1、 一一 我市檔案信息化建設現狀我市檔案信息化建設現狀 二二 檔案信息化建設主要內容和基本原則檔案信息化建設主要內容和基本原則 三三 檔案數字化主要標準及具體工作流程檔案數字化主要標準及具體工作流程 四四 怎樣做好本單位的檔案數字化工作怎樣做好本單位的檔案數字化工作一一、檔案信息化建設現狀、檔案信息化建設現狀1 1、開展的極不平衡、開展的極不平衡. .空白單位還有相當比例空白單位還有相當比例, ,人員更迭造人員更迭造成此項工作斷點成此項工作斷點. .2 2、電子檔案處在無人監管的無序狀態。、電子檔案處在無人監管的無序狀態。3 3、軟件功能不夠強大，過于單一，只注重檢索功能，主、軟件功能不夠強大，

2、過于單一，只注重檢索功能，主要管理功能缺失。要管理功能缺失。4 4、整個操作過程不夠規范，更沒有進行系統培訓，沒有、整個操作過程不夠規范，更沒有進行系統培訓，沒有對技術標準進行要求和貫徹，無法保證數據質量。對技術標準進行要求和貫徹，無法保證數據質量。5 5、對數據庫沒有進行有效的安全管理、對數據庫沒有進行有效的安全管理 二、檔案信息化的主要內容和基本原則檔案信息化的主要內容和基本原則 1 1、檔案信息化、檔案信息化: : 是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織 下，全面應用現代信息技術下，全面應用現代信息技術, ,對檔案信息資源進行對檔案信息資源進行

3、處置、管理和提供利用服務。處置、管理和提供利用服務。 二、檔案信息化的主要內容和基本原則檔案信息化的主要內容和基本原則2 2、主要內容：、主要內容：人才隊伍建設人才隊伍建設保障體系保障體系標準規范建設標準規范建設基礎設施建設基礎設施建設技術手段技術手段應用系統建設應用系統建設信息資源建設信息資源建設必要條件必要條件網絡安全服務網絡安全服務工作目的工作目的基礎設施建設基礎設施建設網絡環境建設網絡環境建設硬件環境建設硬件環境建設網絡設備網絡設備 服務器服務器 存儲設備存儲設備 安全設備安全設備 檔案數字化加工設備檔案數字化加工設備內網內網 外網外網 政務網政務網 3 3、原則、原則o規范性原則規范

4、性原則o安全性原則安全性原則o效益性原則效益性原則三三、檔案數字化標準和具體工作流程、檔案數字化標準和具體工作流程 （一）檔案數字化（一）檔案數字化 用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。理過程。（二）檔案數字化原則：（二）檔案數字化原則： 基本原則：基本原則：檢查檔案原載體質量，確保數字信息的真實、完整。檢查檔案原載體質量，確保數字信息的真實、完整。采用先進的數字技術，確保數字化成果長期有效、數采用先進的數字技術，確保數字化成果長期有效、數據兼容和安全轉移。據兼容和安全轉移。采取有效措施，確保數字成果安全。采取有效措施，確保數字成果安全。必須

5、符合國家檔案數字化的要求及有關規定。必須符合國家檔案數字化的要求及有關規定。數字化對象確定原則：數字化對象確定原則：社會利用價值較高的檔案優先數字化。社會利用價值較高的檔案優先數字化。開放的檔案優先數字化。開放的檔案優先數字化。館（室）有特色的檔案優先數字化。館（室）有特色的檔案優先數字化。永久、長期保存的檔案優先數字化。永久、長期保存的檔案優先數字化。確保檔案信息資源的有機聯系。確保檔案信息資源的有機聯系。( (三三) )、基本環節：、基本環節：檔案整理檔案整理目錄建庫目錄建庫檔案掃描檔案掃描數據處理數據處理數據存儲數據存儲數據質檢數據質檢數據掛接數據掛接數據驗收數據驗收數據備份數據備份成果

6、管理成果管理重要標準重要標準o遼檔發遼檔發200810200810號號遼寧省檔案數字化技術標準遼寧省檔案數字化技術標準四、怎樣做好本單位的檔案數字化工作四、怎樣做好本單位的檔案數字化工作（一）數字化工作主要內容：一）數字化工作主要內容： 1 1、電子文件歸檔管理：、電子文件歸檔管理： 什么是什么是電子文件電子文件: : 是指在數字設備及環境中生成是指在數字設備及環境中生成, ,以數字形式存儲于磁帶、以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并或在通信網絡上傳送的文件。理，并或在通信網絡上傳送的文件。電子文件歸檔標準電子

