1、外貿跟單員 外貿跟單員定義 : 外貿跟單員是指在進出口業務中，在貿易合同簽訂 后，依據合同和相關單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結 匯等部分或全部環節進行跟蹤或操作， 協助履行貿易合同的外貿業務 人員。 外貿跟單員按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟 單三大類： 前程跟單是指 “跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止； 中程跟單是指 “跟”到裝船清關為止； 全程跟單是指 “跟”到貨款 到賬，合同履行完畢為止。 跟單員按業務性質分又可分為外貿跟單和 訂單跟單（生產跟單） 。 外貿跟單員的基本常識 一 跟單員職責： 1跟蹤每張單訂單的生產并將貨品順利的交給客戶，收回應收 回的款項。 2同

2、新、舊客戶保持聯系增加溝通，了解客戶所需。 3接收客戶的投訴信息，并將相關的信息傳遞到公司的相關部 4掌握、了解市場信息，開發新的客源 5做好售后服務。 二跟單員在收到訂單后要做的工作： 首先談接單的方法 1客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等多 種多樣，每張訂單的下法不同， 我們跟單員都應注意將它們轉成書面 訂單。 下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數量 等。 2訂單的審查 每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設備也不 一樣。首先，要看我們目前的水平能否達到客戶的要求，這是關鍵。 要分清此單是加工單還是0P單。 3開生產單、流程卡 每張單開時， 一

3、定要把客戶要求在生產單上寫清楚。 交生產部門 生產之前，應向倉庫了解生產原材料是否足夠本單的生產。 4生產過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要 及時將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。 5小樣 打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求， 同 樣也是大貨和產的依據。 一般情況是按正常的手續， 小樣全部是由客 戶自己批板后再下單做貨的。 6修改定單 一般情況是要求跟客戶重新下單， 跟單員重新開單交生產部生產。 當客戶提出取消定單時，跟單員一定要收回舊的資料（生產單、 流程卡）。 7大貨生產出來后，還要按排出貨。 三售后服務 客戶投訴或是退貨時： 對客戶的投訴，我們要了解

4、問題出現的原因，并要采取措施，找 到對策，避免下次出現。 客戶要求退貨， 首先是盡量的使客戶接受我們所出現的問題。 若 能返修，則再對成品進行返修好后再出貨。 很嚴重的就重新生產，補單生產再送貨。 還有采用相互讓步的折扣法。 有時只能按客戶的要求來處理。 最重要的是如何想法讓公司同客 房達到雙贏。 四 如何溝通好使跟單工作做得更好 同本廠內的各部門溝通： 面對生產部門我們就是客戶， 所做的一切在對老板負責的同時也 要對客戶負責。 多同各生產部門溝通， 讓他們能更明確的了解到在生 產各單時，客戶的意圖，使生產更順利，能更好的滿足客戶的要求。 同客戶的溝通： 這只能代表我本人的體會， 先要了解客戶

5、的心態， 他們是希望你 在最快的時間里，給他最好的貨，面價錢也希望是最低的。如果你能 體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們若能將手上 的每張單子當作是自己的事至始至終的做好， 客戶那當然也就不難交 差的。其實，只要我們能對客戶真誠的付出，他們也會在有些問題上 會理解你的，不會令你難做的。我們能盡可能的替對方多想一點，當 客戶有錢賺時，結果就會是：客戶賺錢、老板有錢賺，你自己也能有 升職加薪的機會。我們何樂而不為了？ 外貿業務跟單工作流程 一、跟單 1、制作合同：客戶下單以后，核對產品價錢是否與以前所做的 訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料 輸入專家軟件里

6、做合同給客戶確認，如是做T/T30%,并讓其安排打 訂金，待定金到帳后， 再下購貨合同給工廠進行生產， 如果是做 100% 前T/T,則可直接安排生產。無論是在做合同或購貨合同，一定要特 別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方 面協調好，以免以后趕不交期。下購貨合同到工廠后，要求工廠負責 人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準 備以后安排訂艙拼柜事宜。 2、商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商 檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同， 裝箱單，發票。大概兩三天后，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢后， 傳真換證憑條給你

7、， 留存以便日后安排。 換證憑條只顯示實際商品的 第一項商品及總金額， 有效期一般為三個月， 實際金額可以小于換證 憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復使用。 3、辦理C/O或Form A:看所屬客戶是屬于哪一個國家或客戶的 具體要求來辦理C/O或Form A。Form A是普惠制產地證書，目前給 予我國普惠制待遇的國家共 36 個，可以享受減免關稅待遇。 C/O 是 一般性原產地證書， 只是證明貨物是產自中國的。 一般原產地證書得 到貿促會辦理， 而普會制的話在商檢局辦理就可以了。 在裝運期至少 一個星期前辦理。 不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證， 基 本程序都是先在網上

