1、 作業指導書_采購業務目錄 TOC o 1-1 t Heading 2,2,Heading 3,3 1.0概述 PAGEREF _Toc194387316 h 31.1內容介紹 PAGEREF _Toc194387317 h 31.2采購業務流程圖 PAGEREF _Toc194387318 h 41.3采購合同 PAGEREF _Toc194387319 h 51.4采購申請單61.4采購訂單111.6收料通知單151.7外購入庫單171.8采購發票191.9費用發票211.10委外加工221.11發票鉤稽24作用指導書_采購業務版本變更記錄版本號時間作者變更內容1.02008-4-03張明

2、創建文檔武雁翔審核概述感謝您使用金蝶K/3 ERP系統。本手冊是采購業務的操作指導書。內容介紹本手冊包含以下內容合同、采購申請、采購訂單、入庫、發票、委外加工等業務的系統處理方式；采購業務流程圖合同合 同1點擊桌面的金蝶圖標 2錄入登陸的用戶名稱及密碼，然后點擊【確定】按鈕，如果存在多個帳套，用戶還需選擇具體使用的帳套。3按照如下步驟進入合同錄入界面：【供應鏈】【采購管理】【合同】【合同資料新增】，用鼠標左鍵雙擊“合同資料新增”4如果合同需要帶產品明細，則在“錄入產品明細”后面的方框中打上勾；如果不打上勾，則下方的產品錄入窗體將被隱藏；系統默認為打勾。錄入合同名稱；將鼠標單擊在核算項目欄位后面

3、的橫線，然后按“F7”調出供應商清單，選擇相應供應商。在界面的右邊小窗體中，按照簽定的付款條款在此詳細錄入具體什么時間付多少款；在下面的產品明細錄入窗體，錄入合同包括的產品的料號、數量、單價等信息；在單尾對部門及執行的業務員進行維護，如果對合同有特殊說明，可在附件中錄入。5合同信息維護完畢后，點擊大工具欄上的【保存】按鈕，然后進行審核（用戶也可以通過合同查詢進入合同序時簿界面，對需要審核的合同進行審核）6按照如下步驟調用合同查詢功能：【供應鏈】【采購管理】【合同】【合同資料查詢】，然后雙擊【合同資料查詢】，系統自動彈出合同過濾界面，用戶可以在此界面設置過濾條件，使系統在序時簿中只顯示我們想看的

4、數據。當然過濾的條件名稱都是合同上的一些字段，用戶可以根據自己的具體情況進行設置，比如在“項目名稱”下拉框中選擇核算項目，“比較”選包含，“比較值”欄錄入供應商名稱中包含的字“晟”，單據狀態選擇“未審核”那么系統就會顯示所有名字中包含“晟”的供應商的未審核的合同；設置完畢后選擇在過濾界面單擊【確定】按鈕，系統自動調用序時簿界面7在序時簿界面，用戶可以通過單擊工具欄上的“新增”“查看”“修改”“刪除”“復制”“審核”“打印”等執行相應操作：新增：增加合同，與上述的合同新增 的錄入方式一致； 查看：調出選中合同記錄的原始合同供用戶查看； 修改：當合同未被審核時，用戶可以對合同進行修改； 刪除：可以

5、對未審核狀態的合同進行刪除； 復制：按照選中的合同復制一個內容一樣的合同； 打印：將合同打印成紙質合同；1.4采購申請單采購申請單1按照如下步驟進入采購申請單錄入界面：【供應鏈】【采購管理】【采購申請】【采購申請單手工錄入】，用鼠標左鍵雙擊“采購申請單手工錄入”2單據錄入：在彈出的采購申請單的錄入界面錄入相應的請購信息，比如：領料部門、申請物料、數量、到貨日期、申請人等信息；涉及部門、物料、人員等信息時，用戶可以按“F7”調出對應的信息列表供用戶選擇，特別是物料的選擇，可以通過“CTRL”“SHIFT”分別進行間斷或者連續選擇，以減輕單身物料的錄入量錄入完畢可以按照如下方式保存：（1）單擊工具

