秘書手冊秘書手冊 深圳市共濟科技有限公司 總經辦秘書處 2 31 目目 錄錄 前言前言 3 3 第一章第一章 秘書必備的素質秘書必備的素質 4 4 一 職業化秘書的標準一 職業化秘書的標準 4 二 秘書的職業態度二 秘書的職業態度 5 第二章第二章 秘書的重要職業技能秘書的重要職業技能 6 6 第一部分 日常事務處理第一部分 日常事務處理 6 一 撥打 接聽電話的程序和技巧 6 二 傳真 7 三 郵件 7 四 文件管理 參看集團 秘書手冊 第 33 36 頁 附文件處理流程 8 五 名片 8 第二部分第二部分 日程安排日程安排 8 控制日程 意味著你與總經理一起有序工作 8 一 總體原則 9 二 經驗與技巧 9 二 出差日程安排 9 附件一 出差物品攜帶表 10 附件二 授權書模版 11 授 權 通 知 11 附件三 國內出差日程范例 11 附件四 國外出差日程安排表 12 三 會議安排 13 四 媒體采訪 19 五 大型活動 22 六 突發來訪接待 26 第三部分第三部分 溝通協調溝通協調 27 第四部分第四部分 文字支持文字支持 29 秘書文字支持應達到的要求 30 秘書文字支持的種類 30 程序 準備 撰擬 審核修改 發布 30 參考模板附件 31 第五部分第五部分 會議支持會議支持 32 附件 會務手冊 32 3 31 前言前言 在許多人眼里 秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業 秘書的輔助和參謀作用在該職業特征中最具代表性 他們是領導的左膀右臂 是領導與公司上下保 持溝通的橋梁 為此 他們必須全心全意并準確無誤地提供支持與服務 從而體現出其自身價值 優秀的秘書會使人想到干練 精明 繁忙的處事作風 聯想到待人接物時彬彬有禮的儀態 聯想到在他 們臉上那一慣展現胸有成竹的樣子 無論如何 秘書這個詞會讓許多正準備從事這個職業的人們有著太多的想像 然而 秘書的工作到 包括哪些 在秘書的工作背后還有些什么 這是被很多人忽略的 在共濟 秘書及行政助理 部門文員 是一只龐大的隊伍 在共濟的大環境下 大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項的處理 在領導處理 每一項工作的時侯 我們會隨時身處其中 自然而然成為此件事情的某一環節 而不可或缺 有時我們 需要扮演更多角色 以適應工作安排和領導需要 別看都是秘書 但由于所服務的對象不同 各部門性 質不同 其所進行的工作任務也必然存在著很大差異 但由于秘書工作是以服務為其根本性質 這在共性 的尋找上為我們提供了依據 事實上有很多相似的工作不同之處只是因為事件輪廓上的差別 本質上都 是可以歸于一類的 無論什么時候 謹慎認真的工作態度是秘書們不遺不棄的職業操守 而現代秘書的 職業要求在尊奉這一理念的基礎上更要加強這一能力的綜合運用和發揮 因此 什么是一個出色地秘書 的該具備的職業素質 什么樣的秘書會得到領導的認可 在共濟 不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲 下又該做什么呢 這些是我們一直以來需要探索的問題 也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本 手冊的想法 我們 作為總經辦秘書處的秘書 在長期的工作之中 在領導日常所給的幫助中以及自身在各項工 作中的鍛練使得我們為自身尋找到了一些適用的工作方法 積累了一些工作經驗和技巧 在處理許多類 似情況時形成了一些慣用做法和約定俗成的規定 我們將這些點滴一一收集 在經過了反復總結和提練 否定和借鑒的過程后 已將其做成了本部門工作的一種標準 達成了在方法和流程上的統一 我們相信 在我們自己的不懈努力和對秘書工作的熱愛之下 為共濟 為我們的事業未來的發展進行一番奮斗后 我們 定會做出成績 我們迫切地相想早日讓這本小冊子與大家見面 希望它能為同行們的工作中提供方便快捷 的參考之用 同時我們非常愿意將這些經驗和技巧共享出來和大家一起探討 也希望能利用這樣一個機 會使我們的工作得到領導和專家的指點 以發現問題 補已之短 秘書手冊適用于公司各部秘書及行政人員 致力于給予任何一個共濟人關于行政方面的指導 手冊 編寫工作是由企劃部秘書處完成的 在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關人員的大力 支持 在此 我們深表謝意 關于本手冊所收集的內容 由于水平有限 不妥之處請及時向我們提出 我們熱忱盼望著您的意見 這本手冊隨著工作需要我們還將不斷補充完善 使手冊真正能夠成為一部共 濟秘書或助理的行為指南 4 31 第一章 秘書必備的素質 一 職業化秘書的標準 敬業精神敬業精神 表率作用表率作用 領導風范領導風范 業務能力業務能力 指揮與控制能力指揮與控制能力 合作精神合作精神 學習與創新能力學習與創新能力 知人善任的能力知人善任的能力 對待意見與批評對待意見與批評 大局觀大局觀 正直正直 公平 堅持既定政策和原則公平 堅持既定政策和原則 誠實誠實 實事求是實事求是 敬業敬業 以工作為榮 設定高的工作水準以工作為榮 設定高的工作水準 守信守信 不失約 不違約 不食言 不泄密不失約 不違約 不食言 不泄密 勤奮勤奮 努力工作 不斷學習努力工作 不斷學習 有序有序 利落 有條不紊利落 有條不紊 高效高效 追求效率和效益追求效率和效益 