公司商務接待流程和費用管理辦法公司商務接待流程和費用管理辦法公司商務接待流程和費用管理辦法公司商務接待流程和費用管理辦法編制僅供參考審核批準生效日期地址：電話：傳真:郵編:xx公司商務接待流程及費用管理辦法商務接待流程一、目的為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴格標準，統(tǒng)一管理”的原則。二、范圍本標準適用于公司各種接待工作和相關部門。三、管理綜合辦公室為公司接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關部門落實接待任務，提供后勤保障；公司各部門在接到重要來訪預約后，可報綜合辦公室，并協(xié)助擬定接待計劃，需公司領導出面、綜合辦公室協(xié)調(diào)的重要接待，應至少提前2天告知綜合辦公室。四、計劃與準備1、綜合辦公室在接到公司領導通知或相關部門來訪預約時，對來賓接待，應了解來賓基本情況：來賓職務、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎上擬定接待計劃，排出日程安排表，酌情安排接待標準。2、綜合辦公室根據(jù)來賓情況按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。3、綜合辦公室根據(jù)來賓情況提前按接待標準預定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標準；提前按接待標準預約好來賓下榻酒店。4、綜合辦公室根據(jù)情況匯報并安排陪同人員以及來賓游覽路線、購物商場、娛樂項目。5、因特殊會議需要，綜合辦公室須準備安排會場花卉、水果、煙茶、音響設備、投影設備、領導席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，并邀請新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等。6、綜合辦公室根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機車輛聽從綜合辦公室和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、綜合辦公室根據(jù)情況可提前購買車票及機票。五、相關禮儀接待人員引見介紹主賓時，要注意順序（遵守介紹時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務低者，后介紹職務高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一方，后介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時，通常應當由尊而卑，按照其職務的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內(nèi)，（男女之間，女方伸出手后，男方才能伸手相握；如果雙方年齡有較大差距，男方長輩可以先伸手，但如果哪方忽略禮儀已經(jīng)伸了手，對方都應不遲疑的回握。1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序；有客人到公司來訪時，接待人員應先問好，然后詢問來意及來賓單位等重要信息，視情況進行引見。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、進電梯時：要控制好電梯開關，告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領導，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，需招手待客人遠去，方可離開。七、注意事項接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴守本公司商業(yè)機密，對不宜攝影攝像的場合，應向參觀人員說明。八、信息反饋接待人員可及時將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息匯報相關領導。十、商務接待中的座次安排（圖）（一）、關于會議主席臺座次的安排1、主席臺必須排座次、放名簽，以便領導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。

2、主席臺座次排列，領導為單數(shù)時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置；領導為偶數(shù)時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置。3、幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低于主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。

4、對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現(xiàn)。主席臺人數(shù)為奇數(shù)時

主席臺人數(shù)為偶數(shù)時（二）、關于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。中餐桌西餐桌

