1、檔案管理辦法(bnf)主要(zhyo)內(nèi)容及歸檔(gudng)范圍1、主要內(nèi)容1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無缺。 1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。 2、歸檔范圍 2.1行政綜合類：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。 2.2組織人事教育培訓(xùn)類：員工個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員工花名冊(cè)、培訓(xùn)登

2、記表等。 2.3會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。 二、檔案的管理機(jī)構(gòu)及其主要職責(zé)1、管理機(jī)構(gòu)1.1 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。1.2 各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。2、檔案管理機(jī)構(gòu)主要職責(zé)：2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；2.2對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；2.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；2.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。三、檔案的種類1、法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種

3、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。2、 企業(yè)的重大(zhngd)決議。包括(boku)由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、督委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政(xngzhng)會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。3、 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。4、 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。5、批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。7

4、、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。8、匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。9、勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。10、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。11、題贈(zèng)性

5、資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供(tgng)的題詞、書畫、工藝制品等。12、技術(shù)性資料(zlio)。包括(boku)各類工程圖紙、竣工資料等。四、檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。五、檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。六、立卷歸檔的范圍凡屬本標(biāo)準(zhǔn)的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。

6、七、立卷歸檔的時(shí)間1、 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交行政文化和中心立卷歸檔。2、對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。八、立卷歸檔的要求1、各部門文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。3、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起4、 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)

7、出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止(jnzh)用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。6、立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持(boch)文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。7、 立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征(tzhng)的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。8、 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。9、立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。10、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映

8、問題，做到查找方便。11、各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。12、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。九、檔案的借閱1、 檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)情況下，可查閱無密級(jí)檔案。2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。3、 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污

9、損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。4、對(duì)珍貴(zhngu)或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。5、檔案室證明材料(cilio)只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。6、 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)(shux)。如延長借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時(shí)催還。7、 借閱檔案須妥善保管，若有遺

10、失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。十、檔案保密要求1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。2、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。3、有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。6、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。7、檔案管理員丟失或擅

11、自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。8、企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理(zhngl)已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理人員調(diào)離(dio l)，應(yīng)由行政(xngzhng)文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。十一、檔案的保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 1.永久保存：1.1公司章程；1.2股東名簿；1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則；1.4董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；1.5財(cái)務(wù)報(bào)表；1.6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；1.7不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；1.8工程設(shè)計(jì)圖；1.9其他經(jīng)核

12、定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預(yù)算、決算書類；2.2會(huì)計(jì)憑證；2.3事業(yè)計(jì)劃資料；2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：3.1期滿或解除之合約；3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存： 結(jié)案后無長期保存必要者。5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。十一、超期檔案的銷毀1、對(duì)超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)(jngyn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作

13、為(zuwi)它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。十二(sh r)、檔案的保管1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。十三、 附則 1、本制度由行政文化中心起草。 2、本制度經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)發(fā)布。 3、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。 文件資料管理流程圖附件一文件發(fā)行是否合格回收或銷毀附件1表4NoYes文件資料編制文件會(huì)審是否合格文件批準(zhǔn)是否合格文件登記及維護(hù)附件二表3表5NoNoYes附件二附件

14、三附件五附件六附件(fjin)一：文件(wnjin)歸檔登記表文件名稱文件編號(hào)文件總頁數(shù)歸檔編號(hào)歸檔存放處保密等級(jí)保管期限說明：歸檔時(shí)間送交人接收人修改變更記錄象修改日期更改單號(hào)送交人接收人存檔變更記錄附件(fjin)二受控文件(wnjin)清單文件編號(hào)文件名稱發(fā)行日期最新版號(hào)發(fā)放部門舊版收回記錄附件(fjin)三 歸 檔 案 卷 目 錄卷宗(jun zng)號(hào)： 目錄(ml)號(hào)： 部門(bmn)：案卷順序號(hào)立卷類目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注附件四檔案(dng n)內(nèi)容登記表 類別(libi)： NO:案 號(hào)內(nèi) 容備 注附件(fjin)五（機(jī)密(jm)）文件保管備查簿類別(libi

15、)： No. 歸檔日期原文件編號(hào)內(nèi)容摘要經(jīng)辦部門檔號(hào)預(yù)定保存期限份數(shù)注副本影本附件(fjin)六閱檔催還單 同志(tngzh)：您所調(diào)閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管理，請(qǐng)依檔案調(diào)閱規(guī)則(guz)于 月 日前送還。檔案室年 月 日檔號(hào)文號(hào)名稱借期送還期數(shù)量備注宗冊(cè)附件(fjin)七檔案(dng n)調(diào)閱單檔案名稱或收發(fā)文號(hào)核批調(diào)閱人借出日期年 月 日檔號(hào)及件數(shù)還卷日期年 月 日（經(jīng)收人簽章）共宗（件）注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人，第二聯(lián)留存(li cn)檔案室備查。附件(fjin)八企業(yè)檔案管理編號(hào)方案一級(jí)類目代碼二級(jí)類目范圍名稱及代號(hào)名稱及代號(hào) 董事辦行政事

16、務(wù)01行政事務(wù)工作等審計(jì)工作02各項(xiàng)審計(jì)工作后勤福利03職工生活福利外事工作04涉外活動(dòng) 總工辦經(jīng)營決策01企業(yè)改革，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，方針目標(biāo)計(jì)劃工作02企業(yè)年度計(jì)劃，各項(xiàng)發(fā)展計(jì)劃產(chǎn)品銷售03市場(chǎng)分析，用戶調(diào)查、產(chǎn)品銷售、廣告宣傳、售后服務(wù)工作等物料管理04產(chǎn)品包裝設(shè)計(jì)稿、倉庫管理、廢舊物資回收企業(yè)管理05企業(yè)普查經(jīng)營管理中心按工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目購置土地合同、協(xié)議，房地產(chǎn)證，工程預(yù)算、決算，竣工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工總結(jié)等財(cái)經(jīng)管理中心會(huì)計(jì)報(bào)表01月、季、年度財(cái)務(wù)報(bào)告會(huì)計(jì)帳簿02總帳、明細(xì)帳、日記帳會(huì)計(jì)憑證03原始憑證、記帳憑證、匯總憑證其他04固定資產(chǎn)的新增、調(diào)撥人力資本中心人員編制員工檔案資料招聘人員招聘記錄勞動(dòng)合同員工勞動(dòng)合同社會(huì)保險(xiǎn)社保繳費(fèi)各類月報(bào)、憑證，增減員記錄行政文化中心行政事務(wù)01行政事務(wù)工作等審計(jì)工作02各項(xiàng)審計(jì)工作后勤福利03職工生活福利外事工作04涉外活動(dòng)一級(jí)類目名稱及代號(hào)代碼二級(jí)類目名稱及代號(hào)范圍名稱及代號(hào)名稱及代號(hào)企業(yè)獲得的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