第9章采購風險管理與績效評估案例1AccentIndustries——用考核推動供應鏈的持續改進AccentIndustries以下簡稱Accent是一家總部位于美國的消費品公司其生產的產品直接運送到世界各地的零售商手中。公司的戰略是成為該行業中價格、服務和便利度的龍頭企業使得各項業務方面的服務都達到領先水平。Accent已經制定了一套組織目標這對于在全球范圍內取得成功至關重要。這些目標包括成為低成本生產者為客戶提供高質量的產品提供本行業內最優服務、交貨水平和反應度。公司還制定了一套采購與供應鏈績效考核指標。公司相信考核指標能為履行組織指令提供直接的支持。案例1AccentIndustries——用考核推動供應鏈的持續改進運行采購與供應鏈考核系統的時候Accent遵循一系列規定的步驟。第一步進行跨部門討論進行標桿管理以確定考核指標制定考核目標和績效目標。第二步將考核目標規范化成為書面的政策和程序。第三步正式地將考核指標和目標傳達給供應基地。第四步接受來自供應商的反饋。第五步如果有必要對績效考核指標和目標進行修訂。第六步公布并實施最終的考核目標和流程。第七步收集和維護績效數據。案例1AccentIndustries——用考核推動供應鏈的持續改進Accent的管理正是依賴于這樣一個范圍廣泛的、與企業目標直接相關的采購與供應鏈考核系統。以下是Accent主要的考核指標：質量1每100萬零件中供應商出現的缺陷。2每100萬零件中內部制造的質量缺陷。3內部流程能力。4損壞。5擔保賠償金的金額和成本。案例1AccentIndustries——用考核推動供應鏈的持續改進價格或成本1實際價格與市場價格的比較。2價格或成本降低。3加工成本管理。4運輸成本管理。生命周期新產品開發周期。交貨和服務供應商及時交貨。案例1AccentIndustries——用考核推動供應鏈的持續改進庫存或預測1各個時間庫存的總價值。2原材料、在制品和制成品的庫存周轉。3預測精確度。供應商質量績效。它是在對供應企業的實地拜訪和產品收據的數據統計的基礎上確定的。計算的頻率隨著供應商現有質量水平的不同而不同。那些有著已知的質量問題或缺陷很多的供應商會被定為高頻率考核對象。Accent利用績效考核系統制定和傳達績效目標追蹤流程并促進績效的持續改進。案例2績效考核—三只老鼠的故事三只老鼠一同去偷油喝。他們找到了一個油瓶，但是瓶口很高，夠不著。三只老鼠商量一只踩著一只的肩膀，疊羅漢輪流上去喝。當最后一只老鼠剛剛爬上另外兩只老鼠的肩膀上時，不知什么原因，油瓶倒了，驚動了人，三只老鼠逃跑了。回到老鼠窩，他們開會討論為什么失敗。第一只老鼠說，我沒有喝到油，而且推倒了油瓶，是因為我覺得第二只老鼠抖了一下。第二只老鼠說，我是抖了一下，是因為最底下的老鼠也抖了一下。第三只老鼠說，沒錯，我好像聽到有貓的聲音，我才發抖的。于是三只老鼠哈哈一笑，那看來都不是我們的責任了。案例2績效考核—三只老鼠的故事這樣的情況，在公司里好像也是有所聞。在一次企業季度績效考核會議上，營銷部門經理A說：最近的銷售做得不太好，我們有一定的責任，但是主要的責任不在我們，競爭對手紛紛推出新產品，比我們的產品好。所以我們也很不好做，研發部門要認真總結。研發部門經理B說：我們最近推出的新產品時少，但是我們也有困難呀。我們的預算太少了，就是少得可憐的預算，也被財務部門削減了。沒錢怎么開發新產品呢？財務部門經理C說：我是削減了你們的預算，但是你要知道，公司的成本一直在上升，我們當然沒有多少錢投在研發部了。采購部門經理D說：我們的采購成本是上升了10%，為什么你們知道嗎？俄羅斯的一個生產鉻的礦山爆炸了，導致不銹鋼的價格上升。案例2績效考核—三只老鼠的故事這時，ABC三位經理一起說：哦，原來如此，這樣說來，我們大家都沒有多少責任了，哈哈哈哈。人力資源經理F說：這樣說來，我只能去考核俄羅斯的礦山了。這個問題之所以有趣，就是在我們的企業中這種情況似乎總在發生，而老板、主管們卻也似乎總是找不到問題的癥結所在，最終就只能歸咎到中國人的通病：一出事情，大家首先想到的是推卸責任，而不是去思考如何解決問題。案例2績效考核—三只老鼠的故事溫馨提示：各部門都不能把所謂的客觀因素當原因，責任人人有份，許多問題的解決都不會是“自古華山一條道”，每個部門應該都多少能找到解決之道，這就是主觀態度問題了。推諉只是表面現象。主要是素質問題。1、沒有團隊精神；2、沒有責任心；3、沒有面對錯誤的勇氣；4、不能反求諸己；5、凡事歸罪于外；6、飽漢不知餓漢饑，自己吃飽了萬事大吉......9.1.1采購風險的概念風險是指損失發生的不確定性，是人們因對未來行為決策及客觀條件的不確定性而可能引起的后果與預定目標發生多種負偏離的綜合。風險可表示為事件發生的概率及其后果的函數：

