1、XX市紅十字中心血站檔案分類大綱及編號方案一適用范圍及主要內容1本方案適用于血站全部檔案的分類及編號2本方案包括血站檔案的一級類目設置和二級類目劃分采用的基本方法以及類目的代號。二、類目的設置我站形成的全部檔案按不同門類和載體分為文書文件材料、專業文件材料、科技文件材料、會計文件材料、聲像材料、電子材料、實物材料七大類。黨群工作類、行政管理類、業務工作類、科學研究類、設備儀器類、基本建設類、財務會計類、聲像類、實物類、電子類十大類。1一級類目的設置及標準符號序號類目代號一級類目名稱序號類目代號一級類目名稱1W文書文件材料5S聲像材料2Z專業文件材料6D電子材料3K科技文件材料7SW實物材料4Z

2、K會計文件材料2二級類目的設置：（1）電子材料、實物材料不設二級類目。（2）文書文件材料、專業文件材料、科技文件材料、會計文件材料、聲像材料設二級類目。分類方法：專業文件材料類按其科室的不同分類；財務會計類按其形式分類；實物類按照其載體的不同分類。見附表：一級類目代號一級類目名稱二級類目代號二級類目名稱W文書文件材料12綜合類業務類Z專業文件材料1234567血源檢驗質控成分待檢血庫血型K科技文件材料KYKJKS科研類基建類設備類ZK會計文件材料ZKPZKZZKBZKQ會計憑證賬簿財務報告其它S聲像材料SZSXSY照片錄像錄音三、案卷排列及編號方法1黨群工作類、行政管理類是按照歸檔文件整理規則

3、的要求，以件為單位進行整理，歸檔范圍、保管期限依照機關文件材料歸檔范圍和保管期限規定按文件材料的保存和利用價值劃定永久、定期兩種保管期限，定期為30年和10年；同一類別按年度問題保管期限排列。使所編件號應在同一年度、同一問題的保管期限內從1開始逐件編流水號，排列順序為永久30年10年。2業務工作類是依照衛生部頒布的血站管理辦法中規定業務檔案保管期限為10年。業務檔案是以科室結合實踐進行組卷，按時間順序排列編號。3科學研究類依照2000年科學技術檔案案卷構成的一般要求，按課題分類、按科技文件形成規律組卷按階段排列編號。保管期限劃定為永久、長期、短期三種。4設備儀器類依照2000年科學技術檔案案卷

4、構成的一般要求，按性質結合型號分類，按結構和事件組卷、按時間順序排列編號。保管期限劃定為永久、長期、短期三種。5基本建設類依照2000年科學技術檔案案卷構成的一般要求，按性質結合項目進行分類，按結構和程序或階段組卷、按時間順序排列編號。保管期限劃定為永久、長期、短期三種。6財務會計類依照會計文件材料的整理，按類型結合年度分類，按時間順序組卷、排列、編號。其中報表、憑證按時間順序排列；賬簿按總賬、日記賬、明細賬結合時間排列。保管期限劃定為永久、定期兩類。定期保管期限分為25年、15年、10年、5年、3年五種。7特殊載體形式檔案（聲像、實物、電子），按載體結合年度分類，按活動或專題和時間順序進行排

5、列、編號。保管期限劃定為永久。四、類目的結構模式及方式1一級類目的結構模式及方法2二級類目的結構模式及方法五、檔案的整體排列案卷分大類按檔號在檔案柜內依次自上而下，從左到右豎立排放，庫房的密集架編順序號，建立存放示意圖。為適應我站檔案管理工作的需要，我站文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表按照市檔案局的文件精神，結合我站實際情況，重新制定我站文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表。附表：XX市紅十字中心血站檔案立卷類目、歸檔范圍、保管期限表分類方案歸檔范圍保管期限種類類別W文書文件材料一綜合類本站黨組織會議記錄，黨組織活動記錄，民主評議，黨員材料，黨組織年報表，黨員名冊。2、本站黨組織形成的

