行政文件存檔管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政文件的管理，確保文件的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門形成的行政文件，包括但不限于公司紅頭文件、通知、報告、會議紀要、合同協議、規章制度等。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司行政文件統一由行政部門負責存檔管理，確保文件管理的規范性和一致性。2.分類管理原則根據文件的性質、來源、時間等因素進行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關法律法規，確保文件的安全和保密，防止文件泄露、丟失或損壞。4.便捷高效原則建立科學合理的文件管理流程和檢索系統，提高文件查閱和使用的效率。二、文件的收集與整理（一）文件收集1.各部門應指定專人負責本部門文件的收集工作，確保文件及時、完整地移交至行政部門。2.文件收集范圍包括：上級部門下發的與公司相關的文件、通知、指示等。公司內部各部門形成的各類文件，如工作計劃、總結、報告、請示、批復等。會議形成的會議紀要、決議等。合同協議、招投標文件、商務信函等。其他具有保存價值的文件資料。3.對于重要文件或緊急文件，各部門應及時報送行政部門，確保文件得到妥善處理。（二）文件整理1.行政部門收到各部門移交的文件后，應及時進行整理。整理工作包括：對文件進行分類，按照文件的性質、來源、時間等因素進行劃分，如分為行政類、財務類、業務類等。對文件進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循一定的規則，如按照年份、部門、文件順序號等進行編制。對文件進行裝訂，確保文件整齊、牢固。對文件進行編目，編制文件目錄，包括文件編號、文件名稱、文件日期、文件來源、保管期限等信息。2.在整理過程中，應檢查文件的完整性和準確性，對于缺頁、破損、字跡不清等問題的文件，應及時與相關部門或人員進行核對和補充。3.對于電子文件，應按照電子文件管理的相關規定進行整理，包括文件命名、存儲路徑、備份等。三、文件的分類與編號（一）文件分類1.行政類文件包括公司紅頭文件、通知、報告、會議紀要、規章制度、工作計劃、總結等。2.財務類文件包括財務報表、預算報告、審計報告、合同協議等。3.業務類文件包括市場調研報告、銷售合同、采購訂單、項目計劃書、項目報告等。4.人事類文件包括員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。5.其他類文件包括與公司相關的法律文件、榮譽證書、宣傳資料等。（二）文件編號1.文件編號采用"年份+部門代碼+文件順序號"的格式，例如：202301001，其中"2023"表示年份，"01"表示部門代碼，"001"表示文件順序號。2.部門代碼由行政部門統一編制，每個部門對應一個唯一的代碼，便于識別和管理。3.文件順序號按照文件形成的先后順序依次編排，每年從"001"開始。四、文件的存檔（一）存檔方式1.紙質文件應存放在專門的文件柜中，按照分類和編號順序排列，便于查找和取用。2.電子文件應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并建立相應的文件夾結構，按照分類和編號進行存儲。同時，應定期對電子文件進行備份，防止數據丟失。（二）存檔期限1.永久保存涉及公司核心機密、重要歷史資料、法律法規規定必須永久保存的文件，如公司章程、股東協議、營業執照等。2.長期保存保存期限在10年以上的文件，如公司年度財務報表、重大項目檔案、長期合同協議等。3.短期保存保存期限在110年的文件，如一般性的通知、報告、會議紀要等。（三）存檔流程1.文件整理完成后，行政部門應填寫《文件存檔登記表》，詳細記錄文件的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.將紙質文件放入相應的文件柜中，并在文件柜上標明文件類別和編號范圍。3.將電子文件存儲到指定的服務器或存儲設備上，并更新電子文件目錄。4.《文件存檔登記表》應妥善保存，以便于查詢和核對。五、文件的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱文件的，可向行政部門提出申請。行政部門應根據文件的保密級別和查閱人的權限進行審批。2.一般文件，經部門負責人批準后即可查閱；涉及公司機密的文件，需經公司分管領導批準方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司文件的，必須持有單位介紹信，并經公司相關領導批準后，由行政部門指定專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的編號、名稱、查閱目的等信息。2.將申請表提交給行政部門，行政部門根據查閱權限進行審批。3.