檔案管理工作計劃1檔案管理工作計劃1檔案管理工作計劃1xxx公司檔案管理工作計劃1文件編號：文件日期：修訂次數：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度11月標準化修正檔案管理工作計劃書2012-8-2

企業檔案管理是企業管理的一項重要基礎工作，是企業行政管理、經營管理、生產技術管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對企業的發展有很重要的作用，下面就所見現狀和檔案管理工作如何開展進行淺談。一、面臨問題：(一)檔案管理在公司實屬空白。1、檔案不集中，分散在各部門手里，無法保證其整體性、安全性、延續性和可追溯性。2、無正式下發的管理辦法、細則，難以界定管理者的權限、責任和義務，以至于即使檔案丟失也無人知曉，無法問則。(二)不受重視。檔案屬企業的隱形資產，見利不直接，因此容易被忽視，甚至在企業改革中出現被擠脫現象。(三)固有模式業已形成，難以改變。二、解決辦法：(一)建立健全檔案管理制度，切實做好執行工作。1、界定檔案范圍。公司檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。（詳見附《各專業檔案分類及管理要求》）2、建立與檔案管理相適應的組織結構和管理制度。使檔案管理有章可循，落實責任人和責任，界定檔案管理權限。(二)高管重視及各部門密切配合。將檔案管理工作同企業現代化發展同步考慮，列入企業發展和年度工作計劃，納入領導議事日程。增強各部門助理、秘書責任感，促進文件資料、會議紀要等進行收集、整理、送交行政部存檔。(三)抓住時機，實現雙軌雙套。在OA正式啟用之時，將檔案管理納入OA系統中，使檔案管理工作實現數字化、網絡化、檔案信息共享，達到方便檢索和利用的目的，進一步提高檔案管理現代化水平。(四)加強硬件建設。設立專門檔案保存區域，添置檔案柜等相關設備，并且具備良好的衛生環境和防盜、防火、防塵、防蟲等安全措施。三、執行檔案管理工作的計劃：(一)做好檔案收集工作。（詳見附《檔案管理目錄體系》）1、為防止文件傳閱過程中遺失，當文件送達承辦人時，承辦人須簽字，共同承擔文件及時、完整歸檔的責任。2、定期收集各部門檔案，部門助理、秘書，負責收集部門檔案。對一些重要文件采取先復印，再把復印件送交承辦人的方法。3、在交接過程中全面清理資料，對散落在個人手頭上的資料，由各部門檔案責任人負責，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。(二)制定合理的分類方案。1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實物檔案等類型。2、將文書檔案按年度—類目—級別—保管期限進行分類。3、音像、實物檔案以不同期限按行政事務類、經營項目類、技術研發類等排列，根據分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。(三)認真做好日常檔案管理。各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統計等多種臺帳。（詳見附《檔案管理臺賬表》）(四)加強檔案管理工作的學習。恪守檔案管理員職業道德，做好保密工作，平時工作要有計劃、有措施、有成效，熟練自身業務。保證檔案完整，提高檔案利用效率。【注】規范檔案管理即可以保證企業的商業機密、法律權益不受侵害，又可以提高各方工作效率，是實現企業現代化管理的必經之路，此項工作的開展首先需要確立觀念，正確執行；其次需要各級領導的大力支持和各部門的密切配合。附：《各專業檔案分類及管理要求》《檔案管理目錄體系》《檔案管理臺賬表》各專業檔案分類及管理要求一、行政文書檔案分類1、集團有關行政工作的紅頭文件、年度經濟方針目標和重大問題的臨時通知。2、本公司行政頒發的各項制度、規定、決定、通報等。3、會議紀要、收文和發文登記薄。4、領導或中層干部代表本公司在各種表決會議上的重要發言材料。5、公司大事記、史志。6、公司組織機構增減更改名稱、啟用印章等文件資料。7、集團有關勞動工資管理工作的指示、規定、通知。8、本公司勞動調配、人員使用、調動、工資福利等的請示、批復。9、集團公司有關干部人事工作的指示、規定、主要干部任免的通知。10、公司內一切重要活動的錄音、錄像、照片、底片、榮譽、證書等。管理要求歸檔時間要求，對于獨立項目的聲像材料，在項目結束后，隨時整理歸檔。零星項目聲像材料可在每年的十二月底至次年一季度前，整理好總經辦歸檔。二、經濟合同檔案分類1、購銷合同；2、工程合同；3、承攬合同；4、貨物運輸合同；5、財產租賃合同；6、借款合同；7、財產保險合同；8、其他相關經濟合同管理要求經濟合同檔案歸檔時間為合同簽訂后一個月內，由經辦部門人員填寫檔案移交清單，移交到總經辦。三、銷售合同檔案分類與管理要求1、客戶檔案。2、客戶簽約明細單。3、所有潛在客戶由對應客戶經理建立潛在客戶檔案，收集相應信息。4、與客戶相關的其它文件。管理要求客戶信息及相關檔案未經董事長、總經理同意不得以任何方式查詢、泄露、使用。檔案管理目錄體系一、檔案管理流程圖各職能部門歸檔檔總經辦整理文件資料各職能部門歸檔檔總經辦整理文件資料借閱借閱銷毀董事長、總經理批準銷毀董事長、總經理批準二、檔案管理編號行政文書類編號說明：xxx001集團文件、方針目標及重大通知第1卷002公司制度、規定及通報第2卷003會議紀要、收發文件記錄及公司大事記第3卷004重要發言及活動材料；005公司勞動工資、人事調配、干部任免等文件資料006公司組織機構增減更改名稱及啟用印章等文件資料行政文書類檔案代號經濟合同類編號說明：xxx001xx項目01購銷合同第1卷002xx項目02工程合同第2卷003xx項目03租賃合同第3卷004xx項目04貨物運輸合同005xx項目05財產租賃合同006xx項目06借款合同007xx項目07財產保險合同008xx項目08其他相關經濟合同經濟合同類檔案代號銷售合同類編號說明：xxx001xx項目01客戶簽約明細單第1卷002xx項目02客戶檔案第2卷003xx項目第3卷004xx項目005xx項目銷售合同類檔案代號