6、條上的【保存】；（2）選擇【文件】【保存】；（3）直接使用快捷鍵Ctrl+S。審核直接點擊工具欄上的【審核】按鈕如果用戶錄入不完整、或者錄入非法信息，系統會隨時給予提示，用戶按照提示進行處理即可3進入采購申請單的序時簿：按照如下步驟調用采購申請查詢功能：【供應鏈】【采購管理】【采購申請】【采購申請查詢】，然后雙擊【合同資料查詢】，系統自動彈出合同過濾界面，用戶可以在此界面設置過濾條件，使系統在序時簿中只顯示我們想看的數據。當然過濾的條件名稱都是采購申請單上的一些字段，用戶可以根據自己的具體情況進行設置，比如在“名稱”下拉框中選擇申請部門，“比較”選等于，“比較值”欄錄入部門名稱或者按“F7”選

7、擇原料車間，單據狀態選擇“未審核”那么系統就會顯示所有原料車間申請的未審核的采購申請單；設置完畢后選擇在過濾界面單擊【確定】按鈕，系統自動調用序時簿界面4采購申請單序時簿的業務功能：在序時簿界面，用戶可以通過單擊工具欄上的“新增”“查看”“修改”“刪除”“復制”“審核”“合并”“打印”等執行相應操作：新增：增加采購申請單，與上述的采購申請 單新增的錄 入方式一致； 查看：調出選中記錄的原始采購申請單供用戶查看； 修改：當合同未被審核時，用戶可以對采購申請單進行修改； 刪除：可以對未審核狀態的合同進行刪除； 復制：按照選中的合同復制一個內容一樣的采購申請單； 打印：將采購申請單打印成紙質采購申請

8、單； 合并：按SHILT或者CTRL連續/間斷選中序時簿中任意的相同物料的申請記錄，然后單擊工具欄上的【合并】按鈕5采購申請單序時簿的業務功能：選擇好需要處理的采購訂單后，點擊工具欄上的【編輯】按鈕，在其下拉菜單中顯示單據處理的相關操作：“反審核”“關閉”“反關閉”反審核：對已經審核的單據進行反審核；關 閉：當采購申請單上的物料數量被執行完畢后系統自動對其進行關閉，同時用戶可以對未執行完畢的采購申請單進行手工關閉，即直接點擊圖上下拉菜單上的【關閉】按鈕反關閉：只能對已經手工關閉的單據進行反關閉6采購申請單的生成方式還有多中：庫存缺貨查詢錄入物料配套查詢生成根據MPS/MRP計劃自動生成銷售訂單

9、關聯生成15采購訂單采購訂單1按照如下步驟進入采購訂單錄入界面：【供應鏈】【采購管理】【采購訂單】【采購訂單手工錄入】，用鼠標左鍵雙擊“采購訂單手工錄入”2采用上拉式生成采購訂單：首先點擊單頭部分的“源單類型”，在其下拉菜單中選擇源頭單據的類型：銷售訂單、采購申請單、合同、銷售訂單等，比如選擇采購申請單，3單擊“選單”后面的下劃線，按“F7”，系統自動調出采購申請單序時簿，用戶可以選擇需要生成采購訂單的采購申請單記錄，然后點擊工具欄上的【返回】按鈕4返回采購訂單維護界面后，對供應商、價格等信息進行維護，完畢后保存，保存方式同采購申請單；審核直接點擊工具欄上的【審核】按鈕注意：用戶可以對上拉生成

