酒店物資采購(gòu)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店物資采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保物資采購(gòu)的質(zhì)量、及時(shí)性和經(jīng)濟(jì)性，滿足酒店運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門所需各類物資的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于食品、飲料、客房用品、辦公用品、設(shè)備及配件等。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)酒店實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，合理安排物資采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和積壓浪費(fèi)。2.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和酒店要求的物資供應(yīng)商，確保所采購(gòu)物資的品質(zhì)。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高酒店經(jīng)濟(jì)效益。4.陽(yáng)光采購(gòu)原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，杜絕暗箱操作，確保采購(gòu)信息透明。5.及時(shí)高效原則：建立快速響應(yīng)機(jī)制，確保物資采購(gòu)及時(shí)到位，不影響酒店正常運(yùn)營(yíng)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)成立酒店采購(gòu)管理委員會(huì)，由酒店總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，財(cái)務(wù)總監(jiān)、運(yùn)營(yíng)總監(jiān)、行政總廚等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。采購(gòu)管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議和決策重大采購(gòu)事項(xiàng)，制定采購(gòu)政策和策略，監(jiān)督采購(gòu)工作的執(zhí)行情況。（二）采購(gòu)部門職責(zé)1.制定采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)酒店各部門需求預(yù)測(cè)，結(jié)合庫(kù)存情況，制定年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批。2.供應(yīng)商管理：開(kāi)發(fā)、篩選、評(píng)估和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量。3.采購(gòu)執(zhí)行：按照采購(gòu)計(jì)劃和審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，組織實(shí)施物資采購(gòu)活動(dòng)，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購(gòu)合同、跟蹤訂單執(zhí)行等。4.采購(gòu)成本控制：通過(guò)與供應(yīng)商談判、優(yōu)化采購(gòu)批量、選擇合適的采購(gòu)時(shí)機(jī)等方式，降低采購(gòu)成本，確保采購(gòu)價(jià)格合理。5.質(zhì)量把控：參與物資驗(yàn)收工作，對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保所采購(gòu)物資符合質(zhì)量要求。6.信息管理：及時(shí)收集、整理和反饋采購(gòu)相關(guān)信息，包括市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)、供應(yīng)商情況、采購(gòu)合同執(zhí)行情況等，為酒店決策提供依據(jù)。（三）使用部門職責(zé)1.提出采購(gòu)需求：根據(jù)本部門實(shí)際工作需要，提前向采購(gòu)部門提交物資采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.協(xié)助評(píng)估供應(yīng)商：參與對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估和選擇工作，提供相關(guān)使用體驗(yàn)和質(zhì)量反饋意見(jiàn)。3.參與驗(yàn)收工作：與采購(gòu)部門共同進(jìn)行物資驗(yàn)收，對(duì)所采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)，確保符合本部門需求。4.庫(kù)存管理：負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的庫(kù)存管理，合理控制庫(kù)存水平，避免積壓和浪費(fèi)。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.預(yù)算審核：對(duì)采購(gòu)部門提交的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行預(yù)算審核，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.資金安排：根據(jù)采購(gòu)合同和資金預(yù)算，合理安排采購(gòu)資金，確保采購(gòu)款項(xiàng)及時(shí)支付。3.成本核算：參與采購(gòu)成本分析和控制工作，協(xié)助采購(gòu)部門評(píng)估采購(gòu)效益。4.賬務(wù)處理：負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理，及時(shí)記錄采購(gòu)支出，確保賬目清晰準(zhǔn)確。（五）驗(yàn)收部門職責(zé)1.制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)物資采購(gòu)合同和質(zhì)量要求，制定詳細(xì)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.實(shí)施驗(yàn)收工作：按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面的檢驗(yàn)和核對(duì)，確保所采購(gòu)物資符合要求。3.出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；對(duì)驗(yàn)收不合格的物資，及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對(duì)于金額較大或重要物資的采購(gòu)申請(qǐng)，需附詳細(xì)的采購(gòu)說(shuō)明和可行性分析報(bào)告，報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)其進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，采購(gòu)需求是否合理。2.將審核后的采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤徊少?gòu)管理委員會(huì)審批。采購(gòu)管理委員會(huì)根據(jù)酒店實(shí)際情況和預(yù)算安排，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審議，做出批準(zhǔn)、否決或修改的決定。3.經(jīng)采購(gòu)管理委員會(huì)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)部門下達(dá)采購(gòu)任務(wù)；未批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門及時(shí)反饋給使用部門并說(shuō)明原因。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)物資的類別和要求，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商備選庫(kù)。2.供應(yīng)商評(píng)估：對(duì)備選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價(jià)格水平、服務(wù)能力、信譽(yù)等方面。3.確定供應(yīng)商：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。4.簽訂采購(gòu)合同：與選定的供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性和規(guī)范性。5.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（四）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購(gòu)部門提前通知驗(yàn)收部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨時(shí)，驗(yàn)收部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。