1、大學出版類檔案管理辦法第一章 總 則 第一條 根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國著作權法、國家出版局、國家檔案局出版社書稿檔案工作規定、國家教育部高等學校檔案管理辦法、高等學校檔案實體分類法、高等學校檔案工作規范等法律、法規精神，為加強我院出版類檔案管理工作，充分發揮其在學校各項工作中的作用，提高出版類檔案的質量和科學管理水平，特制訂本辦法。 第二條 凡是我校在編輯出版報紙、刊物、圖書、音像出版物活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等載體材料，均屬出版檔案。 第三條 出版檔案由我校檔案館集中統一管理，并確保其完整、系統、準確和安全，方便開發利用。 第四條 出版檔案是國家科學文化

2、和學校教學科研發展的歷史記錄，是學校檔案的重要組成部分，出版檔案工作要納入出版編輯單位的管理制度，納入出版工作計劃和規劃，納入各部(室)負責人和負責編輯、出版印制人員的職責范圍。出版、編輯部門在布置計劃、檢查、總結、驗收工作時，要同時布置計劃、檢查、總結、驗收出版檔案工作。 第五條 學校出版部門及出有刊物的各部門，應明確一名分管檔案工作的負責人，并確定適當的兼職檔案人員，協同檔案館認真做好出版檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。第二章 歸檔范圍的確定 第六條 確定的原則 1歸檔的編輯出版管理和出版活動中形成的文件材料必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。 2歸檔的出版文件材料必須反映

3、編輯出版管理職能和出版活動的全過程，保證完整、準確、系統。 3歸檔的出版文件材料必須遵循其自然形成規律，保持有機聯系，特別注意出版材料的成套性特點。 第七條 歸檔的主要內容和重點 1歸檔的主要內容包括綜合管理，出版物的編審、出版等方面的內容，具體范圍見附件一。 2歸檔的重點是出版活動各個階段形成的不同載體、形式的文件材料，尤其是出版物本身。 第八條 不歸檔的文件材料 1上級機關有關出版的普發(非專指高校)、不辦的文件； 2未生效的合同、協議書； 3不退、不用的稿件，非定稿的稿件； 4重份文件及校內單位發來的文件； 5無查考價值的事務性、臨時性函件； 6校外單位交換來的材料。 以上某些文件如認為

4、有必要保存，也可由有關部門有選擇地作資料暫存。第三章 立卷歸檔 第九條 學校報刊出版部門均為出版檔案的立卷單位。 第十條 出版物出版前，責任編輯應注意歸檔材料的積累和保管，將全部材料收集整理放入材料積累袋內，并隨時檢查歸檔材料是否完整、系統、準確，及時進行補救。 第十一條 出版物出版后，責任編輯必須將歸檔材料加以整理，按彼此間的自然聯系進行系統排列，放人案卷內，擬出標題，經部(室)主任審查和專(兼)職檔案員檢查后，編好卷內目錄，連同原稿(根據出版社書稿檔案工作規定中第三條規定，原稿根據其歷史參考價值，由編務部門處理退留。凡決定留存的原稿，在出書后隨書稿檔案一起歸檔)、清樣、樣書(均須寫入目錄內

5、)放入袋內。 第十二條 出版檔案以出版物名稱立卷，一書一刊組成一卷或數卷，期刊視情況幾期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。 第十三條 跨年的出版檔案，放在出版物的出版年度立卷。 第十四條 出版檔案內的原稿、清樣，均須除去金屬物，修補破損處，用線裝訂。 第十五條 卷內材料以左下方對齊，在左側裝訂。照片和不便裝訂的手跡，應放入特制的小紙袋內裝訂，裝訂線外有重要批注者，須進行貼邊處理。 第十六條 卷內文件材料按順序排好后，裝訂的案卷無論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，均應依次在非裝訂線一側下角編頁號，不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號戳記，并逐項填寫。 第十七條 卷

6、內目錄及卷末備考表應逐項認真填寫。 第十八條 出版檔案案卷標題以書籍著(譯)者、書名為標題，刊物以刊名加刊期為標題。 第十九條 歸檔驗收 1出版物出版后一個月內，出版部門的兼職檔案員向檔案館歸檔。 2校報兼職檔案員應在次年六月底前，將上年應歸檔的校報向檔案館移交，移交時填寫移交目錄一式二份，雙方各執一份。第四章 出版物檔案的管理 第二十條 檔案館負責接收學校除音像出版物外的各種出版檔案。音像出版物由電教中心檔案分室按大學聲像載體檔案管理辦法的要求立卷歸檔。 第二十一條 按高等學校檔案實體分類法檔號的編制原則；我校出版類檔案的分類由一、二級類目代號組成。 第二十二條 出版類檔案檔號；年度號+出版

7、檔案分類號十案卷號模式如下： 案卷號按二級類目流水。年度用出版物的出版年度。 第二十三條 檔案館對已接收的案卷，要認真搞好編目。 1在案卷脊背上填寫檔號。 2以案卷為單位登錄目錄，按檔號先后次序填寫。 3按出版物類型登錄分類目錄和專題目錄。 4按照GB3792585檔案著錄規則，編制圖書、校樣保管卡、案卷級、文件級出版檔案著錄卡，作為手工檢索卡和計算機采集卡使用。 5將編制的各種出版物檔案數據輸入計算機數據庫，逐步實現與學校信息系統聯網。 第二十四條 檔案館對已接收案卷，要進行妥善保管。 1案卷入庫必須做到物、帳、卡相符。然后按檔號順序排放。 2保管和其他技術要求，按高等學校檔案部門業務建設規范第9條規定執行。 第二十五條 鑒定和銷毀 1根據出版物的歷史價值、科學價值和使用價值，保管期限分永久、30年、短期三種：到期經過鑒定，根據價值和需要，也可以對保管期限的升降，進行適當調整。 2鑒定、銷毀程序、手續，均按高等學校檔案部門業務建設規范第10條執行。第二十六條 要認真做好檔案的統計工作，按高等學校檔案部門業務建設規范第10條執行。第五章 出版檔案的開發利用 第二十七條 開放的原則和查閱、借用的手續均按高等學校檔案部門業務建設規范第 11條，國家檔案局、國家科委開放利用科學技術檔案信息資源暫行辦法執行。