10、的物料數量進行修改，5進入采購申訂請單的序時簿：按照如下步驟調用采購訂單查詢功能：【供應鏈】【采購管理】【采購訂單】【采購訂單查詢】，然后雙擊【采購訂單查詢】，系統自動彈出訂單過濾界面，用戶可以在此界面設置過濾條件，使系統在序時簿中只顯示我們想看的數據。當然過濾的條件名稱都是采購訂單上的一些字段，用戶可以根據自己的具體情況進行設置，比如在“名稱”下拉框中選擇供應商，“比較”選包含，“比較值”欄錄入供應商名稱中包含“恒”，單據狀態選擇“未審核”那么系統就會顯示所有供應商名稱中包含“恒”的未審核的采購訂單單；設置完畢后選擇在過濾界面單擊【確定】按鈕，系統自動調用序時簿界面6采購訂單序時簿的業務功能

11、：在序時簿界面，用戶可以通過單擊工具欄上的“新增”“查看”“修改”“刪除”“復制”“審核”“合并”“打印”等執行相應操作：新增：增加采購訂單，與上述的采購申請 單新增的錄 入方式一致； 查看：調出選中記錄的原始采購訂單供用戶查看； 修改：當合同未被審核時，用戶可以對采購申請單進行修改； 刪除：可以對未審核狀態的合同進行刪除； 復制：按照選中的合同復制一個內容一樣的采購訂單； 打印：將采購申請單打印成紙質采購訂單； 合并：按SHILT或者CTRL連續/間斷選中序時簿中未審核的任意的相同物料的訂單記錄，然后單擊工具欄上的【合并】按鈕7采購訂單序時簿的業務功能：選擇好需要處理的采購訂單后，點擊工具欄

12、上的【編輯】按鈕，在其下拉菜單中顯示單據處理的相關操作：“反審核”“關閉”“反關閉”反審核：對已經審核的單據進行反審核；關 閉：當采購訂單上的物料數量被執行完畢后系統自動對其進行關閉，同時用戶可以對未執行完畢的采購訂單進行手工關閉，即直接點擊圖上下拉菜單上的【關閉】按鈕反關閉：只能對已經手工關閉的單據進行反關閉8采購訂單的生成方式還有多中：下推關聯生成 先通過查詢找出源單據記錄，選擇好后單擊工具欄上的按鈕【下推】，然后在其彈出的菜單中選擇【生成 采購訂單】，其他信息的維護及功能操作同上拉關聯生成采購訂單手工錄入1.6收料通知單收料通知單1按照如下步驟進入收料通知單錄入界面：【供應鏈】【采購管理

13、】【收料通知】【收料通知單錄入】，用鼠標左鍵雙擊“收料通知單錄入”2采用上拉式生成收料通知單：首先點擊單頭部分的“源單類型”，在其下拉菜單中選擇源頭單據的類型：采購訂單、進口訂單、采購發票等，比如選擇采購訂單，3單擊“選單”后面的下劃線，按“F7”，系統自動調出采購訂單序時簿，用戶可以選擇需要生成收料通知單的采購訂單記錄，然后點擊工具欄上的【返回】按鈕4返回采購訂單維護界面后，對按照供應商送貨單上的數量修改收料通知單上的“數量”字段，完畢后保存，保存方式同采購申請單，審核直接點擊工具欄上的【審核】按鈕注意：收料通知單的序時簿操作同采購訂單！1.7外購入庫單外購入庫單1按照如下步驟進入收料通知單

14、錄入界面：【供應鏈】【采購管理】【入庫】【外購入庫單錄入】，用鼠標左鍵雙擊“外購入庫單錄入”2采用上拉式生成外購入庫單：首先點擊單頭部分的“源單類型”，在其下拉菜單中選擇源頭單據的類型：采購訂單、采購檢驗申請單、收料通知單等，這里我們選擇收料通知單。3單擊“選單”后面的下劃線，按“F7”，系統自動調出收料通知單序時簿，用戶可以選擇需要生成外購入庫單的收料通知單記錄，然后點擊工具欄上的【返回】按鈕注意：用戶可以使用CTRL和SHIFT進行間斷和連續選擇；4返回外購入庫單維護界面后，對單頭及單尾的其他字段進行維護，完畢后保存，保存方式同采購申請單，審核直接點擊工具欄上的【審核】按鈕注意：外購入庫單