8、制作好資料（包括合同，發票，裝箱單等）后再 發過去 ,待機器檢查合格后再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單 一次,合格后就可以去領取了。 4、驗貨訂艙：經常注意工廠訂單生產進度， 在交貨期前十多天， 詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安 外貿跟單 其實跟單很簡單就是做為客戶和工廠之間的橋梁做好協調管理工作， 把信息及時地在兩者之間進行反饋。 概要 第 1 步：當業務員和客戶在網上進行溝通，確定初步意向后?？?戶通過快遞把樣品和加工的細節數據傳過來。 此時，將樣品和相關的 加工制作的要求通過打樣申請單反映出來。 之后，經過業務部經理簽 字，將樣品和打樣單（打樣單要復印一份，正本

9、留自己保存。 ）給打 樣室進行打樣。 第 2 步：樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意及時向快遞詢問 UPS 號。 第 3 步：客戶確認樣品并將樣品寄回，同時下單。 第 4 步：根據回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術部。定貨單要 業務員和部門經理簽字。 將單和樣品留技術部。 要求其制作工藝流程。 第 5 步：之后將合同傳給財務部簽字和老總簽字。 并連同工藝流 程樣品 3 樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來做，把品質 要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復 印 5 份，分別傳生產 -品管-財務 -物控-出貨。并在正本上簽字。正本 訂貨單留給自己。 把工藝流程書復印 5 份

10、，傳財務-技術部-物控-生產 -品管。正本留技術部，副本自己留著。 第 6 步：將合同復印 2 份，正本自己歸檔。 副本分別傳老總辦公 室和財務負責人。 第 7 步：及時反映工廠在生產過程中的問題，并和業務員溝通。 在業務員和客戶溝通達成協議后， 將結果通過工作聯系單將變更要求 傳達到生產車間。工作聯系單正本留己，副本傳達。 第 8 步：快出貨時，聯系貨代。做報關單據。并提前寄交貨代。 若生產有問題， 導致不能即使出貨要提前通知貨代， 以便其另做船期 安排。 第 9 步：若即使完貨。 則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關單 據交給出貨部門。并將出貨通知單復印 3 份，傳生產 -品管 -出貨部。

11、正本留己。 第 10 步：即使做好議付單據連同貨代送來的提單進行議付。如 前 T/T 下，則先傳副本給對方，要其付款。 L/C 項下，則交由財務部 到銀行進行相關事項。 第 11 步：到核銷單等相關單據回來后，將單據交由財務部進行 結匯，辦理核銷退稅手續。 以上所有自己保存的單據按合同和客戶編號先后順序進行分檔 管理。 以服裝跟單為例 ,跟單過程如下 : 一般程序如下：接受客戶指示單，分析產品來料，采購來料，制 作樣品（主要下工廠了解樣品的落實情況， 生產工藝適合客戶的產品 要求，緊抓生產進度滿足交貨日期） ，發樣品給客戶認可， 大貨投產。 制作過程煩瑣易出錯，加工工廠會給你麻煩的，客戶也會的

12、，要做好 心理準備。 一、工藝單 1. 先對工藝單進行文字處理，翻譯成中文。 2. 參照和對照往年的工藝單進行核對（主要指老客戶） ，研究是 否有新的變化或者是有不對的地方， 著重看一下有無特殊要求， 工藝 單指示不明的地方要及時和客戶溝通， 如客戶有不明白的地方可按照 訂單常規操作要求處理。 3. 對著工藝單進行逐項檢查： （ 1）首先是主料，如面料的品種、 紗支、結構、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰） ；（ 2）輔料， 包括拉鏈（是否特指，如 YK0、繩、扣、風眼、花邊、松緊帶、梭 織布（應注意是否需要染色） 、橫機羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝 飾牌等。 4. 對照工藝單認真研究印、繡

13、花及其它處理方式，如面料絲光、 水洗、扎染等（有關HTP訂單中對印、繡花方面沒有詳細的資料，甚 至在最初打樣時連印花顏色、 印花尺寸也沒有明確指示， 客戶只有一 個要求：效果好就行。雖然客戶把這個權利給了工廠，但也給工廠帶 來一定難度，要揣測客戶的心態，自己要主動去創新設計一些東西。 在這點上，應盡快適應客戶的這種要求） 。 二、核價 認真研究完工藝單后，安排進行核價，即填寫核價單，在填寫核 價單時一定要清晰、 認真，經過誰手該把關的沒把好關的要負首要責 任；建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表， 以便以后核價遇到相同的面料時， 可按固定的工藝去填制核價單， 印、 繡花價格最

