和有關關規定定，及及時把把需要要建設設單位位、施施工單單位、、城建建檔案案館保保存收收藏的的竣工工資料料，分分別進進行移移交，，完好好歸檔檔。4．處理理好各各種公公共關關系1）處理好好與項項目經經理之之間責責任承承包關關系。。2）處理好好與技技術負負責人人之間間的業業務直直接領領導與與被領領導關關系。。3）處理好好與技技術員員、施施工員員、材材料員員、質質量員員、安安全員員、造造價員員等之之間的的關系系。4）處理好好與與與項目目經理理部及及公司司主管管部門門之間間的局局部與與整體體之間間的關關系。。5）處理好好與勘勘察單單位、、設計計單位位、之之間的的業務務往來來關系系。6）處理好好與監監理單單位之之間的的監理理與被被監理理的關關系。。7）處理好好與城城建檔檔案管管理部部門之之間的的監督督、指指導與與被監監督、、指導導的關關系。。（六））建筑筑工程程資料料歸檔檔的范范圍1．歸檔檔范圍圍凡是與與工程程建設設有關關的重重要活活動，，能夠夠記載載工程程建設設主要要過程程和現現狀，，具有有保存存價值值的各各種載載體的的文件件和資資料，，都應應收集集齊全全并整整理組組卷后后，向向相應應部門門歸檔檔，見見表1-1。其詳詳盡的的歸檔檔范圍圍和要要求參參照《建筑工工程文文件歸歸檔整整理規規范》GB/T50328——2001、《建筑工工程施施工質質量驗驗收》GB50300——2001,尤其應應按當當地的的相并并標準準或規規程來來執行行。建筑工工程文文件資資料的的分類類編號號2．向城城建檔檔案館館報送送工程程檔案案的工工范圍圍P131）民用用建筑筑工程程（1）住宅宅建筑筑。（2）辦公公用房房：機機關、、企業業、其其他。。（3）文化化：圖圖書館館、檔檔案館館、博博物館館、影影劇院院、文文化館館、俱俱樂部部舞廳廳、其其它。。（4）教育育：高高等院院校、、中專專、技技校、、中學學、小小學、、幼兒兒園等等。（5）醫療療保健健：醫醫院、、療養養院、、防疫疫站、、敬老老院、、殯儀儀館等等。（6）體育育：體體育場場、體體育館館、游游泳館館、其其他。。（7）商業業：商商場、、商店店、其其他。。（8）金融融：銀銀行、、保險險公司司等。。（9）服務務：賓賓館、、飯店店、旅旅社、、招待待所、、其他他。（10）科技技信息息：情情報中中心、、信息息中心心等。。（11）政治治、紀紀念性性建筑筑：會會堂、、紀念念碑、、紀念念塔、、紀念念堂、、故居居等。。2）工業業建筑筑工程程（1）冶金金工業業：鋼鋼鐵廠廠、軋軋鋼廠廠、冶冶煉廠廠、加加工廠廠等。。（2）機械械工業業：機機械廠廠、機機床廠廠、制制造廠廠、修修理廠廠等。。（3）石化化工業業：煉煉油廠廠、化化工廠廠、橡橡膠廠廠、塑塑料廠廠等。。（4）輕紡工工業：紡紡織廠、、造紙廠廠、針織織廠、印印染廠等等。（5）電子儀儀表：計計算機廠廠、電子子儀表廠廠、機電電設備廠廠等。（6）建材工工業：水水泥廠、、磚廠、、保溫防防火材料料廠、建建材廠等等。（7）醫藥工工業：制制藥廠、、制劑廠廠、衛生生保健用用品廠等等。（8）食品工工業：糧糧食加工工廠、食食用油加加工廠、、飲料加加工廠等等。（9）其他：：礦山、、采石場場等。3）改建、、擴建或或抗震加加固的工工程凡是民用用建筑、、工業建建筑工程程，需要要進行較較大規模模的改建建、擴建建或采取取抗震加加固措施施等的，，均應報報送工程程檔案。。（七）工工程資料料保管的的期限與與密級1.工程資料料保管的的期限的的劃分工程資料料保管的的期限可可分為永永久、長長期、短短期三種種期限。。所謂永久久是指工工程檔案案需永久久保存。。長期是是指工程程檔案的的保存期期限等于于該工程程的使用用壽命。。短期是是指工程程檔案保保存20年以下。。參見表表1-1如果在同同一案卷卷內，同同時存在在有不同同保管期期限的文文件和資資料時，，則該案案卷保管管期限應應以保管管期限較較長的為為準。2．