15、的序時簿操作同采購訂單，另外在【編輯】下拉菜單新增了如下功能：拆分單據：將外購入庫單拆分成多張，主要應用于發票的鉤稽中；合并單據：將拆分過的外購入庫單進行合并核銷：將內容相同的紅藍字外購入庫單進行沖銷，避免財務增加憑證的量反核銷：將已經核銷的發票返回到未核銷狀態1.8采購發票采購發票1按照如下步驟進入收料通知單錄入界面：【供應鏈】【采購管理】【結算】【采購發票錄入】，用鼠標左鍵雙擊“采購發票錄入”2采用上拉式生成外購入庫單：首先點擊單頭部分的“源單類型”，在其下拉菜單中選擇源頭單據的類型：采購訂單、采購發票、外購入庫單等，這里我們選擇外購入庫單。3單擊“選單”后面的下劃線，按“F7”，系統自動

16、調出外購入庫單序時簿，用戶可以選擇需要生成采購發票的外購入庫單記錄，然后點擊工具欄上的【返回】按鈕注意：用戶可以使用CTRL和SHIFT進行間斷和連續選擇；4返回采購發票維護界面后，對單據上的其他字段信息進行維護，完畢后保存，保存方式同采購申請單，審核直接點擊工具欄上的【審核】按鈕注意：采購發票的序時簿操作同采購訂單，另外在【編輯】下拉菜單新增了如下功能：鉤 稽： 發票/費用發票與外購入庫單鉤稽反鉤稽： 將已經鉤稽的發票返回到未鉤稽狀態拆分單據：將采購發票拆分成多張采購發票，主要應用于發票的鉤稽中；合并單據：將拆分過的發票進行合并核 銷：將內容相同的紅藍字發票進行沖銷，避免財務增加憑證的量反核

17、銷： 將已經核銷的發票返回到未核銷狀態1.9費用發票費用發票1按照如下步驟進入收料通知單錄入界面：【供應鏈】【采購管理】【費用發票】【費用發票錄入】，用鼠標左鍵雙擊“費用發票錄入”2進入費用發票錄入維護界面，首先點擊“采購發票號碼”后面的方框，然后按“F7”調出采購發票序時簿，選擇費用發票對應的發生采購費用的材料的采購發票，然后點擊工具欄上的【返回】按鈕如果費用屬于委外加工費用，則首先點擊“委外加工入庫單號”后面的方框，然后按“F7”調出委外加工入庫單序時簿，選擇費用發票對應的發生委托加工費用的材料的委外入庫單，然后點擊工具欄上的【返回】按鈕3返回費用發票維護界面后，對單據的其他信息進行維護，

18、完畢后分別點擊工具欄上的【保存】【審核】按鈕注意：費用發票單身錄入的信息為采購費用類型：運費、稅費、其他采購費用等 具體的每類費用明細需要在基礎資料中維護，或者將鼠標停留在費用代碼欄位上，然后按“F7”，在彈出的界面上點擊工具欄上的【新增】按鈕，也可對費用進行維護；1.10委外加工委外加工1按照如下步驟進入收料通知單錄入界面：【供應鏈】【采購管理】【委托加工管理】【委托加工發出錄入】，用鼠標左鍵雙擊“委托加工發出錄入”2在委托加工發出單的維護界面進行信息維護：委托加工單位：按 “F7”選擇委托加工商；委托加工要求：錄入產品加工要求；發料倉庫：選擇實際發料的倉庫；單身信息：按“F7”選擇加工發出的物料，然后在“數量”字段錄入需要發出的具體數 量；單尾：按 “F7”選擇人員信息完畢后分別點擊工具欄上的【保存】【審核】按鈕；3按照如下步驟進入收料通知單錄入界面：【供應鏈】【采購管理】【委托加工