R=F（P,C）式中R——風險； P——事件發生的概率；

C——事件發生的后果。9.1.2采購風險的分類企業采購的風險是多方面的，但按來源可劃分為以下幾個方面。

1.供應商造成的風險

供應商是為企業生產經營提供原材料、設備、工具及其他資源的企業。供應商的顯著特點是，他們都是與采購企業獨立的利益主體，是追求利益最大化目的的利益主體。有些供應商盲目追求利潤，在物品的質量、數量上做文章，以劣充優，降低質量標準、減少數量、甚至制造假冒偽劣商品坑害采購企業。

9.1.2采購風險的分類2.企業采購人員造成的風險

(1)工作技能風險采購人員是運用專業技能提供技術服務的，因此，有時盡管履行了自身的職責，但由于其本身掌握專業技能的限制，給企業造成損失的風險。例如，對財務結算不精通，付款失誤造成的損失。

(2)技術資源風險采購人員即使在工作中并無行為上的過錯，但仍有可能承受由技術、資源而帶來的工作上的風險。例如，購入的汽車等物品在驗收時可能無法發現其存在的質量問題，甚至在相當長的一段時間內都無法發現其質量隱患。另一方面，由于人力、財力和技術資源的限制，無法對購入物品進行細致全面的檢查，因此，造成向供應商索賠的風險。9.1.2采購風險的分類(3)行為責任風險采購人員違反了規定的職責義務，超出了工作范圍，并造成直接經濟損失，就可能因此承擔相應的責任：一方面是由于未能正確地履行義務和規定的職責，在工作中發生失職行為；另一方面是由于主觀上的無意行為未能嚴格履行自身的職責，并因此而造成直接經濟損失。(4)職業道德風險一些采購人員不遵守職業道德，自私自利，在采購中暗箱操作、以權謀私、弄虛作假、舍賤求貴、收受回扣，損害企業利益，必然會因此面對相應的風險。9.1.2采購風險的分類3.企業采購管理失控的風險

1)企業選購物品的各項技術參數是臨時和隨意讓非專業人員制定，其中不乏和供應商有默契，指定品牌和配置，造成采購物品過時或不適合企業需要。

2)企業管理部門審核計劃時考慮資金不夠，壓縮關鍵技術參數，忽視專家和供應商合理建議。

3)對采購項目論證缺乏先進的技術檢測等多種手段，以進行綜合長遠評估，造成采購項目還沒有完工，就已經過時。

4)采購盲目攀比、超前消費、購買商品要最好的、最高檔的、配置要齊全的，一味追求高、精、尖、時尚性、品牌性，花企業的錢，沒有節約之心，造成采購支出超過計劃的風險。9.1.2采購風險的分類4.企業在采購過程中操作不當的風險