可靠可靠 按約定完成工作 保質 保量 及時按約定完成工作 保質 保量 及時 5 31 二 秘書的職業態度 主動性 主動性 Initiative Initiative 適應性適應性 Flexibility Flexibility 團隊精神團隊精神 Team Team work work 尊重他人尊重他人 Respect Respect forfor People People 創新精神創新精神 Creativity Creativity 堅持原則堅持原則 Uncompromising Uncompromising Integrity Integrity 服務與貢獻服務與貢獻 Service Service B 由秘書本人回復 3 如發出的郵件需要追蹤結果或確認對方是否收到 需要設置回執 如對方未能及時查看 需電話說 明 4 需要總經理審閱 批改的郵件打印出呈送 然后負責回復或傳達 5 重要郵件及時進行存檔 8 31 四 文件管理 參看集團 參看集團 秘書手冊秘書手冊 第第30 3230 32頁 頁 附文件處理流程 附文件處理流程 1 閱讀文件 判斷是否應由總經理處理 然后審核文件格式是否正確 內容表述是否清晰 完整 2 對文件進行分類 待批 待閱件 緊急 不緊急 寫明文件摘要 必要背景資料 審批原由 便于 總經理 3 按總經理批改意見復印后轉發 呈送 可參照文件管理規定 必要的事情進行追蹤 反饋結果 4 必要文件進行存檔 注 傳真 郵件 信函等內容為外文的 應及時譯出 五 名片 1 分類 可根據總經理業務情況分類 如公司類型 客戶類型 地域等 2 存放 名片盒 錄入到 NOTES 通訊錄中 更易查找 但需要錄入時間 3 應準備一名片夾 存放與總經理聯系緊密且重要的人員名片 并保證查找時方便快捷 第二部分 日程安排 控制日程 意味著你與總經理一起有序工作 控制日程 意味著你與總經理一起有序工作 日程安排 是指時間排定的領導工作計劃 是領導工作量 工作效率 工作成果的一種反映 是時間 管理藝術的集中體現 秘書的職責是當好 管家 按日程安排為領導做好各種必要的準備 并提醒領導 實施 本文將從總體日程安排 出差日程安排 會議安排 媒體采訪 大型活動和突發來訪六部分加以 詳細說明并提供文字模版 希望能給大家的工作提供參考 日程是領導的工作質量 工作效率 工作成果的一種體現 而規劃 安排領導的工作日程是秘書的一項 基本工作 這項工作看似簡單 但卻十分重要 它是秘書輔助總經理工作的基礎 安排好總經理的日程 意味著秘書將和總經理一起進行有序的工作 作為秘書一定要細心觀察領導的工作習慣和做事風格 調 整自己的工作方法 主動適應領導的工作節拍 在沒有達成默契的情況下 最好在合作之初與領導做一 次深入溝通 準確了解領導的要求 需求 并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識 為日后工 作的順利開展做鋪墊 此外 勤于思考 多做總結對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的 把看得 出的經驗 教訓 小技巧等做一備忘錄 時常翻看 補己之短 揚己所長這不僅提高了自己的工作水準 同時也對領導的工作效率起到了間接地促進作用 總體日程安排總體日程安排 領導的日常工作分為日常性工作 即事先有計劃的相對固定的工作 如會議 出差 接待等 和突發性 工作 臨時安排的事情 兩類 而秘書的通常做法是將有計劃的事情預先填入擬好的日程表中 同時細 致靈活地安排好突發隨機事件 一 總體原則 一 總體原則 了解總經理的日常工作 近期業務重點 作息習慣 身體狀況 優化工作方法 細心觀察總經理的工作習慣與做事風格 主動適應其工作節拍 9 31 了解公司業務發展情況 特別是所服務總經理的業務進展情況 留意近期的工作興奮點 對計劃內事情預先寫入日程 及時整理日程表 以免安排沖突 明確事情的優先級 在處理事務時注意理順和排序 分清輕重緩急 酌情安排處理 定期與總經理溝通 將雙方的要求 需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識 以利工作開展 注意日程安排的時間松緊 適當安排 二 經驗與技巧 二 經驗與技巧 周一日程 出差前后一個工作日不要安排過多的事務 在兩個約會間留出機動時間 防止會議延長引起時間沖突 并給總經理留出整理思路的時間 同時預留 時間處理日常事務 根據總經理習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息 對于總經理的各項安排熟記于心 及時提醒已定下來的安排 防止沖突 每日安排相對固定時間與總經 理核對日程 保證秘書與總經理日程表內容一致 不要代替領導做決定 在總經理的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約酌情處理 控制約會時間 適時打斷 防止拖延 以免影響下面的日程 掌握近期要回避的人物 月月 周計劃安排模版周計劃安排模版 可使用 NOTES 日歷功能 填入相關安排 打印即可 也可按照總經理習慣 自行制作日程表 二 出差日程安排 做為秘書 安排總經理出差是經常的一項工作 同時也是需要更加細致的一項工作 通過秘書的計 劃 把總經理出差在外的工作安排得緊張而有序 愉快而圓滿 這是秘書工作的目標 也是工作價值的 一個體現 一 國內出差國內出差 出差前出差前 