6、文件，本站黨組織吸收新黨員名單，黨員轉正材料。3、本站群團組織活動記錄。4、本站黨（團）關系介紹信存根。5、上級有關部門關于本站干部任免文件。6、本站下發的有關本站干部任免文件及干部錄用，招土地協議工、轉正、定級、工調、福利、勞保、離退休、復轉、撫恤文件材料。7、本站干部職工的處分文件、材料。8、臨時工、合同工登記表，合同等。9、職稱晉升上報材料，批復文件。10、本站創建先進集體、文明單位、先進工作者的文件、典型材料。11、本站業務技術人員基本情況登記表、統計表、業務考績的文件材料，個人登記表，技術人員繼續教育學習，干部接受培訓、教育的鑒定書等有關材料。12、本站機構的籌建、成立、啟用印章報告

7、、通知、請示、批復等。13、本站召開的重要工作會議材料，長期工作規劃，年度工作計劃、總結、綜合目標責任書、會議記錄。14、本站達標升級驗收評審材料。15、本站向上級行政、業務主管部門的報告、請示及上級行政業務主管部門對本站的批復、批示。16、本站的各項規章制度和管理規定。17、本站各科室工作計劃、總結。18、本站歷史沿革，情況介紹，大事記。19、上級有關單位財務、審計結論等文件材料。20、本站與有關單位簽訂的重要合同、協議。21、文檔、保密、文明建設、安全保衛、計劃生育等工作形成的文件材料。二業務類1、上級管理部門下發與本站業務有關的文件材料。2、本站業務學習記錄。3、本站業務考試試卷及成績。

8、4、各種業務工作標準和操作規程。5、采供血機構統計年報表。6、采供血機構統計月報表。7、本站與有關單位的供血（血制品）合同書。8、本站各科室中低值易耗品“三證”復印件，訂貨合同。9、差錯事故鑒定材料及醫療糾紛10、無償獻血活動材料。Z專業文件材料一血源1、獻血登記表、檢驗復檢報告單。2、采血工作情況明細表。3、血袋使用記錄4、血液報銷記錄5、獻血證發放、郵寄登記本6、采血車冰箱記錄，消毒記錄二檢驗1、檢驗結果原始記錄2、冰箱溫度記錄，儀器使用記錄3、傳染病上報記錄4、室內質控記錄5、血型交叉配合試驗登記本，血型交叉配合試驗報告單6、試劑批批檢報告7、室間質品報告三質管1、血液質量檢查，設備質量

9、檢查2、原輔材料質量檢查，工藝衛生質量檢查3、質量管理文件、報告4、本站職工健康檔案5、質量信息反饋記錄6、污物焚燒記錄，血液報廢焚燒記錄四成分1、成分通知單2、成分相關設備溫度記錄3、儀器使用記錄4、成分加工明細五待檢庫1、待檢庫出入庫明細表，待檢庫出入庫匯總表2、血液報廢明細表3、待檢庫庫存明細表4、冰箱溫度記錄表六成品庫1、血液入庫明細表2、血液出入庫月報表3、血液報廢審批單4、用血單位退血及處理記錄5、成分通知單、用血申請單、電話記錄本6、冰箱溫度記錄七血型1、疑難血型鑒定記錄，疑難血型交叉配合記錄2、臨床輸血反應調查記錄K科技文件材料一KY科研類1、科研課題立項、論證、實驗記錄、總結

10、、報告等2、成果驗收、鑒定材料、推廣應用等項目研究和管理全過程3、省級以上發表、交流的學術論文（正式文復印件）二KJ基建類1、本站征用土地申請書、協議書、合同書、土地使用證、土地紅線圖2、本站基建施工圖、竣工圖與基建配套的電、水，下水道線路圖3、上級有關單位關于本站基建方面的批復、通知及本站向上級有關部門關于基建的請示、報告，基建投資方面的數據、文字材料，基建工程驗收報告及基建審計結論三KS設備類同一設備儀器（價值2000元，使用5年以上）內，設備的購置合同、開箱驗收單、圖紙、合格證、設備安裝調試文字材料、設備記錄、設備維修報告與批示，維修記錄及維修單，儀器設備監測報告單，設備報廢報告與批示，

