1、公司檔案管理制度(合用版本)V:1.0管理制度精選整理公司檔案管理制度合用版本2020-4-1公司檔案管理制度(合用版本)檔案管理制度XY/GL-10為了規范公司內、外文件，資料、證件的管理，保證各種檔案保存的規范有序和完滿正確，提高檔案資料查閱、使用效率，特擬訂本制度。本制度合用于公司各部門檔案的規范管理。一、各級檔案管理員職責(一)公司辦公室負責公司級檔案資料的保存，各部門只負責涉及本部門業務的檔案資料的保存；(二)各級檔案管理部門必定指定專人負責檔案管理，的確做好保密工作，嚴格依照本制度要求對各種檔案資料進行分類、立目、歸檔等工作，保證各種檔案分類清楚、立目規范、歸檔及時正確；(三)檔案

2、管理人員必定做好檔案的“防火、防潮、防塵、防盜”工作，定期對紙質檔案進行整理，保證安全；(四)各級各種檔案，一律采用紙質檔案和電子檔案保存同步的方式，保證檔案查閱快捷、正確。二、檔案分類(一)法規性文件。包括上級頒發、需公司執行的，或由公司刊行的各種標準、規章制度等。(二)公司的重要決議。包括由公司董事會、管委會及其相關行政會議等形成的文件和會議資料、會議記錄等。公司檔案管理制度(合用版本)(三)計劃性文件。包括公司整體計劃或規劃、項目發展計劃、經營質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。(四)總結性文件。包括公司年度和月度工作總結、手下部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、檢查報告等。(五)憑證

3、性文書資料。包括公司各部門上報的、在平常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、合同書、協議書等的原始記錄和文本。(六)證件性文書資料。包括法人營業執照、稅務登記證、土地贊成證、開發資質證、施工贊成證、規劃贊成證、公司和作品獲得各種榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。(七)報告性文書資料。包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外面公共場合發言、報告或宣布的各種文書資料。(八)勞資人事資料。包括公司手下各部門的人事任命、調整，員工培訓、薪水審察記錄，員工檔案等相關資料。(九)聲像制品資料。包括公司及手下各部門在其經營活動或政治、文體娛樂活動中，以及在外學習、察看時或外面門供

4、應的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、電影資料等。各部門在檔案管理工作中，凡是涉及以上資料的，應在本部門內進行分類管理。各部門負責管理與本部門業務親密相關的各種檔案資料，辦公室還要負責對公司級各種檔案資料的管理。三、檔案管理程序(一)建檔。檔案管理人員收集到的檔案資料，應依照檔案性質進行合理分公司檔案管理制度(合用版本)類，成立電子檔案和紙質檔案，保證電子文檔記錄與紙質檔案一致、對應。依照“批復在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿此后”原則進行建檔。對于沒有名稱的資料，檔案管理人員必定數名。(二)編號。同類檔案

5、資料，按收到資料的時間先后序次進行排序。每份檔案資料能夠用鉛筆或打印字條進行編號，按編號序次在檔案登記目錄表（見附件一）中填寫名稱、日期等信息，以便查閱。(三)保存。各部門應具備檔案柜，對檔案柜及其鑰匙進行編號。能夠采用文件盒或檔案袋對各種檔案資料進行裝存，文件盒或檔案袋上必定注明清楚檔案分類名稱、年份等。(四)存檔。檔案保存限時分為如期、永久。如期按文件資料的保持價值分為1年，5年，10年。永久保存：1）公司章程、制度、合同2）組織規程及做事細則3）董事會、管委會記錄4）財務報表5）政府機關贊成文件6）不動產所有權及其他債權憑證7）工程設計圖8）其他經鑒定須永久保存的文書公司檔案管理制度(合

6、用版本)10年保存：1）估量、決算書類2）會計憑證3）事業計劃資料4）其他經鑒定須保存10年的文書1年至5年保存：1）期滿或清除之合約2）其他經鑒定保存5年的文書3）會議紀錄1年以下暫時保存：了案后無長遠保存必要者。四、檔案平常管理(一)借閱1.借閱手續：1）公司檔案密級分為絕密、機密、奧秘和非密四給級別。因工作需要，公司的其他人員需借閱檔案時，由借閱人填寫借閱檔案申請表（見附件二），經過部門負責人審察并由辦公室主任簽字贊成后，方可借閱。若是審察人或贊成人不在公司，能夠由借閱人或經辦人經過微信、手機短信等方式申請贊成后辦理，待審察人或贊成人回公司后簽字確認。2）絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只

7、幸虧檔案室閱覽，禁止外借；秘密級檔案經審批能夠借閱，但借閱時間不得高出4小時。（3）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表公司檔案管理制度(合用版本)（見附件三）上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。4）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。借閱人須珍愛檔案，保持齊整，不得轉借、拆卸、丟掉、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經贊成不得復印和摘抄檔案。借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經辦公室主任贊成。借閱人應于規按限時內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應改正借閱登記，不得私自授受。會

8、計檔案一律禁止外借。內部調閱應經財務負責人贊成。外單位因特別需要，查閱相關會計檔案時，應持正式公文，并經公司領導贊成。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。(二)銷毀公司任何個人或部門非經贊成不得銷毀公司檔案資料。凡屬于密級的檔案資料必定由公司辦公室主任贊成方可銷毀；一般的檔案資料，由部門負責人贊成后方可銷毀。每年保存限時已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的檔案資料銷毀清冊（見附件四），報公司主任審察贊成，并指定其監銷人后方可進行銷毀。檔案資料銷毀清冊需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人建議、檔公司檔案管理制度(合用版本)案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。銷前，

9、依照清冊清點；銷后，在清冊上簽字蓋章。檔案資料銷毀清冊需永久保存。保存限時已滿但仍不能夠銷毀的檔案有以下四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設時期的建設單位、經鑒定仍有保存參照價值者。應單獨抽出立卷，直到事項結束時為止。(三)移交需要進行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表（見附件五），報公司負責人審察贊成并指定其監交人后，方可進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。移交前，依照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保存。(四)保密檔案室的任務是集中一致管理公司已形成的所有文件

10、資料檔案，保護檔案的完滿和安全，主動做好檔案的供應利用工作。任何沒關人員未經贊成不得入內。檔案員應忠于職責，遵守紀律，保守奧秘，成立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，正確，迅速地為利用者供應檔案資料。珍愛檔案室的所有設施設施，任何人未經贊成不得使用及隨意翻動。附件一：檔案登記目錄表公司檔案管理制度(合用版本)附件二：借閱檔案申請表附件三：借閱登記表附件四：檔案資料銷毀清冊附件五：檔案移交登記表附件一：檔案登記目錄表檔案登記目錄表目錄編號檔案名稱內容種類檔案編號歸檔日期交件人簽字收件人簽字備注附件二：借閱檔案申請表借閱檔案申請表檔案名稱及文號總頁（份）數借閱用途借閱時間歸還時間借閱人審察贊成公司檔案管理制度(合用版本)注：1、歸還時間原則上不高出15天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續；奧秘級檔案不得高出4小時。2、人事檔案轉移時，歸還時間欄填檔案不歸還和檔案轉移字樣。3、外單位借閱檔案，需持單位介紹信，經部門領導簽字，副主任審察、主任贊成后借閱。附件三：借