規范保密文件管理制度?一、總則（一）目的為加強公司保密文件管理，確保公司機密信息的安全，防止公司機密文件的泄露、丟失或不當使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時工、實習生、外包人員等。（三）基本原則1.保密性原則：嚴格保守公司機密文件的內容，防止信息泄露。2.完整性原則：確保機密文件的內容完整，不被篡改或損壞。3.可用性原則：在確保安全的前提下，保證機密文件能夠被合法授權人員及時獲取和使用。4.責任追究原則：對違反保密文件管理制度的行為，依法追究相關人員的責任。二、保密文件的定義與范圍（一）定義保密文件是指公司在經營管理活動中產生的，涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密、客戶信息等，依照法律法規和公司規定需要保密的文件。（二）范圍1.商業秘密：包括公司的商業模式、營銷策略、市場計劃、銷售數據、客戶名單、合作伙伴信息等。2.技術秘密：涵蓋公司的技術研發成果、技術方案、技術訣竅、工藝流程、產品配方、技術文檔等。3.財務秘密：包含公司的財務報表、財務預算、成本核算、資金運作、稅務信息等。4.其他秘密：如公司的內部管理規定、會議紀要、決策文件、人事檔案、未公開的業務信息等。三、保密文件的分類與標識（一）分類1.絕密級：涉及公司核心商業秘密和技術秘密，一旦泄露將給公司帶來極其嚴重的損失。2.機密級：包含重要的商業秘密和技術秘密，泄露后可能對公司造成較大損失。3.秘密級：涉及一般的商業秘密和敏感信息，泄露后可能對公司產生一定影響。（二）標識1.紙質文件：在文件首頁左上角加蓋"絕密""機密""秘密"字樣的印章，并注明保密期限。2.電子文件：在文件標題前添加"[絕密]""[機密]""[秘密]"字樣，并在文件屬性中設置保密標識和保密期限。四、保密文件的生成與制作（一）起草1.起草保密文件時，起草人應根據工作需要確定文件的密級，并按照本制度的要求進行標識。2.涉及多個部門或崗位的保密文件，起草人應與相關部門或崗位進行溝通協調，確保文件內容的準確性和完整性。（二）審核1.保密文件起草完成后，應提交給部門負責人進行審核。2.部門負責人應認真審核文件內容，確保文件符合法律法規和公司規定，密級確定合理，內容準確無誤。3.對于涉及重要事項或敏感信息的保密文件，部門負責人審核后還應提交給公司分管領導進行審批。（三）批準1.經部門負責人審核通過的保密文件，由公司分管領導進行批準。2.公司分管領導應根據文件內容和公司實際情況，對文件的密級、保密期限、發放范圍等進行最終審定。3.批準后的保密文件方可進行制作和發放。（四）制作1.保密文件應嚴格按照批準的內容和格式進行制作，確保文件的準確性和規范性。2.紙質保密文件應采用專用的紙張和印刷設備進行印刷，確保文件的保密性和可讀性。3.電子保密文件應采用加密存儲和傳輸方式，防止文件被非法獲取或篡改。五、保密文件的發放與傳遞（一）發放1.保密文件應按照批準的發放范圍進行發放，發放時應進行登記，注明文件名稱、密級、發放日期、發放對象等信息。2.紙質保密文件應通過專人送達或機要通信等方式進行發放，不得通過普通郵寄或電子郵件等方式發送。3.電子保密文件應通過公司內部網絡或專用的文件傳輸系統進行發放，不得通過互聯網或外部郵箱等方式發送。（二）傳遞1.因工作需要傳遞保密文件時，傳遞人員應采取必要的保密措施，確保文件的安全。2.傳遞紙質保密文件時，應使用密封袋或文件箱進行包裝，并在封口處加蓋密封章。3.傳遞電子保密文件時，應使用加密軟件進行加密傳輸，并要求接收方在收到文件后及時進行解密和確認。六、保密文件的存儲與保管（一）存儲1.保密文件應存儲在專門的保密場所，如保密室、保險柜、加密硬盤等，并采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施。2.紙質保密文件應按照密級和類別進行分類存放，便于查找和管理。3.電子保密文件應按照加密存儲的要求進行分類存儲，并定期進行備份，防止數據丟失。（二）保管1.保密文件的保管人員應具備保密意識和責任心，嚴格遵守保密制度，確保文件的安全。2.保管人員應定期對保密文件進行清點和檢查，發現問題及時報告并采取措施進行處理。3.未經授權，任何人不得擅自進入保密場所查閱、復制或銷毀保密文件。七、保密文件的使用與借閱（一）使用1.保密文件的使用人員應嚴格按照批準的使用范圍和用途使用文件，不得擅自擴大使用范圍或改變用途。2.使用人員在使用保密文件時，應采取必要的保密措施，防止文件泄露。3.使用完畢后，使用人員應及時將保密文件歸還保管人員，并辦理歸還手續。（二）借閱1.