中國桂林「四季匯」物業管理顧問建議書香港XX國際物業服務有限公司謹呈二零零八年元月[壹] 序言桂林「四季匯」總建筑地面積10萬多平方米，位于東環路以東，電子信息城以北，規劃地塊南端臨東環路為交警指揮中心與桂林市110應急聯動中心辦公區，內設地下停車場，現分A區、B區開發，由點式高層和單元式高層，圍合出多種綠地廣場景觀營造宜人的居住環境。四季匯地勢及建筑群體蜿蜒起伏、藏風得水。桂林「四季匯」2008年推出之巔峰巨作。它以浪漫熱情的中西結合風格之多層、高層洋房等低密度物業為千余戶尚層家庭構建美妙之高尚生活夢想。以個性鮮明的生態、內涵豐韻的文化、運行高效的效益之原則塑舒適、和諧、高尚之居住模式。建筑與環境一體化設計，綠化結合建筑朝向、外形滲透開來，實現建筑與環境、人與自然的和諧共生。以震撼水景觀為核心的中央景觀滲透融合中央景觀綠地、宅間綠地、邊緣綠化景觀走廊，形成多重景觀視界。以色葉樹、常綠樹、水生、濕生植物組成的中央生態核心綠地；以解決遮蔭、減噪、造景功能道路隔離綠地；觀賞性強的組團宅間綠地與支路綠化；屏蔽外界噪音、視線，保持社區安靜和私密性的邊界高大喬木，以及抗污染降塵植物組成生態、可持續的自然景觀資源。桂林「四季匯」是市區較大的自然風景區，全區規劃占地面積約10萬平方米，規劃總戶數1000多戶，是自然山水林木為主體，集林蔭大道、山水生態旅游、風光旅游、度假旅游、名勝古跡旅游、融棋牌競技、科普知識、商貿購物、文體娛樂為一體的旅游勝地。桂林「四季匯」景觀營造采用風景林的手法，亞喬、喬木參差有致，常綠、落葉搭配有序，地被植物模紋剪行，形成視覺的強烈感受，給人耳目一新之感，突顯出步入森林的感覺。選用植被種類超過數十種。為居民創造一處融于自然之中的愜意生活，人與自然的親切交融，洗滌心靈的塵埃，忘卻城市的喧囂和疲憊，讓自然的力量幫助找回原來的真我。桂林「四季匯」在具有優越的地理位置和先進的硬件設施條件下，配合香港XX國際物業服務有限公司于國內及香港多年之豐富的物業管理經驗，可謂強強聯合，定能使物業管理服務更完美。我司將針對桂林「四季匯」之規模特色及獨特條件，提出合適建議為開發商、業主制定一套切合需要的物業管理服務方案，以確保發展商及業主的投資能有保障及增值，住戶及使用者得到尊上之服務。[貳]中奧國際簡介香港XX國際物業服務公司成立于2007年，創立至今，公司一直銳意創新，更推動本地物業管理發展臻達國際水平，在物業市場和客戶需求日趨國際化的前提下，透過與客戶緊密合作，令我們的服務透明度大大提高，而以表現為本的服務宗旨，使我們物業管理及設施管理的綜合服務團隊，在香港及國內的業務擴展迅速，我們多元化的國際綱絡確保客戶可以獲得全球如一的高水準服務。XX國際物業擁有國內外多個知名物業行內專家精英組成，擁有一個精干高效的管理班子，一支勤奮敬業、技術精湛、服務優秀的物業管理員工團隊，所有人員均按國家有關規定取得相應資格證書或崗位證書。公司實行透明化的標準管理模式，建立了科學的管理制度體系、嚴格的員工培訓考核機制以及完善的人才儲備機制，確保服務團隊的綜合素質和服務品質，為公司發展提供了堅實的保障。公司始終堅持以“優質服務、溫馨家園、追求卓越、真誠奉獻”為質量方針，外塑品牌形象，積極營造舒適、文明、安全、整潔、優美的居住環境，創造和諧社會。