確定出差目的和日期 確認總經理出差陪同人 與出差地相關人員溝通 確定周到的日程安排 明確如早午晚餐安排 所到地地址 需 要的路程時間 接待人員等信息 確定行程 預定機票 注意選擇好航空公司 機型及班次 酒店 選擇總經理習慣的 酒 店 熟悉酒店的電話 傳真等 接 送機人員 明確接送機人的聯系方式 完善細致周到的日程表 時間 地點 對方參會人 議程等 見范例 根據總經理的習慣 準備出差用物品 見物品攜帶表 擬寫授權書并于總經理出差前一天向各相關部門及相關人員發出郵件和復印件 財務部 等 見范例 出差中出差中 在第一時間掌握總經理到達后的聯系方式 必要時通知授權人及其它相關人員 根據總經理日程安排 隨時通報公司及 GM 關心的業務進展情況 配合總經理授權人的工作 及時掌握公司及業務相關信息 根據情況及時與相關人員及總經理溝通 及時調整日程安排 出差后出差后 及時向總經理匯報出差期間公司內部事務及業務進展 出差資料整理 包括資料 名片 會談備忘 根據需要轉發相關人員或存檔 向總經理認為有必要的合作方致感謝函 各種差旅費用報銷 跟進業務后續事宜 10 31 二 二 國外出差國外出差 出差國外與國內出差安排順序及內容大致相同 但在此要特別提醒您注意以下幾點 根據公司最新業務情況準備 PRESETATION 中 英文 與對方確認演示設備 必要時準備彩色打印 膠片和打印稿 機票購買時注意避免經停中轉 選擇好的航空公司和服務 長途飛行選擇好的機型 注意準備好各種證件及邀請函 并提醒總經理攜帶 根據客人的級別和國家風俗習慣準備禮物 準備當地的地圖及國家風情資料 確認對方還是我方提供翻譯服務 回國后向邀請方致謝 三 陪同出差 三 陪同出差 陪同總經理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求 在出差前除了前面介紹的注意事項外 在出 差過程中 要求秘書注意以下事項 登機前 為總經理辦理機場建設費購買 機票換票及各種登機手續 并再次確認接車人 到達后 辦理賓館入住手續 了解總經理房間號碼及電話 并將秘書房號電話及時告知總經理 每日及時核對本日及第二天的日程安排 提前設置清晨叫醒 并安排早餐 根據當天的日程安排落實車輛 及時提醒并事先落實各項安排 攜帶總經理名片 必要的會議資料 報告稿件 會面備忘 采訪提綱 注意建立各種客戶關系 包括政府領導 合作伙伴 媒體記者 著裝要求 大方職業裝 著淡裝 注意言談舉止 出差返回后將總經理與客戶溝通的事項逐條落實 跟蹤 并及時辦理費用報銷 資料整理 附件一 出差物品攜帶表附件一 出差物品攜帶表 名片若干日程表 證件 身份證 護照 港澳通行證 邊防證等 筆記本電腦和 ppt 保存在桌面 ppt 備份軟盤 2 張 往返機票 將保險費保留在秘書手中 書面講話稿及素材2 份 活動或會議等背景材料出訪地聯系人通訊錄 準備現金或信用卡注款備用筆等文具 準備一支彩色筆 禮品 包裝應急藥及常用藥品 附件二 授權書模版附件二 授權書模版 文件編號OUR REF LCS DTB 60023 99 發文日期 DATE 2000 6 14文件類別CATEGORY 通知 擬文人FROM 審核 VERIFIED 批準APPROVED 收文人TO 全體人員收文部門TO DEPT 臺式電腦事業部 筆記本事業部 軟件 事業部 服務器事業部 外設事業部 抄送 CC 總裁室 企劃部秘書處 財務 附件ATTACHMENT 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM 其他 OTHERS 頁 數 NO OF PAGES 1 11 31 授 權 通 知 深圳市共濟科技有限公司副總裁 在 2000 年 6 月 15 日 16 日期間因公外出 此期間將臺式電腦事業 部資材 質控 經營管理等相關簽字權授予副總經理 臺式電腦事業部其他相關財務及文件審批授權 予常務副總經理 除臺式電腦事業部外其他事業部系統相關財務簽字及文件審批委托副總裁 處理 特此通知 2000 6 14 附件三 國內出差日程范例附件三 國內出差日程范例 劉軍總經理出差深圳日程安排 4 月 25 27 日 時間日程地點備注 4 月 25 日 17 25北京 深圳 CA1305 機場接機人 1360 入住新世紀酒店 該車在深圳期間隨行 21 30夜宵自行安排 1111 3030嘉利會面及午餐新世紀酒店上海餐廳 寧波廳 嘉利參加人 何焯輝 譚永雄 鄧秉覺 聯想 議題 嘉利最新情況通報 對方聯系人 鄧秉覺1313 2020出發前往 EMC office 陪同前往 1414 0000EMC 會面深圳沙頭角保稅區 21 23 棟北座 聯想參加人 EMC 參加人 總經理 余昭信 副總經理 陸楊 業管處經理 張界楊 技術處協理 郭宗欽 研發部經理 張濱 會面安排 14 00 15 00 雙方公司介紹交流 15 00 16 00參觀工廠 16 00 17 00 產品研討 顯示器 電腦相關產品 及未來業務合作磋商 17 20返回新世紀 梁青陪同 4 月 26 日 18 00晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導體 李彬及隨行人員 聯想 4 月 27 日 14 00東莞金和涂料有 限公司會面 深圳長安鎮沙頭南區 地圖附后 金和參加人 總經理 董合枝 生產經理 董博霖 嘉利廠參加人 采購部主管 黃寶球 工程總監 鄧秉覺 聯想參加人 