1、時間管理和個人成效定時間管理和個人成效定第1頁/共48頁人生的每一剎那都是唯一的人生的每一剎那都是唯一的時間對盼望的人來說“實(shí)在太短”；時間對恐懼的人來說“實(shí)在太長”；時間對痛苦的人來說“實(shí)在太慢”；時間對快樂的人來說“實(shí)在太快”；時間對有愛心的人來說是永恒。朝菌朝生暮死；寒蟬春生復(fù)死；海龜生存500年；松柏樹、黃楊樹活數(shù)千年第2頁/共48頁 天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個時刻也都有其存在的目的，生命誕生的時刻；生命枯萎的時刻；播種的時刻；收成的時刻以及保持緘默的時刻，挺身講話的時刻。舊約圣經(jīng)之傳道書 我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸，我們利用時間，否則時間利用我們。第3頁/共48

2、頁“不能管理時間，便什么都不能管理不能管理時間，便什么都不能管理” （美）杜拉克（美）杜拉克“管理”時間是不對的，“時間管理”就是“自我”管理什么是時間管理時間管理就是管理時間？第4頁/共48頁下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很長時間嗎？2 你通常把工作帶回家嗎？3 你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4 如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5 即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6 你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7 你經(jīng)常在做重要工作時被打斷嗎？8 你經(jīng)常占用用餐時間工作嗎？9 在上個月里

3、，你是否忘記一些重要的約會？10 你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11 你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13 當(dāng)你長休了一段時間，你是否有負(fù)罪感？14 你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標(biāo)一致的大事？16 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？ 測測你的時間安排是否合理第5頁/共48頁 總結(jié)你的時間掌控總結(jié)你的時間掌控1216 “yes” 救命救命！你在時間管理上需改進(jìn)812“yes” 48 “yes”04“yes”當(dāng)心！當(dāng)心！你需要重新審視你的時間行動指南可以可以！方向

4、正確，但需要提高沖勁恭喜！恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法第6頁/共48頁案例：老王的故事延 誤原 因1、沒有以第一時間把報(bào)告做好拖延，沒有界定緩急先后2、打算做報(bào)告的當(dāng)天 下屬生病，代出席會議 上司緊急命令 一些電話 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾3、下班回家交通堵塞 4 、看電視 不能自我約束5、放棄工作不能自我約束6、賴床不能自我約束7、沒有帶一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞第7頁/共48頁平均平均8080歲壽命歲壽命1-20、60-80忽略不計(jì)，余40 1年為1寸 睡眠 8小時 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5交通 1.5小時 2.5年 20電話 1小時 1.7年 1

5、8.3看電視、上網(wǎng) 3小時 5年 13.3看報(bào)、聊天 3小時 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時 3.3年 3.33.3第8頁/共48頁大石頭大石頭小沙子小沙子水水第9頁/共48頁課 程 目 標(biāo)知道什么是重要的知道什么是重要的做計(jì)劃做計(jì)劃實(shí)踐實(shí)踐 重要、計(jì)劃、實(shí)踐第10頁/共48頁時間的秩序時間的秩序時間箭頭將過去和未來區(qū)別開來,使時間有方向 面包的比喻面包的比喻錯誤：3成時間緬懷過去、3成時間夢想將來、 3成時間應(yīng)付目前的一切正確：8成時間應(yīng)付今天、1成時間借古今用作為參考 1成時間計(jì)劃未來第11頁/共48頁時間管理學(xué)的演變時間管理學(xué)的

6、演變記事便條做一些計(jì)劃、規(guī)劃分出優(yōu)先順序挖掘人的資源、重視人第12頁/共48頁I+重要性MIMIIMIIIMIVU+緊迫性I+ U+I+ UI U+I U工具：區(qū)分時間的重要性和緊迫性工具：區(qū)分時間的重要性和緊迫性重要的事：對個人工作生活會產(chǎn)生重大影響的事情。緊迫的事：此刻不做就會給我們帶麻煩的事情。緊迫的事情不一定是重要的事情。第13頁/共48頁緊急緊急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會 規(guī)劃、休閑 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費(fèi)時間之事 有趣的活動重要重要與與緊要緊要之區(qū)別之區(qū)別從容人無用人 危機(jī) 急迫的問題 有期限壓力的計(jì)劃壓力人 不速之客 某些

