合約部管理制度?一、總則（一）目的為加強公司合約部管理，規范合約部工作流程，提高合約管理水平，有效控制成本，保障公司合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司合約部全體員工及與合約工作相關的其他部門和人員。（三）職責分工1.合約部經理全面負責合約部的日常管理工作，制定部門工作計劃并組織實施。負責與公司內外部相關部門的溝通協調，確保合約工作順利進行。審核重要合同文件，參與重大合同談判，提出專業意見和建議。監督合同執行情況，及時處理合同履行過程中的問題。負責部門團隊建設，組織員工培訓與考核。2.合約專員協助合約部經理開展各項合約工作，負責合同文件的起草、審核、修訂等具體事務。收集、整理與合同相關的各類資料，建立合同檔案。參與合同談判，記錄談判要點，協助起草談判紀要。跟蹤合同執行進度，及時反饋合同執行中的問題，并協助解決。負責與合作方的日常溝通協調，處理合作過程中的一般性事務。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.項目信息收集合約專員應及時從業務部門獲取項目相關信息，包括項目背景、需求、預算等，并進行詳細記錄。2.合同起草根據項目信息，合約專員按照公司合同模板或相關法律法規要求起草合同初稿。合同內容應明確雙方權利義務、工作范圍、質量標準、價格條款、付款方式、違約責任等關鍵條款。3.內部審核合同初稿完成后，提交合約部經理進行審核。合約部經理重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性以及與公司利益的契合度。審核通過后，將合同初稿發送至相關部門（如法務部、財務部等）進行會簽。4.部門會簽法務部負責審核合同的法律合規性，提出法律意見和風險防范建議；財務部負責審核合同的財務條款，包括付款方式、稅務處理等是否符合公司財務政策；其他相關部門根據各自職責對合同涉及的專業內容進行審核。各部門應在規定時間內完成會簽，并將審核意見反饋至合約部。5.修改完善合約專員根據各部門的審核意見，對合同進行修改完善。如存在重大分歧或爭議，合約部經理應組織相關部門進行溝通協調，必要時可邀請公司領導參與決策。6.合同審批修改后的合同經合約部經理再次審核確認后，提交公司領導審批。公司領導根據合同的重要性和涉及金額等因素進行審批決策。7.簽訂蓋章合同獲得公司領導批準后，由合約專員負責與合作方聯系簽訂事宜。合同簽訂應確保雙方簽字蓋章齊全、有效，簽訂過程應進行記錄并存檔。（二）合同簽訂注意事項1.合同條款應清晰、明確、具體，避免模糊不清或歧義性表述。2.合同中的權利義務應公平合理，確保公司利益不受損害。3.嚴格審查合作方的主體資格、資質證書、信用狀況等，確保合作方具備履行合同的能力和信譽。4.涉及知識產權、保密條款等重要內容應在合同中明確約定，加強公司知識產權保護和商業秘密管理。5.合同簽訂前應確保相關手續齊全，如授權委托書、法定代表人身份證明等。三、合同執行管理（一）合同交底合同簽訂后，合約部應組織相關部門進行合同交底。合約專員向業務部門、項目實施部門等詳細介紹合同內容、雙方權利義務、執行要點及注意事項等，確保各部門對合同要求有清晰的理解。（二）執行跟蹤1.合約專員應定期跟蹤合同執行情況，及時了解項目進展、工作成果、質量狀況等是否符合合同約定。2.建立合同執行臺賬，詳細記錄合同執行過程中的各項信息，包括工作進度、付款情況、變更事項等。3.對于合同執行過程中出現的問題或偏差，合約專員應及時與業務部門、合作方溝通協調，分析原因，提出解決方案，并跟蹤落實情況。（三）變更管理1.合同履行過程中如需變更合同條款，應按照以下流程進行：由業務部門提出變更申請，說明變更原因、內容及對合同執行的影響。合約專員對變更申請進行審核，并評估變更對公司利益的影響。組織相關部門（如法務部、財務部等）進行會簽，根據會簽意見修改合同條款。經公司領導審批后，與合作方簽訂變更協議。2.變更協議簽訂后，合約專員應及時更新合同執行臺賬和相關合同文件，確保合同執行信息的準確性。（四）付款管理1.合約專員應根據合同約定的付款方式和時間節點，及時向財務部提供付款申請資料。付款申請資料應包括合同副本、發票、驗收報告、付款審批表等。2.財務部按照公司財務制度對付款申請進行審核，確保付款手續齊全、金額準確。審核通過后，報公司領導審批。3.公司領導批準后，財務部辦理付款手續。合約專員應跟蹤付款情況，確保款項及時、準確支付給合作方。四、合同風險管理（一）風險識別與評估1.合約部應定期對合同進行風險識別與評估，分析合同履行過程中可能面臨的風險，如法律風險、信用風險、市場風險、質量風險等。2.建立風險評估指標體系，對不同類型的風險進行量化評估，確定風險等級。（二）風險應對措施1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險合同，應采取重點監控、加強溝通協調、增加保障條款等措施降低風險。2.加強與法務部的合作，充分發揮法務人員的專業優勢，對合同法律風險進行審查和防控。對于重大合同或存在法律風險的合同，可邀請法務人員參與合同談判、審核等工作。3.建立合作方信用檔案，對合作方的信用狀況進行動態跟蹤和評估。對于信用不良的合作方，應謹慎簽訂合同或采取相應的風險防范措施。4.在合同中明確約定風險分擔條款，如違約責任、不可抗力條款等，以降低公司因風險事件導致的損失。五、合同檔案管理（一）檔案收集合約專員負責收集合同簽訂、履行過程中產生的各類文件資料，包括合同文本、談判紀要、變更協議、付款憑證、驗收報告等。（二）檔案整理1.對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、項目名稱、時間順序等進行編號和歸檔。2.每份合同檔案應建立獨立的文件夾，將相關文件資料按照一定順序排列，確保檔案資料的完整性和規范性。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管在安全、保密的場所，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。2.建立檔案借閱制度，嚴格限制檔案的借閱范圍和借閱流程。因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經合約部經理批準后，方可借閱，并在規定時間內歸還。（四）檔案銷毀1.對于已過保存期限或不再需要保存的合同檔案，合約部應提出銷毀申請，經公司領導批準后，按照公司檔案銷毀制度進行銷毀。2.檔案銷毀過程應進行記錄，確保檔案銷毀的徹底性和合規性。六、考核與獎懲（一）考核指標1.工作業績：包括合同簽訂數量、合同金額、合同執行情況、成本控制效果等。2.工作質量：合同起草、審核的準確性，合同管理的規范性等。3.團隊協作：與其他部門的溝通協調情況，團隊合作精神等。4.職業素養：遵守公司規章制度、職業道德等情況。（二）考核方式1.采用定期考核與不定期考核相結合的方式。定期考核每季度進行一次，不定期考核根據工作需要隨時開展。2.考核由合約部經理組織實施，考核結果應及時反饋給被考核人，并在部門內進行公示。（三）獎懲措施1.對于考核優秀的員工，給予表彰和獎勵，如獎金、晉升機會、榮譽證書