議程安排 14 00 14 05 雙方介紹 14 05 14 25 金和介紹 工廠歷史 油漆種類 生產工藝及相關噴漆關鍵技術 發展趨勢等 14 25 14 55 雙方討論 14 55 15 25 參觀金和新廠 12 31 1515 3535瑞和塑膠五金電 子廠 深圳長安鎮沙頭南區15 35 15 40 聯想與瑞和人員互相介紹 15 40 16 10 參觀瑞和工廠 16 10 16 25 機動 16 25 前往機場 車程約 30 分鐘 1717 4040 CA1303CA1303 深圳深圳 北京北京 安排接機 隨行及重要聯系電話 隨行及重要聯系電話 附件四 國外出差日程安排表附件四 國外出差日程安排表 執行副總經理訪問漢城行程表 執行副總經理訪問漢城行程表 99 年年 7 月月 14 日至日至 17 日 日 訪問時間訪問時間主要活動主要活動地點地點備注備注 7 月月 14 日日 17 50 20 40 21 00 21 30 北京北京 漢城漢城 到達酒店辦理入住到達酒店辦理入住 因通訊不便 因通訊不便 LG 商事提供一部手機商事提供一部手機 在漢城期間使用 號碼為 在漢城期間使用 號碼為 0192335098 KIMPO Airport Holiday inn Seoul LG 商事商事 Mr J S PARK 等等 在機場左邊出口舉牌接在機場左邊出口舉牌接 Tel 0193367896 下榻處下榻處 Holiday in Seoul 佳樂佳樂 Tel 82 02 7179441 Fax 82 02 7159441 7 月月 15 日日 8 00 9 00 9 00 12 30 12 30 13 20 13 20 14 40 14 40 16 40 16 40 18 00 與與 LG LCD 部部 B Kwon V President 及及 LG 商事商事 K M Ahn Sr MGR J S Park 共進早餐及會談共進早餐及會談 前往前往 LG 位于龜尾的位于龜尾的 LCD 廠廠 與與 LG LCD 負責人午餐負責人午餐 參觀及會談 陪同及參加者參觀及會談 陪同及參加者 LG LCD 廠總經理廠總經理 Mr K S Park Exe Director LG 商事商事 K M Ann Sr MGR J S Park 前往前往 LG 電子位于平澤的電子位于平澤的 CD ROM 廠廠 參觀及會談 陪同及參加者 參觀及會談 陪同及參加者 LG 電子電子 Mr M H Park Sr Director Mr J H Cheng G MGR LG 商事商事 K M Ahn Sr MGR J S Park Holiday inn Seoul or LG Twin Towers 龜尾龜尾 路程 路程 3 小時小時 中餐中餐 主持人主持人 Mr K S Park 路程 路程 3 小時小時 主持人主持人 Mr M H Park 訪問時間訪問時間主要活動主要活動地點地點備注備注 7 月月 15 日日 18 00 19 30 19 30 21 00 與與 LG 電子人員共進晚餐電子人員共進晚餐 回酒店回酒店 平澤平澤 7 月月 16 日日 8 00 9 20 9 30 10 00 10 30 10 50 10 50 11 20 11 20 11 50 11 50 13 00 13 00 14 00 自酒店前往三星電子自酒店前往三星電子 LCD 工廠所在地工廠所在地 高層領導見面 高層領導見面 LCD Marketing W H Hong Sr MGR 崔敏洙先生等 崔敏洙先生等 作共濟科技及產品的介紹作共濟科技及產品的介紹 針對相關問題進行會談針對相關問題進行會談 參觀參觀 與會者共進午餐與會者共進午餐 乘車前往乘車前往 LG 總部總部 七星七星 Kiheung 聯絡人 聯絡人 Mr J Y Park Tel 82 02 7507313 13 31 14 30 17 00 17 00 17 30 19 00 21 00 會談 參加者 會談 參加者 LG 商事商事 D H Kang V President LG 電子電子 M H Park Exe Director 等等 回酒店休息回酒店休息 與與 LG 商事人員共進晚餐商事人員共進晚餐 D H Kang V President K M Ahn Sr MGR Y H Kim Sr MGR LG 總部總部 Holiday inn Seoul 聯絡人聯絡人 LG 商事商事 Mr J S Park 主持人主持人 Mr D H Kang 訪問時間訪問時間主要活動主要活動地點地點備注備注 7 月月 17 日日 10 00 18 00 18 00 19 00 21 40 22 40 參觀韓國電子市場參觀韓國電子市場 漢城市區及近郊觀漢城市區及近郊觀 光游覽光游覽 酒店結帳 乘車前往金浦機場酒店結帳 乘車前往金浦機場 漢城漢城 北京北京 漢城市區及漢城市區及 近郊近郊 陪同人 導游 陪同人 導游 LG 商事商事 Mr J S Park 17 日為韓國國慶日 日為韓國國慶日 自酒店到機場約自酒店到機場約 40 分鐘路程分鐘路程 三 會議安排 召開和參加會議是總經理的主要工作方式之一 組織會議和處理與會議有關的事務幾乎成為秘書的 經常工作 其重要性不言而喻 會務工作是秘書組織工作能力的綜合體現 它將多種繁雜事務匯集一身 保證會議順利的舉行 需要多方面的準備工作 這就需要秘書是八面玲瓏的天才 同時善用平時培養出 