訂貨管理手冊大綱一、訂貨管理目的二、訂貨管理職責三、訂貨規則四、訂貨的步驟五、貨物驗收程序六、退貨程序七、貨物儲存八、損耗管理對策一、訂貨管理目的門店要正確執行訂貨才能足以保證餐廳的正常營運，正確執行食品、包裝、營運物料的訂貨的工作是使門店正常營運的必備因素。無論訂得過多或過少，均會對門店造成負面的影響。過多的訂貨將會造成不必要的消費，可能因為原料的過期或因存貨過多而導致資金的積壓、調撥增加、人力成本的增加，同時由于門店冰箱或庫房擺放超過原先設計的貨物數量，影響執行先進先出及盤點。過少的訂貨將會造成門店無貨可賣營業額下降、可能增加顧客抱怨、調撥頻率增加，耗費時間，人力成本，并增加行政作業，更可能因調撥的運送狀況不佳而導致原料的品質下降。正確地執行訂貨方可協助門店做到不積貨、不斷貨。能給門店節省儲存空間和避免不必要的損耗。請記住：存貨就是存款，它可以用來投資，爭取更多的利潤。也可以堆放在倉里，變成沒有貢獻的原料。二、訂貨管理職責1、負責人訂貨經理應該是門店領班以上（含領班）的管理人員。2、訂貨經理職責：（1） 根據門店的營運狀況，計劃原料進貨，存儲數量。準時完成原料、半成品的訂貨工作；（2） 適時、準確地完成原料千元用量的計算及訂貨前的盤點；（3） 依照歷史記錄與趨勢預估營業額，并與店長進行溝通；（4） 監督與追蹤訂貨、更改和緊急進貨的次數與品項，及時采取改善行動，并做必要的溝通；（5） 監督原料與店內倉庫的管理，如先進先出的執行，檢查物品的保質期及是否能及時用完；（6） 正確填寫門店訂貨單；（7） 及時完成訂貨評估表；（8） 相關資料與報表的保存和管理；（9） 進貨人員的需求及訓練；三、訂貨規則公司各門店采用的訂貨方式是補齊式訂貨，其公式是：需求量-存貨量=訂貨量要有效的使用補齊式的訂貨，必須要考慮和注意以下六個要素：1、 進貨周期進貨周期是指：相同的原料這次進貨與下次進貨的差異天數，一般進貨周期為 天。2、 相隔時間相隔時間指：相同原料訂貨日與進貨日之間的這段時間。因為門店雖然下了訂單，但配送要隔幾天才能把貨送到，因此在考慮訂貨量時，就必須把這段時間的需求計算在訂貨量內。如果不考慮這段相隔時間，餐廳就會出現斷貨。例如：門店的訂貨日定在每周日晚上，需進貨日定在第二周的星期二下午，那么這家門店的相隔時間就是九天。門店的訂貨日定在每周日晚上，需進貨日定在第二周的星期三下午，那么這家餐廳的相隔時間就是十天。3、 安全存量安全存量是為了避免門店因為營業額及產品銷售百分比的波動，而造成門店的斷貨所設定的預防措施。建議每種食材的安全量為10%15%，各門店也可以依照具體狀況設定個別原料合理的安全存量。4、 訂貨周期的營業額訂貨周期的營業額就是：進貨周期營業額+相隔時間的營業額+安全存量的營業額5、 千元用量每1000元營業額所需使用原料的數量，以整箱為單位（通常算至小數點后4位）公式：（原料的實際使用量/每箱的包裝1000）/實際營業額=千元用量例：某餐廳四月份營業額為60萬元，鮮肉大包的使用量為4.5萬只（每格為50只）鮮肉大包的千元用量=（45000/501000）/600000=1.5箱建議：l 冷凍、干貨、物料：每月調整一次，因為變化及影響性較小，但如有需要，應按實際情況作必要的調整。l 濕貨：因原料保存期限較短，故建議每周調整一次，視實際情況及需要，也可每次進貨前作調整。影響千元用量的因素：l 季節：天氣溫度將會影響冷熱飲的產品銷售百分比，例如夏季的碳酸飲料。