7、文件歸檔標準遼檔發遼檔發2005120051號文件號文件關于印發遼寧省電子文件歸檔管理暫行規關于印發遼寧省電子文件歸檔管理暫行規定的通知定的通知標準要求：標準要求：規定要求：已開展辦公自動化的單位，應在計算機信息管理系統中設置規定要求：已開展辦公自動化的單位，應在計算機信息管理系統中設置相應的電子文件歸檔管理功能，實現歸檔電子文件的在線管理與利用。相應的電子文件歸檔管理功能，實現歸檔電子文件的在線管理與利用。規定要求：對各種類型的電子文件，歸檔時要采用各自的通用文件格式，規定要求：對各種類型的電子文件，歸檔時要采用各自的通用文件格式，同時收集其必需的歸檔背景信息即硬件環境、與其相關的軟件及說明

8、資同時收集其必需的歸檔背景信息即硬件環境、與其相關的軟件及說明資料并保證能夠與隨著計算機技術的發展而產生的通用文件格式進行轉換。料并保證能夠與隨著計算機技術的發展而產生的通用文件格式進行轉換。規定要求：在規定要求：在“無紙化無紙化”辦公系統中產生的電子文件，應采取嚴格的安辦公系統中產生的電子文件，應采取嚴格的安全措施，隨時備份，并存儲在能夠脫機保存的載體上。需永久、長期保全措施，隨時備份，并存儲在能夠脫機保存的載體上。需永久、長期保存的電子文件，應采取存的電子文件，應采取“雙套制雙套制”的保管方式，并建立互聯關系。的保管方式，并建立互聯關系。標準要求：標準要求： 電子文件歸檔前應進行有效性、完

9、整性、安全性進行鑒電子文件歸檔前應進行有效性、完整性、安全性進行鑒定，并由鑒定負責人簽署審核意見。定，并由鑒定負責人簽署審核意見。電子文件歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔隨時電子文件歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔隨時進行，物理歸檔要按進行，物理歸檔要按“電子文件集電子文件集”進行管理。進行管理。電子文件著錄項目要求與紙質檔案一致電子文件著錄項目要求與紙質檔案一致電子文件形成單位應在電子文件處理系統中設置符合安電子文件形成單位應在電子文件處理系統中設置符合安全要求的操作日志。全要求的操作日志。歸檔電子文件一般不加密，必須加密的要與其解密軟件歸檔電子文件一般不加密，必須加密的要與其解密軟

10、件和說明文件一同歸檔。和說明文件一同歸檔。 2 2、室藏檔案的數字化加工、室藏檔案的數字化加工室藏所有門類載體檔案的目錄數字化室藏所有門類載體檔案的目錄數字化室藏紙質檔案的全文數字化室藏紙質檔案的全文數字化室藏照片、音像檔案的數字化室藏照片、音像檔案的數字化室藏相關資料的目錄數字化室藏相關資料的目錄數字化數據的有效掛接數據的有效掛接（二）目錄數字化工作：（二）目錄數字化工作： 1 1、文書檔案目錄數據庫的建立標準要求：、文書檔案目錄數據庫的建立標準要求： 遼寧省文書檔案目錄數據庫結構與交換格式遼寧省文書檔案目錄數據庫結構與交換格式 案卷級目錄數據庫結構案卷級目錄數據庫結構 列有列有2222項著

11、錄項目，其中必著項目有項著錄項目，其中必著項目有1414項：項： 檔案館代碼檔案館代碼 責任者責任者 全宗號全宗號 文件起始時間文件起始時間 目錄號目錄號 文件終止時間文件終止時間 案卷號案卷號 控制標識控制標識 檔檔 號號 保管期限保管期限 題題 名名 組織機構代碼組織機構代碼 案卷級錄入界面圖例案卷級錄入界面圖例文件級目錄數據庫結構文件級目錄數據庫結構列有列有3030項著錄項目，其中必著項目有項著錄項目，其中必著項目有1515項：項： 檔館代碼檔館代碼 頁數頁數 文件形成時間文件形成時間 全宗號全宗號 檔號檔號 控制標識控制標識 目錄號目錄號 題名題名 保管期限保管期限 案卷號案卷號 責任

12、者密級責任者密級 組織機構代碼組織機構代碼件（頁）號件（頁）號 文件編號文件編號卷內文件目錄錄入界面圖例卷內文件目錄錄入界面圖例文件級目錄數據庫結構文件級目錄數據庫結構 列有列有3232項著錄項目，其中必著項目有項著錄項目，其中必著項目有1616項：項： 檔案館代碼檔案館代碼 室編件號室編件號 文件編號文件編號 全宗號全宗號 館編件號館編件號 文件形成時間文件形成時間 年度年度 頁數頁數 檔號檔號 保管期限保管期限 題名題名 機構（問題）機構（問題） 責任者責任者 組織機構代碼組織機構代碼 密級密級 控制標識控制標識歸檔文件目錄錄入界面圖例歸檔文件目錄錄入界面圖例數據錄入時具體問題的處理數據錄

