1、Word軟件常用功能安全課彭麗麗2016年5月樣式、目錄、段落1 1頁眉、頁腳、頁碼2 2表格、插圖、鏈接3 3權(quán)限、保存、恢復(fù)4 4主要內(nèi)容樣式、目錄、段落1 1頁眉、頁腳、頁碼2 2表格、插圖、鏈接3 3權(quán)限、保存、恢復(fù)4 4主要內(nèi)容樣式、目錄、段落內(nèi)容樣式目錄段落樣式設(shè)置：樣式設(shè)置：如何設(shè)置多級標(biāo)題自動編號如何修改標(biāo)題樣式目錄生成：目錄生成：如何生成目錄如何更改目錄格式段落排版：段落排版：如何設(shè)置段落換行與分頁如何設(shè)置項目符號與編號如何利用樣式快速修改格式樣式設(shè)置_如何設(shè)置多級標(biāo)題自動編號?樣式設(shè)置_在“列表庫”中沒有想要的樣式，怎么辦？樣式設(shè)置_標(biāo)題樣式修改注意：因各級標(biāo)題樣式大多是基

2、于正文格式的，修改正文可能會同時改變各級標(biāo)題樣式的格式，所以一定要先修改正文。若最后才改正文，很可能各級標(biāo)題都得重新改過。小建議：為了避免修改正文樣式時標(biāo)題樣式可能發(fā)生的改變，最好重新設(shè)置一個正文樣式。樣式設(shè)置_標(biāo)題樣式修改一般情況下，一般標(biāo)題都是另起一頁，所以一級標(biāo)題的段落設(shè)置中可以設(shè)置“段前分頁”。目錄生成自動生成目錄的前提：各級標(biāo)題必須是格式化的（即設(shè)置了大綱級別），而不是手工輸入。段落排版_如何設(shè)置段落換行與分頁？與下段同頁：此項在處理表格、圖片時比較好用，一般排版時要求表格或圖片的解釋文字與該表格或圖片在同一頁，如果解釋文字在表格或圖片上方，那么可以為解釋文字所在段落設(shè)置該項；如果解

3、釋文字在表格或圖片下方，那么可以為表格或圖片所在段落設(shè)置該項）段落排版_如何設(shè)置項目符號與編號？項目符號的設(shè)置方法和編號的設(shè)置方法類似，下面以編號為例進(jìn)行介紹。段落排版_如何調(diào)整列表縮進(jìn)量？段落排版_如何利用樣式快速修改格式？假設(shè)現(xiàn)有文檔的正文字體為宋體、字號為五號、行間距為1.5倍，在編輯過程中想把所有正文的字體改為仿宋、字號為小四、行間距為單倍。那么如何快速修改呢？樣式、目錄、段落1 1頁眉、頁腳、頁碼2 2表格、插圖、鏈接3 3權(quán)限、保存、恢復(fù)4 4主要內(nèi)容頁眉、頁腳、頁碼內(nèi)容頁眉頁腳頁碼插入插入頁眉頁眉：基本設(shè)置方法同一文檔中多種頁眉設(shè)置方法怎樣刪除和添加橫線插入頁腳插入頁腳：基本設(shè)置

4、方法同一文檔中多種頁腳設(shè)置方法插入插入頁碼頁碼：基本設(shè)置方法同一文檔中多種頁碼設(shè)置方法插入頁眉_基本設(shè)置方法插入頁眉_同一文檔中多種頁眉設(shè)置方法同一文檔中多種不同頁眉的實現(xiàn)關(guān)鍵在于“分隔符”中“分節(jié)符的下一頁”和“鏈接到前一條頁眉”這兩個功能的使用。插入頁眉_怎樣刪除和添加橫線？一一、刪除橫線、刪除橫線1.雙擊頁眉。2.選中整個頁眉段落，注意一定要選擇段落標(biāo)記。3.單擊“開始”功能區(qū)。4.在“段落”中單擊邊框線下三角按鈕。5.在邊框線列表中選擇“無框線”選項。6.雙擊文檔正文部分取消頁眉編輯狀態(tài)。插入頁腳插入頁腳和插入頁眉的方法類似，這里就不詳細(xì)講了。插入頁碼_基本設(shè)置方法插入頁碼_同一文檔中

5、多種頁碼設(shè)置方法l多種頁碼用的較多的地方是文檔目錄頁碼格式（“I、II、III、”）和文檔正文頁碼格式（“1、2、3、”或者“第1頁/共5頁、第2頁/共5頁、”）的區(qū)分。l同一文檔中多種不同頁碼的實現(xiàn)關(guān)鍵在于“分隔符”中“分節(jié)符的下一頁”和“鏈接到前一條頁眉”這兩個功能的使用。插入頁碼_同一文檔中多種頁碼設(shè)置方法l例1:目錄頁碼格式是“I、II、III、” ，正文頁碼格式“1、2、3、”。方法：前提是正文開始頁設(shè)置了“分節(jié)符”（這里不用取消“鏈接到前一條頁眉”）。l例2:目錄頁碼格式是“I、II、III、” ，正文頁碼格式“第1頁/共5頁、第2頁/共5頁、”。方法：前提是正文開始頁設(shè)置了“分節(jié)

