行政后勤報銷管理制度?總則目的為了加強公司行政后勤費用的管理，規范報銷流程，確保公司資金的合理使用，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工在行政后勤工作中發生的費用報銷，包括但不限于辦公用品、差旅費、通訊費、車輛使用費、業務招待費等。基本原則1.真實性原則：報銷的費用必須是實際發生的，且憑證真實、合法、有效。2.合理性原則：費用報銷應符合公司的相關規定和業務實際需要，不得超標準、超范圍報銷。3.審批原則：所有費用報銷必須經過規定的審批流程，未經審批不得報銷。4.及時性原則：員工應在費用發生后及時辦理報銷手續，不得拖延。費用報銷標準辦公用品1.采購流程：各部門根據實際需求填寫辦公用品采購申請單，經部門負責人審核后提交至行政部門。行政部門匯總后統一采購，采購應選擇正規供應商，確保產品質量。2.報銷標準：辦公用品應按照實際采購金額報銷，發票上應注明商品明細、數量、單價等信息。對于批量采購的辦公用品，應建立庫存管理制度，定期盤點。差旅費1.出差審批：員工因工作需要出差，應提前填寫出差申請單，注明出差事由、地點、時間等信息，經部門負責人和分管領導審批后報行政部門備案。2.交通費用：飛機票：根據工作需要和公司規定的級別選擇合適的艙位，原則上應選擇經濟艙。特殊情況需乘坐商務艙或頭等艙的，需經分管領導批準。火車票：應根據出差時間和路程選擇合適的車次，盡量選擇直達車次，減少中轉時間。汽車票：應選擇正規客運公司的車票，確保行程安全。市內交通費：出差期間市內交通費用實行包干制，根據出差地區不同設定不同的標準，憑發票報銷。3.住宿費用：根據出差地區的經濟水平和公司規定的標準選擇合適的酒店，原則上兩人同性別出差應合住標準間。住宿費憑發票按實際發生金額報銷，但不得超過規定標準。4.餐飲補貼：出差期間給予一定的餐飲補貼，補貼標準根據出差地區不同設定，補貼費用無需發票，隨差旅費一同報銷。通訊費1.標準設定：根據員工的工作崗位和工作需要，設定不同的通訊費報銷標準，分為固定補貼和實報實銷兩種方式。2.報銷要求：采用固定補貼方式的，員工無需提供發票，每月按照標準發放；采用實報實銷方式的，員工應提供正規的通訊費發票，發票抬頭為公司名稱，報銷金額不得超過實際發生金額。車輛使用費1.車輛購置：公司車輛的購置應按照公司相關規定進行審批，購置后應及時辦理車輛登記手續，并納入公司固定資產管理。2.日常使用：公司車輛由行政部門統一調度，各部門如需使用車輛，應提前填寫用車申請單，經行政部門批準后安排車輛。3.費用報銷：燃油費：憑正規加油站發票報銷，發票上應注明加油日期、加油量、金額等信息。過路費：憑高速公路收費發票報銷，發票應清晰顯示車輛信息和通行路段。車輛維修保養費：車輛維修保養應選擇正規的維修廠，維修費用憑發票報銷，發票上應注明維修項目、金額等信息。維修保養前應填寫車輛維修申請單，經行政部門批準后進行維修。保險費：車輛保險費按照公司規定統一繳納，憑保險發票報銷。業務招待費1.招待標準：業務招待應本著必要、合理、節儉的原則，根據招待對象和業務性質設定不同的招待標準。招待費用應嚴格控制在預算范圍內，不得超支。2.審批流程：員工因業務需要進行招待，應提前填寫業務招待申請單，注明招待對象、事由、預計金額等信息，經部門負責人和分管領導審批后報行政部門備案。招待結束后，應及時填寫業務招待費報銷單，附上發票、菜單等憑證，按照審批流程報銷。3.報銷要求：業務招待費發票應真實、合法、有效，發票內容應注明招待時間、地點、招待對象、招待事由等信息。對于大額業務招待費，應提供消費清單或合同等相關證明材料。報銷流程報銷申請1.員工在費用發生后，應及時收集相關發票和憑證，并按照公司規定的格式填寫費用報銷單。報銷單應注明費用明細、金額、報銷事由、報銷部門、報銷人等信息。2.將填寫完整的報銷單及相關憑證提交至部門負責人進行初審，部門負責人應審核費用的真實性、合理性和必要性，簽字確認后提交至財務部門。財務審核1.財務部門收到報銷單后，應首先對報銷單的格式、內容完整性進行審核，對于不符合要求的報銷單應退回員工重新填寫。2.