11、報廢登記表，設備保管人員及操作責任人等ZK會計文件材料一ZKP會計憑證原始憑證、記賬憑證二ZKZ賬簿1、日記賬、總賬、明細賬2、現金出納帳、銀行存款帳三ZKB財務報告1、會計年報表、單位預算報表、年度財務報告2、會計月報表四ZKQ其它1、會計移交清冊2、會計檔案保管、銷毀清冊S聲像材料一SZ照片1、上級領導視察、檢查指導本站工作的照片2、本站舉行的各種活動的照片3、反映本站基本面貌的照片4、本站歷任領導人的照片5、無償獻血先進、典型人物的照片6、本單位獲市級或市級以上先進的照片7、實物檔案翻拍的照片二SX錄像1、上級領導視察、檢查指導本站工作形成的錄像2、本站舉行各種活動形成的錄像3、本站購買

12、的宣傳教育錄像帶三SY錄音1、上級領導視察、檢查指導本站工作形成的錄音2、本站舉行各種活動形成的錄音3、本站宣傳獻血法的錄音帶D電子材料1、本站公務活動中形成的光盤、磁帶2、本站文件備份的磁盤SW實物材料1、本站獲得各類獎狀、獎杯、獎牌、榮譽證書等2、本站使用過的印章3、上級領導及名人的親筆題詞、題名4、其它有保存價值的各類實物XX市紅十字中心血站檔案立卷說明根據血站各類文件材料的形成規律、內容特點，本著便于保管、方便利用的原則，根據湖北省科技事業單位檔案工作規范管理評定標準的要求，對檔案室保存的各種門類和載體檔案進行全面系統的立卷整理，現綜合說明如下：一立卷原則檔案立卷應遵循文件材料的形式規

13、律和特點，保持穩健材料之間的有機聯系，區分不同的價值，反映本單位工作活動的特點和真實面貌，便于保管利用。二、檔案分類（一）文書檔案：1黨群類；2.行政類（二）專業檔案：1業務綜合類；2.血源管理類；3.血液檢測類；4.成分單采類；5.成分制備類；6.質量管理類；7.血液供應類；8.血液采集類（三）基建檔案：1.綜合管理；2.辦公樓；3.住宅樓。（四）設備檔案：1.檢驗儀器；2.車輛管理；3.辦公設備。（五）科研檔案：1.科研管理；2.科研課題。（六）會計檔案：1.會計憑證；2.會計賬簿；3.財務報表；4.其他類。（七）聲像檔案：1.照片；2.錄像；3.錄音。（八）實物檔案：1.獎牌；2.印章；

14、3.字畫。（九）電子檔案：1.磁盤；2.光盤；3.移動硬盤。（十）資料：1.發文匯集；2.專題匯編；3.其他。三、立卷方法（一文書檔案在本年度內以問題為主，區分不同的保存期限，便于查找和科學管理。（二）專業檔案在本年度內以專業類別為主，結合專業特征，區分不同的保存價值，便于利用。（三）基建檔案按工程項目分類，根據其重要性劃分不同保管期限。（四）設備檔案按設備型號分類，根據其重要性劃分不同保管期限。（五）會計檔案以類型為主，按照不同類型劃分期限。（六）聲像檔案按專題結合時間進行組卷。（七）電子檔案以盤為單位登記。（八）實物檔案以件為單位逐年進行登記。四、立卷中有關問題說明（一卷內文件材料的排列以