工程資資料保管管密級的的劃分工程資料料保管的的密級可可劃分為為絕密、、機密、、秘密三三種。如如果在同同一案卷卷內有不不同密級級的文件件，則應應以其中中最高的的密級作作為該卷卷的密級級。（八）工工程資料料的載體體形式1.工程資料料的載體體形式目前工程程資料的的載體常常見形式式有紙質質載體、、縮微品品載體、、磁性載載體、光光盤載體體等。P141）紙質載載體是以紙張張為基礎礎，在實實際工作作中應用用最多和和最普遍遍的一種種載體形形式。2）縮微品品載體是以膠片片為基礎礎，利用用微縮技技術對工工程資料料進行收收集、保保存的一一種載體體形式。。3）磁性載載體是以磁帶帶、磁盤盤等磁性性記憶材材料為基基礎，對對實際工工程的各各種活動動聲音、、圖像以以及電子子文件、、資料等等進行收收集、保保存的一一種載體體形式。。4）光盤載載體是以光盤盤為基礎礎，利用用現代計計算機技技術對實實際工程程的各種種活動聲聲音、圖圖像以及及電子文文件、資資料等進進行收集集、存儲儲的一種種載體形形式。由于縮微微品載體體和磁性性載體資資料的耐耐久性不不如光盤盤載體，，因此紙紙質載體體、光盤盤載體的的資料是是文件、、資料檔檔案保存存的主要要形式,然而，無無論是哪哪種載體體形式的的工程資資料，都都是在工工程建設設的實際際工作過過程中形形成、收收集和整整理而成成的。2.光盤載體體的電子子工程檔檔案的歸歸檔1）存檔保管管單位尤尤其是城城建檔案案館在接接受工程程檔案時時，首先先應該對對紙質載載體的工工程檔案案進行仔仔細、嚴嚴格的驗驗收；驗驗收合格格后，進進行電子子工程檔檔案的核核查，核核查無誤誤后，方方可進行行電子工工程檔案案的光盤盤刻制。。2）電子工程程檔案的的封套、、格式必必須按照照存檔保保管單位位或城建建檔案的的要求進進行。二、建筑筑工程資資料的分分類與編編號（一）建建筑工程程資料分分類的原原則1.建筑工程程資料的的分類是是按照文文件資料料的來源源、類別別、形成成的先后后順序以以及收集集和整理理單位的的不同，，來進行行分類的的，以便便于資料料的收集集、整理理、組卷卷。從整體上上把全部部的資料料劃分為為4大類，即分為建建設單位位的文件件資料、、監理單單位的文文件資料料、施工工單位的的文件資資料、竣竣工圖資資料。其中，建建設單位位的文件件資料又又劃分為為立項文文件、建建設規劃劃用地文文件、勘勘察設計計文件、、工程招招投標及及合同文文件、工工程開工工文件、、商務文文件、工工程竣工工驗收及及備案文文件、其其他文件件等8小類；監理單位位的文件件資料劃劃分為監監理管理理資料、、監理質質量控制制資料、、監理進進度控制制資料、、監理造造價控制制資料等等4小類；施工單位位的文件件資料劃劃分為施施工管理理資料、、施工技技術資料料、施工工物資資資料、施施工測量量記錄、、施工記記錄、隱隱蔽工程程檢查驗驗收記錄錄、施工工檢測資資料、施施工質量量驗收記記錄、單單位（子子單位））工程竣竣工驗收收資料等等9小類；竣工圖資資料劃分分為綜合合竣工圖圖、室外外專業竣竣工圖、、專業竣竣工圖等等3小類；在每一小小類中，，再細分分為若干干種文件件、資料料、或表表格，見見表1-1.2.施工資料料的分類類應根據據類別和和專業系系統來劃劃分。參見見表表1-1及《建設設工工程程文文件件歸歸檔檔整整理理規規范范》GB/T50328—2001、《建筑筑工工程程施施工工質質量量驗驗收收統統一一標標準準》GB50300—2001。3.施工工資資料料的的分分類類、、整整理理和和保保存存除除執執行行《建設設工工程程文文件件歸歸檔檔整整理理規規范范》或地地方方標標準準及及規規程程外外，，尚尚應應執執行行相相應應的的國國家家法法律律法法規規及及行行業業或或地地方方的的有有關關規規定定。。（二二））建建筑筑工工程程資資料料編編號號的的方方法法1.對各各大大類類的的編編號號分別別用用大大寫寫英英文文字字母母“A”““B”““C”““D”來表表示示建建設設單單位位的的文文件件資資料料、、監監理理單單位位的的文文件件資資料料、、施施工工單單位位的的文文件件資資料料。。