銷售下訂單單管理制度?一、總則（一）目的為規范公司銷售下訂單流程，提高訂單處理效率，確保訂單信息準確無誤，加強銷售訂單管理，保障公司銷售業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司銷售部門及其相關人員在銷售產品或服務過程中涉及的訂單下達、審核、執行、跟蹤及變更等環節的管理。（三）原則1.準確性原則：訂單信息應準確反映客戶需求，包括產品規格、數量、價格、交貨期、交貨地點等，避免因信息錯誤導致的訂單執行問題。2.及時性原則：各環節應按照規定的時間節點完成訂單處理工作，確保訂單能夠按時交付，提高客戶滿意度。3.責任明確原則：明確訂單處理各環節的責任人，確保責任落實到人，避免出現推諉扯皮現象。4.流程規范原則：嚴格遵循規定的訂單處理流程，確保各項操作有序進行，保證訂單處理的規范化和標準化。二、訂單下達（一）客戶咨詢與溝通1.銷售代表應主動與客戶進行溝通，了解客戶需求，解答客戶疑問。通過電話、郵件、面談等方式與客戶就產品或服務的詳細信息進行交流，包括產品功能、特點、價格、交貨期等。2.對于客戶提出的特殊要求，銷售代表應詳細記錄，并及時與相關部門溝通協調，評估是否能夠滿足客戶需求。如無法滿足，應向客戶說明原因，并提供合理的替代方案。（二）訂單生成1.銷售代表根據與客戶溝通的結果，在公司銷售管理系統中生成銷售訂單。訂單信息應包括但不限于以下內容：客戶信息：包括客戶名稱、聯系人、聯系電話、地址等。產品或服務信息：產品名稱、規格型號、數量、單價、總價等；服務內容、服務期限、服務費用等。交貨信息：交貨日期、交貨地點、運輸方式等。付款方式：付款期限、付款方式（如現金、支票、銀行轉賬等）。訂單備注：記錄客戶的特殊要求、訂單相關的特殊說明等。2.銷售訂單生成后，銷售代表應仔細核對訂單信息，確保準確無誤。如有錯誤，應及時修改訂單信息。（三）訂單提交審核1.銷售訂單生成后，銷售代表應將訂單提交給銷售主管進行審核。銷售主管應重點審核訂單的以下內容：訂單信息的完整性和準確性，確保客戶需求得到準確反映。產品或服務的價格是否符合公司定價政策，如有特殊價格，是否有相關審批手續。交貨期是否能夠滿足客戶要求，是否與公司生產計劃相匹配。付款方式是否符合公司規定，是否存在風險。2.銷售主管審核通過后，在銷售管理系統中簽署審核意見，并提交給相關部門進行后續處理。如審核不通過，銷售主管應注明原因，退回銷售代表修改訂單信息，直至審核通過。三、訂單執行（一）生產部門1.生產部門在接到已審核的銷售訂單后，應根據訂單要求制定生產計劃。生產計劃應明確產品的生產數量、生產進度安排、所需原材料及零部件清單等。2.生產部門按照生產計劃組織生產，確保產品質量符合客戶要求和公司標準。在生產過程中，如發現原材料短缺、設備故障等問題，應及時與采購部門、設備維護部門溝通協調，采取措施解決問題，確保生產進度不受影響。3.生產部門應定期向銷售部門反饋訂單生產進度，以便銷售部門及時向客戶通報。（二）采購部門1.采購部門根據生產部門提供的原材料及零部件清單，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規格型號、數量、采購時間等。2.采購部門按照采購計劃進行采購，選擇合格的供應商，確保采購物品的質量和供應及時性。在采購過程中，如遇到供應商交貨延遲、產品質量問題等情況，應及時與供應商溝通協調，采取措施解決問題，確保生產不受影響。3.采購部門應及時向生產部門反饋采購進度，以便生產部門合理安排生產。（三）物流部門1.物流部門根據訂單交貨信息，安排貨物運輸。在安排運輸時，應選擇合適的運輸方式，確保貨物安全、及時送達客戶手中。2.物流部門負責貨物的包裝、裝卸、運輸等工作，確保貨物在運輸過程中不受損壞。如因物流原因導致貨物損壞或丟失，物流部門應承擔相應責任，并及時采取措施解決問題。3.物流部門應及時跟蹤貨物運輸狀態，將貨物運輸信息反饋給銷售部門，以便銷售部門及時向客戶通報。四、訂單跟蹤（一）銷售部門跟蹤1.銷售代表負責對所負責的訂單進行全程跟蹤，及時了解訂單執行情況。通過與生產部門、采購部門、物流部門等相關部門溝通協調，掌握訂單生產進度、采購進度、運輸進度等信息。2.銷售代表應定期向客戶反饋訂單執行情況，如生產進度、預計交貨日期等。對于客戶提出的疑問和要求，應及時解答和處理，并將處理結果反饋給客戶。3.如訂單執行過程中出現問題，如生產延遲、質量問題、運輸延誤等，銷售代表應及時與相關部門溝通協調，采取措施解決問題，并將問題處理情況及時向客戶通報，爭取客戶的理解和支持。（二）客戶反饋處理1.銷售部門應及時收集客戶對訂單執行情況的反饋信息，包括客戶滿意度、意見和建議等。對于客戶提出的問題和投訴，應認真記錄，并及時反饋給相關部門進行處理。2.相關部門接到客戶反饋后，應在規定的時間內對問題進行調查和處理，并將處理結果反饋給銷售部門。銷售部門負責將處理結果反饋給客戶，并跟蹤客戶對處理結果的滿意度。3.銷售部門應定期對客戶反饋信息進行分析總結，針對客戶提出的問題和建議，提出改進措施，不斷優化訂單處理流程和服務質量，提高客戶滿意度。