公司充分認識到“二十一世紀是質量的世紀”，為緊跟時代步伐，與時俱進，不斷提升服務品質，以適應廣大業戶的需要，公司全面導入ISO9000質量標準體系，遵照ISO9001：2000質量管理體系、ISO14001：2004環境管理體系、GB/T28001-2001職業健康安全管理體系的標準，實行三標一體化的管理。運用先進的管理手段和全新的服務理念，為顧客提供優質、環保、安全的物業服務。展望未來，公司將繼續以客戶需求為導向，不斷健全完善的管理體系，寓全方位的服務理念于物業管理工作之中，不斷創新，努力探索行業可持續發展之路，建成集專業化、規范化和現代化于一體的物業管理企業。[叁]物業服務公司參與物業開發的過程對開發商之意義一、根據物業開發的基本程序,即投資決策分析、前期工作、施工準備、工程管理和質量驗收、銷售與接收和售后物業管理階段。為使開發商建設的樓宇便于管理,樓內各項設施便于維護、保養，物業管理在樓宇設計,施工準備時介入其中為最佳時刻,因在這時管理公司可在兼顧發展商利益的條件下,更多地為業主的生活質量和便利考慮，從物業管理的專業角度提出客觀的意見,為「四季匯」發展商省去一些不必要的支出,又為今后業主的生活帶來方便。二、物業開發既要重視房屋本身的工程質量,更應考慮房屋的使用功能以符合時代發展的需要。工程質量問題主要由設計質量、施工質量、材料質量三方面考慮,若不及早介入而造成"先天不足,后天難補"之情況,進而令管理費入不敷出,更甚至影響后續銷售的順利開展及發展商聲譽。為確保物業建設質量和使用功能完善,除發展商、設計單位、監理公司、施工單位須執行國家有關標準外,物業管理公司參與物業開發的全過程是一種有效措施,而此措施可以：1、能夠完善的使用其功能；2、能夠改進房屋設計的具體要求；3、能夠監理施工質量；4、能夠為施工驗收和接管墊定基礎；5、便于日后對物業的管理。三、除傳統意義上的樓宇維修養護、清潔綠化、保安及消防外,物業管理顧問已擴展到配合管理運作的工程咨詢、物業功能布局和劃分、分期投入使用的銜接,物業管理費行情調研和預測，在確定目標客戶群后對其管理收費的承受能力及法規的限制、物業租售的推廣、智能系統化服務、保障服務等全面服務。四、舉例如下：1.某服務式公寓于建筑期間已委任本公司為前期管理顧問,銷售亦甚為理想，而本公司為著后期管理運作成本控制及住戶可承擔管理費水平考慮，特別提出大廈應設置視像門禁系統及為供電系統設置分表，此舉分別減省后期保安人員的配置及解決公共用電和住戶用電的問題。2.某綜合大樓分別由酒店式服務公寓、住宅、辦公樓及商場組成，本公司特別提醒由于用戶之用電用途不同,發展商應向市政府供電局申辦物業不同部分的供電。3.某住宅大廈由于交付使用時，各項設備未能達到交付條件，由于銷售非常理想，開發商為避免因延遲交樓而要賠償小業主，我司特為其建議一套交樓程序及設有前后出口之交樓地點及路線致使開發商能成功將百分之九十以上之樓宇交付給小業主而未有投訴。4.某住宅小區開發商為了速銷旗下物業，決定提供一個十分豪華，設備十分完善的會所作為小區的賣點招徠顧客。但站于物業管理顧問的角度，我司已多次提出這樣的一個會所會導致后期高昂的維修及保養費用。我司建議削減部分會所設施及提供一個簡單的員工架構去管理以削減開支。惟開發商未有接受有關建議并將會所管理發包。致使該物業管理費日漸激增，高于市場水平，大量住戶的不滿導致空置率高企。5.