7、電話 某些信件與報(bào)告 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動無聊人不緊急不緊急第14頁/共48頁 偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局第15頁/共48頁 偏重第二類事務(wù)，結(jié)果偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見，有理想有遠(yuǎn)見，有理想 平衡平衡 紀(jì)律紀(jì)律 自制自制 少有危機(jī)少有危機(jī)第16頁/共48頁 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利短視近利 危機(jī)處理危機(jī)處理 被視為巧言令色被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計(jì)劃輕視目標(biāo)與計(jì)劃 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂人際關(guān)系浮泛，甚至破裂 第17頁/共48頁偏重第四類事務(wù)，結(jié)果偏重第四類事務(wù)，結(jié)

8、果 全無責(zé)任感全無責(zé)任感 工作不保工作不保 依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生第18頁/共48頁Diarize（定出做的時間） 變?yōu)镈o it latter（呆會做）4D原則Do it now?。R上就做）Dont do it。（別去做了）重 要 緊 迫Delegate授權(quán)別人去做第19頁/共48頁高M(jìn)IMIIIMIIMIV大第一重點(diǎn)第二重點(diǎn)第三重點(diǎn)非重點(diǎn)客戶規(guī)劃、重點(diǎn)優(yōu)先工具：客戶規(guī)劃、重點(diǎn)優(yōu)先工具：低小市場吸引力成功可能性第20頁/共48頁 時間自然法則總時間自然法則總結(jié)結(jié) 帕金森原則時間象一根彈筋：設(shè)立期限時間象一根彈筋：設(shè)立期限 帕雷托原則80%80%的結(jié)果來源的結(jié)果來源20

9、%20%的努力的努力 注意力之謎 注意力需要及時恢復(fù)注意力需要及時恢復(fù) 內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘有效地利用你的生物鐘 效能與效率 做正確之事，做好它做正確之事，做好它第21頁/共48頁第22頁/共48頁訂定每日工作計(jì)劃訂定每日工作計(jì)劃 詳細(xì)地計(jì)劃今天下午或是明天早上的工作。工作計(jì)劃-為每天的2-3件事項(xiàng)留出完整的時間第23頁/共48頁避免分散注意力避免分散注意力 你所花費(fèi)的努力中，通常有百分之二十已決定了最后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將有助于在短時間內(nèi)達(dá)到要的成果。第24頁/共48頁辦事處與總公司的協(xié)作辦事處與總公司的協(xié)作 某辦事處已成立了兩年，現(xiàn)有10位銷售人員，負(fù)

10、責(zé)銷售工作。該辦事處業(yè)績一般，但面對競爭激烈的市場局面，總公司為了要全面推廣工作站產(chǎn)品，最近派了小李過去以便能打開工作站市場。 小李除了工作站之外，對其它產(chǎn)品如服務(wù)器、多媒體電腦等更是熟悉。辦事處經(jīng)理王先生因此經(jīng)常要求小李幫忙兼賣其他產(chǎn)品。半年后小李始終無法打開工作站市場，他訴說王經(jīng)理常常要求他去完成其它產(chǎn)品的銷售任務(wù)，所以實(shí)在沒法抽出充分的時間去開發(fā)工作站市場。思考題：1、假設(shè)小李繼續(xù)兼賣其他產(chǎn)品的話，那會造成什么后果？2、王經(jīng)理其實(shí)應(yīng)該怎么做？案例學(xué)習(xí)案例學(xué)習(xí)第25頁/共48頁時間是串起過去、現(xiàn)在及未來無數(shù)事件的連續(xù)線時間是串起過去、現(xiàn)在及未來無數(shù)事件的連續(xù)線時間管理的基本單位是事件時間管

11、理的關(guān)鍵在掌握事件事件經(jīng)由選擇選擇以價值為基礎(chǔ)第26頁/共48頁順習(xí)慣做事會有越來越多的抱怨（制變）（應(yīng)變）思考一下再去做知道什么是重要的，并按重要的原則去選擇二者的區(qū)別就是選擇，有選擇比沒有意識去選擇好第27頁/共48頁確定優(yōu)先順序確定優(yōu)先順序基本任務(wù)基本任務(wù)如果不去做，就無法有效發(fā)揮你的 作用的任務(wù)。你應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)你應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)一般指應(yīng)最先完成的任務(wù)。你喜歡做的任務(wù)你喜歡做的任務(wù)在事先安排時間時，通常從 不會去做的事。不甚重要的任務(wù)不甚重要的任務(wù)容易而有趣，通常首先會去做。第28頁/共48頁 優(yōu)先管理的核心優(yōu)先管理的核心1、把每天要做的事情列一份清單2、確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做3

