1、    計算機技術在學校檔案管理中的運用    穆丹摘   要：學校檔案管理是學校管理工作的重點環節。在數字化時代背景下，應當將計算機技術運用在學校檔案管理中，這樣能夠全面提升職業技術學院的檔案管理質量，推動學校檔案管理向現代化、信息化方向邁進，使檔案管理工作發揮出實際價值。本文簡要分析了計算機技術在學校檔案管理中運用的積極作用，探究了計算機技術在學校檔案管理中運用的策略。關鍵詞：計算機技術  學校檔案管理  運用：tp39            

2、0;                      ：a                       ：1674-098x（2020）03（c）-0192-02學校檔案覆蓋面非常廣泛，包含學生個人信息，也保存著學校的歷史、教學情況、科研情況、基礎設施建設等重要信息，因此學校檔案管理有著非常重要的地位。傳統檔案管理模式已經無法滿足新時期職業技術院校檔案管理要求，需要相關人員

3、積極尋求新的檔案管理技術，因此將計算機技術運用在學校檔案管理中已經成為檔案管理發展的必然要求。計算機技術在學校檔案管理中的運用方式已經成為廣大檔案管理人員積極研究的課題。1  計算機技術在學校檔案管理中運用的積極作用1.1 提升了檔案管理效率職業技術院校的檔案數量總量比較多，涉及范圍比較廣，檔案管理對于學校的建設與發展起到重要作用。傳統人工檔案管理模式效率比較低，在檔案管理整體系統工作中存在比較多的問題，檔案收集速度、整理速度、歸檔速度、調閱速度都比較慢，給學校檔案管理工作帶來比較多的負面影響。而將計算機技術運用在檔案管理中，能夠全面提升檔案管理效率，使檔案管理各個環節工作效率有了明

4、顯提升。例如在檔案調閱管理中，計算機技術能夠縮短檔案查找時間，改變了傳統檔案管理人工查找的管理方式，節約了大量檔案查閱時間。1.2 提升了檔案管理質量學校檔案比較重要，部分檔案具有唯一性和保密性。傳統檔案管理大多以紙質卷宗形式為主，檔案管理難度比較大，檔案在長時間管理和查閱過程中容易出現損毀、丟失等問題，而且保密性較差，一旦機密檔案出現丟失或被其他人員竊取，容易帶來比較大的損失和風險。將計算機技術運用在院校檔案管理工作中，能夠提升檔案管理質量。計算機信息化管理使檔案管理保密性明顯提升，管理人員可以在系統中將檔案進行備份，這樣能降低檔案丟失帶來的影響。同時電子檔案更容易存儲，應用效果更加明顯。1

5、.3 提升了檔案使用效率傳統的檔案管理形式，檔案使用效率偏低。在檔案查閱時只能到檔案室進行翻閱，查閱工作費時費力。部分檔案信息缺乏有效交流，交流效率不高，對學校管理工作產生一定影響。而借助計算機技術，能夠明顯提升學校檔案使用效率。通過校園檔案管理網，學校各部門能夠在平臺中完成檔案信息交流和共享，相關人員想要調閱檔案只要提供個人權限信息就可以在管理系統中查閱檔案，極大的提升了信息使用效率。同時在系統中可以完成對檔案的及時修改和完善，檔案信息可以在互聯網絡中實現快速交流，這樣也使檔案管理更具現代化、信息化特征。1.4 節約了檔案管理成本傳統學校檔案管理形式，需要投入大量的人力、物力，占有了大量管理

6、資源。學校要建設比較大的檔案管理室，還需要配置相應的檔案管理人員，在檔案收集、整理、歸檔等管理環節要設置多名檔案分管人員，這樣就使檔案管理需要比較大的成本。而運用計算機技術能降低管理成本，相關檔案工作可以在計算機管理系統中完成，檔案管理人員只需要23名即可完成，也不需要單獨建立面積較大的檔案管理室，縮減了檔案管理人力物力的投入資金，不僅為學校節約了檔案管理資金，還提升了檔案管理工作質量。2  計算機技術在學校檔案管理中運用的策略2.1 健全信息化檔案管理機制，提高建設力度學校管理層需要根據實際情況，建立健全的信息化檔案管理機制，這樣才能提升學校檔案管理效果。傳統檔案管理形式效果不理想