14、好也有價格一覽表。 1. 核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的 生產難易度，主要是與染整廠溝通， 落實確定后，明確面料有關資料， 以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、 克重資料， 注意面 料的紗支與克重的對比，方便用料的核算。 2. 工藝室人員進行有關工藝用量的計算，此時要對輔料情況（特 別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家， 要對輔料的價格進一步 落實好，以免大貨投產后出現價格上的差異）進行詳細解說，問明客 戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類， 避免遺漏， 客戶 有特殊要求的，更是需要特別說明。 3. 生產車間對照工藝單，進行生產量及加工費的計算，由于車

15、間 是參照工藝單進行計算，好多內容僅是 “紙上談兵 ”，因此有條件的盡 可能提供樣衣， 對于工藝單上或是客戶特別指示的， 要一并詳細告知 （最好是書面 ）生產部門，以便盡可能核算準確。 4. 匯總資料，核算價格。由于核價員習慣于按照自己知道的資料 進行核價， 因此在客戶有特殊要求的時候， 一定要有明確指示并做相 關提醒，如面料有特殊要求（有無水洗等） ，輔料比較奇特，印、繡 花價格等。所有這一切 ,都必須詳細準確的寫到核價資料或者是工藝 單里，以便以后備查。 5. 報價時如對某些輔料及印、繡花價格不明確的，報價時要注明 所列輔料及印、繡花的價格，如百家好事訂單經常會指定輔料廠，而 唯嘉、歐美訂

16、單牽扯到面料檢測及成衣檢測（客戶指定輔料，跟單員 一定要注意，如果跟單員沒明確標注，跟單員要負主要責任；所有擔 當學會看核價單上的資料， 一定要看清楚， 把經手的資料要做到心中 有數；有特殊要求的，一定要告訴核價員） 。 我做單證做到心力交瘁 三、備樣 一般來說，報完價后，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會 要求安排備樣（原則上先談價格，后打樣；對新客戶原則上不備樣， 備樣要收樣品費）。備樣時主要注意（備樣時關鍵在于保證交期及質 量，因此我們經手的資料務必要準確，與客戶要求一致，才能保證樣 品及時得到確認，避免重復返工） ： 一）樣品 1. 款式樣：一般來說款試樣主要是看做工的，可以用代替面

17、料， 但當有配色時， 一定要搭配合適才行， 尺寸做工完全按照客供指示及 要求。 2. 確認樣：作為確認樣，客戶看重的是 ,顏色要對，輔料要齊，印 繡花也要按照要求的去做， 特別是代表大貨面料一定要好。 因為一般 來說，確認樣是給設計師看的，所以一定是好的和準確的，符合設計 師口味的，此項工作非常重要 .如果做得不好，可以說前功盡棄，一 切都是白費。 3. 產前樣：一般來說是在大貨面料出來以后，為了保證大貨的準 確性， ,在裁剪前，做給客戶看得樣品，代表大貨水平，也是客戶對 大伙的檢驗。 為了生產的方便， 要求產前樣必須符合客戶對大貨的一 切要求，避免出現生產損失 ,安排起來一定要快。對于 HT

18、P 訂單，大 貨下來后，再安排做大貨產前樣，待產前樣確認后，進行大貨生產。 HTP訂單不要求打印、繡花樣。 4. 廣告樣：廣告樣一般來說是在訂單確定后，大貨出貨前，客戶 用來擴大宣傳，增加銷售量的樣品，齊色齊碼，外觀效果要好，一定 要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣） 。 5. 齊色樣：此項要求的客戶比較少，可以靈活掌握。對于HTP的訂 單，客戶要求在工藝單下達后，安排做銷售樣，而且對于不好找的輔 料可用類似或接近的代替，樣衣發走后，安排核價、報價，然后等客 戶確認意見。 6. 水洗樣：要保證成衣水洗尺寸， 必須做好前提工作面料縮水率。 7. 船樣：大多數客戶船樣要并到大貨里