某住宅小區樓盤之開發商非常著重小區保安之完善程度，并聘請專業保安系統供貨商提供設計智能化方案及報價，未經我司比較不同供應商之前，金額為人民幣七十萬元；唯我司成功地于國內其他地方尋找到同品牌及用途之智能化保安系統設備，連運費及關稅后，開發商只須付人民幣四十萬元便可進行安裝及使用。[肆]物業服務項目組織架構我司將結合港式物業管理水平及分部地區性管理經驗，組成項目專案顧問團，為桂林「四季匯」提供專業服務。香港XX國際組織架構香港XX國際物業服務有限公司香港XX國際物業服務有限公司人力資源中心質量控制中心財務預算中心培訓管理中心人力資源中心質量控制中心財務預算中心培訓管理中心桂林分公司廣州分公司泉州分公司成都分公司桂林分公司廣州分公司泉州分公司成都分公司龐大網絡服務，加上豐富之專業經驗，組成全國性數據庫。 [伍]物業管理服務形式 物業管理服務可以說是一門專業學問，本公司以本著細心計算成本及為客戶創造最理想的環境為原則，并透過長期的改進和提升，使每一座物業的收益和投資潛質得以發揮。而此[投資管理]的哲學，使業主能充分保障其不動產投資價值，不但使其保值，而且更能使不動產增值。一、物業管理服務事項：1.物業建筑物共享部位(包括樓蓋、天臺、室外平臺、梁、柱、內外墻體等承重結構部位,外墻面、電梯前庭、樓梯間、走廊通道、門廳、設備機房、電梯井道、電梯機房、空調機房、電表房、變電房、配電房、水泵房、污水處理房、垃圾房、消防監控及管理控制中心、行人道、車道、管理用房等)的正常使用、維修、日常養護,使之處于良好工作狀態。2.物業建筑物共享設施設備(共享的排水管道、集水管、公用水箱、中央空調、加壓水泵、供配電系統、電梯、機電設備、共享照明、公用天線、消防設施設備、供水系統、污水處理系統、智能化系統、保安防范系統等)的維修、養護、管理和運行服務,使之處于正之工作狀態并得到良好的養護。3.物業規劃范圍內屬物業管理范圍的市政公用設施(包括道路、室外上下水管、化糞池、溝渠、池、井、室外泵房、路燈、綠化地、停車場等)的使用、維修、養護及管理,使之處于良好工作狀態。4.車輛行駛及停泊的管理，達到道路順暢，車輛停放有序的狀態。5.實施公共秩序的治安管理，配合先進的保安設備及監控防范系統，進行24小時的值勤巡邏，保障治安秩序良好，安全防范嚴密有效。6.結合先進的消防配套系統實施消防管理，制訂合適的消防工作計劃，建立完善消防管理制度，落實消防管理工作，舉行定期的消防演練。7.進行內部檔案處理，建立物業所有人、使用人的檔案及相關物業資料的歸類整理,做到清楚明了。8.物業公共環境衛生的管理,保持物業及其周圍環境的清潔衛生。9.物業廢水、污物的排放處理,將所有垃圾排出物業公共地方,定時安排垃圾處理,保證垃圾收集設施處于良好工作狀態。10.采取有效措施,盡可能防止任何公共地方的堵塞,并在發生堵塞時及時排除障礙。11.營造舒適優雅的物業配套環境，綠化保養得當，花草植物茂盛整齊。12.保持物業所有公共下水道、水管清潔、暢通。13.提供高效率、優質的服務，接到客戶的投訴除及時記錄外，繼續保證跟進處理的質量，同時亦需了解客戶的滿意程度，糾正不足之處，避免再犯類似錯誤。14.防止任何人未經同意而占用、使用公共服務設施或對公共服務設施進行有害變更及損害，維護物業秩序的正常。15.有明確的服務及標準，清晰及時地向客戶提供服務類型、收費標準、服務標準，向物業所有人、使用人提供代收代繳水電費、煤氣費、有線電視費等有償家居服務及代辦服務，務求能最大限度地方便業戶。