7、，主要是由于缺少健全的檔案管理機制，信息化程度明顯不足。因此在信息化背景下，學校應當對計算機技術應用在學校檔案管理中有足夠高的認識程度，認識到實現學校檔案管理信息化建設的必要性。學校應當成立以相關領導為帶頭人的管理小組，積極參與到信息化檔案的管理建設中，領導人員要起到監督、組織、協調和帶頭作用。學校可以根據實際情況，建立信息化檔案管理建設的人員激勵政策。對于積極推動計算機信息化檔案管理建設的人員可以進行相應的獎勵政策，這樣能提升建設效率，提高相關人員的積極性，有利于加快計算機技術在職業技術院校中檔案管理的運用。2.2 加大計算機信息化檔案管理系統的建設投入計算機硬件設施和相關配套設備，是計算機

8、技術在學校檔案管理中的運用基礎。檔案管理計算機信息化建設是一項長期性工作，在短期的收益較小，但長期回報較高。部分院校對檔案管理信息化建設的投資力度偏少，存在一定程度的供需不平衡問題。而在有限資金條件下，想要完成信息化建設，只能被動降低建設水平，硬件設施和相關配套設備穩定性下降，反而會給檔案管理帶來風險。針對這一現狀，學校可以設立專項資金，專款專用，全面提升計算機硬件以及相關配套設施的質量，確保計算機技術在檔案管理中的運用穩定性。同時學校檔案管理部門還可以加強對部分機密檔案的合理運用，產生的提供利用收益還能用于日常計算機信息化管理系統的維護和運用，這樣能比較好地解決預算不足問題。2.3 全面提升

9、檔案管理人員的整體素質學校應當培養一批具有高水平計算機信息化能力的檔案管理人才。定期開展培訓指導課程，不僅要培訓檔案管理的理論課程，同時也要培訓檔案管理人員的計算機技術。還要不定期進行業務考核，將考核結果與個人薪資相掛鉤，對考核合格者進行相應的獎勵，對考核不合格者采取處罰措施。同時還要開展思想道德素質教育，提升檔案管理人員的崗位責任意識，培養奉獻精神，提高技術創新能力，從而建立起強烈的使命感。學校還應當做好招募工作，提高檔案管理人員的招募門檻，這樣能全面提升檔案管理人員的個人素質。同時還要優化檔案管理人員組成結構，優勝劣汰，保證檔案管理隊伍的工作質量。2.4 提升計算機技術在檔案管理中的安全性

10、計算機技術在學校檔案管理中的運用質量，與計算機系統安全性存在密切關系。要建設嚴謹的檔案管理制度，采用登錄認證系統對登錄人員身份進行識別，同時根據不同的檔案類型和登錄人員的級別，要設定不同的登錄權限。低級別登錄人員無法調閱高級別檔案，越級調閱檔案時要進行申報，獲得審批后方可進入系統。登錄密碼可以采取固定密碼和動態密碼相結合的技術，一旦登錄密碼輸入三次后，系統將自動關閉。檔案管理系統要采取安全防火墻技術、病毒木馬監測技術、數據加密保護技術等。系統一旦發現非法入侵或私自下載檔案等行為，能夠自動采取應對措施并發出預警信號，這樣能保障檔案安全性。3  結語計算機技術應用在學校檔案管理中是時代發展的必然結果。學校檔案管理人員為了提升檔案管理水平、降低檔案管理成本、充分發揮出檔案管理的真正作用，必須要充分將計算機技術運用到檔案管理中，建立完善的檔案管理機制，加快計算機基礎設施建設，提升檔案管理人員整體素質。這樣才能為計算機技術運用到學校檔案管理工作中打下基礎，提升學校檔案管理的數字化、信息化水平，實現學校檔案管理的可持續發展。參考文