15、保持文件之間的相互關系，即批復在前，請示在后；文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；結論在前，依據性文件在后。（二）卷內文件一般按問題時間保管期限進行排列。（三）“備考表”置于卷末，主要填寫麗娟過程中有關問題，立卷人和立卷時間。（四）沒有題名的文件材料，擬寫卷內目錄時，根據文件內容自擬標題。五、檔案數量血站綜合檔案室收藏各類檔案，分為文書檔案、專業檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案、電子檔案七大門類。（一文書檔案共整理 盒， 件（永久 件，長期 件，短期 件，30年 件，10年 件）。（二）業務檔案共 卷。（三）基建檔案共 卷。（四）設備檔案共 卷。（五）科研檔案共 卷。（六）會計

16、檔案共 卷（會計憑證類 卷，會計賬簿類 卷，財務報表類 卷）。（七）張片檔案共 冊， 張。（八）實物檔案共 件（獎牌證書 件，印章 枚）。（九）資料主要是本單位制發的發文匯集、專題匯編等。XX市紅十字中心血站檔案安全管理突發事件應急預案為了提高各種檔案安全事故的應急搶險能力，最大限度的減輕對檔案的損害，更具檔案法、檔案法實施辦法及有關規定，結合我站實際，制定本預案。一組織機構及職責（一領導小組為確保檔案室突發安全事故應急搶險工作的順利開展和高效運作，成立站檔案安全管理突發事件應急領導小組，由 任組長， 任副組長， 為領導小子成員，主要職責為負責應急搶險工作的組織領導和搶險現場的組織指揮。（二）

17、工作小組應急搶險領導小組下設指揮、通訊、搶險、檔案搶救四個工作小組，成員落實到人，每年度確認一次。各組既明確分工，又緊密配合。其職責根據分工，在突發安全事故后，根據領導小組的決定，及時啟動應急預案。指揮組：由站領導小組成員組成，負責指揮、協調。通訊組：由站辦公室、總務科、血源科負責人組成，根據險情負責聯絡和現場記錄工作。搶險組：由全體干部職工組成，根據指揮組安排進行搶險。檔案組：由站辦公室主任和檔案管理人員組成，負責現場檔案搶救及災后整理工作。二、險情種類和等級（一種類引發檔案室安全事故的險情主要有火災、水災、蟲災、地震、雷擊、和庫房崩塌等。（二）等級若站內險情不大，本站自己能處置，不會造成重

18、大不良后果的，則為一般險情；若站內險情較嚴重，已危及到檔案安全，本站摸不清楚虛實或估計依靠自身力量不能處置的，則為較大險情；若站內險情致檔案嚴重受損且發生人員傷亡事故，則為重大險情。三、搶險目標和任務排除災情、險情，清楚災情、險情對室藏檔案、資料及設施設備的威脅，保護未受損的檔案、資料，搶救已受損的檔案、資料。四、搶險原則和內容（一原則先搶救珍貴檔案，再搶救一般檔案，最后搶救資料和設施設備。（二）內容1文書檔案2、業務檔案3、科技檔案4、資料5、設備檔案6、基建檔案7、聲像檔案8、會計檔案9、電子檔案五、搶險程序（一一般險情1險情第一發現者迅速通知辦公室主任和檔案管理員。2、辦公室主任和檔案管

19、理人員到現場查清險源后，能自己處理則處理，不能處理立即報告檔案安全管理突發事件應急領導小組組長。3、檔案安全管理突發事件應急領導小組組長接到報告后立即到現場確認險情，并迅速采取措施。4、查明原因，堵塞漏洞，做好善后工作。（二）較大險情1險情第一發現者在確認險情較重、自己不能處置時，立即向站檔案安全管理突發事件應急領導小組組長報告災情，請示處置辦法；得到報警指示后，迅速通知通訊組，由通訊組成員告知站內人員；若需向外界呼救，則迅速撥打119或110火警、匪警電話或其他與搶險救災有關的外界聯系電話，告知險情，請求搶險。之后立即做好準備，迎接消防車或其它搶險車輛的到來。2、接到報告后，應急搶險領導小組

