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文檔簡介

非營利組織采購流程及制度建設一、制定目的及范圍隨著非營利組織在社會服務中的作用不斷增強，科學合理的采購流程顯得尤為重要。本制度旨在規范非營利組織的采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物資的質量與合規性。制度適用于項目采購、年度采購、臨時采購及應急采購等多個方面。二、采購原則采購過程中應堅持公正、公平、透明的原則，確保選擇優質供應商。所有采購活動都應盡量從正規渠道進行，確保所購物資符合相關法律法規的要求。各部門應指定專人負責采購，申購人與采購人應相互獨立，避免利益沖突。三、采購流程1.一般采購流程1.1采購申請申購人在填寫“采購申請表”前，需先核實庫存情況，確保所需物資的必要性。1.2申請審批采購申請需經部門領導審核，確保預算及需求的合理性。1.3詢價與比價各部門需至少接洽三家供應商，獲取報價信息，并填寫“詢價記錄”。1.4價格審核對比歷史采購價格，確保新采購價格的合理性。1.5審批流程采購申請經過相關部門逐級審批，最終需報組織負責人簽字確認。1.6采購執行與驗收采購人下單后，供應商發貨，物資到達后由相關責任人進行驗收，確保物資符合采購要求。1.7報銷流程物資驗收合格后，采購人需在規定時間內提交報銷申請，附上相關憑證。2.特殊采購流程2.1集中采購每月25日前，各部門需提交集中采購申請，由專門的采購部門進行統一采購。2.2小額采購針對金額較小、偶發的采購需求，采購人需向部門領導請示并獲批準后方可執行。2.3應急采購在突發情況下，組織可成立應急采購小組，快速響應需求，無需進行詢價。2.4年度采購針對年度內的定期需求，需提前制定采購計劃，報財務部門審核并備案。四、備案與文檔管理所有采購活動完成后，采購人需將采購申請表、詢價記錄、驗收報告及發票等相關文檔歸檔保存，以備后續審查。文檔管理應做到清晰、完整，確保信息的可追溯性。五、采購人員職責與行為規范采購人員需根據職責建立供應商檔案，定期進行市場調查，確保采購物資的質量與服務。同時，采購人員不得接受供應商的任何贈品或回扣，違者將受到相應的紀律處分。六、反饋與改進機制在實施采購流程的過程中，應定期收集各部門對采購流程的意見和建議，評估流程的有效性。組織可根據實際情況和反饋信息，對流程進行適時的調整和優化，確保采購流程始終符合組織的實際需求。七、實施與培訓為確保采購制度的有效實施，組織應定期進行內部培訓，幫助員工熟悉采購流程與規范，提高其專業素養與執行力。同時，針對新員工，應制定相應的培訓計劃，確保其快速融入并了解組織的采購制度。八、風險控制在采購過程中，應設立風險控制措施，定期對供應商進行評估，確保其具備相應的資質和信譽。此外，應建立供應商黑名單制度，及時剔除不合格、信譽不良的供應商，降低采購風險。九、總結有效的采購流程能夠幫助非營利組織提高資源的使用效率，降低成本，確保項目的順利實施。通過制定科學合理的采購制度，明確各環節的職責與流程

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