16.與業戶、政府部門保持緊密聯系與良好之溝通。二、桂林「四季匯」物業管理要點參考了發展商提供的資料后,本公司建議桂林「四季匯」物業管理,根據物業的不同部分注意以下事項（進行實質管理時,則必須結合所有部分，維持統一管理,節省資源）：（一）全面細致的增值物業服務各方面需提供較一般物業更為細致全面的服務，物業管理公司還必須為業戶提供一些商務及家居的有償服務安排。此項服務包括代訂報刊、飲品、票務、商務、洗衣、送餐、代交費用、家居維修等等,使業戶不須為安排日常家居雜務而煩惱。（二）智能化系統管理當今的家居生活隨著物質文明提高和通訊科技的發展而日新月異，傳統上的電話、電視服務已經不能滿足業戶日益增長的需要，SOHO一族也已經興起并逐漸壯大，住宅互聯網服務就是應這一要求而出。它的主要功能是除了經住宅互聯網連接上Internet，共享世界性網絡資源外，并且有助用戶在家辦公，設立一個小型的家居辦公室（SmallOfficeHomeOffice）。智能化住宅的智能化系統，從使用功能上區分為保安及安全防范系統和會所的消費計費等配套服務系統：1、保安系統及安全防范系統1）智能門禁系統智能卡門禁管理系統采用加密的感應式智能卡作為開關鎖匙，通過判別進出人員的使用權限而開啟電子門鎖，門禁控制器記錄出入人員的卡號和時間，并實時傳輸信息到遠程監控的計算器監控中心，保證受限制區域得到最嚴密的保安監控，保安人員端坐監控室就可隨時得知每一業戶的情況。2）保安巡更系統保安部主管在系統電子地圖中設置各更次的巡崗路線及時間，將數據輸入手提式巡崗儀并交當值保安，保安員將根據巡崗儀顯示的區路線要求進行巡崗，巡查中把各區域的位置卡插入巡崗儀并輸入狀況代號，每完成當前區域巡查時，巡崗儀將自動顯示下一巡查區域信息。當保安人員當次巡查任務完成時，將巡崗儀內數據傳入計算機軟件內，即可將該次巡查情況（包括路線、時間、區域狀況）資料存入檔案或作分析報表。3）安全防范系統緊急呼叫按鈕及防煙、防煤、紅外線防盜系統每個單位利用室內紅外線探測，煙感及煤感等探測器，減少賊人的光顧、火災及煤氣泄漏等造成對戶主的損失。而且這些探測器是與保安室連接，發生事故，管理處派管理員及時跟進或是報警。緊急呼叫按鈕可在業戶有緊急事故時及時通知管理處，便于解決突發事件。CCTV遠程監控系統CCTV監控系統在住宅內各地點所設置的視像控儀器與紅外線保安系統及高速率的系統網絡的配合，在管理監控中心的主監控器對區內各點實時監控。樓宇可視對講系統此裝置容許室內用戶和室外訪者作雙向對講，監控器可清晰顯示來訪者，如果確認來訪者身份，用戶只要一按開門鍵就可讓來訪者入住宅內，如業戶未有響應，則呼叫傳往管理處中心分機，由管理員來核實來訪者身份，如業戶不能確認來訪者身份，則由管理處來處理此來訪者。4）住宅停車場管理系統使用戶主持業戶卡進出本區停車場，在出入車場時，駕駛者只需將業戶卡靠近智能閘機的分體讀卡器，系統將自動檢測分辨卡片的有效日期，為有效卡則將控制閘機閘臂上升而讓車輛進出入，智能卡閘機直接與控制中心主機連接，記錄停車日期。出可通過系統軟件自動扣費管理中心終端計算機自動更新資料，靈活安排計算時段讀卡器的黑名單儲存功能。假設業戶遺失智能卡，在管理中心報失并實時將失卡列入黑名單。