20、應迅速組織搶險工作成員實施搶險。站內成員自接到電話后10分鐘內趕到現場，站外成員自接到通訊組的搶險通知后30分鐘內趕到現場。3、各應急領導小組成員到位后，立即按分工各就各位，投入搶險。外界專業搶險隊伍趕到后，站應急領導小組組長應及時介紹情況，組織人員協助搶險。4、相關人員要做好報案、施救、災情等記錄。（三）重大險情若發生危害檔案、危及人生安全的重大災害事故，則通訊成員立即撥打120救護車，指揮組立即派人將受傷的人員送到醫院搶救，其余工作人員參照上述較大險情的搶險步驟進行搶險。若險情危及到供水、通信、下水管道等二自身不能處理時，則及時通知有關部門予以搶險。六、善后工作（一總結險情排除后，各工作組

21、要進一步做好善后工作，及時對搶險工作進行總結?？偨Y內容包括：報告是否及時；突發事件等級確定是否準確；預案啟動是否及時；采取措施是否及時、科學、有效；人員、物資、經費是否及時到位；險情產生的原因及防范措施等。（二）上報應急領導小組組長應將險情發生原因、所受損失情況及處理結果及時上報上級主管部門，并通報有關部門。（三）獎勵在應急搶險工作中，對做出顯著成績的有關單位和個人給予表彰和獎勵。（四）責任追究對失職、瀆職、不履行規定職責和程序的科室和人員，按照站有關規定嚴肅處理，并視情節輕重追究有關科室及人員的責任。XX市紅十字中心血站檔案管理規定為切實加強我站檔案管理工作進一步大道科學化、規范化的要求，根

22、據檔案局的有關精神，結合我站檔案管理工作實際，做如下規定：一管理機構XX市紅十字中心血站設立檔案室，全面負責對各科室檔案工作的業務指導與監督檢查，并做好檔案收集，保管及開發利用，不斷完善監督管理職能。二、管理原則1各種門類、載體的檔案實行統一管理，各科室及個人在從事各種業務活動中形成的載體，形成的有關文字材料必須按規定交檔案歸檔案，任何科室和個人不得據為己有。2、中心血站各部門負責人將檔案工作納入有關管理制度中，明確有關人員的崗位職責，做好考核檢查，并與科室綜合目標完成情況和個人獎金掛鉤。3、檔案工作必須與全站各項工作實現有機結合，密切聯系，實行布置、檢查、總結、驗收，四同步管理，即下達計劃任

23、務同時提出文件材料的歸檔要求；檢查計劃進度同時檢查文字材料的形式情況；評審鑒定成果同時驗收鑒定歸材料的完整、準確、系統情況；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核等，有檔案室同時出具材料。凡重要的專業會議、鑒定會、基建工程驗收，儀器設備開箱應分別通知檔案管理人員參加。檔案人員崗位職責1認真貫徹執行檔案法及黨和國家的一系列有關檔案工作的政策、法規，嚴格依法治檔。2、熱愛本職工作，努力專研檔案專業理論知識，不斷提高檔案專業技能，以適應檔案工作現代化、科學化管理的要求。3、接受上級檔案部門的工作檢查和業務指導。4、負責血站檔案的收集、整理、清退、立卷、組卷、歸檔、保管、銷毀等工作，參與工程項

24、目的驗收和科技成果的鑒定，確保檔案完整、準確。5、指導各科室做好歸檔工作做，對科室的檔案管理工作負有監督、檢查、指導職責。6、注意了解、收集檔案利用效果反饋信息，定期查看利用效果登記，做好保密工作。7、按檔案管理“七防”（防火、防盜、防光、防潮、防塵、防污染和防有害生物）的要求，配好必要防護設備，管理好檔案庫房，確保檔案的絕對安全。檔案收集制度1檔案收集工作是貫徹檔案工作基本原則、集中統一管理的一項具體措施。血站的檔案是寶貴財富，不能長期分散，更不能歸個人所有，不能講各自形成的檔案分散在各科室保存，應由檔案室集中統一管理。2、凡工作活動中所形成能夠反映血站工作主要職能和歷史面貌，具有保存價值的