（三）、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。（四）、關于乘車的座次安排

小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。

乘車座次安排（五）、合影座次安排與主席臺安排相同。附：會議座位安排長條桌注：A為上級領導，B為主方席

沙發(fā)室

與外賓會談

注：A為主方，B為客方

與上級領導座談

注：A為上級領導，B為主方領導業(yè)務招待費管理辦法一、總則為規(guī)范公務接待管理，厲行勤儉節(jié)約，反對鋪張浪費，加強并規(guī)范公司的業(yè)務招待費支出管理，參照《黨政機關國內(nèi)公務接待管理規(guī)定》，特制定本辦法。二、適用范圍1.業(yè)務費：是指因業(yè)務需要發(fā)生的禮金、禮品、贊助費及因業(yè)務需要贈送的煙、酒等。2.招待費：是指因工作關系招待有關人員就餐費、娛樂費用；因公接待相關單位人員發(fā)生的差旅費、住宿費等；在公司餐廳招待時發(fā)生的就餐費；因招待領用的酒水、飲料及香煙等。三、使用原則1.招待工作本著熱情、禮貌、細致、勤儉、周到的原則。實行分級負責、對口招待。2.年初根據(jù)年度工作計劃，各部門可以編制相關往來單位及個人的工作聯(lián)系表（見附表一），交副總經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長審批，以明確招待范圍。工作聯(lián)系人發(fā)生變動的，須及時更新工作聯(lián)系表。3.堅決控制非業(yè)務性接待，適當控制業(yè)務接待。可接待可不接待的，不接待；可參與可不參與的陪同人員，不陪同；可發(fā)生可不發(fā)生費用，不發(fā)生；態(tài)度熱情，費用從簡。4.嚴格分檔次接待，按照被接待人員的級別及與公司業(yè)務的相關程度，對應接待，禁止越檔次接待。接待原則上安排在公司餐廳，確需安排在外部酒店的，若允許攜帶煙酒，原則上自行攜帶。5.接待用餐時，嚴格控制陪客人數(shù)。堅持高檔接待的執(zhí)行中司機不參與陪客就餐規(guī)定。同時，原則上陪客人數(shù)不得超過來賓人數(shù)，若確實需要，應事先經(jīng)過總經(jīng)理或董事長批準。6.集團公司領導和兄弟公司領導內(nèi)部檢查指導工作，除陪同客人視察外，一律在餐廳就餐；集團內(nèi)各兄弟單位、關聯(lián)企業(yè)因公出差到公司，原則上用工作餐接待,嚴禁相互宴請。7.外協(xié)單位除合同標明提供食宿及接風、送行外，一律不安排免費伙食。確需接風、送行的，按公司招待費管理規(guī)定開支。8.接待分午餐、晚餐，接待人員一律不允許飲酒；特殊情況接待人員必須飲酒的，必須適量，不得飲酒誤事或損害公司形象。9.招待不得提供魚翅、燕窩等高檔菜肴和用野生保護動物制作的菜肴,不得提供香煙和高檔酒水,不得使用私人會所、高消費餐飲場所。四、開支標準1.招待相關職能部門經(jīng)常打交道的經(jīng)辦人員，單次招待費用控制在30元（單次：是指為接待某人從開始接待到終止接待的所有費用）,根據(jù)人員多少調(diào)節(jié)。2.招待一般來賓來客，每人每席餐費不超過60元（不含酒水），酒水標準白酒控制在100元/瓶以下。3.招待政府部門副科以上副處級（含副處級）以下干部、集團副總等人員每席不超過88元（不含酒水），酒水標準白酒控制在180元/瓶以下。4.招待政府主要領導及政府部門關鍵領導、集團副總以上領導，費用標準由公司總經(jīng)理另行確定。5.中國的傳統(tǒng)佳節(jié)(端午節(jié)、中秋節(jié)、春節(jié)等)，各部門根據(jù)需要，結(jié)合公司的具體要求決定是否要安排過節(jié)費，確實需要的，根據(jù)各崗位的重要性及臨沂市相關文件制定。不在工作聯(lián)系表范圍內(nèi)或要求超過上述標準安排的，須報總經(jīng)理及董事長特別批準。6.