1、外貿公司工作流程外貿企業工作流程介紹一.外貿企業業務類型自營進口自營出口代理進口代理出口內貿進料加工來料加工二.進出口企業的機構設置及外部聯系（一）一般地，進出口公司設立的內部職位和部門有：董事長/總經理、辦公室、計劃/財務部、貿易管理部、外銷業務部（多個）、儲運/單證部。?對于大型外貿企業，每個外銷業務部可能是一家分公司（內部再劃分科室）、儲運部變成貨運公司；另外可能有貨源（采購）部、內銷部、企業管理部門、樣宣部門、電腦部等；當然，更可能有外地分（子）公司、直屬倉庫和下屬生產工廠。？有些企業將單證部的工作歸入業務部門，即部門中設立單證員。？有一人從頭到尾完成出口業務各環節。（二）與進出口公司

2、發生業務聯系的外界：？國內外客戶及其中間商？貨源廠商?倉庫、發運點?貨運代理公司、船公司、航空公司等運輸企業？海關、報關代理？港口、裝運碼頭？商品檢驗、檢測、檢疫等機關？中國貿促會、各商會？經貿部委、外資委、經委、計委等國家行業管理機關與各級政府機關？外匯管理局？國內外銀行？保險公司？財政局、稅務局、審計局、工商管理局等對于不同的外貿用戶，同樣稱“進出口業務部”，具體承擔的業務工作內容可能不同；即使是同一公司，在不同時期，部門和人員職能也可能會調整。我們設計的軟件至少應基本上適應這種變動。三.外貿業務工作流程（一）出口管理的業務流程出口業務管理基本上是以出口貨物明細單或貨運委托書為中心，核心功

3、能是輔助業務人員快速出單和管理自己的出口業務等。該模塊的主要數據流程圖如下：（二）進口業務流程分析（三）內貿業務流程分析（四）進口和內貿業務流程圖1財務管理第一節第二節第三節第四節第五節附表1,附表2,附表3,附表4,附表5,附表6,附表7.附表8,附表9,附表10,附表11,附表12,附表13,附表14.附表15,總則業務模式流程圖程序內部控制文件/表格清單年度合格供方名錄銷售出差拜訪客戶情況記錄表詢價單成本預算表客戶報價單供方評價記錄表合同結算表客戶滿意度調查表客戶投訴處理表遠期結售匯單證清單進口產品說明開票申請書貨物簽收單合同歸檔資料清單工作號合同號的編制規定第一節總則1. 制訂本手冊旨

4、在規范公司業務流程管理，對業務流程管理體系持續改進以及預防不合格來更好地滿足客戶的需求，從而使客戶滿意。2. 本手冊引用了ISO9000:2000質量管理體系標準。每年3、7、11月進行公司質量檢查工作，平時不定期進行質量檢查工作。3. 本手冊系業務操作流程的工作指導書，對公司的日常管理并未納入。4. 本手冊的解釋由公司股東會負責第二節業務模式公司目前開展的7種業務模式如下：1.自營進口：指與國內需方簽訂銷售合同后，公司與國外供方簽訂進口合同，以自有資金購進國外貨物、報關完稅；交貨后，公司開具增值稅票向國內需方收取人民幣貨款的業務模式。-適用于貿易公司2 .代理進口：指與國內委托人簽訂委托代理

5、進口協議后，公司以自己的名義代委托人與國外供方簽訂進口合同，由委托人支付進口貨款、稅款及相關費用；提供服務后，公司開具服務業發票向委托人收取代理費的業務模式。適用于貿易公司3 .自營出口：指與國外需方簽訂出口合同后，公司與國內供方簽訂采購合同，以自有資金購進國內貨物，報關出口后向國外需方收取外匯貨款的業務模式。本業務模式下的出口退稅由公司辦理。-適用于貿易公司4.代理出口：指與國內委托人簽訂委托代理出口協議后，公司以自己的名義代委托人與國外需方簽訂出口合同，由委托人提供出口貨物，公司收取國外需方的外匯貨款，結匯后支付給委托人；提供服務后，公司開具服務業發票向委托人收取代理費的業務模式。本業務模

6、式下的出口退稅由委托人辦理。-適用于貿易公司5.內購內銷：指與國內需方簽訂銷售合同后，公司與國內供方簽訂采購合同，以自有資金購進國內貨物；交貨后，公司開具增值稅票向國內需方收取價款的業務模式。-適用于貿易公司-適用于工程公司6. 咨詢服務：指與委托人咨詢服務合同后，公司利用自身的know-how為委托人提供技術或者商務解決方案，開具服務業發票向委托人收取報酬的業務模式。-適用于貿易公司-適用于工程公司7. 居間服務：指與委托人簽訂居間合同，公司作為居間人向委托人報告訂立合同的機會或者提供訂立合同的媒介服務；促成合同成立后，公司開具服務業發票向委托人收取報酬的業務模式。-適用于貿易公司-適用于工