(1)招投標過程風險招投標的每一步都會存在風險，如招投標信息不夠公開，招標方式選擇不合理，招標文件中存在缺陷，資格預審把關不嚴格致使不合格供應商中標，投標人與招標人串通投標，出現損害企業利益或者他人的合法權益的風險等。

9.1.2采購風險的分類(2)評標、定標風險評標、定標風險包括：與投標人有利害關系的人進入采購項目的評標委員會沒有回避；評標委員會成員的名單在中標結果確定前已透露給供應商；評標委員會成員沒有客觀、公正地履行職務，違反職業道德，在評標過程中不能客觀公正地履行職責；評標委員會成員私下接觸投標人，收受投標人的財物或者其他好處；評標委員會成員或者參加評標的有關工作人員，向他人透露對投標文件的評審和比較、中標候選人的推薦以及與評標有關的其他情況；招標人不先從評標小組確定的排名第一的中標候選人確定為中標人，從而出現損害企業利益的風險。9.1.2采購風險的分類(3)簽訂合同過程中的風險合同文件前后矛盾和用詞不嚴謹，導致雙方對合同條款的不同理解，形成相互扯皮或遺漏一些重要條款而導致的風險等。簽訂合同時務必要注意簽字蓋章與簽約單位及其負責人(或授權人)是否相符，現實中常有因一字之差而使合同無效導致風險發生。5.法律風險6.政治變動和自然災害影響企業采購的風險9.2回避與防范采購風險的措施一、建立健全企業采購組織

企業采購組織是企業采購活動的主體，直接決定企業采購的效益。二、加強采購人員和管理人員的風險防范意識

采購人員是采購項目的責任人，要在增強職業素質、提高工作技能、加強職業道德約束等方面控制風險。

1.建立健全采購崗位責任制

2.加強職業道德約束

3.定期實行采購人員輪崗制度

9.2回避與防范采購風險的措施三、建立健全供應商選擇和管理制度

供應商的選擇和管理是企業采購防范風險的基礎工作。四、建立供應鏈的采購體系，運用先進的采購技術

供應鏈是圍繞核心企業，將供應商、制造商、分銷商、零售商，直到最終用戶連成一個整體的功能網鏈結構模式。

9.2回避與防范采購風險的措施五、建立健全采購作業標準和請示制度

(1)制定標準化采購操作流程，編制詳細的采購作業手冊把采購作業過程分成若干步驟，每個步驟應該怎么做，達到什么要求，應該作什么記錄。每個操作步驟又分成各種不同情況，在每種情況下應當怎樣處理，達到什么要求，都分別作出具體的規定。這個操作手冊，既是采購作業操作手冊，也是采購作業控制監督的標準。為了監控的需要，在各個步驟設立采購作業控制點，如時間、地點、作業指標、證明人等。設置流程記錄，如原始單據、合同、采購人員工作記錄、書面匯報材料等。9.2回避與防范采購風險的措施(2)明確規定采購人員的權限范圍采購人員在外面獨立工作，應當具有一定范圍的決策權、主動權。這樣有利于調動采購人員的積極性，提高工作效率。但是，采購人員的權限也應當限制，避免濫用職權，給企業造成較大的損失。采購人員在處理超出權限范圍的業務時，應請示有關主管人員，避免自作主張。例如，簽訂合同、改變原有作業程序、作業指標等，要向采購部門主管人員請示匯報。采購人員能夠自主支配的資金的數額、住宿標準等，也應做出具體的規定。為了操作方便，企業也可以實行采購費用包干、憑票報賬的方式。9.2回避與防范采購風險的措施(3)建立采購評價制度，評定采購工作業績總結經驗，糾正缺點、改進工作，同時也發揮監督作用，促使采購人員努力工作，降低采購風險。六、招投標過程的風險防范

