1、行政公文寫作培訓2014-6-20主要內容行政公文基礎知識公文規范格式介紹公文基本語言要求企業常用公文（行政公文+應用文書）介紹： 通知：應用頻次最高 通報：應用頻次僅次于通知 會議紀要、會議記錄 證明：收入證明、離職證明、任職證明、事故證明 請示一、行政公文基礎知識一、行政公文基礎知識文體特點： 作者特定性：公文起草者是組織的代筆人，表達組織意志而非個人意志 內容權威性：對問題的認識和結論是組織的集體認識，在內容上具有唯一權威性。 體式規范性：行政公文有嚴格的公文體式，一般公文也有約定俗成的規范體式 效力法定性：對全體成員有約束力 行文程序性：發布程序有嚴格規則性，行文必要性決策落實作者初稿

2、擬寫責任領導審閱修改定稿加蓋公章正式發布文頭文件名稱發文字號簽發人緊急程度秘密等級份號主文標題題注（注釋、說明標題的文字）主送機關正文發至級限（有密級文件的發送級別限制）附件發文單位印章成文年月日二、公文二、公文規規范格式介范格式介紹紹7文尾主題詞抄送單位印發機關附注頁碼印發份數 公司文件公司文件 （文件（文件份號份號）0001 機密一年機密一年 關關于于 的通知的通知(主送機主送機關關/受文受文單單位或部位或部門門）： （正文） XXX辦發辦發 2008XX號號 特特 急急 。 附件：附件：1、 份份 2、 份份 公司或部公司或部門門印章印章二二O一一O年三月二日年三月二日（附注：（附注：）

3、 主主題詞題詞： 抄送：抄送：、 （印（印發單發單位）位） 年年月月日印日印發發（共印（共印XX份份）二、公文規范格式介紹文頭部分（一）文件名稱：由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”兩字組成。如“ 禾豐集團總部文件”（二）發文字號：由發文機關代字、年份、序號三部分組成。如：人力資源部2008014號 注意：年份，要用阿拉伯數字完整書寫，用括號括起來。括號須用方括號“ ” （三）簽發人：上報的公文需在首頁標識簽發人姓名。 “簽發人”是指批準發出公文的機關領導人，標明在發文字號右側空兩字位置處。（四）緊急程度： 緊急程度是指送達和辦理公文的時限要求，分“特急”、“急件”。（五）秘密等級：是指公文

4、內容涉及秘密程度的等級。 秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。 秘密標志為。如“機密5年”（六）份號：又稱份數序號，是指將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。文頭包括：文件名稱、發文字號、簽發人、緊急程度、秘密等級、份號等項內容。文頭位于公文首頁上端，約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。二、公文規范格式介紹主文部分二、主文部分標題標題三要素：發文機關名稱發文事由 公文種類A、完整式： （發文部門+事由+文種）， 正式、規范，對外行文采用此種標題擬寫法 國家稅務局關于加強批發扣稅工作的請示 B、省略式：（事由文種） 具有固定文件版頭的公文應省略發文機關 關于開展2007年度科研課

5、題立項申報工作的通知C、特殊式：（發文機關文種/標題就是文種） 適用于內部文件，公文內容非重大事項 梅州市交通局通告放假通知 二、主文部分標題標題擬寫注意事項：標題高度概括公文核心內容，避免標題與文件內容不符標題表述要準確、嚴謹，避免表意含糊或有歧義公文標題應避免字數過多，標題過長切忌選用文種不當： 企業常用文種：決定、通告、通報、通知、報告、請示、批復、函 決定：對重大事項或重大行動做出決策安排 通告：對外公布社會有關方面應該周知的事項信息 通報：表彰先進、批評錯誤、通報情況的普發性下行文 通知：最常用的下行文，適用范圍廣、指導性和時效性強等特點 報告：陳述性公文，用于匯報情況，總結經驗，提

