跟單員管理制度及流程?一、總則（一）目的為了規(guī)范跟單員的工作行為，提高跟單工作效率和質(zhì)量，確保訂單的順利執(zhí)行，加強(qiáng)公司與客戶(hù)之間的溝通與合作，特制定本管理制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司所有跟單員崗位，涵蓋公司各類(lèi)產(chǎn)品訂單的跟單工作。（三）職責(zé)1.跟單員負(fù)責(zé)訂單的全程跟蹤，包括訂單下達(dá)、生產(chǎn)安排、出貨協(xié)調(diào)等環(huán)節(jié)。及時(shí)與客戶(hù)溝通訂單進(jìn)展情況，解答客戶(hù)疑問(wèn)，處理客戶(hù)反饋的問(wèn)題。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門(mén)之間的工作，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。收集、整理訂單相關(guān)資料，建立訂單檔案，定期進(jìn)行訂單總結(jié)與分析。2.部門(mén)主管指導(dǎo)、監(jiān)督跟單員的工作，對(duì)跟單員的工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。協(xié)調(diào)解決跟單員工作中遇到的重大問(wèn)題，確保訂單順利執(zhí)行。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，合理安排跟單員的工作任務(wù)。3.公司管理層制定跟單員管理制度及流程，為跟單工作提供政策支持和指導(dǎo)。對(duì)跟單工作的整體情況進(jìn)行監(jiān)督和決策，保障公司利益。二、跟單員工作流程（一）訂單接收與確認(rèn)1.業(yè)務(wù)部門(mén)接到客戶(hù)訂單后，應(yīng)及時(shí)將訂單信息傳遞給跟單員。訂單信息應(yīng)包括但不限于客戶(hù)名稱(chēng)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、特殊要求等。2.跟單員收到訂單信息后，應(yīng)立即對(duì)訂單進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核訂單的完整性、準(zhǔn)確性、可行性等。如發(fā)現(xiàn)訂單信息存在疑問(wèn)或不合理之處，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通確認(rèn)。3.經(jīng)審核無(wú)誤后，跟單員應(yīng)與客戶(hù)進(jìn)行訂單確認(rèn)，確保雙方對(duì)訂單內(nèi)容達(dá)成一致。確認(rèn)方式可采用郵件、傳真、電話(huà)等形式，確認(rèn)記錄應(yīng)妥善保存。（二）生產(chǎn)安排1.根據(jù)訂單要求，跟單員制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，明確各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)包括原材料采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃等。2.跟單員將生產(chǎn)計(jì)劃下達(dá)給相關(guān)生產(chǎn)部門(mén)，并與生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人溝通協(xié)調(diào)，確保生產(chǎn)部門(mén)能夠按時(shí)、按質(zhì)完成生產(chǎn)任務(wù)。3.在生產(chǎn)過(guò)程中，跟單員應(yīng)定期跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)了解生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并協(xié)調(diào)解決。如遇生產(chǎn)進(jìn)度延誤或質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)主管匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。（三）原材料采購(gòu)1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，跟單員核算原材料需求數(shù)量，并向采購(gòu)部門(mén)提交原材料采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)注明原材料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、到貨時(shí)間等要求。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)跟單員提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行原材料采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，跟單員應(yīng)與采購(gòu)部門(mén)保持密切溝通，及時(shí)了解原材料采購(gòu)進(jìn)度，確保原材料按時(shí)到貨。3.原材料到貨后，跟單員應(yīng)協(xié)同質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)對(duì)原材料進(jìn)行檢驗(yàn)。如發(fā)現(xiàn)原材料質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并做好記錄。（四）質(zhì)量控制1.