12、、每天這么做！每日計(jì)劃：在你 辦公室 前，計(jì)劃 天的工作。第29頁/共48頁To-Do ListTo-Do List待處理事項(xiàng)待處理事項(xiàng)Delegate to授權(quán)A/BTo-Do 事項(xiàng)Time 需Required 時Delegation 授權(quán)跟進(jìn)Ref參見Name姓名Return 返還Time 時間Ref參見Notes 備注第30頁/共48頁 清理桌面1、 建三個文件檔案2、 根據(jù)4D原則整理好所有東西3、 把“立即做”檔案里的工作一件件處理完 給活動定下時間 使用活頁文件4、 每日清理桌面第31頁/共48頁A.M. P.M. 6 7 8 9101112Daily Expenses 每日支出

13、1 2 3 4 5 6 7 8 910AppointmentsAppointments日程日程第32頁/共48頁Monthly PlanMonthly Plan月度計(jì)劃月度計(jì)劃 Month Year 年 月Projects/GoalsProjects/Goals本月項(xiàng)目本月項(xiàng)目/ /目標(biāo)目標(biāo)A/B Business A/B Business 工工 作作 開始日開始日 Personal Personal 個人生活個人生活 第33頁/共48頁意識意識潛意識潛意識內(nèi)存內(nèi)存硬盤硬盤第34頁/共48頁產(chǎn)品說明書了解產(chǎn)品印刷售后服務(wù)圖片題綱初稿規(guī)格注意事項(xiàng)維修點(diǎn)打印美工公司簡介拍照大腦圖第35頁/共48頁

14、個人成效effectiveefficient明確于結(jié)果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾氣好工作愉快、有結(jié)果一個有成效的經(jīng)理人第36頁/共48頁Specific 具體的Measurable 可衡量的Achievable 可實(shí)現(xiàn)的Relevant 與價值相關(guān)的Tractable 可跟進(jìn)的SMART第37頁/共48頁對我的崗位來說，最重要的職責(zé)是什么？分清主動工作和被動工作內(nèi)容。主動性（建設(shè)性）工作：幫助達(dá)到目標(biāo)的工作被動性工作：日?，嵥榈氖虑榈?8頁/共48頁放棄喜歡做的事放棄怕失去控制的心理授權(quán)把任務(wù)交給人，培訓(xùn)他

15、們并通知相關(guān)人員隨時準(zhǔn)備提供建議并進(jìn)行解答組織下屬第39頁/共48頁 對生產(chǎn)率的挑戰(zhàn)對生產(chǎn)率的挑戰(zhàn)1、 優(yōu)先順序不明確/危機(jī)管理2、 電話打擾3、 缺乏優(yōu)先/目標(biāo)4、 貪多嚼不爛5 不速之客6、 無效授權(quán)7、 桌面雜亂無章/找不到東西8、 缺乏自律/拖延9、 不會說“不”10、 會議第40頁/共48頁學(xué)習(xí)分配工作學(xué)習(xí)分配工作 學(xué)習(xí)將不同的工作授權(quán)給不同的單位執(zhí)行，分工合作才能在最短時間內(nèi)以有效的方式達(dá)成目標(biāo)。第41頁/共48頁今日事今日畢今日事今日畢拖延決定或行事緩慢是非常危險(xiǎn)的習(xí)慣。應(yīng)付拖延的招數(shù)：訂定完成期限建立回饋制度安排人監(jiān)督你趁早解決把工作劃分為幾個小部分現(xiàn)在就去做第42頁/共48頁將阻礙減到最將阻礙減到最低低通常造成時間浪費(fèi)的環(huán)境因素有：電話信件會議等候訪客緊急事件第43頁/共48頁培養(yǎng)說培養(yǎng)說“不不”的的能力能力 如果你從來不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出負(fù)荷時，你的工作品質(zhì)勢必會大受影響。NO！NO！NO！第44頁/共48頁應(yīng)付突發(fā)狀況應(yīng)付突發(fā)狀況 應(yīng)付突發(fā)狀況，是時間管理上的一大技巧，當(dāng)發(fā)現(xiàn)情況不對時，可以：重新商議在接下來的步驟中，把浪費(fèi)的時間補(bǔ)回來縮小計(jì)劃的涵蓋面爭取更多資源