1、對加強食品衛生監督檔案管理的思考    食品衛生監督檔案，是指各級衛生監督執行機構在依法對食品生產企業進行行政許可、監督管理等過程中直接形成的具有查考利用價值的各種文字、圖表、磁性載體、電子文件等歷史記錄。食品衛生監督管理檔案是食品衛生監督管理工作的重要組成部分，為了管好用好食品衛生監督檔案，使其發揮應有的作用，筆者就食品衛生監督檔案的內容、特點及其管理問題談點粗淺看法。 一、食品衛生監督檔案的主要內容 各級衛生監督執行機構在食品衛生監督管理工作中所形成的文件材料較多，數量較大。凡是反映與食品衛生監督管理有關的衛生行政許可、變更、延續、復核、日常監督管理

2、、不良行為、注銷等活動、具有查考利用價值的各種形式的文件材料和特殊載體材料都必須收集齊全進行歸檔。 （一）食品衛生許可。食品衛生生產經營單位預防性衛生審核（選址、設計、竣工）材料、衛生許可證申請書、申請登記表、受理申請通知書存根、現場審查記錄、申請人的資格證、生產經營場所使用證明文件、場地平面圖、生產工藝流程圖及衛生防護設施圖、從業人員資格證明、采樣記錄、整改通知書、審結報批表、批準通知書等。 （二）食品衛生行政延續。行政許可通知書、受理申請通知書、衛生許可證延續申請書、行政相對單位原核準內容一致承諾書、預防性衛生審核（選址、設計、竣工）資料、現場審核記錄、申請人資格證明文件材料、生產經營場所

3、使用證明文件材料、生產經營場所平面圖（其他圖紙）、生產工藝流程及衛生防護設施圖、從業人員資格證明、采樣記錄、整改意見文件材料、其他文件材料。 （三）食品衛生行政變更。行政許可通知書、受理申請通知書、衛生許可證變更申請書、行政許可通知書行政相對單位名稱核準通知書、現場審核記錄、申請單位資格證明文件材料、生產經營場所使用證明文件材料、生產經營場所平面圖（其他圖紙）、生產工藝流程及衛生防護設施圖、從業人員資格證明、監測記錄、整改意見文件材料、其他文件材料。 （四）食品衛生行政年檢。年檢申請書、現場審核記錄、采樣記錄、檢驗報告等。 （五）食品衛生日常監督管理。被監督單位基本情況（產品情況、人員情況、主

4、要衛生設施和設備、質量保證體系等）、監督發現主要食品衛生問題、監督監測效果評價、現場檢查筆錄、監測檢驗報告等。 （六）食品衛生不良行為方面文件材料。行政處罰登記表等。 （七）食品衛生行政注銷方面文件材料。申請報告、法定代表人全權委托書、注銷登記表、收回的食品衛生許可證、注銷通知書、送達回執存根等。 二、食品衛生監督檔案的特點 食品衛生監督檔案與一般文書檔案在形成和管理上都有很大不同，具有動態性、雙套制的特點。 （一）食品衛生監督工作的管理方式決定了食品衛生監督檔案的動態性 主要表現在：食品衛生監督管理相對單位即食品生產經營單位發生變化（如環境情況、產品情況、從業人員情況），為加強食品衛生監督，

5、衛生監督機構定期或不定期對食品衛生監督管理相對單位即食品生產經營單位進行監督執法檢查，按照國家衛生標準要求，食品衛生監督管理相對單位的衛生許可證每年都要進行年檢、變更、延續，日常監管、不良行為處罰等環節的工作程序。以上幾種情況所帶來的變化都會產生相應的文件材料，使食品衛生被監管單位所形成的文件材料具有了動態性。 （二）現階段食品衛生監督管理工作的特點決定了食品衛生監督管理檔案的雙軌制 以前食品衛生監督管理工作是以手工操作為主，形成的各類報告、統計分析數據全部是紙質文件材料。隨著科學技術的發展，現代化技術的應用，各級衛生監督機構普遍采用了計算機管理系統。各級衛生監督機構工作人員通過計算機數據庫完

6、成食品衛生監督管理相對單位的衛生許可的申請、審批、延續、變更、年檢、注銷等管理工作，并隨時掌握食品衛生監督管理相對單位的情況，完成各級各類報告、統計分析數據的生成和管理。這樣食品衛生監督工作不僅產生了紙質文件，同時也產生了相應的電子數據。食品衛生監督管理相對單位檔案最初形成時，就保證了紙質檔案和電子檔案的雙套并存，這也決定了食品衛生監督管理相對單位檔案的雙套制管理。 三、食品衛生監督檔案的管理 基于食品衛生監督管理相對單位檔案的內容和特點，在食品衛生監督工作中要采取有力措施，對食品衛生監督管理相對單位的檔案實施全過程管理，保證文件材料收集齊全，管理有序。 （一）動態管理 食品衛生監督管理檔案要

7、以食品衛生監督管理相對單位的許可證為單元，形成一證一檔，即食品衛生監督管理相對單位的行政許可、變更、延續、注銷等文件材料處理完畢后，各具體承辦科室應及時收集、整理和歸檔。按有關規定，食品衛生監督行政許可、變更、延續、注銷文件材料應于衛生行政許可出證之日起三個月內歸檔；日常食品衛生監督管理活動文件材料可按年度進行整理，最遲應在次年一月底前歸檔；不良行為文件材料（食品衛生監督管理相對單位行政處罰記錄）自結案之日起三個月內歸檔；省級以上衛生行政部門形成的許可審批材料應在反饋后三個月內歸檔。形成一證一檔，一檔多卷的動態管理。 （二）雙套制管理 食品衛生監督管理相對單位形成的紙質檔案、電子檔案同時歸檔。

8、電子文件的整理歸檔按電子文件歸檔與管理規范的要求進行整理，紙質檔案以一個食品衛生監督管理相對單位為保管單位進行組卷，即一個食品生產經營單位，順序按行政許可（申報）、變更、延續、復核、日常監督管理、不良行為、注銷等七類組成若干卷，每類每卷檔案由若干件文件材料組成。 （三）集中統一管理 從總體上來說，食品生產經營單位的衛生行政許可、變更、延續、復核、日常監督管理、不良行為、注銷等都歸屬衛生監督機構管理，但以上幾類程序又分屬于不同科室，每個科室對其檔案的分散管理，不能充分發揮食品衛生監督檔案應有的作用。因此，食品衛生監督專業檔案應實行集中統一管理。具體體現是：一是統一領導。每個承擔食品衛生監督的科室對食品衛生監督專業文件材料整理后進行歸檔，交由專門的檔案員管理，并專門派人統一領導、組織協調此項工作。二是統一制度。按照國家有關衛生監督機構工作、檔案工作的方針政策，結合本單位實際情況，建立健全食品衛生監督檔案管理各項制度。三