1、河北億源商貿有限責任公司編制部門財務部文件名稱文件編號YYLC-CW-01編制人費用報銷規定版本A崗 位財務部經理頁 碼共5頁目 的：為加強費用管理，明確審批權限，規范報銷手續，特制定此制度。適用范圍：適用于全公司費用報銷。名詞解釋：無涉及部門主要職責財務部負責全公司各項費用報銷的審核。各部門經理、運營中心總監負責所轄范圍內各項費用需求提案的申報和審核，負責業務結束后費用報銷的審核。總經理負責各項費用需求提案和業務結束后費用報銷的批準。具體描述費用報銷本著“必要、合理、節約”和“誰使用誰負責”的原則，采用事前審批，事后審核 的方法，由財務部統一核算。公司的一切費用開支，堅持總經理一支筆審批的原

2、則，即所有費用的發生（包括臨時性 發生的費用）必須報請總經理審批后方可執行。資金支出及費用報銷審批各部門必須使用統一的億源商貿報銷簽批單進行費用的審批、報銷。公司員工因公出差、對外交際應酬、購買物品，企劃印刷，車輛維修等事項發生，需 提前寫提案報總經理批準后方可進行。非現金結算的業務結束后，需讓對方開出兩聯收據或 費用明細清單，其中一聯在48小時內到總經理處簽上“未付款”字樣后傳財務備案，便于財務 及時計提費用，同時能讓總經理及時了解公司費用情況，便于調配公司款項。-可編輯修改-所有報銷的款項支付，除零星支出外，應當避免以現金形式支付，而應通過銀行辦理 匯款。因業務的特殊性需借款，經辦人填制借

3、款申請單，注明申請部門、經辦人、用途 及申請金額，經部門經理、所屬運營中心總監、財務經理審核，總經理批準后，財務部按借 款申請單批復金額支取借款給經辦人，同時保留借款申請單原件；遇一事一議業務，如物品現金采購等，業務結束后由經辦人填報億源商貿報銷簽批單， 并提交業務附件和單據，經部門經理、所屬運營中心總監、財務審核員、財務部經理審核， 總經理批準后予以報銷；報銷票面金額低于借款金額的，由經辦人予以補現金至財務部出納， 并抽取借款申請單；報銷票面超過借款金額的，財務出納支取現金給經辦人，經辦人抽 取借款申請單；對于長期循環存在的業務，經總經理批準借款申請單可延續，每次報賬后財務出納 支付現金給經

4、辦人。對于5000元以上的現金支出，遇節假日的，在休假前一天下班前通知財務部。報銷的原始單據必須是合法的發票或收據，發票或收據要求字跡清楚、項目齊全、大小 寫金額相符，蓋有銷售單位的“財務專用章”或“發票專用章”臺頭處注明公司全稱，不得隨意 簡化；如無合法發票或收據，報銷均需填寫我公司現金支付說明單，注明事由、金額（大 小寫）、經手人及其聯系方式。費用報銷審批注意事項凡一事一議業務預借款在規定時間（48小時），不辦理費用報銷沖賬手續，公司將定期 通報，一周內拖欠不還者，從經辦人工資中扣除并予以考核，且在上次借款尚未結清前，經 辦人不得再次借款。餐費報銷需有證明人簽字并有酒店原始明細單據方可報賬

5、。費用報銷項目要求-可編輯修改-范圍：可計入期間費用的各種費用開支，支出后填寫費用報銷單。費用項目按公司二級科目的預設填寫：差旅費、運輸費、通訊費、水電費、修理費、 保險費、廣告費、勞動保護費、業務招待費、辦公費、培訓費等 ；支出原因應如實填寫。主要費用項目要求（必須提前寫提案進行簽批）廣告費：廣告費包括海報印刷、氛圍營造、媒體宣傳、廣告發布、促銷獎品等，廣告 費需提前進行預算并報總經理審批后方可執行。差旅費：出差人員在出差前必須經領導審批后方可出差。出差歸來后，及時報賬并歸 還借款，憑填寫齊全的億源商貿報銷簽批單附原始單據，按報銷手續審批完成后到財務 部報賬。業務招待費：事務發生前，經辦人應

6、事先向公司領導請示，向領導陳述招待對象、開 支原因、來客人數、陪客人數、預計開支金額，經領導審批后方可開支。業務招待費原則上 應在公司定點飯店或賓館（總辦室負責聯系）進行，按合同進行打折。開支后應填寫億源 商貿報銷簽批單，按規定進行報銷。單據的使用及填寫要求單據的書寫要求填寫報銷單據或取得的原始憑證，應使用黑色鋼筆或簽字筆，需要復寫的原始憑證， 禁止使用圓珠筆、鉛筆。有大小寫金額的，大小寫金額必須相符。從外單位取得或向外開出的原始憑證，必須蓋有稅務部門和財政部門監制章及填報單 位的財務專用章。匯總填寫的原始憑證，必須附有開出單位蓋章的清單，清單必須與發票相符。填寫原始憑證要求內容齊全，書寫規范

7、，文字簡明，用詞確切，數字計算準確，不得 涂改、挖補。-可編輯修改-從外單位取得的原始憑證如有遺失，原則上一律不予報銷。特殊情況：如因不可抗力 因素遺失的，經總經理批示，可用同等金額，同等類別的發票沖抵并報銷。報銷簽批單據填寫時，應注明所附單據張數。所有資產類的報銷，必須附有固定資產、低佰易耗品驗收單，列明采購單位的地址、聯系電話、聯系人，重大資產應附招投標書，確認資產責任人 ；登記固定資產卡片或個人物品卡片賬。費用報銷單據的簽批：經辦人必須是直接操作人或熟知整個事情經過的人，遇到領導詢問必須能清楚解答；部門經理必須對本次報銷單據所附內容的真實性負責；由財務部審核報銷單據是否填寫、粘貼規 范，

8、是否經過有效批準，所附附件是否合法合規等，對符合要求的報銷單據應及時交與風險 管控部，對不符合的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由；風險管控部對票據本身進行二次 復審;出納收到報銷單后應檢查負責人、公司負責人、會計簽字是否齊全，對審批手續齊全的 報銷單據應及時給予報銷，對于不符合審批手續的報銷單出納有權拒絕報銷或付款。單據的粘貼要求報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改；報銷單封面與封面的拖紙必須大小一致，各票據不得突出于封面和托紙之外（票據過大時應按封面大小折疊好）；報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷附件單據張數及金額；7附件億源商貿報銷簽批單借款申請單-可編輯修改-7.3現金支付說明單會簽審核簽批借款單-可編輯修改-借款人部門經理 財務經理董事長億源商貿現金支付說明單無票事由說明大寫小寫經辦人部門經理日期單位聯