跟單員應(yīng)協(xié)助質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)制定產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃，明確各檢驗(yàn)環(huán)節(jié)的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。2.在生產(chǎn)過(guò)程中，跟單員應(yīng)配合質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行抽檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。3.產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，跟單員應(yīng)協(xié)同質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行全面檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品方可進(jìn)入包裝環(huán)節(jié)，檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（五）包裝與運(yùn)輸1.根據(jù)訂單要求和產(chǎn)品特點(diǎn)，跟單員安排產(chǎn)品包裝工作。包裝過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)產(chǎn)品質(zhì)量，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。2.跟單員負(fù)責(zé)聯(lián)系物流公司，安排產(chǎn)品運(yùn)輸事宜。在運(yùn)輸前，應(yīng)確保產(chǎn)品包裝完好，運(yùn)輸文件齊全。運(yùn)輸文件應(yīng)包括但不限于裝箱單、發(fā)票、提單等。3.跟蹤產(chǎn)品運(yùn)輸進(jìn)度，及時(shí)了解產(chǎn)品是否按時(shí)、安全送達(dá)客戶(hù)指定地點(diǎn)。如遇運(yùn)輸延誤或產(chǎn)品損壞等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與物流公司溝通協(xié)商解決，并向客戶(hù)反饋相關(guān)情況。（六）訂單交付與結(jié)算1.產(chǎn)品送達(dá)客戶(hù)指定地點(diǎn)后，跟單員應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通，確認(rèn)客戶(hù)是否已收到貨物，并了解客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品的滿(mǎn)意度。2.跟單員協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行訂單結(jié)算工作，提供訂單相關(guān)資料，確保貨款及時(shí)收回。3.訂單執(zhí)行完畢后，跟單員應(yīng)對(duì)整個(gè)訂單過(guò)程進(jìn)行總結(jié)分析，整理訂單檔案，為后續(xù)訂單跟蹤提供參考。三、跟單員工作規(guī)范（一）溝通規(guī)范1.跟單員應(yīng)保持與客戶(hù)、公司內(nèi)部各部門(mén)之間的密切溝通，及時(shí)傳遞訂單信息和工作進(jìn)展情況。2.與客戶(hù)溝通時(shí)，應(yīng)使用禮貌、專(zhuān)業(yè)的語(yǔ)言，尊重客戶(hù)意見(jiàn)和需求，及時(shí)解答客戶(hù)疑問(wèn)，處理客戶(hù)投訴。3.在公司內(nèi)部溝通時(shí)，應(yīng)明確溝通目的和內(nèi)容，避免信息傳遞不暢或誤解。如有問(wèn)題需要協(xié)調(diào)解決，應(yīng)積極主動(dòng)地與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)商，共同尋求解決方案。（二）文件管理規(guī)范1.跟單員應(yīng)及時(shí)收集、整理訂單相關(guān)文件，包括訂單合同、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、運(yùn)輸文件等，并建立完善的訂單檔案。2.訂單檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或訂單編號(hào)進(jìn)行分類(lèi)存放，確保文件的完整性和可查閱性。3.對(duì)于重要文件，應(yīng)進(jìn)行備份保存，防止文件丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)訂單檔案進(jìn)行清理和歸檔，確保檔案管理的規(guī)范性。（三）工作紀(jì)律規(guī)范1.跟單員應(yīng)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.在工作時(shí)間內(nèi)，應(yīng)專(zhuān)注于工作任務(wù)，不得從事與工作無(wú)關(guān)的事情，如玩游戲、聊天等。3.嚴(yán)格保守公司商業(yè)機(jī)密，不得將公司訂單信息、客戶(hù)資料等泄露給第三方。4.服從公司工作安排，積極主動(dòng)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。如有特殊情況需要請(qǐng)假或調(diào)整工作安排，應(yīng)提前向部門(mén)主管申請(qǐng)，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。四、跟單員考核制度（一）考核目的為了客觀、公正地評(píng)價(jià)跟單員的工作績(jī)效，激勵(lì)跟單員提高工作效率和質(zhì)量，特制定本考核制度。（二）考核原則1.客觀公正原則：考核過(guò)程應(yīng)依據(jù)明確的考核標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際工作表現(xiàn)進(jìn)行，確保考核結(jié)果真實(shí)、客觀、公正。