審批通過后，行政部門安排專人協助查閱人查閱文件，并在《文件查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱文件名稱等信息。4.查閱人應在規定的時間和地點查閱文件，不得擅自將文件帶出查閱室或進行復制、拍照等行為。如需復制文件，應按照相關規定辦理審批手續。（三）借閱權限1.公司內部員工因工作需要借閱文件的，可向行政部門提出申請。行政部門應根據文件的保密級別和借閱人的權限進行審批。2.一般文件，經部門負責人批準后即可借閱；涉及公司機密的文件，需經公司分管領導批準方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的編號、名稱、借閱目的、借閱期限等信息。2.將申請表提交給行政部門，行政部門根據借閱權限進行審批。3.審批通過后，行政部門將文件借給借閱人，并在《文件借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人、借閱文件名稱、預計歸還時間等信息。4.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或泄露文件內容。如需復印或摘錄文件，應按照相關規定辦理審批手續。5.借閱人應在規定的時間內歸還文件，如因特殊原因不能按時歸還，應提前向行政部門說明情況并辦理續借手續。六、文件的保管與維護（一）保管環境1.紙質文件應存放在干燥、通風、防火、防潮、防蟲的文件柜中，避免文件受到損壞。2.電子文件應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，定期進行維護和檢查，確保數據的完整性和安全性。同時，應做好數據備份工作，防止數據丟失。（二）定期盤點1.行政部門應定期對文件進行盤點，檢查文件的數量、完整性和保管情況。盤點周期為[x]個月。2.在盤點過程中，如發現文件丟失、損壞或與文件目錄不符等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。3.盤點結束后，應填寫《文件盤點報告》，總結盤點情況，提出改進建議。（三）文件維護1.對于紙質文件，如發現文件有破損、褪色等情況，應及時進行修復或復印。2.對于電子文件，應定期進行病毒查殺、數據清理等維護工作，確保文件的正常運行。3.隨著公司業務的發展和文件的不斷積累，行政部門應適時對文件進行整理和歸檔，優化文件管理體系。七、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件。2.經鑒定確認屬于保密期限已滿且無需繼續保密的文件。3.因公司機構調整、業務變更等原因不再使用或已失效的文件。（二）銷毀流程1.行政部門定期對擬銷毀的文件進行清理和鑒定，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件的編號、名稱、數量、銷毀原因等信息。2.將申請表提交給公司分管領導審批。3.審批通過后，行政部門指定專人負責文件的銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復。4.在銷毀過程中，應安排專人進行監督，并填寫《文件銷毀記錄》，記錄銷毀時間、銷毀地點、銷毀文件名稱、數量等信息。5.《文件銷毀申請表》、《文件銷毀記錄》等相關資料應妥善保存，以備查閱。八、保密規定（一）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守國家有關法律法規和公司的保密制度，履行保密義務。2.各部門負責人為本部門文件保密工作的第一責任人，應加強對本部門員工的保密教育和管理。3.涉及公司機密文件的工作人員，應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。（二）保密措施1.對涉及公司機密的文件，應嚴格限制知悉范圍，采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件泄露。2.在文件查閱、借閱過程中，應嚴格遵守審批流程，確保文件不被無關人員接觸。3.嚴禁在非保密場所談論公司機密文件內容，不得通過互聯網、移動存儲設備等方式傳輸公司機密文件。4.如發現公司機密文件有泄露跡象，應立即采取措施進行處理，并及時報告公司領導。九、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對本制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.文件的收集、整理、存檔、查閱、借閱、保管、銷毀等環節是否符合本制度的規定。2.各部門文件管理工作的開展情況，包括文件管理人員的配備、培訓等。3.文件管理過程中存在的問題及改進措施的落實情況。（三）檢查方式1.定期檢查行政部門定期對各部門文件管理情況進行檢查，檢查周期為[x]季度。2.不定期抽查行政部門不定期對各部門文件管理情況進行抽查，及時發現和解決問題。（四）檢查結果處理1.對于檢查中發現的問題，行政部門應及