6、出意見或建議 請示：上行文，向上級請求批示、批準 批復：下行文，上級單位答復下級請示事項的公文函：平行文，不相隸屬單位之間的商洽、詢問、答復問題。主送機關：公文的主要受理機關如主送機關不止一個時，應按性質、級別或慣例依次排列。普發性下行文，主送機關較多，可使用泛稱，如“集團各分子公司”、“各部門”。上行文的主送機關一般是一個。請示、批復、意見、函的主送機關只能是一個。一些行文方向不定，沒有特指主送機關的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，則不寫主送機關。二、主文部分主送機關 關于表彰袁漢輝同學和華師大附中等單位的決定各市、縣、自治縣人民政府，省府直屬單位： 袁漢輝同學在第34屆國際數學奧林匹

7、克競賽中獲得金牌，為廣東省爭了光。為表彰袁漢輝同學及華師大附中等單位的突出成績，為促進我省的數學奧林匹克競賽活動，培養青少年熱愛科學、勇于進取的精神， 省人民政府決定： （一）給予袁漢輝同學頒發獎狀和獎金一萬元； （二）給予華師大附中和中山市教委頒發獎狀和獎金各五千元； （三）給予省數學學會和廣東省數學奧林匹克業余學校頒發獎狀和獎金各五千元。 希望袁漢輝同學和受表彰的單位，戒驕戒躁，再接再厲，爭取更大成績。 廣東省人民政府 一九九三年八月十五日二、主文部分正文基本內容模式及結構模式舉例依據依據目的目的文種承啟文種承啟語語事項事項要求要求公文制作的背景、根據公文制發的目的承上啟下的句子圍繞主旨展

8、開的內容、敘述的情況、分析的問題、提出的措施針對事項提出的希望、強調的問題、作出的指示；或用慣用語作結。公文正文基本公文正文基本內內容模容模塊塊及及結構結構模式模式二、主文部分附件附件：公文正文附屬材料的順序和名稱的標注。 附件必須寫明所附內容的標題或名稱。 附件若不止一件，則應標序號。序號使用阿拉伯數碼（如“附件：”） 附件名稱后不加標點符號。 “附件”寫在正文下一行，左空兩字，加冒號。 討論：此制度的附件部分有哪些問題，應該怎樣修改？成文時間 一般文件，以領導人簽發的日期為準； 聯合行文以最后簽發機關領導人的簽發日期為準； 會議通過的公文，以通過日期為準； 要用小寫漢字，將年、月、日標全；

9、 “零”寫為“O”。不能用阿拉伯數字書寫。 二、主文部分發文機關、印章、成文時間發文機關是公文的作者或發出單位。 發文機關要寫全稱或規范化簡稱。 若是聯合行文，主辦機關排列在前。印章 除會議紀要和以電報形式發出的外，都應加蓋印章。 蓋章要端正規范。上不壓正文，下要壓年、月、日。 聯合下發的公文，聯合發文機關都應蓋章。聯聯合行文印章合行文印章二、公文格式文尾部分 1、莊重：是正式、嚴肅的行政公文的基本要求一般不使用口語、方言、土語，要用規范的書面語。 你們的來信我們收到了，其中的內容經過閱讀都已明白了(來函收悉) 專門寫了這份函件答復你們 ( 特此函復) 攢錢（積累資金） 太棒了（優秀、優異、優

10、良） 把錢裝進自己腰包（中飽私囊）一般不用描寫、抒情、比喻、夸張、反語、象征、借代等 歡呼雀躍、鴉雀無聲（比喻色彩） 鶯歌燕舞、柳暗花明（比擬色彩） 氣貫長虹、怒發沖冠（夸張色彩） 笑容可掬、熱淚盈眶（描寫色彩） 裊裊娜娜、羞羞答答、糊里糊涂、呆里呆氣（摹狀描寫色彩） 嘰嘰喳喳、嘻嘻哈哈、噼里啪啦、稀里嘩啦（摹聲描寫色彩） 啊、哦、嘿、哎呀（感嘆抒情色彩）恰當地使用專用術語。 三、公文語言行政公文語言特點三、公文語言行政公文語言特點2、準確：能恰如其分地說明情況、闡述做法、表達思想。要認真分辨詞類。要精心辨析詞義。 3、簡潔：簡明扼要、實事實說、直陳直敘，不冗長繁雜，不浮華藻飾。實事求是，實話