6、符”并取消了“鏈接到前一條頁眉”）。樣式、目錄、段落1 1頁眉、頁腳、頁碼2 2表格、插圖、鏈接3 3權(quán)限、保存、恢復(fù)4 4主要內(nèi)容表格、插圖、鏈接內(nèi)容表格插圖鏈接設(shè)計表格：設(shè)計表格：文檔中表格按順序自動編號（題注）繪制斜線表頭表格內(nèi)數(shù)據(jù)排序自動添加行序號跨頁的表格標(biāo)題行重復(fù)顯示怎么解決表格內(nèi)文字顯示不全的問題繪制圖形繪制圖形：圖片按順序自動編號（題注）如何繪制自選圖形快速插入SmartArt圖形如何對插入的圖片進(jìn)行裁剪如何調(diào)整圖片顯示創(chuàng)建鏈接：創(chuàng)建鏈接：如何創(chuàng)建書簽如何創(chuàng)建超鏈接如何設(shè)置交叉引用設(shè)計表格_文檔中表格按順序自動編號（題注）設(shè)計表格_繪制斜線表頭（一條斜線的表頭）設(shè)計表格_繪制斜

7、線表頭（兩條或多條斜線的表頭）l方法一：把光標(biāo)定位到表格內(nèi)，上方會出現(xiàn)“設(shè)計”菜單，通過“設(shè)計”菜單下的“繪制表格”來實現(xiàn)。（個人感覺用的這種方法斜線的位置和方向不太好控制）設(shè)計表格_繪制斜線表頭（兩條或多條斜線的表頭）l方法二：在“插入”菜單中 “形狀”下拉框中選擇一種線條形狀，然后根據(jù)需要直接到表頭上畫相應(yīng)的斜線即可。如果繪畫的斜線顏色與表格不一致的話，可以選擇剛畫的斜線后點擊上方的“格式/形狀輪廓”選擇需要的顏色。）設(shè)計表格_表格內(nèi)數(shù)據(jù)排序設(shè)計表格_自動添加行序號l表格的第一列有時候是序號，對于較長的表格，如果手動輸入編號的話太費時，特別是有時候編號寫好之后還可能會增加行或者刪除行，之后

8、又得重新編號。這時就希望這一列能夠自動編號。l方法是：先選中要自動編號的區(qū)域，然后按照添加編號的方式進(jìn)行操作。設(shè)計表格_跨頁的表格標(biāo)題行重復(fù)顯示l如果在Word中制作的表格有多頁，往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭。l方法一：選中表格標(biāo)題行（標(biāo)題行有多行時要選定多行），功能區(qū)會顯示“布局”選項卡，在“數(shù)據(jù)”中單擊“重復(fù)標(biāo)題行”按鈕。設(shè)計表格_跨頁的表格標(biāo)題行重復(fù)顯示l方法二：選中表格標(biāo)題行，在右鍵菜單中點擊“表格屬性”打開“表格屬性”對話框，選中“行”選項卡下的“在各頁頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)”前的選項框即可。設(shè)計表格_怎么解決表格內(nèi)文字顯示不全的問題l原因 1：可能要顯示的文

9、本高度超過了指定的固定行高。l方法：選中表格，右鍵選擇“表格屬性”,打開“表格屬性”對話框，在“行”選項卡下“行高值是”框中，選中“最小值”則可。如果清除“指定高度”復(fù)選框，word會自動調(diào)整文本的高度。l原因2：可能需要調(diào)整單元格中文字的縮進(jìn)量。l方法：選中表格，選擇“開始”菜單的“段落”下三角按鈕打開“段落”對話框，在“縮進(jìn)和間距”選項卡的“縮進(jìn)”區(qū)域重新指定縮進(jìn)量則可。繪制圖形_圖片按順序自動編號（題注）l文檔中圖片按順序自動編號的方法與表格按順序自動編號的方法類似，這里不再詳細(xì)說明。繪制圖形_如何繪制自選圖形？l可以直接使用Word2010提供的線條、箭頭、流程圖、星星等形狀組合成更加

