酒店財務付款管理制度?總則1.目的本制度旨在規范酒店財務付款流程，加強財務管理，確保資金安全、合理、有效地使用，保障酒店各項業務的正常開展。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門涉及的所有款項支付業務，包括但不限于采購付款、費用報銷、工程款支付、員工薪酬發放等。3.基本原則合法性原則：付款行為必須符合國家法律法規及酒店相關規定。準確性原則：付款信息準確無誤，包括收款人、金額、用途等。審批流程完備原則：嚴格按照規定的審批流程進行付款，未經審批不得付款。資金安全原則：確保資金支付過程的安全，防范資金風險。付款審批流程1.申請采購付款申請：采購部門根據采購合同及實際收貨情況，填寫《采購付款申請表》，詳細注明采購內容、供應商名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關憑證。費用報銷申請：員工按照酒店費用報銷制度，填寫《費用報銷單》，注明費用發生日期、事由、金額、報銷部門等，附上相關發票、收據等原始憑證。工程款支付申請：工程部門根據工程進度及合同約定，填寫《工程款支付申請表》，說明工程內容、施工單位、合同金額、已支付金額、本次申請支付金額等，附上工程進度報告、工程驗收單等資料。員工薪酬發放申請：人力資源部門根據考勤記錄、績效考核結果等，編制《員工薪酬發放表》，經審核無誤后提交財務部門。2.初審部門負責人審核：申請部門負責人對付款申請的真實性、合理性、必要性進行審核，確認是否符合本部門預算及相關規定，簽署審核意見。財務審核：財務部門對付款申請的金額準確性、付款方式合規性、相關憑證完整性進行審核，核對發票真偽、報銷標準等，提出審核意見。3.審批分管領導審批：根據酒店授權審批制度，分管領導對付款申請進行審批，簽署審批意見。對于重大金額的付款，需經總經理審批。總經理審批：總經理對涉及酒店重大資金支出、特殊事項付款等進行最終審批。4.付款執行經審批通過的付款申請，財務部門按照規定的付款方式及時安排付款。對于支票支付，應嚴格按照支票管理規定填寫支票信息；對于銀行轉賬支付，應準確錄入收款人賬號、開戶行等信息；對于現金支付，應嚴格遵守現金管理規定，確保現金安全。付款后，財務部門應及時登記入賬，更新相關財務記錄，并將付款憑證妥善保管。采購付款管理1.采購合同管理采購部門應與供應商簽訂規范的采購合同，明確采購商品或服務的規格、數量、價格、交貨期、付款方式、質量標準、違約責任等條款。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交財務部門備案，財務部門據此審核采購付款申請。2.采購付款審核要點審核采購合同是否有效，是否按照合同約定執行。核對采購發票與采購合同、驗收報告是否一致，發票內容是否真實、完整，發票金額是否與申請付款金額相符。檢查采購付款是否在合同約定的付款期限內，是否符合酒店資金安排計劃。對于預付款項，應審核是否有相關依據，如采購合同約定、供應商預付款請求等，并跟蹤預付款的使用情況。3.采購付款方式酒店應根據與供應商的合作情況、交易金額大小等因素，合理選擇付款方式。常見的付款方式包括支票、銀行轉賬、商業匯票、信用證等。對于長期合作、信譽良好的供應商，可以適當給予一定的信用期，但應嚴格控制信用額度和信用期限。在選擇付款方式時，應考慮資金成本、資金安全性、結算便利性等因素，確保酒店利益最大化。費用報銷管理1.費用報銷范圍及標準酒店應制定明確的費用報銷范圍及標準，包括但不限于差旅費、業務招待費、辦公費、通訊費、交通費等。費用報銷標準應根據酒店實際情況和行業慣例進行合理制定，并定期進行評估和調整。員工應嚴格按照費用報銷標準進行報銷，超出標準部分原則上不予報銷。特殊情況需經總經理審批。2.費用報銷憑證要求費用報銷必須提供真實、合法、有效的原始憑證，如發票、收據、車票、機票等。發票應符合國家稅務部門的規定，具備發票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務內容、金額等要素。對于自制憑證，如差旅費報銷單、費用報銷單等，應填寫完整、清晰，并有報銷人、證明人、審批人簽字確認。