（請注意：當餐廳碳酸飲料的用量增加時，除了考慮高速糖漿的千元用量，同時亦要考慮相關原料的千元用量，如冷飲杯）l 新產品的推出時，會影響同類產品的銷售情況；l 促銷活動：當有促銷活動時，促銷的產品及其組合餐或同類的其他產品都會因此而造成銷售的改變。也就是說，如果促銷大包時，假如你預估大包的使用量會提升5箱，而訂貨周期的營業額預估為50千，則你可將千元用量表上寫為：上周千元用量+0.1000.（千元用量表必須先傳公司后再作調整。）如在促銷活動進行或結束時，你可隨時視實際的千元用量變化來了解預估的正確性，以做適當的調整。l 當有該原料調入產生時，可能是因為千元用量的增加。l 在進貨時，尚有該原料的大量庫存，可能是因為千元用量的減少所致。l 如盤點不正確或計算錯誤也會影響千元用量。6、 存貨量是包含現在就在餐廳倉庫及冷凍、冷藏冰箱內的物料數量（期末存量），再加上次訂貨尚未進餐廳的物料（未進貨量）。通常以箱為單位（請計算至小數點第一位）。7、訂貨量四、訂貨的步驟1、 預估營業額預估進貨周期及相隔時間內每天的營業額。在預估營業額時要注意以下的事項：l 參考前三周的營業額；l 參考去年同期時段是否有相同的趨勢形態；l 季節改變，一般來說，當天氣轉冷，營業額會有下滑的趨勢。從寒轉熱，營業額通常會有提升。雨季對營業額有負面影響，但是要熟識當地狀況，因為如果是一個經常下雨的地方，那么下雨就很有可能不是一個影響因素，因為顧客都習慣了。l 節假日。考慮節假日的天數與假日發生的時間。如國慶假日兩天，但是發生在星期三和星期四，則造成的影響較小；如兩天假日發生在星期一或星期四和五，那么它的影響將不一樣，因為星期六、日也是假期，所以本來兩天的節日就變成了四天，這對營業額和訂貨量都會有相當影響。l 社區活動。考慮餐廳在訂貨周期內的營業額將會因促銷檔期變動，都可根據以前的歷史數據，來預估這些活動對營業額的影響。l 新產品的推出。通常在新產品的推出時期，均會搭配廣告（平面或媒體）。廣告推出的相對期限內將會使得餐廳營業額有所提升。l 預估營業額應以千元為單位。l 將預估營業額填入餐廳營業額預估一覽表上相對的欄位里。如：訂貨時間（星期_）, 進貨時間（星期_） 新鮮料, 星期日 22：00PM, 每天1：00AM（自下周三始）干貨、物料, 星期一 2：00AM, 星期三 13：00PM訂貨周期營業額預估一覽表2、 計算安全存量的營業額決定安全存量時，請注意以下幾點：l 干貨及配料建議用周一至周五平均單日營業額為安全存量。l 新鮮料建議用周一至周五平均十分之一日營業額為安全存量。l 安全存量的擺放可依照需求分在不同的進貨日子里，但是各個天次的安全存量加總必須與訂貨周期的總安全存量相同，否則可能會造成貨量過多，影響空間擺放及不必要的損耗。l 請注意安全存量的多寡會因市場、餐廳座落的商圈而有對等的變化，所以當您決定安全存量后，就與餐廳經理及值班經理達成共識。l 將安全存量的營業額填入營業額預估一覽表上相對的欄位里，如：注：當完成訂貨周期的營業額預估，要與店經理溝通并取得他的同意。l 計算訂貨周期營業額小計。3、 計算預估需求量l 各原料的預估需求量是以訂貨周期的預估營業額小計乘以該原料的千元用量得之（從整箱為單位）。l 預估需求量=訂貨周期營業額小計該原料的千元用量l 注意事項：計算結果如果有小數點，依據原料規格大小各種類來判斷進位或舍去。4、 計算存貨量l 首先查詢上次訂貨周期內是否還有未進貨的原料。l 針對餐廳倉庫、冷凍或冰箱內現存的原料數量進行盤點，單位化成箱。