10、復(fù)雜的形狀。新建繪圖畫布是為了方便操作，很好地控制所繪制圖形的位置，否則的話繪制的圖形是浮于文字上方的，不好控制位置，也不利于整體調(diào)整。繪制圖形_如何繪制自選圖形？l點擊繪圖畫布，在上方功能區(qū)會出現(xiàn)“格式”菜單，在“插入形狀”區(qū)域選擇需要繪制的形狀，按下左鍵拖動鼠標(biāo)即可繪制圖形。l如果在釋放鼠標(biāo)左鍵以前按下Shift鍵，則可以成比例繪制形狀；如果按住Ctrl鍵，則可以在兩個相反方向同時改變形狀大小。l將圖形大小調(diào)整至合適大小后，釋放鼠標(biāo)左鍵完成自選圖形的繪制。通過“格式”菜單下“形狀樣式”區(qū)域，可以調(diào)整圖形的顏色、形狀等。繪制圖形_快速插入SmartArt圖形l使用該功能可以快速制作漂亮的流程

11、圖、層次結(jié)構(gòu)圖、列表等圖形，該功能在兼容模式（doc格式）下有時會受到限制，因此建議在新的文件格式（docx格式）下使用該功能。繪制圖形_如何對插入的圖片進(jìn)行裁剪l1.單擊選中需要進(jìn)行裁剪的圖片，在“格式”菜單下“大小”區(qū)域中點擊“裁剪”按鈕，鼠標(biāo)箭頭會變成裁剪的形狀。l2.用鼠標(biāo)拖動圖片周圍的8個方向控制柄，可以對圖片進(jìn)行相應(yīng)方向的裁剪，同時可以拖動控制柄將圖片復(fù)原，直至調(diào)整合適為止。l3.將鼠標(biāo)光標(biāo)移出圖片，單擊鼠標(biāo)左鍵將確認(rèn)裁剪。繪制圖形_如何調(diào)整圖片顯示l問題1：插入圖片顯示不完整一般都是因為圖片是嵌入型，而行距設(shè)置為固定值的原因，只要選中圖片或圖片所在段落，選擇“開始”菜單中“行和段

12、落間距”下拉框，將行距設(shè)成單倍行距（1.0）即可。繪制圖形_如何調(diào)整圖片顯示l問題2：有的圖片總是處于頁面的頂端，想拖下來放到其他地方，但就是拖不下來；有的圖片位置不會隨著前面段落的刪減而改變插入位置。這是因為圖片格式的設(shè)置問題（一般是設(shè)置了浮于文字上方），選中圖片，在“格式”菜單下“自動換行”下拉框中選擇“嵌入型”則可（在右鍵菜單中選擇“設(shè)置圖片格式”打開“設(shè)置圖片格式”對話框，在版式選項下設(shè)置為“嵌入型”）。創(chuàng)建鏈接_如何創(chuàng)建書簽？l書簽主要還是用于定位。l設(shè)置完書簽后，在編輯文檔過程中，如果想要快速進(jìn)行定位，那么打開“書簽”對話框，在書簽列表中選中合適的書簽，并單擊“定位”按鈕即可。創(chuàng)建

13、鏈接_如何創(chuàng)建超鏈接？鏈接到現(xiàn)有文件或網(wǎng)頁創(chuàng)建鏈接_如何創(chuàng)建超鏈接？l鏈接到文檔中的位置通過超鏈接可以鏈接到本文檔的頂端、標(biāo)題和書簽，也可以鏈接到其余文檔的書簽。如果想要鏈接到文檔中的文字或圖表，那么需要先在文檔中的文字處插入書簽。創(chuàng)建鏈接_如何設(shè)置交叉引用？l通過插入交叉引用可以動態(tài)引用當(dāng)前Word文檔中的書簽、標(biāo)題、編號、腳注等內(nèi)容。l在編輯文檔過程中，經(jīng)常會編寫“如圖2-3所示“這類文字，但是在文檔編輯過程中，可能會由于增減章節(jié)或者增減圖片導(dǎo)致圖片的序號發(fā)生改變，這時通過手工調(diào)整會比較麻煩且費時，利用交叉引用功能可以自動更新引用圖片的編號（前提是圖片的序號是通過插入題注來實現(xiàn)的）。l將鼠

14、標(biāo)指針指向插入的交叉引用處將顯示題注名稱，按住Ctrl鍵并單擊交叉引用文字可以跳轉(zhuǎn)到目標(biāo)位置。l文檔中圖增減之后，選中全文或者部分正文，然后點擊右鍵菜單“更新域”則可。樣式、目錄、段落1 1頁眉、頁腳、頁碼2 2表格、插圖、鏈接3 3權(quán)限、保存、恢復(fù)4 4主要內(nèi)容權(quán)限、保存、恢復(fù)內(nèi)容權(quán)限保存恢復(fù)限制權(quán)限限制權(quán)限：用密碼進(jìn)行加密限制編輯自動保存自動保存：設(shè)置自動保存時間文檔文檔恢復(fù)：恢復(fù)：文檔異常關(guān)閉后恢復(fù)文檔“正常”關(guān)閉后恢復(fù)限制權(quán)限_用密碼進(jìn)行加密l通過“用密碼進(jìn)行加密”把文檔設(shè)置為需要使用密碼才能打開此文檔。限制權(quán)限_限制編輯l通過“限制編輯”設(shè)置控制其他人可以對此文檔所做的更改類型。比如

