公司送貨單管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司送貨單的管理，確保貨物交付過程的準確、清晰和可追溯，保障公司與客戶之間的權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨物交付的部門及人員，包括銷售部門、倉儲部門、物流配送部門等。（三）基本原則1.準確性原則：送貨單上的信息必須準確無誤，包括貨物名稱、規格、數量、客戶信息等，確保與訂單要求一致。2.及時性原則：送貨單應在貨物交付前及時填寫并傳遞，保證交付流程的順暢。3.完整性原則：送貨單應包含所有必要的信息，如交付日期、運輸方式、送貨人員等，不得遺漏重要內容。4.可追溯性原則：送貨單應妥善保存，以便在需要時能夠追溯貨物的交付情況。二、送貨單的格式與內容（一）格式送貨單應采用公司統一規定的格式，包括紙質版和電子版。紙質版送貨單應清晰、整潔，便于填寫和保存；電子版送貨單應符合公司的文檔管理要求，便于數據的錄入和查詢。（二）內容1.基本信息送貨單編號：由公司按照一定規則統一編制，用于唯一標識每張送貨單。送貨日期：填寫貨物實際交付的日期。客戶名稱：填寫收貨客戶的全稱。客戶地址：填寫客戶的收貨地址。客戶聯系方式：填寫客戶的聯系電話或聯系人信息。2.貨物信息貨物名稱：填寫所送貨物的具體名稱。規格型號：填寫貨物的規格和型號。數量：填寫所送貨物的實際數量。單價：填寫貨物的單價。金額：由數量乘以單價得出，填寫貨物的總價。3.運輸信息運輸方式：填寫貨物的運輸方式，如公路運輸、鐵路運輸、航空運輸等。運輸單號：填寫運輸工具的編號或運單號碼。送貨人員：填寫負責送貨的人員姓名。4.交付信息交貨方式：填寫貨物的交貨方式，如客戶自提、送貨上門等。簽收情況：由客戶簽收確認，包括簽收日期、簽收人姓名等。5.備注信息特殊要求：填寫客戶對貨物交付的特殊要求，如交貨時間、包裝要求等。其他事項：填寫與送貨相關的其他重要事項，如貨物損壞情況說明等。三、送貨單的填寫要求（一）填寫規范1.送貨單應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。如因填寫錯誤需要修改，應在錯誤處劃一條橫線，然后在上方填寫正確內容，并加蓋修改人印章或簽名確認。2.各項信息應填寫完整，不得有空缺。對于必填項，如送貨單編號、送貨日期、客戶名稱、貨物信息等，必須準確填寫。3.貨物信息應按照訂單要求填寫，確保與訂單一致。如貨物名稱、規格型號、數量等有變更，應提前與客戶溝通并取得同意后，方可在送貨單上進行修改。（二）審核要求1.送貨單填寫完成后，應由相關負責人進行審核。審核內容包括信息的準確性、完整性、規范性等。2.審核人應認真核對送貨單上的各項信息，如有疑問應及時與填寫人溝通確認。對于不符合要求的送貨單，審核人應要求填寫人進行修改，直至符合要求為止。3.審核通過后的送貨單，審核人應在送貨單上簽字確認，并注明審核日期。四、送貨單的傳遞流程（一）銷售部門1.銷售部門接到客戶訂單后，應根據訂單內容及時填寫送貨單草稿。送貨單草稿應包含訂單的基本信息、貨物信息等。2.銷售部門負責人對送貨單草稿進行初步審核，確保信息準確無誤。審核通過后，將送貨單草稿發送給倉儲部門。（二）倉儲部門1.倉儲部門收到銷售部門發送的送貨單草稿后，應根據庫存情況對貨物信息進行核對。如庫存數量不足或貨物規格不符，應及時與銷售部門溝通協調。2.核對無誤后，倉儲部門在送貨單上填寫實際發貨數量、發貨日期等信息，并安排貨物出庫。3.倉儲部門將填寫完整的送貨單副本留存一份，作為庫存管理的依據；將正本及相關聯單隨貨物一同交付給物流配送部門。（三）物流配送部門1.物流配送部門收到倉儲部門交付的貨物及送貨單正本后，應再次核對送貨單上的信息與貨物是否一致。2.確認無誤后，物流配送部門安排送貨人員將貨物送達客戶指定地點。送貨人員在送貨過程中應妥善保管送貨單，確保送貨單的安全。3.貨物送達客戶后，送貨人員應要求客戶在送貨單上簽字確認，并注明簽收日期。簽收后的送貨單正本由物流配送部門帶回公司，交還給銷售部門。（四）銷售部門1.銷售部門收到物流配送部門交回的簽收后的送貨單正本后，應及時進行歸檔保存。送貨單副本由銷售部門留存，作為銷售業務的重要憑證。