負(fù)責(zé)檔案印章管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司檔案印章的管理，確保檔案印章的安全使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益和正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及檔案管理和使用印章過程中的相關(guān)行為。基本原則1.依法合規(guī)原則：檔案印章的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案印章的安全存放，防止印章被盜用、冒用，嚴(yán)格控制印章使用范圍和審批流程，保護(hù)公司機(jī)密信息。3.規(guī)范有序原則：明確檔案印章管理各環(huán)節(jié)的職責(zé)、流程和要求，做到管理規(guī)范、操作有序。檔案管理檔案分類1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工個(gè)人信息檔案、勞動(dòng)合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。5.其他檔案：如工程檔案、技術(shù)檔案、法務(wù)檔案等特定領(lǐng)域的檔案。檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范命名和分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和備份機(jī)制。檔案歸檔1.定期將整理好的檔案移交至公司檔案室進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，需填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案室應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號(hào)、名稱、歸檔時(shí)間、保管期限等信息。3.嚴(yán)格按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于管理和查閱。檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。查閱過程中，檔案室應(yīng)安排專人陪同，不得將檔案帶離檔案室。3.檔案借閱期限一般不得超過[x]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。4.查閱或借閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上批注、圈劃、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收。檔案保管與銷毀1.檔案室應(yīng)具備安全的保管條件，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.對(duì)于超過保管期限或已無保存價(jià)值的檔案，由檔案室提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，組織專人進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱及數(shù)量、銷毀人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。印章管理印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的重要印章。2.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等法律文件。3.財(cái)務(wù)專用章：專門用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權(quán)的印章。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于本部門內(nèi)部文件、通知等的發(fā)布。印章刻制1.公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，須憑上級(jí)主管部門批準(zhǔn)設(shè)立的文件或公司決議書，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位辦理。2.新刻印章須在公安機(jī)關(guān)備案，并留存印模。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章移交檔案室或相關(guān)使用部門妥善保管。印章保管1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章及法定代表人章由行政部門指定專人保管，實(shí)行"專人專柜"制度。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，確保印章安全。印章存放應(yīng)配備專門的保險(xiǎn)柜，鑰匙由保管人員隨身攜帶，密碼應(yīng)嚴(yán)格保密。保管人員不得擅自將印章交予他人代管，如因特殊原因需要委托他人代管的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。2.部門章由各部門指定專人保管，并報(bào)行政部門備案。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章使用規(guī)定，確保印章僅用于本部門內(nèi)部工作。部門章保管人員如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，并報(bào)行政部門備案。印章使用1.使用申請(qǐng)公司內(nèi)部人員使用印章，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、蓋章文件名稱及份數(shù)、使用部門等信息，并按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。涉及重要事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件蓋章，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)。外單位人員因業(yè)務(wù)往來需要使用公司印章的，須提交正式的函件或文件，并經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用。2.審批流程一般文件蓋章，由部門負(fù)責(zé)人審批；重要文件蓋章，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大事項(xiàng)或公司決策的文件蓋章，須經(jīng)公司法定代表人審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核蓋章申請(qǐng)，確保使用事由真實(shí)、合理，蓋章文件符合公司規(guī)定和要求。3.用印登記印章保管人員在蓋章前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)蓋章文件的內(nèi)容和審批手續(xù)，確認(rèn)無誤后，方可蓋章。同時(shí)，應(yīng)在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄印章使用日期、文件名稱、蓋章份數(shù)、使用部門、申請(qǐng)人、審批人等信息。4.印章使用要求印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、重疊或顛倒。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要先蓋章的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在蓋章后及時(shí)填寫文件內(nèi)容。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案印章管理情況進(jìn)行檢查，包括檔案的整理、歸檔、查閱、借閱及印章的保管、使用等環(huán)節(jié)。2.檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并要求相關(guān)責(zé)任部門或人員限期整改。整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)檔案印章管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性等。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，審計(jì)部門應(yīng)提出審計(jì)意見和建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用檔案印章。2.超越審批權(quán)限使用檔案印章。3.在空白文件上加蓋檔案印章。4.擅自將檔案印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。5.因保管不善導(dǎo)致檔案印章丟失、被盜用或損壞。6.違反檔案查閱、借閱規(guī)定，造成檔案信息泄露或損壞。7.未按規(guī)定進(jìn)行檔案收集、整理、歸檔、保管或銷毀。責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予批評(píng)教育、責(zé)令改正等處理。2.對(duì)于造成一定損失或影響的違規(guī)行為，給予警告、罰款等處罰，并追究相關(guān)責(zé)任人