15、將文檔設(shè)置為只讀等。自動保存_設(shè)置自動保存時間l您是否遇到過這樣的事情：用Word工作了很長時間，寫了許多文字，但是文件還沒有來得及存盤，卻突然遇到停電或死機(jī)？l為了減小如突然斷電致使沒來得及保存等情況帶來的損失，在使用word中需要讓word在一定的時間間隔進(jìn)行自動保存編輯的文檔。文檔恢復(fù)_文檔異常關(guān)閉后恢復(fù)l能夠恢復(fù)的前提：設(shè)置了文檔自動保存時間間隔。l場景：正在編輯word文檔時，突然斷電或者計算機(jī)異常導(dǎo)致文檔未保存就關(guān)閉了。l恢復(fù)方法：這種情況下再次打開文檔時，一般會出現(xiàn)“文檔恢復(fù)”提示框，這時點擊最近自動保存的文檔，即可恢復(fù)到該時間點文檔的內(nèi)容，但是這個時間點之后編輯的內(nèi)容會丟失。l

16、如果未出現(xiàn)“文檔恢復(fù)”提示框，怎么辦？（可參考文檔“正常”關(guān)閉后恢復(fù)方法）文檔恢復(fù)_文檔“正常”關(guān)閉后恢復(fù)l能夠恢復(fù)的前提：設(shè)置了文檔自動保存時間間隔。l場景：正在編輯word文檔時，由于打開的word窗口太多，要關(guān)閉其他的文檔，結(jié)果一不小心操作失誤，點擊 “不保存”按鈕后正在編輯的文檔被關(guān)閉了，使得工作成果付之東流。l恢復(fù)方法：這種情況下，默認(rèn)會認(rèn)為是正常關(guān)閉文檔，所以不會對編輯后的文檔進(jìn)行保存，但這時也有一種恢復(fù)方法。l在以上兩種恢復(fù)方法中，由于都是恢復(fù)的文檔自動保存的那個時間點的文檔狀態(tài)，因此，該時間點之后編輯的內(nèi)容是無法恢復(fù)的。l為了避免重復(fù)工作量，建議及時手動保存文檔。設(shè)置字體帶圈數(shù)

17、字其他內(nèi)容字體_上標(biāo)下標(biāo)l上標(biāo)：比同一行中其他文字稍高的文字，如腳注引用標(biāo)記。l下標(biāo)：比同一行中其他文字稍低的文字。下標(biāo)通常用于科學(xué)公式中。l快捷鍵如下： 下標(biāo)：ctrl與=，再按一次取消；上標(biāo)：ctrl、shift與=，再按一次取消。l若要同時設(shè)置上標(biāo)和下標(biāo),怎么做？同時選中要設(shè)置為上標(biāo)的文字和要設(shè)置為下標(biāo)的文字（之間用空格隔開，把要設(shè)置為上標(biāo)的文字放在空格前面，要設(shè)置為下標(biāo)的文字放在空格后面），然后選擇“開始/段落區(qū)域”中“中文版式”下拉框中的“雙行合一”即可。l選擇要設(shè)置為上標(biāo)的文字,在“開始”選項卡上的“字體”組中，單擊“上標(biāo)”或者按 Ctrl+Shift+=。對于設(shè)置為上標(biāo)的文字，想

18、要恢復(fù)的話再重復(fù)執(zhí)行一遍上述操作即可。下標(biāo)的設(shè)置方法類似。字體_帶圈字符l使用word時，經(jīng)常會遇到“請在最合適的選項前打”的問題，如優(yōu)秀 良好 一般，怎么做呢？l方法是：先通過插入特殊符號插入“”，然后通過帶圈字符在“” 外加框“”；l當(dāng)改變帶圈字符的字號時，因圈號和圈內(nèi)字符的字號變?yōu)橥瑯哟笮。Y(jié)果導(dǎo)致字符溢出圓圈之外。解決方法為:選中此帶圈字符后，重新打開“帶圈字符”對話框，選擇“縮小文字”樣式或“增大圈號”樣式后單擊“確定”按鈕即可。l可以在一個字外邊加上方框或者圓圈（選中要夾方框或圓圈的字然后相關(guān)操作即可）。l如果要為多個字加上方框可以選擇“開始/字體/字符邊框”實現(xiàn)。字體_帶圈數(shù)字l帶圈數(shù)字是帶圈字符的一種。l在使用Word2010編輯文檔的時候，經(jīng)常需要輸入帶圈數(shù)字。如果輸入1010以