7、程公司第三節流程圖(圖程序1.0-7,0項下程序適用銷售部門崗位1.01.1熟悉公司現有的產品目錄、性能、價格；1)參與部門內部或供方開展的技術交流和培訓，及時跟進行業發展最新動態；2)密切與供方的合作關系，了解其價格體系、促銷及獎勵政策；3)與商務管理部共同對供方進行管理及考評，形成年度合格供方名錄，附表1;1.2開發和引進滿足客戶需求的、性價比高、品質優的新產品；爭取成為新產品的廣西獨家代理商或重點分銷商。2.02.1老客戶維護：1）建立客戶數據庫，通過客戶關系管理CRM與客戶建立起長期、穩定、相互信任的良好關系；2）通過優惠措施、提供個性化的服務或全面解決方案，使高價值的客戶成為公司的忠

8、誠客戶；3）制造客戶的退出壁壘，通過產品和商業模式的持續改進和創新，提高客戶的轉移成本和門檻。2.2新客戶開發1） 流程：市場細分一目標市場-產品定位；2） 按照年度分區銷售方案，銷售人員有計劃對所轄區域內的客戶開展前期調研；3）全面了解客戶的情況，完善年度銷售計劃表的基本信息；4）公司高管組織銷售部不定期對新客戶進行評審（產業前景、需求、投資風險收益），通過評審的列入年度銷售計劃表，確定跟進銷售人員。2.3銷售跟蹤及推進1） 開展產品組合營銷，傳遞客戶價值CustomerValue-質量、價格、便利、及時送貨以及售前售后服務在內的利益組合;2） 保持與客戶的密切聯絡與溝通，包括提供產品資料、

9、進行技術交流、引導產品選型（、規格型號）；3） 了解目前競爭品牌/代理商的產品差異、銷售業績、價格策略、企業規模等基本情況；4）出差拜訪客戶后3日內，填報銷售拜訪客戶情況記錄表，附表2;5）每月開展客戶關系研討，報告銷售進度以及遇到的問題與困難，挖掘客戶需求，補充完善年度銷售表；6）每季度匯總銷售拜訪客戶情況記錄表，更新銷售計劃表。3.03.1銷售部收到客戶的詢價單/招標文件后，須與商務管理部交接，即向供方發出詢價單，內容包括以下，附表3:1）商品名稱；2）規格型號；3）數量；4）優惠價格或折扣；5）交貨期；6）交貨地點;7)運輸、保險費用的負擔；8)付款方式；一、職責：采購員負責產品的及時查

10、找，產品的報價及多家供應商之間的價格對比，供貨能力，產品質量，服務等方面。選擇合適的供應商,明確交貨時間，選擇合理的付款方式。對貨物的物流信息進行跟蹤，處理貨物異常問題。到貨確認后，及時做好貨款的報銷。職責要求：1訂單一個工作日內處理，積極、合理與財務、請購人溝通。且當日要查詢前一日的發貨情況，未發貨的需及時催促供應商發貨。2到合適的采購平臺購買，阿里巴巴或者電子市場。網上詢價遵守13579原則?，F場購買要貨比三家。3產品報價不高于前次采購價，特殊情況需要跟經理溝通，給出合理解釋，新產品不高于市場平均售價，且報價廠商數量達到3家及以上。4明確供應商的產品質量，供貨能力。與供應商保持良好的合作關

11、系。5選擇最優運輸方式，考慮時間以及資金成本。積極與供應商和請購人溝通，明確交貨時間。6及時、準確完成采購訂單。采購訂單制作時，確認好產品單價，數量以及運費信息。完成之后再一次核對，并交給電商經理和財務經理審核，簽字確認。最后交給財務出納，登記付款。7當日的采購單在16:00前交給財務付款，特殊情況需做出合理解釋。保證采購單的正確率，減少出錯。8查詢供應商發貨情況，積極與供應商溝通，跟蹤物流信息，及時收貨。9采購訂單提交后一周之內，應完成到貨。當貨物出現少發，質量問題，或者超期未到時。及時與請購人，供應商溝通。找出相應的解決措施，爭取把公司損失最小化。當貨物完好到貨時，在倉庫到貨確認之后，及時

12、到財務做好貨款的報銷，訂單要及時報銷。二、流程3,產1,進入進銷存2.在進銷存系統中的采購管理進行工作品購買記錄查詢以及新產品購買3.1查看采購報價單一一切換明細一一查詢之前已有的報價記錄制作未報價的采購單1.2 選擇供應商一一供應商設置一一查看一一以前購買鏈接一一根據鏈接聯系供應商購買產品1.3 新產品根據銷售的參考鏈接選擇新的產品，調查市場價格，遵循13579原則。4 .產品報價選購報價單一一選擇供應商一一填寫報價一一總運費一一選擇有效日期一一報價人一一報價完成5.供應商添加供應商設置一一新增一一填寫供應商名稱、聯系人、網址、選購員、銀行賬號一一供應商類別（物流）一一保存供應商信息6 .采購訂單采購訂單一一新增一一采購報價一一選擇結算方式一一確認運費預計到貨時間一一采購單完成-1-7,采購單完成一一打印一一交給經理簽字確認一一在財務出納登記付款8,確認賣家發貨以及跟蹤物流信息在采購單購買的次日查看賣家發貨情況一一查看物流跟蹤物流信息9.到貨確認簽收已到貨物一一確保貨物到貨與采購要求一致10.費用報銷填寫費用報銷單一一黏貼入庫單一