的細心與責任心 沉著應對 以不變應萬變 以下分內部會議與外部會議分別介紹 14 31 一 內部會議安排 總經理主持的會議總經理主持的會議 N Y 開始 確定會議目的 參會 人員 時間 議程 安排會議室 落實 參會人員 擬訂會議通知 注意文件格式 修改 審批 下發接收 反饋 會前準備 儀器調試 會中服務 整理會議記錄 紀要 審批 修改 下發 結束 Y N 15 31 注意事項 注意事項 會前與 GM 及相關部門負責人明確會議內容 議程和參加人 綜合考慮各種因素 如 GM 全天日程安排 安排會議地點及時間 下發會議通知后 確認參會人是否已收到通知 對特別重要的參會人 可通過電話確認 會中協助放映 PPT 并時刻關注會場內情況 隨機應變 對會中達成的決議及時跟蹤 并反饋給 GM 總經理參加的會議總經理參加的會議 N Y 時間沖突 N Y 注意 把握前往會議地點出發時間的安排 開始 接收通知 判斷與總經理 業務是否有關 回復或改請 確認時間 與對方確認后 另行安排 請示總經理 是否參加 回復邀請部門并準備材料 會前協助準備 會前提醒 總經理參會 會后材料整理 工作跟進反饋 結束 16 31 二 外部會面安排 二 外部會面安排 總經理主持的外部會面總經理主持的外部會面 接受會面請求 NO 婉拒或該請他人 注意 講明原因 以免對方誤解 注意 在收到會面請求時 經與部門相關負責人及 GM 商討決定 同時提供背景材料以供 GM 做出判斷 Y 與對方確認時間 地點 人員 議程 并落實我方人員 地點 擬定 meeting agenda ppt 修改 中英文標準版 及業務回顧 發會議通知 并落實參會人員 會前準備工作 會中服務 會中達成共識的 跟蹤反饋 結束 注意事項 綜合考慮各種因素 選擇合適的會面地點 預定會議室 注意準備電子或紙制的歡迎牌 激光筆 會前與對方溝通是否需準備翻譯 如需要 提前確認 根據來訪公司的習慣及來訪者的級別準備禮物 在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送 如需要注意把握接送時間 并通知對方確 切的會面時間及地點 考慮是否需要在會面時錄音或拍照 并提前準備 如需安排參觀 提前與行政后勤部聯系 填寫參觀申請 安排參觀陪同人 17 31 會前給總經理提供相關背景材料 如需要請相關部門負責人與總經理溝通洽談事宜 在會前擬制 meeting agenda 見模版 在制作 PPT 時根據各部門情況 來訪者的需求酌情修改添加內容 注意內容的及時更新 并根據來訪者需求制作中 英文 初次會面 PPT 應包括 聯想總體情況及業務情況介紹 再次會面應注意 有針對性的業務回顧 可請相關業務部門提供資料 幫總經理準備名片 并提醒會面時攜帶 提前 30 分鐘進行 調試設備 擺放材料 迎接客人 注意對待客人謙和有禮的態度 提醒總經理參會 在 GM 同意后陪同參會 參會中協助放映 ppt 并關注會場內情況 隨機 應變 靈活處理各種情況 會面結束后 代總經理或陪同送客人離去 之后整理筆記本電腦等儀器設備 總經理參加的外部會面總經理參加的外部會面 總經理參加其他部門組織 主持的會面 秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多 但應從較專業的 角度協助安排 并關注以下幾點 N Y 注意事項 會前為總經理準備詳細的背景材料 會前了解會議的具體地點 如在不同辦公區 請注意把握出發參會時間 對會中決議 總經理希望詳細了解的 及時跟進并反饋 開始 接到參會邀請 征詢 GM 是否參會 婉拒并請對方改請 回復對方參會 并 寫入日程表 關注對方會議組織 情況 并適時提出 建議 在會面前給 GM 提 供背景材料 提醒 GM 參會 總經理參會 結束 18 31 外部會面會議備忘模版 Guest Meeting Table Guest s Company AMD Guest s Name and PositionLegend s Participant and Position Mr Hector de J Ruiz COO Mr Raymond Lee V P of Asia Sales Marketing Mr Kelvin Kwok Sales Director of Asia Mr Thomson Chan Marketing Director of Asia Mr Perry Chan Country Manager of China Mr Jack Lee Assistant Sales Manager Mr Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business Division Mr Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business Division Mr General Manager of Material Management Division of DTB Miss Manager of Material Management Division of DTB Mr Interpreter Appointed Time Period 15 00 pm 16 00 pm June 2 2000 Venue Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems Limited Meeting Agenda 15 00 15 05 Introduction 15 05 15 10 AMD Introduction Mr Perry Chan 15 10 15 30 AMD update Mr Raymond Lee 15 30 15 45 Legend update Mr 15 45 16 00 Discussion about cooperation between AMD and Legend 19 31 四 媒體采訪 時序 總經理總經理秘書品牌市場部 Y N N Y 根據日程進行安排 落實品推陪同人員 及記者的聯系方式 接受采訪 征求總經理意見 N Y 開始 接到采訪申請 品推安排 整理品推提供 的采訪提綱 轉交品推 處理 Y 安排總經 理采訪 N 配合品推整理采訪 問題答案 審閱 修改 了解記者需求 為 記者提供相關資料 提醒總經 理著裝 接 受 采 訪 采 訪 前 一 星 期 采 訪 前 一 天 結束 結束 20 31 媒體采訪流程說明 媒體采訪流程說明 1 接受采訪 接受采訪 聯想電腦公司的采訪由品牌推廣部統一安排 集團采訪由企業傳訊部統一安排 除此之外的采訪需求必 須轉交品牌推廣部處理 對直接聯系的記者要特別禮貌 要向對方說明公司采訪規定 請對方理解 應記下記者的聯系方式 必要時可幫助對方聯系品推接口人 從品推得到采訪提綱 將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經理審閱 征求總經理意見 對總經理接受的采訪可根據日程進行安排 適合安排在一起的采訪盡量安排在一起 對總經理不接受的采訪經總經理授意后可向品推推薦其他人接受采訪 必要時可幫助品推人員進行溝通 Y N Y N 采訪在公司 定車 預定會議室 接待記者 電話采訪 與品推陪同人聯系 再次落實時間 檢查采訪場地 準備電話設備 總經理接受 采訪 與記者聯系 落實 播出或見報時間 通知總經理 收看 結束 提醒總 經理出 發 采 訪 前 20 分 鐘 采 訪 結 束 檢查設備 21 31 聯絡 2 采訪準備 采訪前一周 采訪準備 采訪前一周 落實品推采訪陪同人和記者的聯系方式 出現意外情況時可進行聯系 配合品推幫助總經理整理采訪問題的答案 呈送總經理審閱并適時修改 對于常見問題的回答應該有所 備份并及時更新 了解記者需求并進行準備 對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求 在預定采訪場地時應該注意 有些記者會要求得到公司 部門簡介或總經理的簡歷和照片 可事先為記者提供 對公司簡介 部門介紹 總經理簡歷和照片應分別準備電子版和打印版 3 采訪準備 采訪前一天 采訪準備 采訪前一天 幫助總經理準備好采訪提綱和問題答案 對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經理著裝和發型 如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設備 如果采訪在公司外進行要事先定車 如果采訪在公司內進行要事先預定會議室 并根據采訪需要注意采光電源 4 采訪當天 采訪當天 采訪前 20 分鐘必須與品推陪同人聯系 落實采訪時間 如果是電話采訪需要檢查會議設備 到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經理撥通記者電話 如果采訪在公司外應該及時提醒總經理出發 如果采訪在公司內應該檢查采訪場地 如果采訪在公司內 記者到后應由秘書先行接待 了解場地是否合適 對方是否需要其它背景資料 安排停當后請總經理出面接受采訪 送記者離開 并了解播出或見報時間 5 采訪結束 采訪結束 與記者溝通 及時了解播出或見報的確切時間 通知總經理收看 或收集采訪報紙呈送總經理 必要時可通知公司全體或部門員工收看 注意事項 注意事項 對記者要非常友好 22 31 五 大型活動 一 陪同總經理參加的大型活動 陪同總經理參加的大型活動 部門 時序 總經理秘書總經理 陪同總經理參加的大型活動流程說明 陪同總經理參加的大型活動流程說明 1 接受活動邀請接受活動邀請 得到活動議程 判斷重要程度 征詢總經理意見 對于總經理同意參加的活動事先安排日程 2 活動前一天的準備工作活動前一天的準備工作 做好準備工作 如預定車輛等 提醒總經理應該參與活動的那幾項 3 活動當天活動當天 著大方的職業裝 化淡妝 發型整齊 工作時間要佩帶胸卡 帶好活動議程 名片等資料 活動中關注總經理的需要 注意保持在總經理的視線內 在必要時為總經理擋駕 4 活動后活動后 整理業務資料和名片 N Y 開始 了解活動議程 征求總經理意見 安排日程 提醒總經理應參與哪幾項活動 帶好活動議程 名片等資料 關注總經理需要 為總經理擋駕 整理業務資料和名片 結束 接 受 活 動 邀 請 活 動 前 一 天 活 動 當 天 活 動 后 預定車輛 23 31 二 參與支持的大型活動 二 參與支持的大型活動 部門 時序 總經理秘書總經理 Y Y N N 開始 了解活動議程 征求總經理意見 協助總經理準備發言稿 PPT 主持詞 等 帶好活動議程 名片等資料 整理業務資料和名片 結束 總經理審閱 修改 安排日程 參加分工演練 配合演示 PPT 做好錄音 根據錄音整理講話稿 根據總經理授意跟進工作 接 受 活 