即即分分別別編編為為A類、、B類、、C類、、D類等等4大類類資資料料。。2.對各各小小類類的的編編號號對于于A類資資料料中中所所含含的的8小類類資資料料，，分別別按按照照A1、A2、A3、A4、A5、A6、A7、A8的順順序序來來依依次次排排列列編編號號；；B類資資料料中中所所含含的的4小類類資資料料，，分別別按按照照B1、B2、B3、B4的順順序序來來依依次次排排列列編編號號；；C類資資料料中中所所含含的的9小類類資資料料，，分別別按按照照C1、C2、C3、C4、C5、C6、C7、C8、C9的順順序序來來依依次次排排列列編編號號；；D類資資料料中中所所含含的的3小類類資資料料，，分別別按按照照D1、D2、D3的順順序序來來依依次次排排列列編編號號，，間間表表1-1。3．對具具體體文文件件、、資資料料或或表表格格的的編編號號在每每一一小小類類中中，，再再細細分分的的若若干干種種類類的的文文件件、、資資料料或或表表格格等等的的編編號號，，安安如如下下原原則則編編號號。。若若是是A1中的的第第9個種種資資料料，，就就編編號號為為A1-09，若若果果是是B2中的的第第10個種種資資料料，，就就編編號號為為B2-10，見見表表1-1。三、、建建設設單單位位文文件件資資料料（（A類））的的管管理理（（一一））建建設設單單位位文文件件資資料料的的形形成成過過程程建設設單單位位文文件件資資料料的的形形成成過過程程如如圖圖3-1所示示。。（二二））建建設設單單位位文文件件資資料料的的管管理理建設設單單位位文文件件資資料料的的分分類類、、編編號號、、提提供供單單位位及及保保存存時時間間，，詳詳見見本本書書“二”中所所述述及及表表1-1中所所示示。。1.立項項文文件件1）發發改改部部門門批批準準的的立立項項文文件件（（A1-1）它是是由由發展展改改革革部部門門批準準的的該該項項目目的的立立項項文文件件，，由由建建設設單單位位負負責責收收集集、、提提供供。。2）項項目目建建議議書書（（A1-2）它是是由由建設設單單位位自自行行編編制制或委委托托其其他他有有相相應應資資質質的的咨咨詢詢或或設設計計單單位位編編制制并并申申報報的的文文件件，，由由建建設設單單位位負負責責收收集集、、提提供供。。3）立立項項會會議議紀紀要要（（A1-3）它是是由由建設設單單位位或其其上上級級主主管管部部門門就就該該項項目目召召開開立立項項研研究究會會議議，，所所形形成成的的紀紀要要文文件件，，由由組組織織會會議議的的單單位位負負責責提提供供。。4）項項目目建建議議書書的的批批復復文文件件（（A1-4）它是是建設設單單位位的的上上級級主主管管單單位位或國國家家有有關關主主管管部部門門（（一一般般是是發發展展改改革革部部門門）），，對對該該項項目目建建議議書書的的批批復復文文件件。。由由負負責責批批復復的的主主管管部部門門提提供供。。5）可可行行性性研研究究報報告告及及附附件件（（A1-5）它是是由由建設設單單位位自自行行編編制制或委委托托具具有有相相應應資資質質的的工工程程咨咨詢詢、、設設計計單單位位編編制制可可研研報報告告，，由由編編制制單單位位提提供供。。6）項項目目評評估估研研究究資資料料（（A1-6）它是是由由建建設設單單位位或或主主管管部部門門（（一一般般是是發發展展改改革革部部門門））組組織織會會議議，，對對該該項項目目的的可可行行性性研研究究報報告告進進行行評評估估論論證證之之后后，，所所形形成成的的資資料料，，由由組織評評估的的單位位負責責提供供，建設單單位負負責收收集。。7）可行行性報報告的的批復復文件件（A1-7）它是由由發展改改革部部門對對該項項目的的可行行性研研究報報告，，做出出的批批復文文件。。