企業要加強法律、法規的學習和普及，認真檢查采購業務操作的規范性和合理性，建立健全企業采購內部監督管理制度，規避法律風險。9.2回避與防范采購風險的措施七、簽訂合同和履行合同過程中的風險防范

企業在訂立采購合同之前要了解供應商資格、信用狀況，注意供應商的營業執照是否進行年檢、是否有經營場所、是否瀕臨破產或經營境況日益惡化、是否違法經營、是否有高額回扣引誘等。八、建立健全資金使用、運輸進貨控制制度

企業要建立健全采購資金使用的管理制度，具體規定資金的領取、審批、使用的權限范圍、審批制度、書面證據制度等。9.2回避與防范采購風險的措施建立健全企業采購組織

加強采購人員和管理人員的風險防范意識建立健全供應商選擇和管理制度

建立供應鏈的采購體系，運用先進的采購技術

建立健全采購作業標準和請示制度

招投標過程的風險防范

簽訂合同和履行合同過程中的風險防范建立健全資金使用、運輸進貨控制制度

建立健全采購崗位責任制加強職業道德約束制定標準化采購操作流程

定期實行采購人員輪崗制度

明確規定采購人員的權限范圍

建立采購評價制度

企業采購風險的防范措施9.3采購績效的評估一、采購績效評估的原因

物品采購工作經過一系列的作業程序完成之后，是否達到了預期的目標，企業對采購的物品是否滿意，需要經過考核評估，才能下結論。物品采購績效評估就是建立一套科學的評估指標體系，用來全面反應和檢查采購部門工作實績、工作效率和效益。9.3采購績效的評估二、采購績效評估的目的

通過物品采購績效評估，可以清楚采購部門及個人的工作表現，從而找到現狀與預設目標的差距，也可獎勤罰懶，提升工作效率以促進目標的早日實現。

1.確保采購目標的實現

2.提供改進績效的依據

3.作為個人或部門獎懲的參考

4.協助甄選人員與訓練

5.促進改善部門關系

6.提高人員的士氣9.3采購績效的評估三、采購績效評估的標準

確定了采購績效評估指標后，還必須考慮將何種標準與目前實際績效比較。

1.歷史績效標準

2.預算或標準績效

(1)固定標準預算或標準績效一旦建立，就不能再有所變動。

(2)挑戰標準挑戰標準是指標準的實現具有一定的難度，采購部門和人員必須經過努力才能完成。

(3)可實現標準可實現標準是指在現有內外環境和條件下經過努力，確實應該可以達到的水平，通常依據當前的績效加以衡量設定。

3.行業平均績效標準

4.目標績效標準9.3采購績效的評估四、采購績效的衡量

要控制采購過程，必須制定商品采購績效衡量指標，而這首先要對采購過程有深入的了解。

物品采購績效的衡量可根據采購工作范圍的劃分、采購能力與采購結果等概括成采購效率指標及采購效果指標兩大類。物品采購效率指標是與采購能力相關的衡量采購人員、行政機構、方針目標、程序規章等指標；而采購效果指標是指與采購結果，如采購成本、原材料質量、交貨等相關的指標。9.3采購績效的評估五、采購績效評估指標體系

采購人員在其工作職責上，應該達到“適時、適量、適質、適價及適地”等目標，因此，其績效評估應以“五適”為中心，并以數量化的指標作為衡量績效的尺度。(一)數量績效指標

1.儲存費用指標

2.呆料、廢料處理損失指標9.3采購績效的評估(二)質量績效指標

1.質量體系

2.物資質量(三)時間績效指標

1.緊急采購費用指標

2.停工斷料損失指標9.3采購績效的評估(四)價格績效指標

(1)實際價格與標準成本的差額實際價格與標準成本的差額，是指企業采購物品的實際價格與企業事先確定的物品采購標準成本的差額，它反映企業在采購物品過程中實際采購成本與采購標準成本的超出或節約額。

