1、PAGE 010405-鄭州xxx杉杉-儲值卡管理 8/10 xxxxxxx購物廣場有限公司內部控制系列文件010405 儲值卡管理xx20 xx 版批 準： xx20 xx-04-01 發布 xx20 xxxxxxxxx購物廣場有限公司1.0目的本程序規定了公司有關儲值卡管理方面的具體要求，旨在規范公司儲值卡的系統訪問安全管理、賬戶及權限管理以及儲值卡購卡、建卡、售卡（激活）、退卡、換卡等各項具體工作，防范儲值卡管理過程中的各種潛在風險。2.0制度要求2.1儲值卡管理程序制定2.1.1公司統括部根據公司儲值卡管理實際情況，制定本公司儲值卡系統管理制度。2.1.2統括部應當會同內控人員等對儲值

2、卡相關人員進行儲值卡管理知識的培訓，并在培訓后予以考核。2.2儲值卡系統訪問安全儲值卡系統訪問安全規定參見010402-xxx杉杉-信息系統訪問管理2.2。2.3儲值卡系統賬號及訪問權限管理2.3.1儲值卡系統使用的是商友系統的儲值卡模塊，系統管理員即該系統唯一最高權限使用人是統括部IT人員。2.3.2儲值卡系統使用部門提出用戶賬號及訪問權限申請，填寫商友系統用戶權限申請表經IT人員確認具體權限，再經過部門部長、銷售金、財務部長審批。其他相關規定參見010402-xxx杉杉-信息系統訪問管理2.3。2.4 儲值卡流程管理2.4.1儲值卡流程大致分為購卡、建卡、售卡（激活）三個過程，有兩個庫存，

3、分別是建卡庫和售卡庫。2.4.2購卡2.4.2.1統括部負責采購空白儲值卡，統括部負責保管空卡。新購置的儲值卡，必須經過財務部、銷售金、和統括部人員共同清點，內控部負責監盤，按編號順序，貼上封條后，才能入統括部保險箱由統括部保管。2.4.2.2空白儲值卡的庫存管理，需由統括部專員、銷售金管理專員、財務專員三人一起定期對空卡進行盤存并簽字，每月至少盤點一次，內控部負責監盤。2.4.3建卡2.4.3.1財務部提出儲值卡的需求數量，填寫儲值卡建卡、領用申請單（參見表1），由財務部長簽字同意后交給銷售金管理處。銷售金領導簽字同意后建卡。2.4.3.2銷售金管理專員根據儲值卡建卡、領用申請單，向統括部領

4、取空卡，做建卡操作。統括部負責登記空白儲值卡領用臺賬。2.4.3.3銷售金專員建卡完畢，需銷售金領導在系統中審核建卡信息，審核完畢，卡片進入系統建卡庫。銷售金管理專員必須當天將卡交給儲值卡申請人驗卡后簽收。財務部驗卡后卡片進入系統售卡庫。2.4.4售卡（激活）2.4.4.1財務部是售卡主要負責部門。顧客到顧客服務中心或財務部，并填寫購卡申請單（參見表2）。INF專員持購卡申請單到財務部后，財務部出納主要負責收銀、售卡工作，財務部會計確認收款、開票。售卡出納員核對卡內信息及票據后發卡，顧客應登記簽收。2.4.4.2每日售卡結束，售卡出納員編制儲值卡銷售日報表（參見表3），并郵件給相關人員。次日上

5、午由財務主管人員將當日售出的儲值卡進行核對并做激活處理。財務部保管的已建的儲值卡視同現金管理。2.5 儲值卡流程異常處理辦法2.5.1新購空白儲值卡，發現部分卡片質量問題，如果數量較少，直接剪角作廢處理，同時該卡號也做廢卡號。統括部填寫作廢申請表，經過銷售金、財務部聯合審批后方可剪角作廢處理。如果數量較多，不予驗收入庫并向供應商索賠。2.5.2 建卡過程中，卡片磁條質量問題，該卡直接剪角作廢處理，同時該卡號也做廢卡號，銷售金再去統括部補領一張。2.5.3 驗卡過程中，卡片不能讀，找銷售金專員重制該卡片一次，如還不能讀，則做廢卡處理。2.5.4客戶購卡后，在店鋪不能正常使用，首先判斷是否當天購卡

6、，該卡未激活，再次判斷該卡是否已消磁，需到銷售金補磁，最后判斷壞卡，通過財務儲值卡賬戶查詢該卡余額，重制相同余額的新卡，舊卡作廢。2.5.5 換卡處理2.5.5.1儲值卡一般不做換卡處理，特殊情況除外，如以公司名義購卡，數量大，且購買的所有卡均未使用，可以給予換卡處理。2.5.5.2換卡具體操作（因卡質量問題導致的換卡除外）：購卡人需出示身份證及原購卡票據，到INF填寫儲值卡換卡、退卡申請單（參見表4），INF憑申請單到財務室辦理，財務部長和銷售金負責人同意并簽字后，給予換卡。若需要換成其他面額卡，財務部無此面額的庫存卡，則需填建卡申請到銷售金處臨時建卡。換卡結束后，售卡出納員在系統中做原儲值