11、實說。敘事說理，開門見山。4、嚴謹：表述嚴格，意思明確無誤，不晦澀，無歧義。選用含義確定、自己明白的詞語。選通俗易懂的詞語，不要用過時、冷僻的詞語。 用語名稱 作用 常用特定用語 開端用語 主要用于文章開頭，表示發語、引據為、為了、據、根據、遵照、依照、按照、鑒于、關于、茲、茲定于、今、隨著、由于、為了特、現如下稱謂用語 用于表示人稱或對單位的稱謂第一人稱：我、我單位、本人、本公司、我們、敝單位。第二人稱：你、你局、貴公司、貴方。第三人稱：他、該公司、該項目。遞送用語 用于表示文、物遞送方向上行：報、呈。平行：送。下行：發、頒發、頒布、發布、印發、下達。三、公文語言公文常用特定用語簡表用語名稱

12、 作用 常用特定用語 審批、擬辦用語 用于審批、擬辦擬辦：責成、交辦、試辦、辦理、執行。審批：同意、照辦、批準、可行、原則同意、原則批準、可辦、不可等。經辦用語 用于表明進程經、業經、已經、茲經。過渡用語用于承上啟下鑒于、為此、對此、為使、對于、關于、如下。期請用語 用于表示期望請求上行：請、懇請、擬請、特請、報請。平行：請、擬請、特請、務請、如蒙、即請、切盼。下行：希、望、尚望、切望、請、希予、勿誤。三、公文語言公文常用特定用語簡表用語名稱用語名稱 作用作用 常用特定用語常用特定用語 結尾用語 用于結尾表示收束用于結尾表示收束上行：當否，請批示；可否，請指示；如無不當，請批轉；如無不妥，請批

13、準；特此報告；以上報告，請批轉；以上報告，請審核。平行：此致敬禮；為盼；為荷；特此函達；特此證明；尚望函復。下行：為要；為宜；為妥；希遵照執行；特此通知；此復；為而努力；現予公布。謙敬用語 用于表示謙敬用于表示謙敬承蒙惠允、不勝感激、鼎力相助、蒙、承蒙。批轉用語 用于上級對下級來文用于上級對下級來文的批轉處理的批轉處理批轉、轉發。 征詢用語 用于征請、詢問對有用于征請、詢問對有關事項的意見、態度關事項的意見、態度當否、妥否、可否、是否妥當、是否同意、如無不當、如無不妥、如果可行等。三、公文語言公文常用特定用語簡表通 知 四、常用公文通知一、通知的適用范圍：1、上級批轉下級的公文；2、轉發上級機

14、關和不相隸屬單位的公文；3、發布文件、規定3、傳達要求下級辦理和需要有關單位周知或者執行的事項；4、任免人員；5、召開會議等通知的構成要素標題：發文單位+事由+文種 “XX公司關于召開年度表彰大會的通知”主受文單位或部門：內部張貼或廣播的周知性通知，可省略受文單位正文：緣由、事項、要求。根據通知類型有所差異落款：發文單位、時間，蓋公章。上不壓正文，下壓日期。一般要求一文一事，行文簡單、清楚。通知為下行文，不能對上級發通知。但允許主送平級單位或互不隸屬的機關單位。通知往往具有較強的時效性，注意發文效率問題。通知寫作的注意事項 關于做好“五一”黃金周期間安全生產工作的通知公司各部門、各單位： “五

15、一”節即將到來，為認真做好“五一”黃金周期間各項安全工作，保持公司安全生產穩定形勢,確保大家度過安全健康、歡樂祥和的佳節，現將做好“五一”長假期間安全生產工作的有關事項通知如下： 一、機關各部門、下屬各單位的一把手，是安全生產的第一責任人，在節日期間應親自檢查值班人員的落實情況。 二、機關職能部門要及時掌握安全生產動態，及時識別安全風險，發生險情和突發事件及時啟動應急預案，妥善處理，按規定向有關領導和上級機關報告。 三、加強內部管理，落實值班制度。 四、各部室、各單位要嚴格值班制度，做到盡職盡責，不脫崗、不離崗，做好值班記錄，嚴格請示、報告制度，出現問題及時報告。要加強內部管理，對財務室、倉庫