因工作需要借閱保密文件時，借閱人員應填寫《保密文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、密級、借閱原因、借閱期限等信息，并提交給部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，借閱人員應到保管人員處辦理借閱手續，領取保密文件。3.借閱人員應嚴格按照批準的借閱期限使用文件，不得逾期不還。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人員在借閱期間應妥善保管保密文件，不得轉借他人或泄露文件內容。如發現文件丟失或損壞，應及時報告并承擔相應責任。八、保密文件的復印與復制（一）復印1.因工作需要復印保密文件時，復印人員應填寫《保密文件復印申請表》，注明復印文件名稱、密級、復印份數、復印原因等信息，并提交給部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，復印人員應到保管人員處辦理復印手續，領取保密文件進行復印。3.復印完成后，復印人員應將保密文件及時歸還保管人員，并將復印件按照規定進行處理。（二）復制1.因工作需要復制保密文件時，復制人員應填寫《保密文件復制申請表》，注明復制文件名稱、密級、復制份數、復制原因等信息，并提交給公司分管領導審批。2.公司分管領導審批通過后，復制人員應到保管人員處辦理復制手續，領取保密文件進行復制。3.復制完成后，復制人員應將保密文件及時歸還保管人員，并將復制件按照規定進行處理。4.嚴禁使用普通復印機或打印機復制絕密級保密文件，如需復制絕密級保密文件，應使用專用的加密復制設備進行復制。九、保密文件的銷毀（一）銷毀范圍1.超過保密期限或已失去保存價值的保密文件。2.因工作失誤或其他原因造成的多余、重復或錯誤的保密文件。3.不再使用或已被替代的保密文件。（二）銷毀方式1.紙質保密文件應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文件無法恢復。2.電子保密文件應采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并對存儲介質進行物理銷毀，確保數據無法恢復。（三）銷毀程序1.保密文件的保管人員應定期對保管的保密文件進行清理，確定需要銷毀的文件清單，并填寫《保密文件銷毀申請表》，注明文件名稱、密級、數量、銷毀原因等信息，提交給部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將《保密文件銷毀申請表》提交給公司分管領導審批。3.公司分管領導審批通過后，由專人負責組織實施保密文件的銷毀工作。銷毀過程中應進行記錄，注明銷毀時間、地點、方式、文件名稱、密級、數量等信息，并由銷毀人員和監督人員簽字確認。4.銷毀工作完成后，應將《保密文件銷毀申請表》、銷毀記錄等相關資料存檔保管，以備查閱。十、保密文件的監督與檢查（一）監督1.公司設立保密工作領導小組，負責對公司保密工作進行全面領導和監督。2.公司保密管理部門負責對保密文件管理制度的執行情況進行日常監督檢查，及時發現和糾正存在的問題。3.各部門負責人負責對本部門保密文件管理制度的執行情況進行監督檢查，確保本部門員工嚴格遵守保密制度。（二）檢查1.公司定期組織對保密文件管理制度的執行情況進行全面檢查，檢查內容包括保密文件的生成、制作、發放、傳遞、存儲、保管、使用、借閱、復印、復制、銷毀等環節。2.檢查方式可采用查閱文件、實地查看、人員訪談等方式進行，對發現的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.對違反保密文件管理制度的行為，應依法依規進行處理，并將處理結果進行通報，以起到警示作用。十一、保密文件的培訓與教育（一）培訓1.公司定期組織對員工進行保密文件管理制度的培訓，提高員工的保密意識和保密技能。2.培訓內容包括保密法律法規、公司保密制度、保密文件的管理流程、保密技術等方面的知識。3.培訓方式可采用集中培訓、在線培訓、專題講座等多種形式，確保培訓效果。（二）教育1.各部門應結合本部門實際情況，定期組織對員工進行保密文件管理方面的教育，增強員工的保密責任感。2.教育內容可包括保密案例分析、保密工作要求、日常工作中的保密注意事項等方面的內容。3.通過開展保密教育活動，使員工深刻認識到保密工作的重要性，自覺遵守保密制度。十二、保密文件的責任追究（一）責任界定1.因故意或重大過失導致保密文件泄露、丟失或不當使用的，相關責任人應承擔相應的責任。2.因工作疏忽或其他原因導致保密文件管理出現問題的，相關責任人應承擔相應的管理責任。（二）追究方式1.對違反保密文件管理制度的行為，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、記過