企業采購的內部控制制度與流程采購管理風險與關鍵環節控制采購，主要是指企業外購商品并支付價款的行為，企業在采購管理方面至少應關注采購業務涉及的以下七種風險，如圖2—1所企業在實施采購控制過程中，至少應當加強對下列關鍵方面或關企業應當建立采購管理的崗位職責制，明確相關部門和崗位的之前、權限，確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。具體的采購管理控制崗位職責如表2—1所示。度目同度目算理理同宜目單度計部價工作內部總裁、財務總外部潛在供應商、現有供應商、政府質監部門等工作完成企業年度采購計劃，降低采購成本名和利控制部門費用確潛在供應商、現有供應商、政府質監部門等2進行市場供需調查，編寫市場調研報告，報上級領導審閱3進行詢價、比價，編寫詢價、比價記錄表，報上級領導審閱4負責與供應商進行接觸和談判，盡量降低采購成本5負責草擬購貨合同的相關條款，報上級領導審批6負責辦理不符合企業要求的采購物資的退換貨工作7審核購貨合同的付款條款及采購發票、結算憑證等相關憑證，并提8負責建立供應商檔案，并及時更新9參與合格供應商的評選工作確生效日期批準日期為明確審批人對采購與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措第3條嚴禁未經授權的機構或人員辦理采購與付款業務2．對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業務，采購員有權拒絕辦理，并及對于重要和技術性較強的采購業務，采購部應當組織專家進行論證，實行集體決策使用部門、倉儲部門及其他相關部門根據企業采購預算、實際經營需要等提出采購采購經理、財務總監、總裁根據規定的職責權限和程序對采購申請進行審核、審1．采購預算內采購額在×萬元以內的，采購經理審批；采購額在××—××萬元的，由財務總監審批；采購額在××—××萬元以上的，由財務總監審核，總裁審2．采購員進行市場調查，進行比質、比價，擬定供應商名單，經采購經理審核并3．采購部根據合格供應商名單進行采購談判，采購員擬定采購合同后，交采購經（1）采購計劃范圍內金額在×萬元以內的采購項目合同，由財務部審核后交采購（2）采購計劃范圍內金額在×萬元—××萬元的采購項目合同，須交財務部審（3）采購計劃范圍內金額在××萬元以上的采購項目合同，經財務總監審核、總（4）采購計劃外的所有采購項目合同，須由財務部核對后，交財務總監審核，總質量管理部門根據企業有關驗收規定對采購的商品進行驗收，對于在驗收中發現的1．驗收過程中出現的采購商品或勞務數量不符合企業規定的情況，采購員需提出2．采購的商品存在重大質量問題，采購經理組織由管理層人員、質量管理部、財1．財務部應付賬款會計對采購業務的各種原始憑證進行審核，具體審核采購的各4．審核無誤后交財務部應收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通1．財務部在采購單據齊全的情況下，按照《會計核算規定》及時、準確地編制記2．將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發票以及進口物資的報關單等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索3．每月應根據記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬2．取得供應商對賬單，審核其余額與企業“應付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發貨物上可能存在時間差等因素之后，企業與供應商的月末余額應保持一第2條本企業內所有部門的請購，除另有規定（1）原材料或零配件由需求部門根據采購計劃或實際經（2）倉庫材料保管員接到請購單后，查看材料保管卡上記錄的庫存數，將庫存數（3）當生產所需材料和倉庫最低庫存量合計已超過庫存數量①采購員審查請購單，檢查該項請購是否在執行后又重復提出，以及是否存在不合理的請購品種和數量。如果采購員認為請購申請合理，則根據所掌握的市場價格，編②經采購員簽署同意的請購單交財務部進行審核，如果該項請購在經營目標和采購2．使用部門需要這些服務時，提出請購單，由財3．審議人員參照過去的服務質量和收費標準，分析申請人提供的需要內容，包括選定的廣告商、事務所及費用水平是否合理等，經總裁批準后，這些特殊服務項目才1．對于資本支出和租賃合同，應該由經辦部門提出請購，總裁、董事會或股東大（1）請購經辦人員應根據庫存量管理基準、用料預算以及庫存情（3）各部門在生產、基建、維護工作中需采購的各類物資、工具、儀器儀表以及房屋裝修、維修等各類開支，都必須按計劃內采購請購單和計劃外采購請購單所列內（4）請購單經使用部門負責人審核后，依請購核準權限報有關領導簽字批準，并4．材料檢驗必須經過特定方式進行的，請購部門應5．