財務人員根據公司的報銷標準和相關制度，對費用的合規性進行審核，重點審核發票的真實性、合法性、有效性，以及費用是否超標準、超范圍報銷等。對于審核不通過的報銷單，財務人員應注明原因并退回員工。審批流程1.經財務審核通過的報銷單，按照公司的審批權限提交至各級領導進行審批。審批流程一般為：部門負責人→分管領導→財務負責人→總經理。2.各級領導應認真審核報銷內容，根據審批權限進行簽字批準。對于重大事項或金額較大的報銷，應經總經理辦公會或董事會審議通過。報銷支付1.審批通過的報銷單由財務部門進行報銷支付。財務人員根據報銷金額和公司的支付方式，選擇合適的支付渠道進行付款，如銀行轉賬、現金支付等。2.對于通過銀行轉賬支付的報銷款，財務人員應確保收款賬號信息準確無誤；對于現金支付的報銷款，應按照公司的現金管理規定辦理相關手續。報銷憑證要求發票1.報銷必須提供正規發票，發票應具備以下要素：發票名稱、發票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務內容、金額、稅率、稅額等。2.發票應加蓋銷售方發票專用章，印章應清晰、完整，不得有涂改、模糊等情況。3.發票內容應與實際業務相符，不得虛開發票或開具與業務無關的發票。對于不符合規定的發票，財務部門有權拒收。其他憑證1.除發票外，報銷還可能需要提供其他相關憑證，如合同、協議、審批單、清單等。這些憑證應與報銷事項相關，能夠證明費用的真實性和合理性。2.其他憑證應具備相應的要素，如合同應包含雙方當事人信息、合同標的、合同金額、合同期限等；清單應注明明細項目、數量、單價、金額等。憑證粘貼1.報銷憑證應按照規定的格式和順序粘貼在報銷單后面，以便于審核和查閱。2.粘貼時應注意將憑證的左上角對齊，按照從小到大、從左到右的順序排列，確保憑證平整、牢固，不易脫落。3.對于較大的憑證或多張憑證粘貼在一起的情況，應在憑證背面注明"本頁共[x]張憑證"，并在報銷單上相應位置注明附件張數。報銷時間規定日常報銷員工應在費用發生后的[x]個工作日內辦理報銷手續，將報銷單提交至部門負責人進行初審。部門負責人應在收到報銷單后的[x]個工作日內完成初審并提交至財務部門。財務部門應在收到報銷單后的[x]個工作日內完成審核，對于審核通過的報銷單提交至各級領導審批。各級領導應在收到報銷單后的[x]個工作日內完成審批。審批通過后，財務部門應在[x]個工作日內完成報銷支付。差旅費報銷員工出差歸來后，應在[x]個工作日內辦理差旅費報銷手續。報銷流程與日常報銷相同，但應在報銷單上注明出差起止日期、出差事由等信息。特殊情況對于因特殊原因無法在規定時間內辦理報銷手續的員工，應提前向財務部門說明情況，并在原因消除后的[x]個工作日內辦理報銷手續。未經財務部門同意逾期報銷的，財務部門有權拒絕受理。監督與檢查內部審計公司內部審計部門應定期對行政后勤費用報銷情況進行審計，檢查報銷流程是否合規、報銷標準是否執行到位、報銷憑證是否真實有效等。對于審計中發現的問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。財務監督財務部門應加強對行政后勤費用報銷的日常監督，定期對報銷數據進行分析，發現異常情況及時進行核實和處理。對于違反報銷制度的行為，財務部門有權拒絕報銷，并及時向公司領導報告。員工監督公司鼓勵全體員工對行政后勤費用報銷情況進行監督，如發現違規報銷行為，可向公司領導或相關部門舉報。公司將對舉報屬實的員工給予獎勵，并對違規報銷的人員進行嚴肅處理。違規處理違規行為界定1.虛假報銷：提供虛假發票、偽造報銷憑證或虛報費用等行為。2.超標準報銷：報銷費用超過公司規定的標準范圍。3.未經審批報銷：未按照規定的審批流程進行報銷，擅自報銷費用。4.其他違規行為：違反公司報銷制度的其他行為，如報銷憑證不規范、報銷時間逾期等。處理措施1.對于虛假報銷、超標準報銷、未經審批報銷等違規行為，一經查實，公司將責令違規人員退回違規報銷的費用，并視情節輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分。2.對于因違規報銷行為給公司造成經濟損失的，公司將依法追究違規人員的賠償責任。3