動 邀 請 活 動 前 三 星 期 活 動 當 天 活 動 后 24 31 參與支持的大型活動流程說明 參與支持的大型活動流程說明 1 接受活動邀請接受活動邀請 得到活動議程 判斷重要程度 征詢總經理的意見 如果總經理同意參加活動 安排好日程 2 活動前三星期活動前三星期 參加分工會 明確總經理和自己的職責 了解其他人職責 將總經理日程細化落實 如果講話稿 PPT 是由秘書準備的 要給自己留出修改時間 幫助總經理準備 PPT 發言稿 主持詞等 經總經理審閱后修改定稿 定稿的 PPT 和發言稿要交給會議組織者 參加彩排 對重大活動中需要配合演示的 PPT 一定要反復演練 3 活動當天活動當天 參加外部活動時 秘書應著端莊大方的職業裝 化淡妝 發型整齊 工作時間要佩帶胸卡 帶好如下物品 拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤 名片 激光筆 激光筆電池 簽字筆 錄 音機 磁帶 麥克風 紙巾 潤喉片等 活動中配合演示 PPT 做好錄音 活動中配合接待公司或外部領導 活動期間要保持在總經理的視線之內 在關注自己總經理需求的 同時也關注其他總經理的需求 在突發緊急情況下不要慌亂 首先要關注自己總經理的需求或部署 可能情況下主動分擔會務人員 的工作 4 活動后活動后 整理業務資料和名片 根據錄音整理講話稿 總經理在活動中往往會遇到很多人 引發很多工作管理上的想法 需要秘書參會后跟進落實 25 31 六 突發來訪接待六 突發來訪接待 部門 時序 總經理秘書總經理 Y N N N N N N N Y N N Y Y N 開始 與公司業 務有關 與部門業 務有關 對來訪者 熟悉 禮貌回絕 告知來訪者相 關部門負責人 的聯系方式 留下來訪者的 聯系方式和介 紹資料 轉交相關部門 負責人處理 問清對方來訪目的 總經理方 便接待 主動另約 見面時間 結束 征求對方意見 幫 助安排其他負責人 見面 記下對方聯系方式 留下對方資料 總經理方便時告知 來訪情況 為對方安 排會議室 告訴對方 需要等待 的時間 安排總經 理同來訪 者見面 結束 根據總經理授意進 行后續安排 征求總經理意見 26 31 接待突發來訪流程說明 接待突發來訪流程說明 問清對方來訪目的 對于總經理熟悉且非常重要的客人 如果總經理當時有時間接待 應該盡量安排 可以把來訪者帶 到會議室 為對方準備飲料和報紙 并告訴對方大概要等多久 同時禮貌地暗示對方總經理的下一 個約會何時開始 請對方注意時間 對于總經理熟悉且非常重要的客人 如果總經理當時不愿接待或不在辦公室 由秘書對情況做出解 釋 讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎 同時征詢來訪者意見 主動和來訪者另約一個見面時間 或幫助他安排和相關負責人見面 留下來訪者的聯系方式和資料 待總經理方便時轉告總經理 如 果需要可進行后續安排 對于與公司和部門毫不相關的來訪者 有禮貌地回絕 但如果自己不能確定 一定要征詢相關負責 人的意見 對于與其它部門業務相關的來訪 可以告訴對方相關部門的聯系方式 留下對方的聯系方式和資料 轉交相關部門處理 對于確實應由總經理分管的來訪記下對方的聯系方式 告訴對方總經理不能立刻接待他 并做出解 釋 如果對方愿意 可以推薦對方與部門其他負責人聯系 同時告訴對方可以先把想法以寫信或寄 email 的方式告訴總經理 在總經理方便時告知來訪情況 根據總經理授意進行后續安排 注意事項 注意事項 有些來訪者聽不進秘書所做的任何解釋 死纏著非見總經理不可 對這種人一定要毫不妥協 但要 注意禮貌 反復進行解釋并提出建議 同時一定要向對方保證可以寫信或發 email 給總經理 而且總 經理一定會看 第三部分 溝通協調 一 內部溝通一 內部溝通 秘書要與所服務的總經理建立經常性的溝通 了解總經理近期的工作重點 業務要點及管理方面的 思想 準確理解總經理的授意 做好上情下達的工作 秘書應以主動謙虛的態度與總經理所領導的部門人員充分溝通 盡可能及時了解各項業務的進展情 況 并將信息及時整理反饋給總經理 有效地協助總經理推進工作 作為秘書 在日常的工作中 注意與其它部門和同事的協作 要把對方看作是自己的資源 通過一 點一滴的交往 協調與各部門之間的關系 對任何部門 任何一位同事都應有極強的客戶意識 尊 敬對方 尊重對方 注意及時向那些給予你支持的部門和人員表達謝意 二 外部溝通二 外部溝通 外部溝通會大量使用電話 電子設備 書信等媒介 因此要特別注重在這些方面的商務禮儀 見電 話禮儀 書信規范 一 業務合作 一 業務合作 作為總經理與外界溝通的窗口 秘書應以熱忱的態度與合作廠商建立起真誠信任的關系 但在處理事務 27 31 時注意以公司利益為重 端正自己的位置 靈活處理 尊重合作伙伴和供應商 要注意多方了解與業務相關的事務 以做到準確理解對方的意圖 幫助進行有 效的溝通與傳達 在代總經理進行有關業務的推進工作時 要與合作廠商達成理解 為總經理的決策創造良好的合作環境 輔助總經理推進 二 禮尚往來 二 禮尚往來 答謝 節日禮品 賀卡等 在重要的節日 如圣誕節 新年 春節 或重要合作廠商的公司紀念日等 秘書應在征求總經理意見之后 以禮品或賀信及時致意 維護與合作廠商的友好關系 在業務合作中 適時提醒總經理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐 與廠商建立經常性的 溝通 以促進彼此的了解與進一步的合作 三 秘書作為領導輔助人員應具備的禮儀三 秘書作為領導輔助人員應具備的禮儀 秘書作為總經理的輔助人員 除完成日常業務事宜外 更多的精力是為總經理服務 一個好的秘書既 是領導的助手又是領導的參謀 秘書在日常工作中既要輔助領導進行決策 同時還要輔助領導樹立良好 的公眾形象 作好助手和參謀的工作作好助手和參謀的工作 參與決策調研 提供有份量的信息 秘書要做好決策參謀 就要積極參與決策的調查研究 首先是廣泛收集信息 多提供真實情況 其次是 超前搞好調研 多提供決策預案 再次是和領導同步思維 多提供有份量的文稿 其中要把握三點 要有觀察力 跟蹤了解總經理的思維軌跡 敏于捕捉領導的思想火花 才能及時預測總經理在想什么 準備什么 要站在領導工作的角度思考問題 才有一定的高度 廣度和深度 主動與總經理交流思想 通過聽取領導的意見不斷調整自己的思維 在事務處理和文稿撰寫中更好地體 現總經理的思想 參與實踐 協助總經理推進工作 積極介入有關工作 及時掌握相關情況 適時提出建議 經常了解全局情況 取得按時保質完成各類任務的主動權 參與要有度 參謀要有方 參與決策調研 注重 多謀 切忌 擅斷 參與督促檢查 工作要 到位 不能 越位 參與工作實踐 要當好助手 不能做 主手 做好牽頭 把關 協調的工作 輔助總經理塑造良好的形象 輔助總經理塑造良好的形象 秘書和秘書部門是為總經理服務的 領導對外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服 務水準 秘書可從以下幾方面來輔助領導塑造良好的形象 語言形象 總經理在正式場合發表講話 秘書要事先準備好文字材料 發言提綱 必要時做好語言標識 公務 活動之前 提供廣泛適用的背景資料 包括活動內容 所要解決的基本問題及與此相關的人文等知識 供總經理參考準備 2 協助總經理樹立行為合作形象 要在事務安排中 尤其是公司內部活動中 使領導多接觸普通員 工 了解情況 融于員工之中 才能使領導的形象得以升華 協助總經理樹立行為激勵形象 要尊重別人 幫助領導把握好用人之道 多協商 多征求大家意 見 在堅持原則的前提下 盡量滿足下屬及部門的需求 增強合力 協助總經理樹立行為感化形象 領導者要通過自身的行動影響他人 秘書是總經理對外界面的口 必須 28 31 協助總經理做好以下幾項工作 要待人熱情 例如在總經理開展某項活動之前 詳細了解該項活動所涉及的人員情況 包括姓名 身份 履歷等 以便領導掌握對方的信息 為開展熱情友好的交際活動創造條件 對外交往要真誠情切 秘書要很好地領會和把握總經理的處事原則 并在對外交往中很好地運用 必要 時提醒總經理率先垂范 以身作則 以感化 教育和鼓舞他人 秘書禮儀素質的培養秘書禮儀素質的培養 秘書要充分發揮禮儀的作用 達到工作自如的效果 除了把握好基本的禮儀原則外 還應從以下幾 方面加強對自身素質的培養 培養良好的道德修養培養良好的道德修養 禮儀是道德的一種外在表現形式 良好的道德會令人自然展示優雅得體的舉止儀態 表現謙虛恭敬的 態度 公正客觀 要公正地評價他人 不要以自己的好惡來評說他人 也不用自己的好惡要求他人 在處 事中 不能感情用事 要以是非標準而不能以職務的高低論曲直 提批評 建議要出于 公心 幫助他 人要出于 誠心 忠誠守信 要忠誠老實 辦事恪守原則 忠于承諾 能辦的事要千方百計辦 不能辦的事要向對方 說明情由以得到他人的諒解 擺正站位 秘書一定要擺正自己的位置 在與不同身份的人交往處事中 要正確履行自己的職責 而不能超越權限 既要積極地配合工作 又不能干預領導的決策和下屬或其它部門的工作 培養謙虛而恭敬落落大方的態度培養謙虛而恭敬落落大方的態度 謙虛是指正確地看待自己 也正確地看待別人 不過高估計自己 不過低估計別人 善于發現自己 的缺點并改正 善于發現別人的優點欣賞和學習 恭敬就是尊重對方的人格 誠懇待人 和藹熱情 不 驕橫 謙虛而恭敬的態度往往是一個人的神態 語言 動作和行為的綜合表現 表情 表情中最主要的因素是眼神和微笑 它們可以表現出對對方的欣賞 理解和歡迎 特別在與人交 談時 眼神要能顯示你在傾聽對方的談話 因為每個人都喜歡用語言表達自己 喜歡別人聽自己講話 如果你用眼神告訴對方 你是一個值得我傾聽的人 無形中會提高對方的自尊心和信心 使對方感到你 能理解他 尊重他 才能贏得對方的信任 從而產生愿意同你交往 同樣微笑能使生疏變為親密 真誠 的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛 舉止 手勢和行立坐態都能表現出謙虛而恭敬的態度 秘書經常與總經理出現于各種場合 更應注意禮 節 在社交場合要主動 大方地與對方接觸 遞送名片 自我介紹 讓對方盡快了解自己 言談中注意 語言的文雅與委婉 說話方式輕松自如 語速不急不徐 落落大方 牢記別人的姓名 稱呼恰當親切 一般人對于自己的姓名特別在意 如果記得對方的姓名 會使對方對 你產生莫大的好感 即使忘記了對方的姓名 也要委婉地 套 出或不動聲色地處理 切忌直白對方 記不起了 或 我忘記了 等讓對方難堪 培養溫文而雅的儀表風度 衣著儀表是個性的表征 反映一個人的文化修養和格調 顯示自己的職業和職位 秘書正式場合應著 整潔得體大方優雅的職業裝 第四部分 文字支持 秘書不僅要領會領導的指示 秘書不僅要領會領導的指示 而且要能貫徹領導的指示 而且要能貫徹領導的指示 2