7、卡作廢登記，作剪角處理并向客戶收取作廢卡的工本費。2.5.5.3顧客儲值卡磁條損壞，原卡無法使用，需要做儲值卡換卡處理的情況。具體操作同上。2.5.6退卡處理2.5.6.1xxxxxxx儲值卡原則上不做退卡處理。顧客以公司名義購卡，整批卡未使用前要求退卡，購買日起一個星期內可以退卡。（對于整批購買，有部分儲值卡已有消費的情況，不作退卡處理。）2.5.6.2退卡具體操作：退卡人需出示身份證及原儲值卡購買發票（如用借記卡或貸記卡方式購買的，還需出示簽購單。）顧客到INF填寫儲值卡換卡、退卡申請單，寫明合理的退卡理由，INF憑顧客填寫的申請單到財務室，由財務部長和銷售金負責人簽字同意。售卡出納員做退

8、卡處理，在系統中作廢原卡，保留顧客身份證復印件。之后作剪角處理并向客戶收取作廢卡的工本費。同時，優惠返利卡也必須收回。2.5.6.3對客戶申請的退卡業務，財務部需查看儲值卡類別，區分儲值卡與優惠卡，若是正常銷售的儲值卡，按規定給予退款處理，若是優惠卡則不作退款處理。2.5.6.4退卡操作結束，INF專員必須當即剪掉原卡（售卡人員監督），并登記臺賬，記錄退卡信息。2.5.7優惠返利卡管理2.5.7.1客戶在一次性購卡一定金額以上的，按售卡金額的一定比例獎勵客戶優惠返利卡。2.5.7.2優惠返利卡建卡申請必須經過財務部長和銷售金負責人聯合簽字確認。2.6儲值卡退貨管理2.6.1適用范圍2.6.1.

9、1儲值卡退貨流程只針對可以使用儲值卡的資金托管的所有商戶。2.6.1.2如遇顧客通過以儲值卡購貨發生退貨時，店鋪可用現金至INF購買儲值卡作退貨處理。2.6.1.3鄭杉儲值卡原則上不做退貨處理，允許換貨處理。顧客可在同一品牌店鋪換取同款或其他款同價商品；或在同一品牌店鋪換取高于需換貨商品價格，并補差價若有顧客執意要退貨的情況：在INF處理。2.6.2具體退貨流程2.6.2.1店鋪人員帶顧客前往顧客服務中心（INF），INF人員審核店鋪提供的各類資料（儲值卡簽約單或發票、原始收銀小票等），填寫儲值卡建卡、領用申請單，由財務主管或財務部長簽字同意后交給銷售金管理處，銷售金領導簽字同意后建卡。2.6

10、.2.2根據上述審批完成建卡后，INF專員根據顧客提供的信息填寫完整購卡申請單，INFO專員進入商友系統儲值卡模塊的售卡環節，完成儲值卡的售卡錄入工作，由INFO主管審核確認。完成上述審核審批后，由INFO專員將儲值卡交給顧客本人，并要求顧客在購卡申請單上簽收，對于單筆金額1000元以上的需要提供顧客本人的身份證復印件。同時，INF專員需在收銀系統中做現金退貨處理（店鋪員工需在場；系統中視同現金退貨處理）。2.6.2.3退貨當日INFO按實際退貨金額在商友系統內入賬。2.6.3注意事項2.6.3.1原則上，xxxxxxx廣場不墊付退貨。2.6.3.2當發生顧客儲值卡退貨金額小于INF所有的儲值

11、卡面值金額時，差額部分，需要顧客自行支付多余部分。若顧客不愿意支付多余部分，可以留下顧客聯系方式及本人的身份證復印件，另行通知領取。3.0流程圖（另附）4.0政策4.1禁止未經培訓的相關人員不得作為操作人員申請賬戶及權限。4.2對于發生崗位變化或離崗的用戶，公司必須立即調整其在系統中的訪問權限。4.3禁止未經授權人員擅自調整、刪除或修改系統中設置的各項權限參數。4.4禁止信息系統用戶私自安裝非法軟件和卸載企業要求安裝的防病毒軟件。4.5公司信息系統操作人員必須在權限范圍內進行操作，嚴禁利用他人的口令和密碼進入軟件系統。4.6禁止任何信息系統訪問管理經辦人員和授權管理人員在執行信息系統賬號及權限

12、管理過程中不按程序處理業務，并對違反規定的責任人員按照有關獎懲管理程序予以相應的處分。4.7原則上本制度每年修訂一次，遇特殊情況時經授權審批后可隨時進行修改。本制度最終解釋權歸屬于公司總經理辦公會。5.0相關制度及表單表1xxx杉杉-010405-01 儲值卡建卡、領用申請單表2xxx杉杉-010405-02 購卡申請單表3xxx杉杉-010405-03 儲值卡銷售日報表表4xxx杉杉-010405-04 儲值卡換卡、退卡申請表1：儲值卡建卡、領用申請單儲值卡建卡、領用申請單申請部門：財務部 日期： 年 月 日卡類別卡號面額數量合計財務負責人簽字銷售金負責人簽字合計金額備注 建卡人： 復核人： 申請人： 簽收人：表2：購卡申請單購卡申請單 日期： 年 月 日購卡人姓名證件身份證單位營業執照聯系方式結算方式卡類別卡號面值數量合計支付信息賬戶： 賬號：開戶行：優惠卡合計金額表3：儲值卡銷售日報表儲值卡銷售日報表編號種 類卡