8）初步步設計計審批批文件件（A1-8）由發展展改革革部門門組織織，對對該項項目初初步設設計進進行審審查之之后，，所形形成的的批復復文件件。9）專家家對項項目的的有關關建議議文件件（A1-9）它是由由建設設單位位或有有關部部門組組織專專家會會議，，所形形成的的有關關建議議性方方面的的文件件，由由組織織的單單位提提供，，建設設單位位負責責收集集。10）年度度計劃劃審批批文件件或年年度計計劃備備案材材料（（A1-10）它是由由建設單單位組組織自自行編編制或由其其有關關主管管部門門批準準的計計劃文文件。。2.建設規規劃用用地文文件1）建設設項目目選址址意見見書（（A2-1）由建設設單位位提出出申請請，規規劃部部門批批準的的文件件。2）規劃劃線測測圖（（航測測圖））（A2-2）建設單單位到到規劃劃主管管部門門辦理理的，，由規規劃部部門提提供的的相關關圖紙紙文件件。3）建設設項目目用地地定位位通知知書（（A2-3）建設單單位到到規劃劃部門門辦理理的用用地定定位通通知書書，由由規劃劃部門門提供供。4）建設設用地地規劃劃許可可證及及附圖圖（A2-4）建設單單位到到規劃劃部門門辦理理的，，由規規劃部部門提提供。。5）建設設用地地預審審（A2-5）建設單單位到到國土土資源源部門門辦理理，由由國土土資源源部門門提供供。6）征（（占））用土土地的的批準準文件件和使使用國國有土土地的的批準準意見見（A2-6）由具有有相應應批準準權限限的政政府批批準形形成，，由國國土資資源部部門批批準的的文件件。7）建設設用地地批準準書（（A2-7）建設單單位到到國土土資源源部門門辦理理，由由國土土資源源部門門負責責提供供。8）土地地使用用證（（A2-8）建設單單位到到有相相應權權限的的國土土資源源部門門辦理理，由由批準準部門門提供供。9）拆遷遷安置置方案案及有有關協協議（（A2-9）由相關關部門門負責責提供供。3．勘察察設計計文件件1）工程程地質質（水水文））勘察察報告告（A3-1）建設單單位委委托勘勘察單單位進進行勘勘查，，由勘勘查單單位編編制而而成的的文件件，勘勘察單單位負負責提提供。。2）設計計方案案（報報批圖圖）（（A3-2）由設計計單位位負責責制定定，規規劃部部門審審批后后確定定。3）審定定設計計方案案（報報批圖圖）的的審查查意見見（A3-3）分別由由人防防、環環保、、交通通、園園林、、市政政、電電力、、電信信、衛衛生、、消防防等部部門提提出審審批意意見。。由負負責審審查的的部門門負責責提供供。4）建筑筑工程程規劃劃許可可證、、附件件及附附圖（（A3-4）由建設設單位位到規規劃部部門辦辦理，，規劃劃部門門負責責提供供。5）初步步設計計圖及及說明明（A3-5）由設計計單位位負責責編制制形成成并提提供。。6）施工工圖設設計及及說明明（A3-6）由設計計單位位負責責編制制形成成并提提供。。7）設計計計算書（（A3-7）由設計單單位負責責編制形形成并提提供。8）施工圖圖審查合合格證書書（A3-8）由施工圖圖審查機機構對設設計的施施工圖進進行審查查，合格格后發給給的合格格證書，，由施工工圖審查查機構提提供。4.工程招投投標及合合同文件件1）勘察、、設計、、施工、、監理等等各種招招投標文文件及中中標通知知書（A4-1~A4-4）招標文件件由建設設單位自自行編制制或委托托具有相相應資質質的招標標代理機機構編制制，投標標文件分分別由勘勘察、設設計、監監理、施施工單位位編制，，中標通通知書由由建設單單位或招招標代理理機構編編制而成成，監管管部門備備案。由由編制單單位負責責提供。。2）勘察、、設計、、監理、、施工合合同文件件（A4-5~A4-8）由建設單單位分別別與勘察察、設計計、監理理、施工工單位協協商簽訂訂而成，，并到建建設主管管部門備備案。由由參與簽簽訂的單單位負責責提供。。5.工程開工工文件1）驗線合合格文件件（A5-1）由規劃部部門進行行驗線審審查后形形成的文文件，由由規劃部部門負責責提供。。