3.對(duì)于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的物資，如食品、飲料、重要設(shè)備等，驗(yàn)收部門可委托專業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)。4.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收部門出具不合格報(bào)告，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或補(bǔ)貨事宜。（五）付款結(jié)算1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫《付款申請(qǐng)單》，注明物資名稱、數(shù)量、金額、供應(yīng)商名稱、付款方式等信息，并附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證。2.《付款申請(qǐng)單》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核和酒店總經(jīng)理審批后，由財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和期限，及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)，并做好賬務(wù)記錄。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門根據(jù)酒店年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和物資需求預(yù)測(cè)，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制年度采購(gòu)預(yù)算草案。2.年度采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、采購(gòu)管理委員會(huì)審議通過(guò)后，作為酒店年度預(yù)算的一部分下達(dá)執(zhí)行。3.在年度采購(gòu)預(yù)算的基礎(chǔ)上，采購(gòu)部門根據(jù)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況和月度、季度物資需求，編制月度、季度采購(gòu)預(yù)算調(diào)整計(jì)劃，報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)備案。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購(gòu)部門嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，必須按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。3.采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)與使用部門的溝通協(xié)調(diào)，合理控制物資庫(kù)存水平，避免因庫(kù)存積壓或短缺導(dǎo)致預(yù)算失控。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制。采購(gòu)部門定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，避免因市場(chǎng)價(jià)格大幅上漲導(dǎo)致采購(gòu)成本增加。2.與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在一定條件下價(jià)格可根據(jù)市場(chǎng)變化進(jìn)行調(diào)整，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)酒店采購(gòu)成本的影響。（二）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和評(píng)估，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。2.與主要供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，確保物資供應(yīng)的穩(wěn)定性和可靠性。同時(shí)，開(kāi)發(fā)多個(gè)備選供應(yīng)商，避免因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題導(dǎo)致物資供應(yīng)中斷。3.在采購(gòu)合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償條款，以應(yīng)對(duì)供應(yīng)商違約給酒店帶來(lái)的損失。（三）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.嚴(yán)格執(zhí)行物資驗(yàn)收制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資質(zhì)量的檢驗(yàn)和監(jiān)督。對(duì)于關(guān)鍵物資，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量認(rèn)證文件或樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。2.與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和售后服務(wù)條款。如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）合同風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。合同簽訂前，由酒店法律顧問(wèn)對(duì)合同進(jìn)行審核，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并做好記錄。3.妥善保管采購(gòu)合同及相關(guān)文件資料，建立合同檔案管理制度，以便日后查閱和追溯。六、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：主要考核采購(gòu)價(jià)格的合理性、采購(gòu)成本節(jié)約率等指標(biāo)。2.采購(gòu)質(zhì)量：包括物資驗(yàn)收合格率、因質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致的損失等指標(biāo)。3.采購(gòu)及時(shí)性：考核物資按時(shí)到貨率、采購(gòu)周期等指標(biāo)。4.供應(yīng)商管理：如供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商開(kāi)發(fā)數(shù)量、供應(yīng)商淘汰率等指標(biāo)。5.內(nèi)部協(xié)作：評(píng)估采購(gòu)部門與使用部門、財(cái)務(wù)部門、驗(yàn)收部門等之間的協(xié)作配合情況。（二）評(píng)估方法1.定期收集采購(gòu)相關(guān)數(shù)據(jù)，如采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、供應(yīng)商評(píng)價(jià)表等，作為績(jī)效評(píng)估的依據(jù)。2.采用定量與定性相結(jié)合的評(píng)估方法，對(duì)各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行打分和評(píng)價(jià)。3.建立采購(gòu)績(jī)效評(píng)估檔案，記錄采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，為采購(gòu)人員的績(jī)效考核和激勵(lì)提供依據(jù)。（三）激勵(lì)與改進(jìn)1.根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購(gòu)人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、晉升、榮譽(yù)證書等；對(duì)績(jī)效不佳的采購(gòu)人員進(jìn)行輔導(dǎo)和培訓(xùn)，如仍未改進(jìn)，可采取相應(yīng)的懲罰措施，如調(diào)崗、降薪等。2.針對(duì)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，組織相關(guān)部門進(jìn)行分析討論，制定改進(jìn)措施，并跟蹤改進(jìn)效果，不斷提高采購(gòu)管理水平。七、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.酒店內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.采購(gòu)管理委員會(huì)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，監(jiān)督采購(gòu)政策和制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。3.設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受酒店員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程中違規(guī)行為的舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的