(2)實際價格與過去移動平均價格的差額實際價格與過去移動平均價格的差額，是指企業采購物品的實際價格與已經發生的物品采購移動平均價格的差額，它反映企業在采購過程中實際采購成本與過去采購成本的超出或節約額。9.3采購績效的評估(3)使用時的價格與采購時的價格之間的差額使用時的價格與采購時的價格之間的差額，是指企業在使用物品時的價格與采購時的價格的差額。它反映企業采購物品時間是否考慮市場價格的走勢，如果企業預測未來市場的價格走勢是上漲的，企業應該在前期多儲存物品；如果企業預測未來市場的價格走勢是下跌的，企業應該是不宜多儲存物品。(4)將當期采購價格與基期采購價格之比率及當期物價指數與基期物價指數之比率相互比較該指標是動態指標，主要反映企業物品價格的變化趨勢。9.3采購績效的評估(五)采購效率(活動)指標

(1)年采購金額年采購金額是企業一個年度物品的采購總金額，包括生產性原材料與零部件采購總額、非生產采購總額(包括設備、備件、生產輔料、軟件、服務等)、原材料采購總額占總成本的比例等。其中最重要的是原材料采購總額，它還可以按不同的材料進一步細分為包裝材料、電子類零部件、塑膠件、五金件等，也可按采購付款的幣種分為人民幣采購額及其比例。原材料采購總額按采購成本結構又可劃分為基本價值額、運輸費用及保險額、稅額等。此外年采購額還可分解到各個采購員及供應商，算出每個采購人員的年采購額、年人均采購額、各供應商年采購額、供應商年平均采購額等。9.3采購績效的評估(2)年采購金額占銷售收入的百分比年采購金額占銷售收入的百分比是指企業在一個年度里商品或物資采購總額占年銷售收入的比例，它反映企業采購資金的合理性。(3)訂購單的件數訂購單的件數是指企業在一定時期內采購物品的數量，主要是按ABC管理法，對A類商品的數量進行反映。(4)采購人員的人數采購人員的人數是指反映企業專門從事采購業務的人數，它是反映企業勞動效率指標的重要因素。(5)采購部門的費用采購部門的費用是一定時期采購部門的經費支出，它反映采購部門的經濟效益指標。(6)新供應商開發個數新供應商開發個數是指企業在一定期間采購部門與新的供應商的合作數量，它反映企業采購部門的工作效率。9.3采購績效的評估(7)采購計劃完成率采購計劃完成率是指一定期間內企業物品實際采購額與計劃采購額的比率，它反映企業采購部門采購計劃的完成情況。(8)錯誤采購次數錯誤采購次數是指一定時期內企業采購部門因工作失職等原因造成錯誤采購的數量，它反映企業采購部門工作質量的好壞。(9)定單處理的時間定單處理的時間是指企業在處理采購定單的過程中所需要的平均時間，它反映企業采購部門的工作效率。9.3采購績效的評估六、采購績效指標體系的設定

物品采購績效指標設定包括以下幾個方面的內容：一是要選擇合適的衡量指標；二是績效指標的目標值要充分考慮；三是確定績效指標要符合有關原則。七、采購績效評估人員與方式

(一)物品采購績效評估人員

1.采購部門主管

2.會計部門或財務部門

3.工程部門或生產主管部門

4.供應商

5.外界專家或管理顧問9.3采購績效的評估(二)采購績效評估方式

對采購人員進行工作績效評估的方式，可以分為定期和不定期式。定期評估配合公司年度人事考核制度進行，有時難免落入俗套。如果企業能以目標管理的方式，即從各種績效指標當中，選擇當年度重要性比較高的項目定為考核目標，年終按目標實際達成程度加以考核，則必能提升個人或部門的采購績效。至于不定期的績效評估，例如公司要求某項特定產品的采購成本降低5%，當設定的期限一到，即評估實際的成果是否高于或低于5%，并就此成果給予采購人員適當的獎懲。這種評估方式，特別適用于新產品開發計劃、資本支出預算、成本降低專項方案等。9.3采購績效的評估(三)采購績效評估方法

