1、檔案管理規定撰寫： 發布：2020年8月1日文件編號：WI-YJF-014 版本:A0版本歷史序號版本修訂內容修訂部門/人修訂時間1VI. 0制定2020-8-12345本標準規定了檔案管理的內容與要求，適用于公司及各部門。2規范性引用文件以下文件中的條款通過本程序的引用而成為本程序的條款。但凡注日期的引用文 件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本程序，但鼓勵根 據本程序達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。但凡不注日期的引用文 件，其最新版本適用于本程序。ISO/IEC27001：2013 信息技術-平安技術-信息平安管理體系要求ISO/IEC27002：2

2、013 信息技術-平安技術-信息平安管理實用規那么中華人民共和國檔案法3術語和定義以下術語和定義適用于本標準。企業檔案：指我司在各項活動中形成的全部檔案的總和，包括行政管理、經營管理、 財務審計、人事勞資、設備、儀器等方面。4職責和權限人力行政部是全公司檔案管理工作的指導部門，在副總經理的領導下開展工 作。負責全公司檔案工作的檢查、監督和指導；統一負責全公司檔案管理的統籌、協調、組織、管理和考核工作。業務部門的檔案管理做好與本部門業務有關的文件材料的形成、積累、整理、保管工作。4. 2. 2業務部門檔案管理工作的任務是：做好與本部門業務有關的各種原始記錄、工作記錄、憑證、臺賬、統計報表等基礎

3、資料的形成、積累、整理和歸檔工作；完成業務有關檔案的修改、補充、鑒定、編撰等工作；配合人力行政部開展檔案的 開發利用工作；根據公司檔案管理計劃和現代化規劃完成與本部門有關的各項任務；根據公司檔案管理的統一要求，把檔案管理納入本部門的職責范圍。2.3各業務部門或業務部門的所有工作小組（TEAM）應設專（兼）職檔案管理 員一名，負責做好本部門與檔案有關的工作，參加公司檔案管理的統一活動。檔案管理 員在部門負責人的領導下開展工作，在檔案管理方面接受人力行政部的指導。5活動描述1文件檔案管理文件材料的歸檔范圍包括：5. 1.1. 1重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典 型發

4、言、會議簡報、會議記錄等。5. 1. 1. 2本公司對外的正式發文與有關公司來往的文書。5. 1. 1.3上級單位發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、 計劃等文件材料。5. 1. 1. 4本公司的請示與上級單位的批復。5. 1. 1. 5本公司反映主要職能活動的報告、總結。本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表 及簡報。5. 1. 1.7本公司與有關公司簽訂的合同、協議書等文件材料。5. 1. 1. 8本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、 錄像、內刊等。5. 1. 1. 10工作

5、中所形成的保密性文檔。5. 1.2文件材料整理5. 1.2. 1采用保管期限一年度一組織機構分類法，將文件區分保管期限、年度并集 中排放在一起登記保存。歸檔文件以“件”為整理單位，即進行文件整理。由各部門或經辦人員負 責整理，一般以每份為一件，如原件與復制件，正文與附件，轉發與被轉發、來文與復 文為一件、報表、名冊、圖冊各自為一件。歸檔文件分年度時，一般應以文件簽發日期（即落款日期）為準，來確定文件所屬年度。組合為一件的日期，應以裝訂排列在前面的文件的日期為準。文件材料的件號按文件材料時間的順序排列。按文件材料的排列順序編 制，件號流水編排。本公司檔案保管期限各部門應參照相關文件要求的保管期限

6、，未標明保管 期限的按照7年保存期執行。5.2聲像檔案管理5.2. 1歸檔范圍1）上級單位領導視察、檢查工作的照片、聲像資料。2）其他同行或企業來參觀學習、檢查指導等活動形成的照片、聲像資料。3）本公司重要活動、事件的聲像資料、有紀念和憑證性的照片、錄音、錄像資料。4）本公司召開董事會、監事會、股東會等重要會議所形成的照片、錄音、錄像資 料。聲像檔案整理5.2. 2. 1經辦人員在照片沖洗加工后、錄音錄像結束后一周內及時整理歸檔。. 2.2錄音帶、錄像帶必須聲音清楚、圖像清晰，并加以備注說明（事由、時間、 地點、人物、背景）。檔案保管5. 3. 1檔案保管應做到防火、防盜、防漬、防有害生物等方

7、面工作。5. 3.2對發現的載體破損、霉變、字跡褪色的檔案及時進行修復、復制或作其他技 術處理。5. 3.3檔案使用的各式裝具和表格應由檔案管理部門統一設計、監制。5.4檔案遷移5. 4.1檔案原那么上不外借，查閱者可到相關部門查閱。如有特殊情況需要外借時, 經部門經理或總經理審批后，在檔案借閱登記表中登記。外借檔案必須及時交還。 退回檔案時，文書應當面核對無誤后注銷。假設發現遺失，應由借閱部門寫出書面報告， 由領導決定處理。借閱人員在使用時應保護相關資料，并遵守以下規定：1）不得泄露應保密的檔案內容，維護國家平安、本公司利益和他人合法權益；2）不得圈注、涂改、損毀、喪失、偽造檔案；3）未經批準，不得抄錄、復制、轉借或公布檔案。如果需要遷移時，需要經部門經理，機密文件以上的需經總經理批準方可進 行遷移。為便于檔案檢索利用，除紙質文件檔案外，將歸檔文件錄入電子表格。5.5檔案銷毀5.1對已過保存期檔案需要銷毀時，需要經總經理及相應負責人鑒定后，記錄在 檔案銷毀清冊上銷毀。5.2對批準銷毀的檔案、資料要按規定處理，銷毀時必須由兩人監督。5.6檔案檢查每半年各檔案保存部門應進行檔案檢查，出現檔案喪失、損毀的情況應盡可能找回 或修復，不能找回或修復的應填寫喪失、損毀檔案清單。6報告和記錄本程序發生的報告和記錄匯總表見表1 （表式見附