物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情1．總務性用品免開請購單，并可以總務用品申請單委托總務部門辦理采購。總務1．撤銷請購事項時應由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在請購單第（2）原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門通知撤銷，并由物料為了避免盲目采購，從總體上統籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購資金物料、零件、勞務等的數量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統反映的數量計2．預算管理就是指企業內部通過編制預算、執行預算、預算差異分析和預算考核1．編制采購預算是指根據企業經營目標確定采購預算項目，建立預算標準，采用一定的編制方法和程序，將企業在未來一定時期內應達到的具體采購目標以數量和貨（1）根據企業年度銷售計劃，由相關使用部門（生產部門、開發部門、管理部門（2）采購員匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，由采購經理補充完善后，交財務部和預算管理委員會逐一核準，采購員調整、完善采購預算，上交總裁1．在預算執行過程中，采購部要根據業務統計和財務部門核算的實際數據，即預2．如果有差異，要分析差異產生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調整預算的2．部門負責人只能在自己的權限內進行審批，限額以上的采購申請應按企業請購3．對于預算內的采購項目，請購部門應嚴4．對于超預算和預算外采購項目，采購部及財務部對需求部門提出的申請進行審明確采購方式、采購數量、采購訂單、供應商選擇等各項規定，確保采購過程（1）采購部根據批準的請購單簽發訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務的具體2．合同訂貨方式（1）采購部與供應商通過談判就采購的貨物的質量、數量、價格水平、運輸條（2）供應商按合同提供貨物并取得貨款，企業按合同驗3．直接采購方式采購人員根據批準的請購單，就其所列貨物直接向供4．比質比價采購方式選擇三家以上的供應商，就其質量、價格、供貨期等進行對比分析，在符合質量標5．緊急采購方式因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務到位。緊急采購方式一般只有在5．大宗原料、然料和輔料的采購、基建或技改項目主要物資的采購以及其他金額第6條采購員應審查每一份請購單的請第7條檢查使用商品和獲得勞務的部門負責人是第8條對于需大量采購的原材料、零配件等，必須做各種采購數量對成本影響第9條對于請購數量不大，或者零星采購的商品，采購批量的成本分析控制可第10條采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應商備貨時2．以最佳成本為原則確定最經濟的訂貨方式3．保險儲備量和定量第12條對采購時間的控制是防止正常的業務活動被推遲，或者過早地使現金被第13條采購時間的控制由倉庫管理部門運用經濟批量法和分析最低存貨點來進行，但當請購單已經提出，采購員應及時處理請購單，并將處理結果及時通知倉庫管1．采購部與使用部門根據企業實際需求尋找適合的供應商，同時收集多方面的資料，如質量、服務、交貨期、價格作為篩選的依據，并要求有合作意向的供應商填寫2．采購員對“供應商基本資料表”進行初步評價，挑選出值得進一步評審的供應3．選擇供應商標準4．采購員在對供應商進行初步評審時，需確定采購的物資是否符合國家法律法規1．采購部會同使用部門、請購部門、生產部門、質量管理部門、技術部門以及財2．供應商評價內容（1）采購部主要負責評價供應商的資質、經營狀況、信用等（1）根據所采購物資對企業經營的重要程度，將采購的商品分為關鍵、重要、普（4）緊急、小額零星的采購，由使用部門直接提出申請，采購員進行市場調查1．采購部負責與現場評審合格的關鍵、重要材料的供應商和普通物資供應商簽定2．“供應商質量保證協議”一式兩份，雙方各執一份，作為供應商提供合格物資1．如有樣品需求，由采購員通知供應商送交樣品，使用部門、質量管理部門等相2．樣品應為供應商正常經營情況下的具有代1．樣品在送達企業后，由驗收人員及使用部門完成樣品的質量、性能、尺寸、外2．經確認合格的樣品，需在樣品上貼“樣品標簽”，并注明合格或不合格，標識3．合格的樣件至少為兩件，一件返還供應商，一件留在采購部作為今后檢驗的依1．采購員根據現場評審結果和樣品檢查結果選擇合格供應商，無需進行現場評審4．唯一供應商或獨占市場的供應商，可直接列第20條選定合格的供應商后，采購員在合格的供應商名單內找出合適的供應商（1）一聯提出請購部門，以便讓請購部門驗證訂單的內容是否符（2）一聯提交質量管理部門，一聯提交倉庫保管部門2．