2.銷售部門應定期對送貨單進行整理和統計分析，以便及時了解銷售情況和客戶反饋，為公司的銷售決策提供依據。五、送貨單的保管與存檔（一）保管要求1.送貨單應按照日期順序進行整理，每年度裝訂成冊。裝訂成冊的送貨單應在封面上注明年度、月份、起止編號等信息，以便查閱。2.送貨單的保管期限應按照公司檔案管理制度的規定執行，一般為[x]年。保管期限屆滿后，經公司相關部門批準，可以進行銷毀。3.送貨單應存放在安全、干燥、通風的地方，防止受潮、發霉、損壞等情況發生。同時，應采取必要的防火、防盜措施，確保送貨單的安全。（二）存檔方式1.送貨單的存檔方式分為紙質存檔和電子存檔兩種。紙質存檔應按照上述保管要求進行裝訂成冊，存放在公司檔案室；電子存檔應將送貨單掃描成電子文檔，按照公司的文檔管理系統進行分類存儲，確保電子文檔的完整性和可查詢性。2.為了便于查詢和管理，電子存檔的送貨單應建立索引目錄，注明送貨單編號、送貨日期、客戶名稱等關鍵信息。同時，應定期對電子存檔的送貨單進行備份，防止數據丟失。六、送貨單的查詢與使用（一）查詢權限1.公司內部人員因工作需要查詢送貨單信息時，應按照公司的權限管理規定進行申請。申請時應注明查詢的目的、查詢的時間段、查詢的送貨單編號范圍等信息。2.經公司相關部門負責人批準后，查詢人可以通過公司的文檔管理系統或檔案室進行送貨單信息的查詢。查詢人應嚴格遵守公司的保密規定，不得將查詢到的送貨單信息泄露給無關人員。（二）使用范圍1.送貨單主要用于公司與客戶之間的貨物交付憑證，證明貨物已經按照訂單要求送達客戶指定地點。同時，送貨單也是公司進行銷售結算、財務管理、庫存管理等工作的重要依據。2.在涉及貨物質量糾紛、售后服務等問題時，送貨單可以作為證明貨物交付情況和相關責任的重要證據。因此，公司各部門應妥善保管送貨單，確保在需要時能夠及時提供相關證據。七、送貨單的異常處理（一）貨物短缺或損壞1.在送貨過程中，如發現貨物短缺或損壞，送貨人員應立即停止送貨，并及時與倉儲部門和銷售部門溝通協調。2.倉儲部門應根據實際情況進行核實，如確屬庫存發貨問題，應及時安排補貨或換貨；如屬于運輸過程中的損壞，應與物流配送部門協商解決賠償事宜。3.銷售部門應及時與客戶溝通，說明情況并協商解決方案。如客戶要求補貨、換貨或退貨，銷售部門應按照客戶要求及時處理，并在送貨單上注明相關情況。（二）客戶拒收1.如客戶因各種原因拒收貨物，送貨人員應將貨物帶回公司，并及時向銷售部門報告。2.銷售部門應與客戶溝通了解拒收原因，如屬于貨物質量問題或與訂單不符，應及時與相關部門協調解決；如屬于客戶自身原因，應協商處理退貨或換貨等事宜。3.對于因客戶拒收導致的損失，如運輸費用、倉儲費用等，公司應根據具體情況進行責任認定，并采取相應的措施進行處理。（三）送貨單丟失或損壞1.在送貨單傳遞過程中，如發生送貨單丟失或損壞的情況，相關責任人應及時向部門負責人報告。2.部門負責人應根據實際情況進行調查核實，并采取相應的補救措施。如能夠找到送貨單的副本或其他相關證據，應及時進行復印或補充，確保送貨單信息的完整性；如無法找到相關證據，應與客戶溝通協商，重新填寫送貨單并請客戶簽字確認。3.對于因送貨單丟失或損壞給公司造成的損失，公司應根據責任認定情況追究相關責任人的責任。八、監督與考核（一）監督機制1.公司設立專門的監督小組，定期對送貨單的管理情況進行檢查和監督。監督小組應由公司內部審計部門、質量管理部門等相關人員組成。2.監督小組應重點檢查送貨單的填寫規范、傳遞流程、保管存檔等方面的情況，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.公司各部門應積極配合監督小組的工作，如實提供相關資料和信息，不得隱瞞或虛報情況。（二）考核標準1.將送貨單的管理情況納入公司各部門及相關人員的績效考核體系，作為考核其工作業績的重要指標之一。2.考核標準主要包括送貨單填寫的準確性、及時性、完整性，傳遞流程的順暢性，保管存檔的規范性等方面。具體考核指標和權重由公司人力資源部門根據實際情況制定。3.對于在送貨單管理工作中表現優秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵；對于違反本制