大型、專項、異地接待任務，經(jīng)辦人應制定接待方案，確定接待標準，提交接待預算報綜合辦公室、財務部審核、副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準，經(jīng)辦人在批準的預算內(nèi)掌握使用。五、審批權(quán)限1.招待任務執(zhí)行前，經(jīng)辦人需事先填寫《接待審批單》（見附表二）列明接待對象、事由、陪餐人員，經(jīng)批準后方可執(zhí)行。2.單次招待費在1000元以內(nèi)，按以下流程報批：經(jīng)辦人→部門經(jīng)理→副總經(jīng)理；單次招待費在1000元以上，按以下流程報批：經(jīng)辦人→部門經(jīng)理→副總經(jīng)理→總經(jīng)理。審批領導對招待費開支的合理性、真實性負責。3.突發(fā)性招待任務來不及辦理《招待費審批單》的，必須按審批流程電話請示同意后實施，事后三天內(nèi)按上述規(guī)定補走流程。4.業(yè)務接待過程中贈送禮金、禮品、煙、酒等，贊助錢、物的一律事先報公司總經(jīng)理批準，按批準的額度標準開支。五、招待標準1.餐飲標準（1）餐廳招待分為工作餐和接待餐兩種，工作餐即指平時供應員工的飯菜，標準按15元/人/餐，接待餐即指除工作餐外專門為客人烹制的菜肴和酒水，標準按檔次不同分為30元/人/餐，60元/人/餐，90元/人/餐，不含煙酒。（2）因工作關系外單位一般來人來客，一律用工作餐招待，工作餐計費標準按公司員工餐食費標準計算。（3）需在餐廳接待餐招待的，經(jīng)辦人事先按照程序向公司辦公室申請，說明接待人員的級別、人數(shù)，由公司辦公室根據(jù)情況安排接待餐。用餐后，接待部室或單位需在餐廳接待餐清單上簽字確認。（4）一般接待餐，每席餐費最多不超過1000元（含煙酒等），酒水標準（白酒）控制在100元/瓶以下。高檔接待餐每席不超過1800元（含煙酒等），酒水標準（白酒）控制在180元/瓶以下。特殊接待餐，須經(jīng)總經(jīng)理或董事長確定后執(zhí)行。（5）招待用每席白酒/香煙一般不超過2瓶/盒，特殊情況最多一次不能超過4瓶/盒（每席標準），并且不得超過標準。2.住宿標準（1）根據(jù)就近原則，一般為xx酒店、xx精品酒店、XX店等，入住房間以大床房/標準間為主。（2）需在當?shù)刈∷薜模?jīng)辦人事先按照程序向公司辦公室申請，填寫接待審批單，說明接待人員的級別、人數(shù)，由公司辦公室根據(jù)情況安排住宿。（3）住宿標準按檔次不同分為280元/人/夜，460元/人/夜，情況特殊的可經(jīng)總經(jīng)理或董事長確定后另行安排。（4）突發(fā)性招待任務來不及辦理《招待費審批單》的，必須按審批流程電話請示同意后實施，事后三天內(nèi)按上述規(guī)定補走流程。控制與監(jiān)督業(yè)務招待費報銷遵循誰經(jīng)手誰報銷的原則,不得由他人代報業(yè)務招待費，報銷時所附發(fā)票必須是開有日期的正式發(fā)票，發(fā)票上原則上須有共同參與人（多人）簽字證明，并在費用開支后一個月內(nèi)辦理報銷。1000元以上招待費原則上不得現(xiàn)金支出，應采取轉(zhuǎn)賬方式或銀聯(lián)刷卡結(jié)算，報銷時必須提供銀聯(lián)刷卡記錄單，特殊情況需總經(jīng)理或董事長同意。業(yè)務招待費報銷時須提供《招待費審批單》、正規(guī)發(fā)票、餐飲清單。禮品須出具購貨單位（商場、酒店等）的電腦打印清單，清單列示金額與發(fā)票一致方可報銷。餐廳招待費用的核銷時，工作餐及接待餐須提供經(jīng)公司綜合辦公室或部門經(jīng)理簽字確認的接待餐結(jié)算表和消費明細表。財務部應嚴格審查票據(jù)是否合法、金額是否準確、單據(jù)是否齊全、審批是否完整。財務部有權(quán)拒絕不符合業(yè)務招待費標準、報銷流程、審批權(quán)限的業(yè)務招待費的報銷。煙酒糖茶類因涉及金額較大需建立出庫記錄，記錄物資出庫情況，為便于管理，招待需用煙酒糖茶時應由餐廳廚師長報餐廳經(jīng)理進行出庫等級，填寫《食材出庫單》，月末盤點時核對出入庫是否存在差異。附表一：工作聯(lián)系表編制部門：