13、入時具體問題的處理o所有阿拉伯數字一律以半角錄入所有阿拉伯數字一律以半角錄入o來文與復文為一件時，用復文題名作為本件題名。來文與復文為一件時，用復文題名作為本件題名。o案卷題名特殊處理：案卷題名特殊處理： 題名過長時，可省略冗余部分，并用題名過長時，可省略冗余部分，并用“”表示。表示。 無題名或題名不全不能揭示文件內容時，應根據內容另擬加無題名或題名不全不能揭示文件內容時，應根據內容另擬加 號，號，如通知如通知 關于召開安全生產緊急調度會議的通知關于召開安全生產緊急調度會議的通知 轉發文與被轉發文視為一件，用轉發文題名，如轉發文不能揭示轉發文與被轉發文視為一件，用轉發文題名，如轉發文不能揭示文

14、件內容，原題名照錄，同時錄入被轉發文題名，加文件內容，原題名照錄，同時錄入被轉發文題名，加 號，如號，如關關于轉發省檔發于轉發省檔發2005120051號文件的通知號文件的通知 關于印發遼寧省電子文件歸關于印發遼寧省電子文件歸檔管理暫行規定的通知檔管理暫行規定的通知 數據錄入時具體問題的處理數據錄入時具體問題的處理o文件編號特殊處理：文件編號特殊處理： 由機關代字、年度和順序號三部分組成，年度用由機關代字、年度和順序號三部分組成，年度用4 4位阿拉位阿拉伯數字表示，錄于伯數字表示，錄于 內，如內，如鐵市檔發鐵市檔發1999119991號號 多個文件編號，只錄主辦單位，若立檔單位是聯合發文多個文

15、件編號，只錄主辦單位，若立檔單位是聯合發文機關之一，也必須著錄立檔單位的文件編號，編號之間機關之一，也必須著錄立檔單位的文件編號，編號之間用用“；”分隔。如：分隔。如：鐵市財發鐵市財發1999519995號；鐵市勞發號；鐵市勞發199928199928號號數據錄入時具體問題的處理數據錄入時具體問題的處理o責任者特殊情況處理：責任者特殊情況處理： 分團體責任者，個人責任者二種。多個責任者，錄列首位的，主辦分團體責任者，個人責任者二種。多個責任者，錄列首位的，主辦 單位和立檔單位是責任者的，必須著錄；上級主管部門是責任者的單位和立檔單位是責任者的，必須著錄；上級主管部門是責任者的必須著錄，省略的用

16、必須著錄，省略的用 等等 表示，責任者之間用表示，責任者之間用“；”表示，如鐵嶺表示，如鐵嶺市社保局；鐵嶺市檔案局市社保局；鐵嶺市檔案局 等等 責任者要錄入全稱或規范簡稱，如：紀委責任者要錄入全稱或規范簡稱，如：紀委 中共鐵嶺市紀檢委中共鐵嶺市紀檢委 未署責任者的應考證，并錄在未署責任者的應考證，并錄在 內，考證無結果時，用三個內，考證無結果時，用三個代替，如代替，如 鐵嶺市檔案局鐵嶺市檔案局 數據錄入時具體問題的處理數據錄入時具體問題的處理o時間錄入要求：時間錄入要求： 用用8 8位阿拉伯數字表示，年度不詳用位阿拉伯數字表示，年度不詳用“0”0”補充，補充，如如19950208 000007

17、2819950208 00000728o多個人名的錄入方法：用多個人名的錄入方法：用“，”分隔，如：分隔，如：關關于李明于李明 張三，李四，王五，趙六張三，李四，王五，趙六 等同志任職的等同志任職的通知通知數據錄入時具體問題的處理數據錄入時具體問題的處理o附件、提要、附注項錄入內容：附件、提要、附注項錄入內容： 具有檢索意義的重要附件錄在附件欄，多個附件之間用具有檢索意義的重要附件錄在附件欄，多個附件之間用“”分隔，如題名項：分隔，如題名項：省技術監督局關于下發幾個行省技術監督局關于下發幾個行業標準的通知業標準的通知，附件項：，附件項：冶金行業技術標準機械行業冶金行業技術標準機械行業技術標準化