19、，如該并入大貨收費的船 樣未并入大貨，跟單員應負主要責任。 （二）色樣 1. 色樣，制作要好看、及時，保存要完整，一式三份：自己必須 留存一份，以免以后的生產過程中，對大貨的顏色進行核對，問明客 戶是在自然光還是在燈光下對色，以便及時確認。 2.紗樣。 3.布樣，如麻灰：如客戶指定麻灰色號時，可與客戶溝通直接進 行大貨生產，如有客戶布樣， 可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確 認。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時， 最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗 卡上的色號，便于采供部門購紗。 （三）印、繡花樣 首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花 線一定要用正確顏色， 如確有難度，可以與客戶溝通，

20、 變通安排。印、 繡花資料必須保證準確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不 明確的地方，爭取縮短確認周期 （印、繡花打確認樣時間：原則上從 業務員將印、 繡花資料轉交外協員后三日內應將確認樣轉業務員， 外 協員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確， 確認樣原則上要檢驗合 格后才能出廠， 對確認樣跟單員也要進行檢查， 由跟單員將確認樣寄 給客戶確認，客戶確認后的確認樣要及時轉生產廠， 并做好交接記錄 ） 外協員要對以前及以后外加工的印、 繡花價格等資料進行匯總， 便于 以后出現同類加工業務時方便查詢。 （四）輔料 由于我們的輔料開發有一定局限性， 因此安排輔料時一定要盡可 能廣。如同行、客戶及

21、其它部門，在此特別指出的是網絡查詢，重點 是快！光客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與客戶協商處理意 見。輔料管理員要對以前及以后采購的輔料價格等資料進行匯總， 便 于以后出現同類輔料時方便查詢。對于 HTP的訂單，輔料多而且雜， 要特別注意染色問題， 如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找， 但達不到輔料廠的起訂量， 工廠不愿意做， 本著客戶一般確認銷售樣 上的輔料的作風，因此，應在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔 料，減少大貨生產不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低及質量好， 因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的， 以后再遇到此類輔料時能 有據可查。 輔料打確認樣時間： 原則上從業務員將

22、打輔料確認樣的資 料轉交輔料管理員后三日內應將確認樣寄給客戶確認。 作贏外貿單 證必會的 18 步流程 四、合同的執行 在征得客戶同意或簽定合同并確認客戶已執行合同后 （如開 L/C、 電匯、預付款等)，以 L/C 結算的，要盡快催信用證，以預付款結算 的，款要及時催，以電匯結算的，風險較大，通常適用于老客戶。下 達生產通知單，生產通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，并在指 令下達后落實相關部門在合理的時間內接收到了正確的指令， 并已開 始執行。向生產廠要生產計劃，監督生產指令在各環節中的進行，保 證其順暢。 如有客戶資料未到時， 要及時與相關部門和客戶進行溝通 和調解，做出最合理的生產計劃。

23、 五、確認 在合同簽定后，對于擔當來說，確認工作是最重要的。在安排確 認時，要掌握以下幾條原則： a) 首先排列生產計劃，盤查確認點，首先要清點好輔料，核對 好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產安期順利 開始。 b) 監督和督促生產計劃，確認所有保證生產順利進行的有關指 示，書面或實物已交待到有關部門的責任人心中， 并已得到認真執行。 如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認意見或修改意見 要及時傳達，對生產中出現的各種問題進行監督、反饋，對于生產中 出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。 c) 核對所有來物，與客戶確認意見相符一致。 d) 要注意客戶的變更，如面料顏色、

24、合同數量，如出現變更， 要在第一時間內通知生產部門，減少不必要的損失。 六、合同的跟蹤 在合同的執行過程中， 要準時填報跟單表， 及時給客戶報告生產 進度，并要及時匯總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，并及時 與客戶和生產部門溝通，對出現的意外情況要及時處理，如上報、與 客戶協商拖期、協調有關部門采取補救措施等。 在臨近交期時，如生產過程中如有妨礙大貨交期無法按合同順利 執行時，必須事先通知客戶；當大貨生產過程中，縫制、印花、繡花 等出現妨礙生產順利進行時， 一定要及時通知客戶 （同時發樣給客戶） 采取有關補救措施。 為了大貨生產能夠順利進行， 首先要及時去生產廠看每天的生產 情況。對于客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外， 還應有書面形式傳真于客戶或者把生產進度情況告訴客戶， 并提醒有 可能影響交期，同時，要排查生產環節中還可能存在的問題，要及時 匯總情況，尤其是輔料。 品管主管要會同品管員一起在大貨交貨前對產品進行檢驗， 并出 具驗貨報告單（對于發現的問題要提出整改建議和防范措施） ；客戶