16、、機房、電站等重點部位要加強值班力量，嚴守工作崗位，認真搞好監督檢查和夜間巡邏檢查，圓滿完成節日期間安全生產工作任務。 五、節日期間，各下屬單位要安排專人晝夜值班，同時保證有一名領導同志在崗帶班。 六、為確保節日期間道路交通行車安全，總務中心要組織對所管車輛進行一次全面的安全檢查，杜絕帶病車上路。 七、為確保應急情況指揮系統暢通，各單位請將節日期間值班人員名單及聯絡電話，于4月27日前報公司安委辦。 公司二六年四月二十五日 析評 這是一篇事項性通知。 正文先寫行文背景， 目的句之后用文種承啟語引出應做的各項工作或應完成的事項。 因事項較多，故采用分條列項的寫法，包含了對具體工作的要求。事項性通

17、知的寫法第一部分： 開頭，一般是說明為什么要發此通知，目的是什么。第二部分： 主體，即事項部分，將通知的具體內容一項一項列出，把布置的工作或需周知的事項，闡述清楚，并講清要求、措施、辦法等。第三部分： 結尾，多提出貫徹執行要求，可用類如“請遵照執行”，“請認真貫徹執行”等習慣用語，也有的通知結尾不寫習慣用語。四、常用公文通知 事項性通知寫作注意： （1）寫事項性通知，要開門見山，忌轉彎抹角。 （2）把主要的、重要的寫在前面。 （3）主要的內容可詳寫，講清道理，講明措施，次要的內容，簡要交代即可。 （4）經常用條項式。 分級序碼的規范順序是： 一、（一） 1.（1） 關于慶祝首屆教師節開展游園活

18、動的通知 為了慶祝今年的教師節，更好地促進師生之間的友誼，我校定于月日晚時在(地點)舉辦游園活動。為確保此次活動的順利開展，現將有關事項通知如下： 一、參加游園活動者都必須是本校教職工，其他人員不得參加。 二、必須聽從工作人員的安排，服從工作人員的指揮，不得無理取鬧，以免影響工作人員的正常工作。 三、必須嚴格遵守各項活動規則，不準隨便破壞游園活動的規定，如有這種情況應受到校紀處分。 四、參加任何活動都必須排隊，不準隨意插隊，不準在隊列中故意擁擠。 五、保護好一切活動器械，嚴禁私自拿或破壞。 六、領獎時必須排隊，不準不排隊而領獎這種現象發生。 七、工作人員必須嚴格要求自己，不得亂發獎票。 以上規

19、定，望大家自覺遵守，互相監督執行。對那些不遵守者，應給予校紀處分。 特此通知。 學校教師節游園活動籌備組(章) 年九月九日案例：分析： （1）作者的寫作思路有偏差。開展游園活動，除了寫參與人員及有關注意事項外，本應著重講清活動的時間、地點、內容、獎品等內容，但文章卻未能著重寫這方面的內容。 （2）文章所寫內容多數是限制性規定和監督措施。對于一個游園活動來說，寫這些內容對參加活動者也顯得不太尊重。 （3）文章語言存在不精煉、不得體的現象。如“嚴禁私自拿或破壞”、“不準不排隊而領獎這種現象發生”等。 關于慶祝教師節開展游園活動的通知 全院師生員工： 為了慶祝今年的教師節，增進師生員工的交往和友誼，

20、學院定于九月十日晚7時舉辦有獎游園活動。為確保此次活動的順利開展，現將有關事項通知如下： 一、參與人員：本校師生員工。 二、活動內容及地點： 1、猜燈迷。地點：第三飯堂二樓 2、腳踏石青路。地點：教學樓右側怡心園 3、吹氣球。地點：文化廣場左側 4、掰手腕。地點：第四飯堂三樓 5、交誼舞。地點：文化廣場中心 三、活動要求： 1、請參加各項活動者自覺聽從工作人員的安排，遵守有關活動規則； 2、注意愛護活動器械； 3、請現場工作人員自覺遵守會場的各項規章制度 。 四、領獎須知： 各項活動均設有游園獎品。凡在活動中得獎者請憑獎票在文化廣場后臺憑 票領取獎品。 特此通知。 學院 年 月日 演練：請將此