2.全面考核原則：考核內(nèi)容應(yīng)涵蓋跟單員工作的各個(gè)方面，包括工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等，全面評(píng)價(jià)跟單員的工作表現(xiàn)。3.激勵(lì)與約束相結(jié)合原則：考核結(jié)果應(yīng)與跟單員的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，激勵(lì)跟單員積極工作，同時(shí)對(duì)工作表現(xiàn)不佳的跟單員進(jìn)行約束和改進(jìn)。（三）考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)1.工作業(yè)績(jī)（60分）訂單完成情況（30分）按時(shí)完成訂單數(shù)量：根據(jù)訂單交付情況，統(tǒng)計(jì)按時(shí)完成的訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例，每少完成一個(gè)訂單扣2分。訂單質(zhì)量：以客戶(hù)反饋的產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題為依據(jù)，每出現(xiàn)一次質(zhì)量問(wèn)題扣3分。客戶(hù)滿(mǎn)意度（20分）通過(guò)客戶(hù)調(diào)查或反饋，統(tǒng)計(jì)客戶(hù)對(duì)跟單員工作的滿(mǎn)意度得分，滿(mǎn)意度得分低于80分的，每低1分扣1分。貨款回收情況（10分）統(tǒng)計(jì)貨款回收率，貨款回收率低于95%的，每低1個(gè)百分點(diǎn)扣2分。2.工作能力（30分）溝通協(xié)調(diào)能力（10分）根據(jù)與客戶(hù)、公司內(nèi)部各部門(mén)之間的溝通協(xié)作情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，溝通順暢、協(xié)調(diào)能力強(qiáng)得810分；溝通較順暢、協(xié)調(diào)能力一般得47分；溝通存在問(wèn)題、協(xié)調(diào)能力較差得13分。問(wèn)題解決能力（10分）統(tǒng)計(jì)在訂單執(zhí)行過(guò)程中，跟單員解決問(wèn)題的數(shù)量和效果。能夠及時(shí)、有效地解決問(wèn)題得810分；解決問(wèn)題能力一般得47分；解決問(wèn)題能力較差得13分。專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能（10分）通過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)測(cè)試和實(shí)際工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)扎實(shí)、技能熟練得810分；專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能一般得47分；專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能較差得13分。3.工作態(tài)度（10分）責(zé)任心（5分）根據(jù)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)程度進(jìn)行評(píng)價(jià)，責(zé)任心強(qiáng)得45分；責(zé)任心一般得23分；責(zé)任心較差得1分。團(tuán)隊(duì)合作精神（5分）根據(jù)與團(tuán)隊(duì)成員之間的合作配合情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，團(tuán)隊(duì)合作精神好得45分；團(tuán)隊(duì)合作精神一般得23分；團(tuán)隊(duì)合作精神較差得1分。（四）考核周期考核周期為每季度一次，考核時(shí)間為每季度末月的最后一周。（五）考核實(shí)施1.跟單員應(yīng)在每季度末月的倒數(shù)第二周提交個(gè)人季度工作總結(jié)報(bào)告，包括工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面的情況，并進(jìn)行自我評(píng)價(jià)。2.部門(mén)主管根據(jù)跟單員的工作總結(jié)報(bào)告、日常工作表現(xiàn)以及相關(guān)數(shù)據(jù)記錄，對(duì)跟單員進(jìn)行考核評(píng)分，并撰寫(xiě)考核評(píng)語(yǔ)。3.考核結(jié)果經(jīng)部門(mén)主管審核后，報(bào)公司人力資源部門(mén)備案。（六）考核結(jié)果應(yīng)用1.薪酬調(diào)整：根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)跟單員的薪酬進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。考核結(jié)果為優(yōu)秀（90分及以上）的，給予10%20%的薪酬漲幅；考核結(jié)果為良好（8089分）的，給予5%10%的薪酬漲幅；考核結(jié)果為合格（6079分）的，維持原薪酬不變；考核結(jié)果為不合格（60分以下）的，給予5%10%的薪酬降幅。2.晉升與獎(jiǎng)勵(lì)：考核結(jié)果為優(yōu)秀的跟單員，在公司內(nèi)部晉升、評(píng)優(yōu)評(píng)先等方面享有優(yōu)先考慮權(quán)；同時(shí)，公司將給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等。3.培訓(xùn)與發(fā)展：對(duì)于考核結(jié)果為不合格或存在明顯不足的跟單員，公司將