關于試論高校檔案管理方式存在的問題 有學校就會有檔案，檔案是伴隨學校的發展過程產生的。從整體來說，學校檔案是學校發展的原始記錄，是寶貴的文化財富 ;具體來看，學校檔案是各部門、教師和學生在教育教學活動中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種形式的歷史記錄。然而，隨著學校的發展和時間的推移，一方面檔案的數量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現象也頻頻發生。 無論是針對學校工作中日益增多的形式內容，還是保管過程中不斷損毀的檔案，都存在著一定的困難來確保其完整和價值。因此，檔案管理工作的安全性問 題迫在眉睫。 眾所周知檔案保護工作是為學校各項工作服務的。然而一些學校工作存在陳舊觀念，過分強調為教育教學服務，在一定程度上導致了保護檔案意識的薄弱，表現在對檔案資料疏于整理和保護。一些領導不能將其與學校發展及各項建設密切結合起來，對檔案工作的資金設備需求不予支持。由于大量文檔處于不被有效管理的四處分散狀態，不僅資源浪費，文檔丟失、權限控制不明等情況屢屢發生，使得安全性無法得到保障。另外紙質文檔的抗災難性差。這與現代檔案管理工作的信息化要求相距甚遠。 寶葫蘆集團針對當前學校教育文檔的特點推出檔案云服務平臺，幫助學校有效解決檔案保管利用過程中的各種問題，實現檔案信息化。平臺支持網頁瀏覽和移動端應用登錄，支持全文模糊查詢以及標簽查詢，操作簡單。平臺無需增加任何硬件、軟件，由承建方統一提供運維服務。真正實現“零”投入。并且是經主管部門批準，擁有涉密資質，提供多種數據備份機制以及安全加密功能。 總之，這套軟件是符合檔案管理人員使用習慣的、集人性化、智能化和科學化為一體的綜合性檔案管理軟件。 只有認真做好檔案工作，建立健全檔案管理制度，讓檔案工作有章可循，才能更好的為學校服務，真正實現檔案的價值，增強學校綜合實力。 高 校檔案管理方式存在的問題如何整改 1、在基本建設工程的實際運作中，因基本建設檔案材料形成的周期長，涉及的單位廣，專業技術性強要求工程承包單位是實施運作該項工作的保證目前，一個工程建設項目完成后不論是總承包還是分承包，都應按照“城建檔案歸檔條例”及“高校檔案歸檔條例”負責整理所承包工程的基建文件材料，統一向建設部門提交完整的、準確的、系統的基建檔案材料。基建部門要把住文件材料形成的質量關，為日后辦理建設項目竣工驗收、產權登記以及今后建筑物維修、改、擴建提供第一手資料。 2、加強建設單位檔案管理部門的科學管理職能和水平是檔案管理工作的基礎辦公自動化的普及是歷史發展的必然。不科學的管理高校基建檔案，將阻礙檔案工作的正常運轉，最終直接影響到高校基建檔案的開發利用工作，同時制約和影響著檔案管理現代化的進程。那么如何科學管理呢 ? 第一，要提高檔案人員的管理水平。除了要有較高的檔案基礎知識技能外，還要懂得基建方面的活動程序以及法規政策。檔案人員具備了這些知識技能，才能有效地把握檔案形成過程中的關鍵環節，確保檔案質量。學校檔案部門應努力提高服務質量，結合現代化手段提高基建檔案的開發和利用 工作。 第二，要增強基建部門的責任感。學校基建部門是收集、利用大量檔案基礎材料進行基建規劃的設計者，又是基建檔案的形成者。所以基建部門應有專門負責人分管檔案工作，并配備具有專業知識的專(兼 )職檔案人員，負責基建文件材料的形成、收集、積累和歸檔工作。檔案部門和基建部門之間要培養良好、密切的協作關系，制定制度和管理辦法，宣傳集中統一管理的重要性，實行集中統一管理，檔案人員取得基建人員的信任，消除他們的心理障礙，使之能主動將竣工檔案交到檔案部門集中管理。 第三，制定收集歸檔制度，作為工作行為規范準則。基建檔案工作 制度應在基建部門立項的同時下達，在基建部門與施工單位簽訂合同時，把此制度作為附件附上，使施工單位明確基建檔案要求，保證能在竣工驗收時提供完整的檔案材料，否則，未按要求向建設單位提交所需檔案材料的，應扣罰承包單位一定比例的款項。 第四，做好“三個同步”。基建部門應把基建檔案工作納入基建規劃、計劃、管理制度和工作技術人員職責范圍之中，做到三個同步：基建一開始就與建立基建檔案規劃同步進行 ;工程建設實施過程，與竣工材料積累、整編、審定工作同步進行 ;工程交工驗收與提交一整套合格的竣工圖的驗收同步進行。對竣工圖等材料編 制不夠完整、準確、不符和歸檔要求的，都要及時進行查漏補缺。工程交工驗收時，必須要有學校檔案部門參加驗收，如果竣工檔案歸檔不全，檔案部門不能驗收，因此，有關部門也不能辦理正式交工款項手續。 3、逐步實現檔案工作網絡化管理高校基本建設檔案的管理工作，已經進入從經驗管理向科學管理，逐步采用先進技術