21、端午節放假通知修改成規范文本各位領導、同事： 大家好！ 現將總部2014年端午節放假時間安排通知如下：2014年6月2日(星期一)放假1天。請大家提前安排好相關工作，平安出行。 預祝各位節日快樂！ 總部辦公室 2014.5.21四、常用公文通報通報適用范圍： 表彰先進 批評錯誤 傳達重要精神或情況通報的分類 表彰通報：在一定范圍內表揚好人好事 批評通報：在一定范圍內批評錯誤，糾正不良傾向 情況通報：多用于報道、傳達重要情況或有關精神四、常用公文通報表彰性通報 正文的一般寫法： 概述先進事跡，包括時間、地點、人物、事跡，怎么做及結果。對上述事件進行分析、評議，指出其典型意義。語言簡明概括。 說明

22、表彰的決定。提出希望和號召。批評通報正文的一般寫法： 通報原由，即將事故或錯誤事實的經過情況、時間、地點、事故、后果等交待清楚。 對事故進行分析評議，重點分析事故發生的原因，指出事故的性質及其危害。 說明處分決定。提出希望和要求。 市食品釀造公司關于食品廠司機 擅自開車到北戴河游玩的通報公司所屬各單位： 今年8月8日晚，食品廠司機以磨合汽車為借口，擅自駕駛“630”食品防塵車并帶上五人從分廠去北戴河游玩。10日8點抵達北戴河，至12日夜間12點才返回公司。行程六百多公里。 的行為，違反組織紀律，錯誤實屬嚴重。車隊負責人在問題發生后未及時向公司匯報，這種做法也是錯誤的。為了嚴肅紀律，維護公司利益

23、，同時教育本人，經公司研究決定：對司機予以通報批評，扣發三個月獎金，并責令其上交全程所用汽油費。 望各單位接此通報后，組織員工們及時學習、討論，從中吸取教訓，把各項工作提高到一個新水平。 市食品釀造公司 年月日 范例：處罰通報 四、常用公文會議紀要 一、會議紀要的適用范圍：1、會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。2、可作為內部文件適用，也可以作為正式的行政公文使用。3、可上呈，可下達。4、主要用于溝通情況、交流經驗、事件備忘和指導工作二、會議紀要的特點：1、紀實性：如實反映，未討論議題不能寫進會議紀要。2、提要性：歸納、總結，記錄主要事項，體現主要精神，而非有聞必錄。3、約束性：要求與

24、會單位和有關人員遵守、執行，具有一定約束力。四、常用公文會議紀要構成與寫作要求一、標題 “會議名稱+紀要”組成，如“XX公司2013年度工作總結會議紀要”二、正文 導語：會議的名稱、目的、內容、時間、地點、規模、參加人員、主要議題和會議成果等。 議決事項：寫法一般有條項式、綜合式和摘要式三種寫法。三、落款 會議單位和成文時間 如會議紀要中已經交代會議時間、單位、參加人員等，一般省略落款部分，不寫時間與機構 不蓋公章，不署名四、常用公文會議記錄會議記錄是在會議進行中完成的對會議組織狀況和會議內容的原始記錄。類別：摘要性記錄與詳細性記錄摘要性記錄：記錄發言要點和議題、結論、決定決議、表決結果等，用

25、于一般會議詳細性記錄：有言必錄，必要時記下原話，只適用于極其重要的會議。會議記錄的寫作要求：快、準、全、清組成部分： 會議的組織情況：會議名稱、會址、時間、出席人、主持人、記錄人等 會議的內容：會議議題，發言情況，決議決定的內容，表決結果等會議紀要與會議記錄的區別海城北方會議紀要總部會議記要四、企業常用公文請示一、適用范圍： 向上級機關請求指示和批準。 二、種類： 1、請求指示的請示： 這類請示，多涉及政策上、認識上的問題。 2、請求批準的請示： 是下級單位無權決定或處理的事項。 多涉及人事、財物、機構等方面的具體問題。 請示的寫法 1標題： 包括發文機關、事由和文種，發文機關有時可以省略。 不能寫成“報告”或“請示報告”。 標題中一般不出現“申請”、“請求”類詞語。 2、受文單位或部門 請示是上行文，主送單位為一個，是請示事項的主管單位或部門。 3、正文： （1）緣由：提出請示事項的理由、背景及依據。 請示的緣