會議管理制度培訓會?一、總則（一）目的為規范公司會議管理，提高會議效率和質量，確保會議能夠有效傳達信息、解決問題、推動工作，特制定本會議管理制度。本制度適用于公司內部各類會議的組織、召開、記錄、跟進及相關管理工作。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題會議、臨時會議等。（三）會議基本原則1.高效務實原則：會議應緊密圍繞工作主題，明確目標，注重實效，避免形式主義，確保會議能夠解決實際問題，推動工作進展。2.精簡節約原則：嚴格控制會議規模、時間和頻次，減少不必要的會議，提高會議效率，降低會議成本。3.充分準備原則：會議召開前，相關部門和人員應做好充分準備，明確會議議題、目的、議程、參會人員等，確保會議順利進行。4.責任落實原則：會議形成的決議、任務等應明確責任部門和責任人，確保各項工作得到有效落實和跟進。二、會議分類及管理（一）工作例會1.定義：工作例會是公司定期召開的會議，旨在總結工作進展、分析存在問題、部署下一階段工作任務。2.參會人員：公司領導、各部門負責人及相關人員。3.召開周期：每周[x]次，一般安排在周[x]上午[具體時間]。4.會議內容上周工作總結：各部門負責人匯報上周工作進展、完成情況、存在問題及解決措施。本周工作安排：各部門負責人匯報本周工作計劃、重點工作及需協調解決的問題。領導指示：公司領導對上周工作進行點評，對本周工作進行部署，提出工作要求和指導意見。5.會議組織會議通知：行政部門提前[x]天發布會議通知，明確會議時間、地點、參會人員、會議議程等。會議主持：由公司領導或指定人員主持會議。會議記錄：行政部門安排專人負責會議記錄，記錄會議內容、決議、任務等，并形成會議紀要。6.會議紀要紀要撰寫：會議結束后[x]個工作日內，行政部門完成會議紀要的撰寫，并發送給參會人員及相關部門。紀要審核：會議紀要經主持會議的領導審核后發布。紀要執行：各部門應按照會議紀要要求，認真落實各項工作任務，并及時反饋執行情況。（二）專題會議1.定義：專題會議是針對公司某一專項工作或特定問題召開的會議，旨在深入研究、討論和解決相關問題。2.參會人員：根據會議主題確定，一般包括相關部門負責人、專業人員及其他相關人員。3.召開周期：根據工作需要適時召開。4.會議內容專項工作匯報：相關部門或人員匯報專項工作進展、存在問題及下一步工作計劃。問題討論：針對專項工作中存在的問題進行深入討論，分析原因，提出解決方案。決策制定：根據討論結果，形成決策意見，明確工作方向和措施。5.會議組織會議通知：主辦部門提前[x]天發布會議通知，明確會議時間、地點、參會人員、會議議程等。會議主持：由主辦部門負責人或指定人員主持會議。會議記錄：主辦部門安排專人負責會議記錄，記錄會議內容、決議、任務等，并形成會議紀要。6.會議紀要紀要撰寫：會議結束后[x]個工作日內，主辦部門完成會議紀要的撰寫，并發送給參會人員及相關部門。紀要審核：會議紀要經主辦部門負責人審核后發布。紀要執行：各部門應按照會議紀要要求，認真落實各項工作任務，并及時反饋執行情況。（三）臨時會議1.定義：臨時會議是因工作需要臨時召開的會議，旨在及時解決突發問題或緊急工作任務。2.參會人員：根據會議主題確定，一般包括相關部門負責人、專業人員及其他相關人員。3.召開周期：根據工作需要隨時召開。4.會議內容：根據會議主題確定，主要是針對突發問題或緊急工作任務進行討論和決策。5.會議組織會議通知：由發起部門通過電話、郵件等方式及時通知參會人員，明確會議時間、地點、參會人員、會議議程等。會議主持：由發起部門負責人或指定人員主持會議。會議記錄：發起部門安排專人負責會議記錄，記錄會議內容、決議、任務等，并形成會議紀要。6.會議紀要紀要撰寫：會議結束后[x]個工作日內，發起部門完成會議紀要的撰寫，并發送給參會人員及相關部門。紀要審核：會議紀要經發起部門負責人審核后發布。紀要執行：各部門應按照會議紀要要求，認真落實各項工作任務，并及時反饋執行情況。三、會議組織與安排（一）會議申請1.各部門如需召開會議，應提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、會議目的等內容。2.《會議申請表》經部門負責人審核后，提交至行政部門。行政部門根據會議性質、參會人員范圍等因素進行審核，并報公司領導審批。（二）會議準備1.