消費計費等配套服務系統1）住宅感應式消費系統智能卡消費系統對住宅內部持卡人員（包括業戶、保安、工作人員、訪客等）的消費實現電子化操作，避免出現找贖交易和代用幣的計數破損管理的麻煩，使物業內各種消費場所無須儲存大量現金，防止失竊情況的發生。同時系統詳細記錄了消費的日常交易事項，通過軟件的強大統計功能呈現出每筆交易及整個消費累積的具體資料。2）《一卡通》智能系統業戶只需擁有一張智能卡，就可以享受到住宅提供的智能門禁系統、停車場管理系統和保安專用的巡更系統。在住宅內部，可以省卻攜帶現金、鎖匙的麻煩，并且可以利用住宅內聯網，實現安坐家中盡享住宅物業管理的便利。3）配套服務系統用戶可通過在網上實現查詢住宅提供的服務項目、網上購物、視頻點播（VOD）、預訂、服務等等，由此體現住宅業主的尊榮地位及高質素生活享受。住宅應設立及鋪設完善的住宅網絡系統、中央服務器及詳盡的數據庫軟件。（三）會所管理區內的會所，將為業戶提供更多的休憩活動空間，休閑之時，能作適量的運動及娛樂活動，以舒身心。會所設備及服務的管理，需配合物業的整體運作，不致影響物業內其它住戶。會所的各項設備，使用守則及所需收取費用等，都必須在物業落成前訂立并在運作期間不斷檢討，力求完善，使住戶能以小區為榮，從而提高物業聲譽，增加用戶信心。（四）綠化園藝管理桂林「四季匯」中心花園、綠地的園林綠化配置及擺設，既需要綠化效果，又需要造就生動活潑的園林景觀及配合物業的整體氛圍，以提供業戶觀賞、休息、游玩，營造生動活潑舒適的生活社區，造就海逸花園生態環境，為業戶提供安靜、清新、優美的生活環境。綠化園藝的養護管理在于鞏固園藝設計建造成果，保持「四季匯」優美生活環境，養護工作日常需澆水、清潔，定期修剪，經常施肥、防蟲處理及不斷美化造型、增補植物等。綠化園藝養護管理須經常安排園藝保養員工及園藝保養承包商保持物業綠化區域的優雅園景，處理日常園藝擺設的維護工作，并挑選廠商供應適時盆栽以改善物業環境。（五）停車場管理現今停車場的設備多采用先進的管理系統配合日益繁重的日常運作，采用自動化管理，可以減少人為錯失，減省人力資源，增快車輛流量，從而使物業管理運作更為暢順，對租用及訪客利用停車場設備有較大幫助。停車場必須設有閉路電視監控，保障使用者安全。物業的后備電源發電機須接駁停車場自動化系統及照明系統，以備緊急時段，操作仍能作有限度服務。停車場內必須安裝有足夠通風系統，供應新鮮空氣，以符合衛生安全。停車場經營管理策略在可能情況下應按照自給自足擬定收費額，無須由管理費內補貼，以免降低管理費收入，對整個物業出租及出售營運，都有著正面積極作用。桂林「四季匯」停車場,除物業本身租用戶會使用外,外來訪客、出租車、政府車輛等,亦會使用停車場,本公司日后將會為發展商提供有關車輛停泊的劃分情況及在開業階段的停車安排等,從而令物業使用者感到高效率的管理服務。桂林「四季匯」管理原則依據【廣西壯族自治區物業管理條例】及自治區房管國土局、自治區物價局等主管機關的有關規定及物業管理委托合同，本著“優質服務、溫馨家園、追求卓越、真誠奉獻”的服務宗旨，竭誠為業戶提供完善、周到、優質、理想的服務，努力創造一個安全、文明、和諧、舒適的環境。