2）建筑工工程竣工工檔案責責任書(A5-2)由城建檔檔案館與與建設單單位簽訂訂而成，，當地城城建檔案案館負責責提供統統一格式式的責任任書。如如本章后后面的附附表3-1所示。3）工程質質量監督督手續（（A5-3）建設單位位到質量量監督機機構辦理理履行工工程質量量監督的的手續，，由質量量監督機機構負責責提供。。4）建筑工工程施工工許可證證（A5-4）由建設單單位到建建設行政政主管部部門辦理理工程施施工許可可，建設設行政主主管部門門負責提提供。6.商務文件件1）工程設設計概算算（A6-1）由建設單單位自行行編制或或委托工工程造價價咨詢單單位負責責編制，，也可能能是設計計單位編編制的。。由編制制單位提提供。2）施工圖圖預算（（A6-2）由設計單單位負責責編制的的，也可可能是由由建設單單位自行行編制或或委托工工程造價價咨詢單單位負責責編制的的文件，，由編制制單位負負責提供供。3）工程結結、決算算（A6-3）由建設單單位和施施工單位位即合同同的雙方方編制并并認可后后形成的的文件。。7.工程竣工工驗收及及備案文文件1）建設工工程竣工工檔案預預驗收意意見（A7-1）由負責編編制的單單位申報報，城建建檔案館館進行預預驗收，，而后形形成意見見。由城城建檔案案館提供供。見本本書“八、”后面的附附表8-1。2）規劃、、消防、、環保等等部門出出具的認認可文件件或準許許使用文文件（A7-2）分別由各各參與驗驗收的單單位出具具文件。。3）房屋建建筑工程程質量保保修書（（A7-3）由建設單單位預施施工單位位經過協協商后簽簽訂文件件。4）單位工工程竣工工驗收備備案表（（A7-4）單位工程程竣工驗驗收合格格后，由由建設單單位負責責到質檢檢監督部部門辦理理。5）單位工工程竣工工驗收報報告（A7-5）由建設單單位負責責提供。。8.其他文件件1）建筑工程程概況表表（A8-1）由建設單單位向城城建檔案案館移交交工程檔檔案時填填寫的表表格。如如本書“五、”后面的附附表C9-01所示。2）工程竣工工總結(A8-2)由建設單單位編制制的綜合合性總結結，簡要要介紹工工程建設設的全過過程，建建設單位位可根據據以下要要求編寫寫工程竣竣工總結結；（1）概述A.工程立項項的依據據和建設設目的B.工程概況況，包括括工程位位置、規規模、數數量、概概算（包包括征（（占）用用土地、、拆遷、、補償費費）、結結算、決決算等。。C.工程設計計、工程程監理、、工程施施工招投投標情況況。（2）設計、、施工情情況A.設計單位位、設計計內容、、工程設設計特點點及建筑筑新材料料。B.開、竣工工日期，，施工管管理、技技術、質質量等方方面情況況。C.質量事故故及處理理情況。。D.建筑紅線線內的市市政公用用工程施施工情況況（包括括給排水水、電力力、通信信、熱力力、燃氣氣等）及及道路、、綠化施施工情況況。（3）工程質質量及經經驗教訓訓工程質量量鑒定意意見和評評價；工工程遺留留問題及及處理意意見。（4）其他需需要說明明的問題題對于組織織工程竣竣工驗收收會的工工程，可可將驗收收會上的的工程竣竣工報告告作為工工程竣工工總結。。3）工程開工工前、施施工過程程中、竣竣工時錄錄像及照照片（A8-3）建設單位位收集、、提供。。4）住宅使用用說明書書（A8-4）由施工單單位負責責提供。。（三）建建設單位位文件資資料范例例1.建設工程程竣工檔檔案責任任書見本章后后面的附附表3-1。2.建設工程程竣工檔檔案預驗驗收意見見見本書“八、”后面的附附表8-1。3.建筑工程程概況表表見本書“五、”后面的附附表C9-01。報送建設設工程竣竣工檔案案責任書根據《黑龍江省省城市建建設檔案案管理辦辦法》（2001年第4號省長令令）第十十條規定定，城建建檔案管管理部門門與建設設單位就就工程項項目竣工工檔案報報送一事事，簽訂訂責任書書如下：：1.