資料準備：會議主辦部門應提前準備好會議相關資料，如匯報材料、數據報表、文件資料等，并確保資料內容準確、完整。2.場地安排：行政部門根據會議規模和要求，提前安排好會議場地，確保場地設施齊全、環境舒適。3.設備調試：會議主辦部門應提前檢查會議所需設備，如投影儀、音響、麥克風等，確保設備正常運行。4.會議通知：行政部門按照審批通過的《會議申請表》，及時發布會議通知。會議通知應明確會議時間、地點、參會人員、會議議程等內容，并提前[x]天發送給參會人員。（三）會議簽到1.會議開始前，會議主辦部門應安排專人負責會議簽到，確保參會人員按時簽到。2.參會人員應在簽到表上簽字，注明到達時間。對于未按時簽到的人員，會議主辦部門應及時聯系并了解原因。（四）會議主持1.會議主持應具備良好的溝通能力、組織能力和協調能力，能夠有效地引導會議進程，確保會議順利進行。2.會議主持應提前熟悉會議議程和內容，明確會議目的和重點，合理安排會議時間和節奏。3.在會議過程中，會議主持應鼓勵參會人員積極發言，充分發表意見和建議，營造良好的會議氛圍。對于偏離會議主題、出現爭議等情況，會議主持應及時進行引導和協調，確保會議能夠圍繞主題進行討論和決策。（五）會議記錄1.會議記錄人員應認真記錄會議內容，包括會議發言、討論要點、決議事項、任務安排等，確保記錄準確、完整。2.會議記錄應使用統一的格式和模板，采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式進行記錄。電子文檔應及時保存，紙質文檔應在會議結束后及時整理歸檔。3.會議記錄人員應在會議結束后[x]個工作日內完成會議紀要的撰寫。會議紀要應簡明扼要、重點突出，準確反映會議內容和決議事項，并經會議主持審核后發布。四、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議主辦部門請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應遵守會議秩序，關閉手機或調至靜音狀態，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、玩手機等，以免影響會議正常進行。3.參會人員應認真聽取會議內容，積極發言，充分發表自己的意見和建議。對于會議討論的內容，如有不同意見，應在尊重他人的基礎上，以理性、客觀的態度進行表達和交流。4.參會人員應嚴格遵守會議保密規定，對于會議中涉及的公司機密信息、商業秘密等，不得泄露給無關人員。（二）會議組織人員紀律1.會議組織人員應認真負責會議的組織和安排工作，確保會議順利進行。2.會議組織人員應提前到達會議場地，做好會議準備工作，如資料準備、設備調試、場地布置等。3.會議組織人員應嚴格按照會議議程進行會議安排，合理控制會議時間，確保會議能夠高效進行。4.會議組織人員應認真記錄會議內容，及時整理會議紀要，并按照要求進行發布和存檔。五、會議決議執行與跟進（一）決議傳達1.會議結束后，會議組織部門應及時將會議決議傳達給相關部門和人員，確保決議內容得到準確理解和掌握。2.會議決議應以會議紀要、文件、郵件等形式進行傳達，并明確責任部門、責任人、完成時間等要求。（二）執行與反饋1.責任部門和責任人應按照會議決議要求，認真組織實施各項工作任務，并及時將工作進展情況反饋給會議組織部門。2.會議組織部門應定期對會議決議執行情況進行跟蹤和檢查，及時了解工作進展情況，協調解決執行過程中存在的問題。3.對于未能按時完成的工作任務，責任部門和責任人應及時向會議組織部門說明原因，并提出改進措施和完成時間承諾。（三）監督與考核1.公司將會議決議執行情況納入部門和個人績效考核體系，對執行不力的部門和個人進行相應的考核和問責。2.行政部門負責對會議決議執行情況進行監督和檢查，并定期向公司領導匯報。六、會議費用管理（一）費用預算1.會議主辦部門應根據會議規模、時間、地點等因素，提前編制會議費用預算，并提交至行政部門審核。2.會議費用預算應包括場地租賃、設備租賃、餐飲、交通、資料印刷等各項費用，并明確費用標準和金額。（二）費用審批1.行政部門對會議費用預算進行審核后，報公司領導審批。經審批通過的會議費用預算，作為會議費用報銷的依據。2.會議費用報銷應嚴格按照公司財務制度執行，報銷憑證應真實、合法、有效，并經相關人員簽字審批。（三）費用控制1.會議主辦部門應嚴格控制會議費用支出，確保費用不超