[陸]服務內容 A、前期物業管理顧問服務本公司于委任為物業管理顧問之日起,實時提供物業管理顧問服務,各項服務如：一、物業施工階段的工程顧問服務工作及協助銷售服務：（一）物業施工階段的工程顧問服務工作-評估物業規劃設計及相關建議-評估各機電房的規劃位置,機電設備合理利用及布置-水電供應容量問題-安全保衛系統的設置-垃圾處理設備-消防設備的設置-協助設備選型，提供參考意見-智能化管理選型以下服務項將于物業交付使用前提供給發展商參照,其主要功能為：-實質管理前期能針對性提出物業現存有關影響未來的管理問題,使發展商能有時間考慮增減設施；-減省日后管理設施修改或增加費用,并可避免影響實質管理運作；-就發展商已決定需要提供意見的各項設施作出對將來管理運作的顧問意見,主要針對從使用者角度去選擇各類設施及配備,并提供是否適合日后使用者需要的意見。物業設施包括：-升降梯-空調設備-消防設備-電器設備-照明設備-給排水系統-垃圾處理設備-后備發電機設備-保安系統設備-電話網絡設備-衛星或公共天線設備-車場管理系統-大樓智能化系統1.評估物業規劃設計及相關建議本公司將針對桂林「四季匯」物業設計,公用設備及設施作出建議,并因需要與發展商、建筑商及施工單位舉行會議,使物業各項設備功能符合國際管理水平。評估建議工作包括但不限于以下內容：1)從管理角度對建筑物設計圖紙提供參考意見，建議一切對日后物業管理有正面及直接影響的意見及改善的工程。例如是否考慮足夠的停車欄，車庫的泊位，是否考慮物業配套用房和管理用房等。2)從日后管理的角度,分析物業建造的選料及安裝方法等,因為確定選擇不同的建筑材料,對物業日后的管理工作,有著深遠的影響，適當的配套，會對日后維修保養帶來方便及合符經濟效益。2.水電供應容量問題在規劃設計中,不僅須考慮物業內人口的日常起居生活用水及用電，亦同時須考慮整個物業公共照明用電、清潔、綠化用水電的容量問題，尤其在南方城市,設計規劃必須充分考慮到炎熱天氣下的水電負荷能否完全保證物業內人口的需要，另外物業范圍公共區域既要保持有充足的照明，又要節約用電，避免管理費預算透支,將是規劃建設中不可忽視的問題。3.安全保衛系統的設置作為綜合住宅小區,人口車輛流量大,出入口較多,各業戶不僅是購置物業自住,更希望能有一個安全舒適的家居,使物業能保值升值。因此,完善可靠的安全保衛系統是不可缺少的。4.垃圾處理設備綜合住宅小區每天都產生許多生活垃圾，若處理不當會產生異味和滋生蚊蠅,對于整個物業會產生極嚴重的影響，故于規劃中應及早考慮選定垃圾收集點、垃圾房位置及垃圾處理設備。5.消防設備的設置在建筑設計中,消防設備的配套須嚴格按國家有關規范要求,并應重視各種消防死角，大型綜合住宅物業，尤其應注意考慮消防設施的配套，對消防通道的規劃及有關消防裝備的設置必須作出適當周密的考慮。（二）協助發展商銷售方面-設計符合桂林「四季匯」的物業管理模式-協助發展商培訓銷售人員掌握有關物業管理方面的知識-從物業管理的角度，協助發展商完善樓盤整體專業形象越來越多的客戶在買樓之前更關心交付使用后他們所面對的物業管理問題，他們更需要知道除了建筑物的硬件外，日后所面對的服務軟件的水平問題，用送物業管理費或低價管理費去促進銷售的做法，已逐漸被客戶質疑日后物業管理的質素。物業交付使用后管理費的收入、構成和使用以及物業管理公司將提供哪些具體的服務內容已經成為銷售過程中的常規問題。1．設計符合桂林「四季匯」的物業管理模式在物業銷售期間，我司將針對桂林「四季匯」物業基本情況設計適合其日后運作的物業管理方案，以便于發展商銷售宣傳及解答購房者對日后管理的疑問。