?貿易公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司的合法權益，提高公司經濟效益，根據國家相關法律法規及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在貿易業務活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、代理合同、租賃合同、運輸合同、保險合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規的規定，不得簽訂違法違規的合同。2.平等自愿原則：合同雙方當事人的法律地位平等，簽訂合同應基于雙方自愿，不得強迫或欺詐。3.公平公正原則：合同的內容應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方當事人應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責（一）法務部門1.負責合同的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規進行把關。2.參與重大合同的談判、起草和簽訂工作，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。4.定期組織合同法律知識培訓，提高員工的法律意識和合同管理水平。（二）業務部門1.負責合同的前期洽談、意向溝通等工作，收集、整理與合同簽訂有關的信息。2.起草、修改合同文本，確保合同條款準確反映業務需求和雙方約定。3.負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現的問題。4.配合法務部門處理合同糾紛，提供相關證據和資料。（三）財務部門1.參與合同的審核，對合同的付款方式、結算期限等財務條款進行審查。2.負責合同款項的收付管理，確保資金安全。3.定期核對合同款項的收付情況，及時發現和解決財務風險。（四）行政部門1.負責合同的編號、歸檔和保管工作，建立合同檔案管理制度。2.協助業務部門辦理合同簽訂所需的相關手續，如蓋章、登記等。3.負責合同管理信息系統的維護和管理，確保合同信息的安全和準確。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業務部門在進行合同洽談時，應及時將洽談情況向公司領導匯報，并與對方就合同主要條款達成初步意向。2.業務部門根據洽談結果起草合同文本，并提交法務部門進行合法性審查。3.法務部門對合同文本進行審查后，提出修改意見和建議，業務部門根據審查意見對合同文本進行修改完善。4.合同文本修改完善后，由業務部門提交公司領導審批。公司領導審批通過后，合同方可簽訂。5.合同簽訂前，業務部門應確保合同對方當事人具有合法的主體資格和履約能力，要求對方提供相關資質證明文件。6.合同簽訂時，雙方當事人應在合同文本上簽字（蓋章），并加蓋公司合同專用章。合同一式多份，由業務部門、法務部門、財務部門、行政部門等分別留存。（二）合同審批權限1.合同金額在[x]萬元以下的，由業務部門負責人審批，報分管領導備案。2.合同金額在[x]萬元至[x]萬元之間的，由業務部門負責人審核后，報分管領導審批。3.合同金額在[x]萬元以上的，由業務部門負責人、法務部門負責人、財務部門負責人審核后，報總經理審批。（三）合同條款審查要點1.合同主體：審查合同對方當事人的名稱、地址、聯系方式等信息是否準確無誤，是否具有合法的主體資格和履約能力。2.合同標的：明確合同標的的名稱、規格、型號、數量、質量等要求，確保合同標的清晰明確。3.價格條款：明確合同的價格、計價方式、付款方式、結算期限等條款，確保價格合理、付款方式明確、結算期限清晰。4.履行期限、地點和方式：明確合同的履行期限、履行地點和履行方式，確保合同雙方當事人清楚各自的權利和義務。5.違約責任：明確合同雙方當事人的違約責任，包括違約情形、違約金數額或損失賠償額的計算方法等，確保違約責任明確具體。6.爭議解決方式：明確合同雙方當事人在履行合同過程中發生爭議時的解決方式，如協商、仲裁或訴訟等，確保爭議解決方式合法有效。四、合同履行管理（一）履行通知合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本發送給相關部門，并明確各部門在合同履行過程中的職責和任務。業務部門應按照合同約定的時間和方式向對方當事人發出履行通知，提醒對方當事人按時履行合同義務。（二）履行跟蹤1.業務部門應建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進行實時跟蹤記錄，及時掌握合同履行進度。2.在合同履行過程中，如發現對方當事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業務部門應及時采取措施，并向公司領導匯報。3.各部門應密切配合，按照合同約定履行各自的職責和義務，確保合同順利履行。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同內容，業務部門應與對方當事人協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如需要解除合同，業務部門應與對方當事人協商一致，并簽訂書面解除協議。解除協議應明確雙方當事人的權利和義務，以及合同解除后的善后事宜。3.合同變更或解除后，業務部門應及時將相關情況通知法務部門、財務部門和行政部門，并辦理合同變更或解除的相關手續。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程和審批權限簽訂合同，確保合同條款合法有效、明確具體。2.加強合同履行跟蹤，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題，避免糾紛的發生。3.定期組織合同法律知識培訓，提高員工的法律意識和合同管理水平，增強員工防范合同糾紛的能力。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發生后，業務部門應及時收集相關證據和資料，并向公司領導匯報。2.公司領導根據糾紛情況，決定是否成立糾紛處理小組。糾紛處理小組由法務部門、業務部門、財務部門等相關人員組成。3.糾紛處理小組應對合同糾紛進行調查分析，制定糾紛處理方案，并與對方當事人進行協商解決。4.如協商不成，糾紛處理小組應根據合同約定或相關法律法規的規定，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。5.在合同糾紛處理過程中，業務部門、法務部門、財務部門等相關人員應密切配合，提供必要的支持和協助。（三）糾紛處理原則1.依法處理原則：合同糾紛的處理應嚴格遵守國家法律法規的規定，維護公司的合法權益。2.協商解決原則：盡量通過協商解決合同糾紛，避免訴訟和仲裁，降低糾紛處理成本。3.及時處理原則：及時處理合同糾紛，避免糾紛擴大化，給公司造成更大的損失。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本及相關資料提交給行政部門進行歸檔。2.合同履行過程中產生的與合同有關的文件、資料，如補充協議、變更協議、往來函件、會議紀要、驗收報告等，業務部門應及時收集整理，并提交給行政部門進行歸檔。（二）檔案整理1.行政部門應按照合同類別、簽訂時間、合同編號等對合同檔案進行分類整理，建立合同檔案目錄。2.對合同檔案中的文件、資料進行編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和規范性。（三）檔案保管1.行政部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照檔案保管期限進行分類存放，定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案資料的完好無損。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到行政部門查閱。2.查閱合同檔案時，查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。如需復印檔案資料，應經行政部門負責人批準。3.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應持單位介紹信或相關證明文件，經公司領導批準后，到行政部門查閱。查閱時，應在行政部門人員的陪同下進行，不得擅自摘抄、復制檔案資料。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司建立合同管理內部監督機制，定期對合同管理情況進行檢查和評估。2.法務部門、財務部門、行政部門等相關部門應按照各自的職責，對合同簽訂、履行、變更、解除等環節進行監督檢查，及時發現和糾正存在的問題。3.業務部門應定期向公司領導匯報合同管理情況，接受公司領導的監督和指導。（二）外部監督1.公司應積極