工程基本本情況項目名稱稱：建設地點點：建設規模模：開工時間間：年年月月日日，，竣工時時間：年年月月日日建設單位位：建設單位位聯系人人：電電話：施工單位位：施工單位位聯系人人：電電話：設計單位位：設計單位位聯系人人：電電話：監理單位位：監理單位位聯系人人：電電話：2.建設單位位責任人人1）建設單單位必須須確定專專人負責責工程項項目檔案案資料的的收集管管理工作作。2）工程開開工前，，建設單單位應對對施工單單位進行行工程項項目檔案案工作交交底，明明確上繳繳工程項項目檔案案的內容容、標準準及獎罰罰措施。。3）工程竣竣工時，，建設單單位負責責通知城城建檔案案管理部部門對工工程項目目檔案進進行預驗驗收。4）工程竣竣工后，，建設單單位應當當在6個月內將將一套完完整的工工程項目目竣工檔檔案原件件報送城城建檔案案管理部部門。3.城建檔案案管理部部門責任任1）城建檔檔案管理理部門應應當在接接到建設設單位的的驗收通通知后的的20個法定工工作日內內，到雙雙方確定定的驗收收地點進進行驗收收。2）按國家家及省有有關標準準和規定定對工程程項目竣竣工檔案案驗收合合格后，，應及時時頒發《工程項目目竣工檔檔案合格格證》。4.處理措施施建設單位位未按要要求時限限和范圍圍報送工工程竣工工檔案的的，按《黑龍江省省城市建建設檔案案管理辦辦法》第二十二二條規定定責令限限期改正正，預期期未改的的，處以以1萬元至5萬元罰款款。本責任書書一式兩兩份，城城建檔案案管理部部門建設設單位各各執一份份。城建檔案案管理部部門（公公章）：：負責人(簽章)：年年月月日日建設單位位（公章章）：負責人（（簽章））：年年月月日日四、監理理單位文文件資料料（B類）的管管理（一）監監理單位位文件資資料的形形成過程程（一）監監理單位位文件資資料的形形成過程程（二）監監理單位位文件資資料的管管理監理單位位文件資資料的管管理是指指監理工工程師受受建設單單位的委委托，在在其進行行監理工工作期間間，對工工程建設設實施過過程中所所形成的的與監理理相關的的文檔進進行收集集積累、、加工整整理、組組卷歸檔檔和檢索索利用等等進行的的一系列列工作。。監理文件件資料管管理的對對象是監監理文件件資料，，他們是是工程建建設監理理信息的的主要載載體之一一。建設設工程監監理文件件檔案資資料管理理的主要要內容包包括：監監理文件件資料的的收發與與登錄，，監理文文件資料料的傳閱閱及發文文，監理理文件資資料的分分類存放放，監理理文件資資料的借借閱、更更改與作作廢。監監理單位位文件資資料的分分類、編編號、提提供單位位及保存存時間，，詳見本本書“二”、所述及表表1-1。1、建立管理理資料1）監理規劃劃《監理規劃》應在簽訂監監理合同、、收到施工工合同、施施工組織計計劃、設計計圖紙文件件后1個月內，由由總監理工工程師主持持專業監理理工程師參參加編制完完成，并必必須經過監監理單位和和建設單位位審核批準準。該工程程項目的監監理規劃，，經監理公公司技術負負責人審核核批準后，，在監理交交底會前報報送建設單單位。監理理規劃的內內容應有針針對性，做做到控制目目標明確、、措施得力力有效、工工作程序合合理、工作作制度健全全、職責分分工明確，，對監理工工作確實有有指導作用用。并應有有時效性，，在建設項項目實施過過程中，應應根據情況況的變化做做出必要的的調整和修修改，并再再經原審批批程序批準準后，報送送建設單位位。《監理規劃》（表B1-01）的內容包包括工程項項目特征（（如工程名名稱、建設設地點、建建設規模等等），工程程相關單位位名錄（如如建設單位位、勘察單單位、設計計單位、施施工單位、、分包單位位等），監監理工作的的主要依據據，監理范范圍和目標標，工程的的進度、質質量、造價價、安全控控制，旁站站監理方案案，合同及及其他事項項管理，項項目監理機機構的組織織形式、人人員構成及及職責分工工，項目監監理部資源源配置一覽覽表，監理理工作的程程序、工作作方法、措措施、管理理制度等。。