銷售市場隨時間的變化會不斷地產生新的要求，亦要求發展商依市場需要對物業的使用功能進行適當調整及變動，我司將配合發展商調整管理方案，以便于日后管理的順利進行。如在銷售現場設置物業管理助理，讓買家提前感到桂林「四季匯」物業管理的優質服務，使他們對項目充滿信心。2．協助發展商培訓銷售人員有關物業管理方面的知識我司專門針對銷售期間客戶關心的物業管理問題制定培訓項目，在物業銷售期間，協助發展商對銷售人員進行物業管理事務培訓，以增進銷售人員對物業管理方面的認識，便于在銷售過程中能解答買家對物業管理方面的疑問，增強買家的信心，促進物業的銷售，同時亦便于日后物業交接及物業管理的順利進行。建議培訓內容綱要：-物業管理對物業的意義-管理公司的架構及運作-物業管理的有關法規文件-業主委員會的成立-業主公約-管理公司所提供之服務-物業管理費的構成-物業管理所屬政府機構-有關銷售中常見的物業管理問題討論3．從物管的角度出發，協助發展商完善樓盤整體專業形象物業管理已經成為完善物業的一個重要組成部分，日益受市民的關注，物業管理的質素，物業管理費的擬定、物業管理費的構成以及物業管理公司日后的服務水平等等問題。發展商設計構思完美的物業整體形象，從專業開發到專業銷售及交付使用后的專業物業管理，整體的專業配合有利于充分體現發展商的形象及“以客為先，一切從客戶使用”的角度去設計的用心，更能體現發展商讓客戶放心的專業經營理念，從而迎取目前競爭激烈的物業銷售市場。二、物業交付使用前的物業顧問服務工作-協助制定管理公約條款及管理守則-評估影響物業管理運作及收費的因素-管理費用的測算-建議業主委員會章程-設定發展商交樓于業主之標準-協助籌備物業管理處開辦事宜-協助桂林「四季匯」物業管理公司交收樓宇-訂定交樓流程及培訓-提前提交首年度的管理預算和物業管理費的收費標準-提供會所管理的模式-提供員工培訓服務以下各項服務將于物業交付使用前制定相關的文件，配合發展商組建物業管理架構,其主要功能為：﹣在物業交付使用前，訂定有關管理文件及交付使用程序，使物業交接得以順利進行；﹣于業戶營運前訂定管理費及其它費用的基準及分攤原則,使日后管理運作能暢順。1.協助訂定公約條款及管理守則就公約條款部分,本公司將根據發展商提供公約樣本,與發展商指定法律代表商討,參照業主意見,訂定符合桂林「四季匯」特定公約內容及細則，以往的經驗，國內公約均須要求每位買家簽定公約承諾書,以確保各業主遵守公約，同時管理公司有權執行管理公約的條款；物業管理守則將作為公約條款之一部分,本公司依據國外專業管理規范配合國內特定環境,訂定一套符合桂林「四季匯」所設定的管理規章；除附設公約條款的管理守則外,本公司將會制定桂林「四季匯」業戶手冊及裝修流程和守則于各業戶，讓業戶在使用及搬進大樓前對管理運作能充分了解。2.評估影響物業管理運作及收費的因素根據發展項目的整體設計,選用材料,設施設備等等,擬定物業管理費的收費標準。各種影響管理營運收費的因素在不同的發展項目不盡相同。3.協助籌備物業管理處開辦事宜本公司將協助籌備物業管理處開辦事宜，包括但不僅限于建議管理處辦公位置，以及提出管理處內部裝修布局、購置各類家具、工具、文具用品，及對印制各式表格、信函和信封等的建議。以使物業的交接工作能順利進行，同時配合物業管理公司能運作正常有序，讓業主有一個深刻良好的印象。4.協助桂林「四季匯」物業管理公司交收樓宇本公司將協助物業管理公司順利從發展商及承建商方面接收樓宇，并提供接收樓宇數據清單于物業管理公司參考。