原始憑證如有遺失，應取得原開具單位加蓋公章的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準后，才能代作原始憑證。3.費用報銷流程員工按照費用報銷標準填寫《費用報銷單》，將原始憑證粘貼整齊附在報銷單后面。部門負責人對本部門員工的費用報銷進行初審，確認費用的真實性、合理性、必要性，簽署審核意見。財務部門對費用報銷進行復審，重點審核報銷憑證的合法性、合規性、金額準確性等，提出審核意見。經分管領導審批后，財務部門辦理報銷付款手續。工程款支付管理1.工程合同管理工程部門應與施工單位簽訂詳細的工程合同，明確工程內容、工程價款、付款方式、工程進度、質量標準、違約責任等條款。工程合同簽訂后，工程部門應及時將合同副本提交財務部門備案，財務部門據此審核工程款支付申請。2.工程款支付審核要點審核工程合同執行情況，包括工程進度、質量驗收等是否符合合同約定。核對工程款支付申請與工程進度報告、工程驗收單是否一致，確保支付金額與實際完成工程量相符。檢查工程款支付是否按照合同約定的付款節點和比例進行，如有預付款，應審核預付款的使用情況及是否符合相關規定。對于工程變更增加的費用，應審核是否有相關的變更簽證手續，變更費用是否合理。3.工程款支付方式工程款支付應根據工程合同約定的付款方式進行，一般采用銀行轉賬方式支付。在支付工程款前，應要求施工單位提供合法有效的發票，財務部門審核發票無誤后辦理付款手續。對于重大工程項目的工程款支付，可根據實際情況采取分期支付的方式，但應明確每期支付的金額和時間節點，并嚴格按照合同執行。員工薪酬發放管理1.薪酬核算人力資源部門負責員工薪酬的核算工作，根據考勤記錄、績效考核結果、崗位工資標準等，準確計算員工的應發工資、獎金、津貼、補貼等各項薪酬項目。在薪酬核算過程中，應嚴格按照酒店薪酬制度執行，確保薪酬計算的準確性和公正性。人力資源部門編制《員工薪酬發放表》，經部門負責人審核后提交財務部門。2.薪酬審核財務部門對《員工薪酬發放表》進行審核，重點審核薪酬計算的準確性、數據的完整性、發放對象的真實性等。核對員工考勤記錄、績效考核數據等相關資料，確保薪酬發放依據充分。檢查薪酬發放是否符合國家稅收法規及酒店相關規定，代扣代繳個人所得稅等稅費是否準確。3.薪酬發放經審核無誤的《員工薪酬發放表》，報總經理審批后，財務部門按照規定的發放時間和方式進行薪酬發放。薪酬發放方式可選擇銀行代發、現金發放等，應根據酒店實際情況和員工意愿合理確定。財務部門在薪酬發放后，應及時進行賬務處理，更新員工薪酬臺賬，并將薪酬發放情況反饋給人力資源部門。付款風險控制1.建立風險預警機制財務部門應定期對酒店付款情況進行分析，建立付款風險預警指標體系，如應付賬款周轉率、資金周轉率、逾期付款率等。當預警指標出現異常時，及時發出預警信號，提示相關部門關注付款風險，并采取相應措施進行調整和控制。2.加強供應商管理采購部門應建立供應商評估和管理機制，對供應商的信譽、資質、經營狀況等進行定期評估。對于信譽不佳、經營狀況不穩定的供應商，應謹慎合作，控制付款風險。同時，加強與供應商的溝通協調，及時解決付款過程中出現的問題。3.強化內部控制完善酒店內部財務控制制度，明確各部門在付款流程中的職責和權限，相互監督、相互制約。加強對付款憑證、印章、票據等的管理，防止出現舞弊行為。定期進行內部審計，檢查付款流程的執行情況，發現問題及時整改。付款檔案管理1.檔案范圍付款檔案包括采購合同、費用報銷憑證、工程款支付申請及相關資料、員工薪酬發放表等與付款業務相關的各類文件、憑證、報表等。2.檔案整理財務部門應定期對付款檔案進行整理，按照業務類型、時間順序等進行分類編號，確保檔案資料的完整性和系統性。將付款檔案資料裝訂成冊，加具封面，注明檔案名稱、年度、月份、編號等信息。3.檔案保管付款檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。按照國家檔案管理規定，確定付款檔案的保管期限，定期進行檢查和清理，對超過保管期限的檔案，按照規定程序進行銷毀。4.檔案查閱因工作需要查閱付款檔案的