l 注意事項：盤點時應檢查原料的先進先出及擺放是否整齊。如超過保質期的貨物，需立即匯報店經理，登錄、廢棄并視需要調整訂貨量。5、 計算訂貨量l 預估需求量未進貨量期末存量=訂貨量l 注意事項：請準確地計算，并將數字清楚地填寫。6、 計算進貨量分配進貨量分配的計算方式按照進貨日營業額占進貨周期營業額之百分比進行分配。A、首先將相隔時間、進貨周期及安全存量的營業額相加在此例中，相隔時間為5/12-5/13，其營業額總計為14千元。而進貨周期為5/14-5/20，其營業額總計為58千元。安全存量日期為5/14、5/15、5/16、5/17、5/18、5/19、5/20，其營業額總計為：（7+7+8+7+7）/10=3.6千元訂貨周期為5/12_5/20其營業額總計為相隔時間+進貨周期+安全存量=14+58+3.6=75.6千元B、將5/14營業額除以進貨周期營業額算出分配百分比即7/58=12.07%C、再將預估需求量未進貨量期末存量=訂貨量 即：75.60.95110.5=60.32D、將5/14之分配百分比乘以周訂貨量即為5/14訂貨量：60.3212.07%=7箱也就是5/14肉包的進貨量為7箱所以進貨量分配的計算要非常仔細，而且分配量的總和需求量一致，否則會容易導致原料過多或過少。另例：干貨、物料5/14中午進貨、5/11晚期末存量24袋，生煎專用粉千元用量1.15、單位4KG/袋訂貨周期為：5/12-5/21進貨周期為：5/15-5/215/14生煎專用粉進貨量計算為：預估需求量=86.2千元1.15=99.13袋訂貨量99.1324袋=75.13（75袋）五、貨物驗收程序1、 檢查貨車l 是否清潔；l 是否有保溫功能（冷凍、冷藏）2、 查對數量l 每箱的包裝是否破損、容器是否清潔；l 數量是否符合訂貨量；3、 檢查標記：在外包裝上必須有廠商標記以便認定4、 檢查生產制造日期：每箱/每包上均有正確的生產/制造日期/保質期5、 抽驗10%抽驗內容：溫度；規格（大小/重量）；包裝（塊數/個數）；外觀6、 驗收短磅計算每箱平均少磅數總箱數=總共短少磅數六、退貨程序1、 退貨原因l 變質l 外來物污染l 規格不符l 包裝不符要求l 外觀不良l 溫度不符要求l 超過保質期l 超標l 無標記/生產日期/打印錯誤2、 退貨程序l 確認退回原因；l 填寫退貨單；l 聯絡品控部、區經理、區域經理；l 將退貨品分類、裝箱注明，堆放集中；l 登錄每日貨物匯總表上注意事項：各部門與廠商達成共識原則的彈性運用運用良好的溝通技巧七、貨物儲存1、 新鮮料l 先進先出l 周轉箱不可交替使用l 相應的保存溫度l 離地15cm，離墻5cm，貨品間離2.5cml 每箱有時間卡，每批有標示牌l 先儲存冷凍-冷藏-干貨l 腌汁的烤雞與其它分開放置2、 干貨/包裝用品/物料、干貨室物品l 按倉庫訂貨擺放先進先出；l 輕的物品放置上層貨架，重的放在中、下層貨架l 常領用的物品放在靠倉庫門的一方，不常用的放在倉庫后的上層架上l 米、面之類貨品避免潮濕l 貨品排列按標示l 防范鼠類l 保持通風良好，貨物干燥l 清潔用品放在下層貨架l 并遠離食品和包裝用品l 保持清潔3、 倉庫管理注意事項l 定位的影響l 季節性調整l 倉庫清潔/衛生/通風l 進/補貨人員的培訓l 安全/保全l 先進先出/進貨日期打印l 開箱原則八、損耗管理對策在分析損耗原因之前，我們首先要了解兩個相關概念，“損耗”與“損