同時協助物業的竣工驗收接管，及訂定物業交付業主使用程序，使業主能有秩序接收樓宇，減少不必要爭執。5.訂定交樓流程及培訓本公司負責制定發展商與業主交收單元程序及所需要的有關文件，配合發展商進行物業交付使用的運作，同時本公司將對交樓人員進行培訓，使交樓過程得以順暢。6.員工培訓服務本公司確認物業管理為一項由人力作主導的服務行業,所以深信物業管理擔當第一線管理人員必須接受專業的特定培訓,而培訓除灌輸現代化物業管理知識外,亦應包括其它項目，如領導才能或公共管理等課程。培訓課程將為理論與實務并行,并配合適當演習，令其熟悉及實際體會突發事故應變措施及程序。本公司應按實際情況，分期安排員工投入適當崗位，以配合工作及有效運用資源。就員工培訓,本公司設有健全訓練項目,建議桂林「四季匯」員工課程（詳細內容見物業管理運作部分）。上述培訓計劃,本公司建議在桂林「四季匯」營運前及營運中為駐物業管理員工提供培訓課程,務求使各職務人員能于正式投入管理工作前，對專業管理模式及工作執行獲得有系統深入認識與訓練機會。三、物業交付使用后物業管理工作檢驗階段的顧問服務-移交物業單元與租用戶程序-裝修工程及物料運送控制程序-保安控制-遷入控制-安全控制-裝修守則-二次裝修流程及監管制度桂林「四季匯」落成至用戶搬遷階段,大樓內將充斥各方面人士，包括租賃代理、用戶、裝修工程承包商、建筑工程人員、維修人員及管理員工等,而因此對大樓整體營運管理、保安、清潔等均構成極大影響。本公司將提供系統搬遷期及裝修期運作顧問服務。B、該項顧問服務包括下列各點：1.移交大樓單位與用戶程序管理服務工作內容包括檢查用戶有效文件,并由管理處主管級員工與用戶作移交程序。提示應知事項，如單位內各項設施、裝修需知、運送對象安排等。單元內工程瑕疵亦需要用戶于一定時間內知會管理公司作適當修葺。2.裝修守則協助管理處制定裝修守則，指導業戶及裝修人員在其單元內裝修規限，確保發展商及業戶的利益。3.二次裝修流程及監管制度負責協調二次裝修期間的程序，并制定監管制度，以保障物業單元設施。4.裝修工程及物料運送控制程序為確保用戶裝修工程及材料運送能配合大樓整體營運情況,要求各用戶指定裝修承包商于施工前提供有關資料及費用,以免防礙物業正常操作，確保業主及用戶權益。5.保安控制此期間保安顧問工作,將包括物業內全部公共地方、走廊、機械及機電室、物業外圍范圍等保安評估。駐物業管理處將嚴格執行由上級指示的各項保安措施，以確保物業在此期間的安全運作。6.遷入控制為防止物業樓板承重超過建筑法規,應知會各用戶有關資料,而亦同時要求用戶提供搬遷特別對象或器材明細,以便審核其有否違規。另搬遷期安排及運送方法等,管理處須訂定適當程序及運作模式以配合用戶遷入搬運安排。7.安全控制本行特別強調安全第一,無論管理人員,裝修承包商及用戶,必須遵守管理公司訂定的安全守則,以防發生意外。如單位內樓板禁止切割或挖掘；用戶單位內設施更改,易燃物體管理及處置等,管理處將有特定條款監管,以策安全。8.管理顧問進程【發展商←→XX國際物業服務有限公司】物業管理運作由發展商委任XX國際物業服務有限公司為管理顧問，負責桂林「四季匯」一切物業管理顧問事宜,本公司則直接向發展商負責定期每月提交管理顧問報告。本公司被委任為管理顧問后,將成立物業管理項目小組，協助管理處處理物業管理事宜，其它