18、工行業技術標準。技術標準化工行業技術標準。 提要項是對文件內容的簡介，應反映主要內容，重要數提要項是對文件內容的簡介，應反映主要內容，重要數據。據。 附注項錄入需要解釋和補充的事項，如文件不同稿本，附注項錄入需要解釋和補充的事項，如文件不同稿本，不同載體，文件來源為捐贈、復制、寄存、代為保管等不同載體，文件來源為捐贈、復制、寄存、代為保管等數據錄入時具體問題的處理數據錄入時具體問題的處理 檔號的錄入格式檔號的錄入格式案卷級：案卷級： 全宗號全宗號目錄號目錄號卷號卷號 1 1 231 1 23文件級文件級( (傳統傳統) )：全宗號：全宗號目錄號目錄號卷號卷號件號、件號、 頁號頁號 1 1 23

19、 301 1 23 30文件級文件級( (新新): ): 全宗號全宗號年度年度保管期限保管期限機構（問機構（問 題）題） 件號件號 1 2009 1 2009 永久永久綜合綜合11照片照片: : 全宗號全宗號保管期限保管期限冊號冊號張號張號 1 1 永久永久5 405 40 2 2、照片檔案目錄數據庫的建立、照片檔案目錄數據庫的建立技術標準：技術標準：遼寧省照片、音頻、視頻檔案目錄數據庫遼寧省照片、音頻、視頻檔案目錄數據庫結構與交換格式結構與交換格式 照片檔案目錄數據庫的建立照片檔案目錄數據庫的建立列有列有2626項著錄項目，其中必著項目有項著錄項目，其中必著項目有1818項：項： 檔案館代碼

20、檔案館代碼 參見號參見號 張數張數 照片號照片號 題名題名 歸檔日期歸檔日期 全宗號全宗號 責任者責任者 密級密級 冊號冊號 作者作者 保管期限保管期限 張號張號 時間時間 控制標識控制標識 底片號底片號 地點地點 提要提要注：照片號：注：照片號： 全宗號全宗號- -保管期限保管期限- -冊號冊號- -張號張號3 3、紙質檔案掃描的具體要求：、紙質檔案掃描的具體要求：o需永久或長期保存的檔案以及向檔案館移交的檔案應采用彩需永久或長期保存的檔案以及向檔案館移交的檔案應采用彩色模式進行掃描。色模式進行掃描。o掃描圖像的分辨率應掃描圖像的分辨率應200DPI200DPI，如果文字偏小、密集、清晰，如

21、果文字偏小、密集、清晰度差或需要進行度差或需要進行OCROCR識別的，要適當提高分辨率。識別的，要適當提高分辨率。o掃描檔案要填寫掃描情況登記單。掃描檔案要填寫掃描情況登記單。o對掃描圖像偏斜度、清晰度、失真度等情況進行檢查，發現對掃描圖像偏斜度、清晰度、失真度等情況進行檢查，發現問題及時調整處理。問題及時調整處理。3 3、紙質檔案掃描的具體要求：、紙質檔案掃描的具體要求：o對大幅面檔案分區掃描形成的多幅圖像，進行拼接處對大幅面檔案分區掃描形成的多幅圖像，進行拼接處理，合并為一個完整的圖像。理，合并為一個完整的圖像。o掃描后的圖像采用掃描后的圖像采用JPEGJPEG格式存儲，按檔號建立文件格式

22、存儲，按檔號建立文件夾方式存儲。即掃描圖像文件按紙質文件頁碼順序命夾方式存儲。即掃描圖像文件按紙質文件頁碼順序命名，將一份文件若干掃描圖像存放在一個文件夾中，名，將一份文件若干掃描圖像存放在一個文件夾中，以以“全文標識全文標識”的格式（組織機構的格式（組織機構檔號）為文件夾檔號）為文件夾命名。命名。o對掃描圖像中影響圖像質量的雜質（黑點、黑線）、對掃描圖像中影響圖像質量的雜質（黑點、黑線）、多余邊框等，要進行去污和裁邊處理。多余邊框等，要進行去污和裁邊處理。4 4、照片檔案掃描的具體要求：、照片檔案掃描的具體要求：o掃描后的照片要求能按原件掃描后的照片要求能按原件1 1：1 1比例還原。比例還原。o黑白照片采用灰度模式掃描，彩色照片采用彩色掃描。黑白照片采用灰度模式掃描，彩色照片采用彩色掃描。o正常尺寸的照片（正常尺寸的照片（5 5英寸）的分辨率英寸）的分辨率300DPI300DPI，底片不，底片不得低于得低于1500DPI1500DPI，其它尺寸的照片要根據大小