2）監理實施施細則對于技術比比較復雜、、專業性有有較強的工工程建設項項目，還應應由專業監監理工程師師負責編制制《監理實施細細則》，并經總監監理工程師師審批批準準。《監理實施細細則》必須符合監監理規劃的的要求，結結合施工項項目的專業業特點，做做到具體、、詳盡，具具有可操作作性。《監理實施細細則》也要根據實實際情況的的變化進行行必要的修修改、補充充、完善，，并再經總總監理工程程師審核批批準。《監理實施細細則》（表B1-02）包括專業業工程特點點，監理工工作的流程程，監理工工作的控制制要點及目目標值，監監理工作的的方法及措措施等。3）監理月報報《監理月報》（表B1-03）的內容一一般可根據據工程建設設規模的大大小來決定定匯總內容容的詳細程程度。具體體如下：（1）工程概況況。如當月月的工程概概況，當月月施工的基基本情況。。（2）當月工程程的形象進進度。（3）工程進度度。天氣對對施工的影影響情況，，當月實際際完成情況況與計劃進進度的比較較，對進度度完成情況況及采取措措施的效果果。（4）工程質量量與安全。。當月工程程質量及安安全情況，，當月采取取的工程質質量、安全全措施及效效果。（5）工程質量量與工程款款支付。工工程的審核核情況，工工程款審批批情況及當當月支付情情況，工程程款支付情情況分析，，當月采取取的措施及及效果。（6）合同及其其他事項的的處理情況況。工程變變更，工程程延期、費費用索賠等等。（7）當月的監監理工作小小結。對本本月進度、、質量、安安全、工程程款支付等等方面情況況的綜合評評價，當月月的監理工工作情況，，有關本施施工項目的的建議和意意見，下月月監理工作作的重點等等。《監理月報》應由項目總總監理工程程師組織編編制，簽署署后報送建建設單位和和本監理單單位。報送送的時間由由監理單位位和建設單單位協商確確定，一般般在收到施施工單位項項目經理部部報來的工工程進度、、匯總了當當月已完成成的工程量量和當月計計劃完成工工程量的工工程量表、、工程款支支付申請表表等相關資資料后，在在最短的時時間內提交交，大約為為5~7天。4）監理會議議紀要‘《監理會議紀紀要》（表B-04）應由項目目監理部根根據會議記記錄整理，，經過總監監理工程師師審閱，并并經過與會會各方代表表會簽。再再發至有關關參建各方方，并應做做好簽收手手續。監理例會是是參建各方方為了相互互溝通情況況、交流信信息、協調調處理、研研究解決各各自在合同同履約過程程中存在的的方方面面面問題的一一種主要協協調方式，，其會議要要由監理部部根據會議議記錄整理理，內容主主要包括：：（1）例會的地地點與時間間。（2）會議主持持人。（3）與會人員員的姓名、、單位、職職務。（4）例會的主主要內容、、決議事項項，及其負負責落實的的單位、負負責人與時時限要求。。（5）其他事項項。如果例會中中對重大問問題有不同同意見時，，應將各方方的主要觀觀點，特別別是相互對對立的意見見記入“其他事項”中，會議紀紀要內容必必須真實準準確、簡明明扼要。5）監理工作作日志《監理工作日日志》（表B1-05）以項目監監理工作為為記載對象象，自該項項目監理工工作開始起起止該項目目監理工作作結束止，，應由專人人負責逐日日如實記載載。主要記錄：：（1）每日人員員、材料、、構配件、、設備的變變化情況。。（2）每日施工工的具體部部位、工序序的質量、、進度情況況、材料使使用情況、、抽檢、復復檢情況，，施工程序序執行情況況，人員、、設備的安安排情況等等。（3）對與發現現的施工問問題，當時時是否要求求施工單位位及時糾正正，是否發發了監理通通知單。（4）施工單位位提出的問問題，監理理人員的答答復等。（5）每日的施施工進度執執行情況，，索賠情況況，安全文文明施工情情況。（6）記錄發生生爭議時的的各方的相相同和不同同意見以及及協調情況況。（7）每日天氣氣和溫度情情況，天氣氣和溫度對對工序質量量的影響及及采取的措措施情況。。6）監理工作作總結（專專題、階段段和竣工））監理工作那那個總結可可分為專題題總結、階階段總結和和軍工總結結