(1)排序法在直接排序法中，主管按績效表現從好到壞的順序一次給員工排序，這種績效表現既可以是整體績效，也可以是某項特定工作的績效。

(2)兩兩比較法兩兩比較法是指在某一績效標準的基礎上把每一個員工都與其他員工相比較來判斷誰“更好”，記錄每一個員工和任何其他員工比較時被認為“更好”的次數，根據次數的高低給員工排序。

(3)等級分配法等級分配法能夠克服上述兩種方法的弊病。這種方法由評估小組或主管先擬定有關的評估項目，按評估項目對員工的績效作出粗略的排序。9.3采購績效的評估八、改進物品采購績效的途徑

隨著大部分產品進入微利時代及中國加入WTO，我國企業將與國外企業在同樣的游戲規則下展開競爭，優勝劣汰將不可避免。

(一)營造物品采購績效改進的工作氛圍

(二)強化內部管理，提升物品采購績效

1)建立合格的企業采購隊伍，提供必要的資源。

2)選聘合格人員擔任采購人員，給予必要的培訓。

3)給采購部門及采購人員設立有挑戰性，但又可行的工作目標。

4)對表現突出的采購人員給予物質及精神上的獎勵。9.3采購績效的評估(三)應用科學技術提升商品采購績效

1、建立企業內部網(Intranet)及使用國際互聯網(Internet)

(1)節約采購成本視產品的不同，將至少節約2%～25%的采購成本，節省與采購相關的多項開支。

(2)縮短采購周期提供的專業化服務將使采購周期縮短10%～50%。大幅提高采購效率，將過去幾周或幾個月的采購流程與業務談判壓縮到現在的幾天或幾周。

(3)增加采購流程透明度與政府的“陽光采購計劃”不謀而合，通過先進的電子商務手段濾除采購中不良因素。對于已有的固定供應渠道，可能會獲得更低的價格。9.3采購績效的評估(4)增加有效供應商全國背景的專業數據庫使企業跳出本地、本行業的限制，在全國范圍內提供更適合的供應商。對于難以采購到的產品或服務，可能會找到更多的供應渠道。(5)促進企業現代化用電子商務的手段改造企業內及企業間的每個溝通環節是時代的必然。用ECantata的服務作為突破口，來追上時代的步伐，全面改造企業的供應鏈。對于具有大量供應渠道的產品或服務，可以對眾多的供應商進行資格預審和優化。(6)市場信息千變萬化，知己知彼，方能百戰百勝充足的市場信息是采購人員決策的重要依據，所以根據近萬種產品的分類，保存了幾百萬家商家的資料信息，為企業會員的決策提供了有效的保證。9.3采購績效的評估(三)應用科學技術提升商品采購績效

1.建立企業內部網(Intranet)及使用國際互聯網(Internet)

2.普及微型計算機及推行MRP系統

3.使用條形碼及與供應商進行電子數據交換(四)與供應商建立合作伙伴關系，實現商品采購績效的提升

1.與供應商共同制訂可行的成本降低計劃

2.與供應商簽訂長期的采購協議

3.供應商參與到產品設計中去(五)通過開發優秀新供應商來降低采購總成本9.4采購監管與控制采購監控的內容采購監控方法采購業務監控采購組織行為監控采購人員監控采購隊伍的組建9.4.1采購監控的內容采購監管與控制是采購管理工作的一項重要內容，其主要目的是為了保證實現采購工作的目標和完成采購計劃。采購監管與控制的目的是實現適時、適質、適量、適價、適地的5R采購目標。9.4.1采購監控的內容1、采購人員的控制提高采購人員的素質，加強職業道德教育，業務知識培訓，建立獎懲制度，避免和消除采購活動中存在的假公濟私、行賄受賄、貪污