采購員要及時對采購訂單進行歸檔，在采購訂單每月存檔時應檢查已處理的采第2條驗收人員對驗收過程中發現的異常情況，應當立即向采購部或有關部門第3條貨物的驗收由質量管理部門主導，會同倉儲部門、使用部門和采購部共1．貨物驗收人員在采購部門轉來已核準的“訂購單”時，按供應商、貨物交貨日已經到貨、等待驗收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨號、品名、規格、數量及到貨日期，并且應與已驗收的貨物分開儲存，并規劃出“待“合同”等采購文件核對貨物名稱、規格并清點數量或過磅、測量重量，并將到貨日2．質量管理部門應當使用按順序編號的驗收報告，對那些沒有對應采購申請的商3．質量管理部門驗收完畢后，對驗收合格的商品或勞務應當編制一式多聯、預先編號的驗收證明，內容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數量和質量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品或勞務的依據，并及時報告采購部門和財4．驗收過程中如發現所載的貨物與“裝箱時，驗收人員應及時通知采購人員聯絡公證處前來公證或通知供應商前來處理，并盡交貨數量末達到訂購數量，以要求補足為原則，由驗收人員通知采購部門聯絡供應緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。驗收人員應先與采購部核對，確認無誤質量管理部門應當根據貨物的重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關部1．檢驗合格的貨物，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽，倉庫人員再將合格品入2．驗收不合標準的貨物，檢驗人員應貼上不合格標簽，并于“材料檢驗報告單”1．檢驗不合格的貨物退貨時，采購員應開立“貨物交運單”并附有關“貨物檢驗2．貨物需要更換的要與供方協商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期第3條企業應當按照《現金管理暫行條例》、《支付結算辦法》和《內部會計第4條財務部門在辦理付款業務時，應當對采購發票、結算憑證、驗收證明等2．核實原始憑證所反映的經濟業務是否發生過，是否反映了經濟業務事項的本質審核原始憑證所反映的經濟業務事項是否符合國家有關法律、法規、政策和國家統審核原始憑證是否符合有關規定，如是否符合預算，是否符合有關合同，是否符合有關審批權限和手續，以及是否符合單位的有關規章制度，有無違章亂紀、弄虛作假根據原始憑證所反映的基本內容的要求，審核原始憑證的內容是否完整，手續是否齊備，應填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關簽章是否具備第9條除對上述5、6、7、8條審核外，還應對原始憑證的正確性進行審核，即審核原始憑證的摘要和數字是否填寫清楚、正確，數量、單價、金額的計算有無錯2．財務部根據企業現金使用規定從庫存現金限額中支付或者從開戶銀行提取后支3．財務人員不得從企業的現金收入中直接支付（即坐支），需要坐支現金的需報4．因采購地點不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉賬結算不便，必須使用現金支付時，應向開戶銀行提出書面申請，由企業財務部門負責人簽字蓋章，開戶銀行審第12條采購員在付款時，應得到采購經理、驗收儲存、財務部門等部門負責人第15條收到供應商發票后，采購員將供應商發票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認貨物種類、數量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤第16條財務部將收到購貨發票、驗收證明、結算憑證與購貨訂單、購貨合同等第18條已確認的負債應及時支付，以便按規定獲得現金折扣，加強與供應商的第19條財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并且互相核第20條財務部按月從供應商處取得對賬單，將其與應付賬款明細賬或未付憑單驗收人員應該嚴格按照企業的驗收標準進行驗收，不符合企業驗收標準的貨物視為1．對于數量上的短缺，采購員應該與供應商聯系，要求供應商予以補足，或價款2．對于質量上的問題，采購員應該首先通知使用部門不能使用該批貨物，然后與使用部門、質量管理部門、相關管理部門聯系，決定是退貨還是要求供應商給予適當檢驗人員應在檢驗不合格的貨物上貼“不合格”標簽，并在“貨物檢收報告”上注當決定退貨時，采購員編制退貨通知單，并授權運輸部門將貨物退回，同時，將退1