25、一切文字、圖樣、表格、聲像等各種不同門類、不同載體形式的均屬收集范圍。3、凡各業務科室按照質量體系文件規定進行的血液的收集、檢驗、成分分離、儲存運輸等工作環節形成的原始記錄都要收集立卷歸檔。4、加強對血站工作活動和外出人員開會學習待會材料以及報刊、廣播、電視等不同載體文件材料的收集工作。5、簡直檔案員平時應做好各科室文件聊的收集、整理工作，并按時、按質量要求移交檔案室。檔案接收工作制度1各科室向檔案室移交的檔案應收集齊全，符合數量和質量的要求。做到分類清楚、立卷規范、卷內文件排列合理，目錄填寫完整，備考表有卷內情況說明。2、檔案室在接收檔案時，應對案卷質量、卷內文件材料質量、案卷的完整性、真實

26、性進行審查，不符合入檔、入庫要求的的退回改正。3、避免檔案資料丟失，各科室不同種類的檔案交接時間不同，各類檔案按規定時間上交檔案室。會計檔案隔年移交檔案室。4、接收檔案時必須認真填寫移交手續。檔案整理工作制度1檔案的整理就是對零散或需要進一步條理化的檔案進行分類、排列、編目，使之系統化，使檔案能夠全面、歷史的反映血站工作活動面貌。2、在接收檔案過程中，對整理不善的檔案盒不符合要求的檔案，要進行指導重新整理立卷。3、對接收和收集的零散檔案，要進行全過程的檔案整理工作。4、檔案整理工作是整個檔案工作的基礎，只有進行科學的整理，才便于檔案的鑒定、保管、統計等環節的建設。5、檔案整理工作應該按照檔案的

27、形成的特點和規律，最大限度的保持文件之間的聯系，充分利用原有基礎，使整理后的檔案便于保管利用。6、檔案室應分門別類進行編目、封面填寫、裝盒、上架。檔案室庫房管理制度1庫房要安全可靠，門窗牢固，配有安全保護裝置。2、庫房要有良好的通風散熱裝置。3、庫房要定期檢查，發現問題及時解決。4、出檔案管理人員外，閑人不準進入庫房。5、庫房必須配備溫濕度測試儀，每天檢測庫內溫濕度，配備滅火器、防蟲藥等，必須做到“七防”（防火、防盜、防光、防潮、防塵、防污染和防有害生物）。6、檔案須經消毒方能進入庫房。7、庫房內嚴禁堆放雜物。檔案管理人員“四參加”制度為確保血站檔案的完整性、準確性、系統性，以檔案法的精神為指

28、導，結合我站實際，特制定檔案管理人員“四參加”制度。1檔案管理人員按規定參加血站相關業務會議，會上認真做好筆錄，會后將有關會議記錄按要求及時歸檔。2、檔案管理人員按規定參加業務評審、科研課題鑒定會，并將評審鑒定成果和鑒定檔案材料按要求及時歸檔。3、檔案管理人員按規定參加血站重要設備開箱驗收會，并將設備按要求及時歸檔。4、檔案管理人員按規定參加血站基建工程竣工驗收會，并將基建工程檔案按要求及時歸檔。檔案利用制度1血站檔案是血站歷史活動的真實記錄，為血站各項工作服務。2、編制檔案的案卷目錄、卷內文件目錄、各種檔案索引、參考查找工具、組織文件匯編，提供各種檔案信息。3、借閱利用檔案，必須登記，必須按規定填寫檔案利用效果登記表和檔案借閱登記薄，做好信息反饋。未辦理借閱手續者，不得將檔案帶出檔案室。4、查閱會計檔案，須經血站分管財務領導或財務科負責人簽字后方可借閱，但不得借出。5、外單位人員借閱血站檔案，必須出示證明，經分管檔案工作的領導批準，辦理查、借閱手續后，管理人員方可提供使用。6、利用檔案時，不準吸煙、拆卷、轉借和在檔案原件上畫杠、打圈、涂改以及污損檔案。檔案管理工作“三納入”制度為了確保檔案管理工作的順利開展，