五、訂單變更（一）變更申請1.客戶提出訂單變更需求時，銷售代表應及時與客戶溝通，了解變更的具體內容和原因。如客戶要求變更產品規格、數量、交貨期、交貨地點等，銷售代表應詳細記錄變更信息。2.銷售代表根據客戶變更需求，填寫訂單變更申請表。訂單變更申請表應包括訂單編號、變更內容、變更原因、預計影響等內容，并提交給銷售主管審核。（二）變更審核1.銷售主管接到訂單變更申請表后，應組織相關部門對變更內容進行審核。審核內容包括：變更對生產計劃、采購計劃、物流計劃等的影響。變更對產品質量、成本、交貨期等的影響。變更是否符合公司相關規定和客戶要求。2.相關部門審核通過后，在訂單變更申請表上簽署審核意見，并提交給銷售主管審批。銷售主管審批通過后，將訂單變更申請表提交給相關部門執行。如審核不通過，銷售主管應注明原因，退回銷售代表與客戶溝通協商，直至審核通過。（三）變更執行1.相關部門接到訂單變更申請表后，應按照審批意見及時調整生產計劃、采購計劃、物流計劃等。如因訂單變更導致生產計劃調整，生產部門應重新安排生產進度；如因訂單變更導致采購計劃調整，采購部門應及時與供應商溝通協調，調整采購訂單；如因訂單變更導致物流計劃調整，物流部門應重新安排貨物運輸。2.訂單變更執行過程中，相關部門應及時向銷售部門反饋變更執行情況。銷售部門負責將訂單變更情況及時通知客戶，并跟蹤客戶對變更的滿意度。六、訂單結算（一）發票開具1.銷售部門在訂單貨物交付后，應根據訂單金額及客戶要求及時開具發票。發票內容應與訂單信息一致，包括產品名稱、規格型號、數量、單價、總價等。2.發票開具后，銷售部門應及時將發票送達客戶，并跟蹤客戶是否收到發票及發票信息是否準確。（二）收款管理1.財務部門負責訂單款項的收款管理工作。根據訂單付款方式和付款期限，及時與客戶溝通聯系，提醒客戶按時付款。2.對于逾期未付款的客戶，財務部門應按照公司規定采取相應的催款措施，如發送催款函、電話催收、上門催收等。如客戶仍未付款，財務部門應及時將情況反饋給銷售部門和法務部門，共同協商解決辦法。（三）結算核對1.財務部門定期與銷售部門核對訂單結算情況，確保訂單款項的收付準確無誤。核對內容包括訂單金額、已收款金額、未收款金額、發票開具情況等。2.如發現結算差異，財務部門和銷售部門應及時溝通查找原因，并進行調整。如因客戶原因導致結算差異，銷售部門應負責與客戶協商解決；如因公司內部原因導致結算差異，相關部門應及時查明原因，采取措施進行糾正。七、訂單檔案管理（一）檔案建立1.銷售部門負責建立銷售訂單檔案，對每個訂單的相關資料進行整理歸檔。訂單檔案應包括訂單下達、審核、執行、跟蹤、變更、結算等全過程的相關文件和記錄，如訂單合同、訂單變更申請表、生產計劃、采購訂單、物流運輸記錄、發票等。2.訂單檔案應按照訂單編號進行分類存放，確保檔案資料的完整性和可查閱性。（二）檔案保管1.銷售部門應指定專人負責訂單檔案的保管工作，確保檔案資料的安全。檔案保管人員應定期對檔案進行整理和檢查，防止檔案資料丟失、損壞或霉變。2.訂單檔案的保管期限應按照公司相關規定執行，一般為[X]年。保管期滿后，經相關部門批準，可按照規定進行銷毀處理。（三）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱訂單檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因和查閱內容，并提交給銷售部門負責人審批。2.銷售部門負責人審批通過后，檔案保管人員應按照申請表的要求提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人、查閱內容等。3.查閱人員應妥善保管查閱的檔案資料，不得擅自復印、拍照、涂改或轉借他人。查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案保管人員。八、考核與獎懲（一）考核指標1.訂單處理及時率：考核銷售訂單從下達至審核、執行、跟蹤等各環節的處理時間是否符合規定要求，確保訂單能夠按時交付。2.訂單信息準確率：考核訂單信息在錄入、審核、傳遞等過程中是否準確無誤，避免因信息錯誤導致的訂單執行問題。3.客戶滿意度：通過客戶反饋調查等方式，考核銷售部門及相關人員在訂單處理過程中滿足客戶需求、提供優質服務的程度。4.訂單變更處理效率：考核訂單變更申請的審核、執行速度，確保變更能夠及時、有效地得到處理，減少對訂單執行的影響。5.訂單收款率：考核財務部門對訂單款項的催收效果，確保公司款項能夠及時、足額收回。（二）獎勵措施1.對于在訂單管理工作中表現優秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。如訂單處理及時率高、訂單信息準確率達到[X]%以上、客戶滿意度達到[X]%以上等。2.獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。具體獎勵標準和方式由公司根據實際情況確定。（三）懲罰措施1.對于在訂單管