項目設(shè)計合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目設(shè)計合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部設(shè)計單位簽訂的各類項目設(shè)計合同，包括但不限于建筑工程設(shè)計、景觀設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商簽訂合同，任何一方不得強迫對方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同立項1.項目需求部門根據(jù)項目計劃和實際需求，提出項目設(shè)計需求，并填寫《項目設(shè)計合同立項申請表》，詳細說明項目名稱、設(shè)計內(nèi)容、設(shè)計要求、預計費用、時間要求等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)項目情況進行審批，同意立項后，申請表返回需求部門。（二）合同談判1.需求部門負責組織與設(shè)計單位進行合同談判。談判人員應(yīng)包括需求部門代表、法務(wù)人員、財務(wù)人員等相關(guān)人員。2.談判前，需求部門應(yīng)收集設(shè)計單位的資質(zhì)、業(yè)績、信譽等信息，了解其設(shè)計能力和報價情況。3.談判過程中，雙方應(yīng)就合同條款進行充分溝通和協(xié)商，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。重點關(guān)注設(shè)計費用、設(shè)計周期、設(shè)計質(zhì)量標準、付款方式、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等條款。4.談判達成一致意見后，形成《項目設(shè)計合同談判紀要》，記錄談判的主要內(nèi)容和結(jié)果，參與談判的人員簽字確認。（三）合同起草與審核1.根據(jù)談判紀要，法務(wù)人員負責起草項目設(shè)計合同文本。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。2.合同文本起草完成后，提交至法務(wù)部門負責人進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準確性、嚴密性等方面。3.法務(wù)部門負責人審核通過后，將合同文本發(fā)送至需求部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導等相關(guān)部門和人員進行會簽。各部門和人員應(yīng)根據(jù)本部門職責對合同條款進行審核，并提出修改意見。4.需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門和人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成會簽，并將意見反饋至法務(wù)部門。法務(wù)人員根據(jù)會簽意見對合同文本進行修改和完善。（四）合同簽訂1.合同文本經(jīng)審核無誤后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與設(shè)計單位簽訂合同。簽訂合同時，應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，合同生效。2.合同簽訂后，法務(wù)人員負責對合同進行編號、歸檔，并將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門和人員。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，法務(wù)人員組織需求部門、項目實施部門等相關(guān)人員進行合同交底。交底內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同履行的注意事項等。2.通過合同交底，使相關(guān)人員了解合同的具體內(nèi)容，明確各自的職責，確保合同的順利履行。（二）設(shè)計進度跟蹤1.項目實施部門負責對設(shè)計單位的設(shè)計進度進行跟蹤。根據(jù)合同約定的設(shè)計周期，制定詳細的設(shè)計進度計劃，并定期檢查設(shè)計單位的工作進展情況。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)計單位未能按照進度計劃完成設(shè)計任務(wù)，項目實施部門應(yīng)及時與設(shè)計單位溝通，了解原因，并要求其采取措施加快設(shè)計進度。同時，將情況及時反饋至需求部門和分管領(lǐng)導。（三）設(shè)計質(zhì)量監(jiān)督1.需求部門負責對設(shè)計單位的設(shè)計質(zhì)量進行監(jiān)督。在設(shè)計過程中，需求部門應(yīng)及時提出對設(shè)計方案的意見和建議，確保設(shè)計成果符合項目需求。2.項目實施部門應(yīng)協(xié)助需求部門對設(shè)計質(zhì)量進行監(jiān)督，參與設(shè)計方案的評審和驗收工作。對不符合質(zhì)量要求的設(shè)計成果，應(yīng)要求設(shè)計單位進行整改。（四）付款管理1.財務(wù)部門負責按照合同約定的付款方式和時間進行付款管理。在付款前，財務(wù)部門應(yīng)審核相關(guān)手續(xù)是否齊全，如設(shè)計單位提交的發(fā)票、設(shè)計成果交付證明等。2.對于符合付款條件的，財務(wù)部門應(yīng)及時辦理付款手續(xù)，并記錄付款情況。同時，定期與設(shè)計單位核對往來款項，確保賬目清晰。四、合同變更管理（一）變更申請1.在合同履行過程中，如因項目需求調(diào)整、設(shè)計方案變更等原因需要對合同進行變更，需求部門應(yīng)填寫《項目設(shè)計合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對費用和進度的影響等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)變更情況進行審批，同意變更后，申請表返回需求部門。（二）變更談判與審核1.需求部門負責組織與設(shè)計單位進行變更談判。談判過程中，雙方應(yīng)就變更的具體內(nèi)容、費用調(diào)整、進度調(diào)整等事項進行協(xié)商，并達成一致意見。2.形成《項目設(shè)計合同變更談判紀要》，記錄變更談判的主要內(nèi)容和結(jié)果，參與談判的人員簽字確認。3.根據(jù)變更談判紀要，法務(wù)人員負責起草合同變更協(xié)議文本。變更協(xié)議文本應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)、費用調(diào)整情況、進度調(diào)整情況等。4.變更協(xié)議文本起草完成后，提交至法務(wù)部門負責人進行審核。審核內(nèi)容包括變更協(xié)議條款的合法性、完整性、準確性、嚴密性等方面。5.法務(wù)部門負責人審核通過后，將變更協(xié)議文本發(fā)送至需求部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導等相關(guān)部門和人員進行會簽。各部門和人員應(yīng)根據(jù)本部門職責對變更協(xié)議條款進行審核，并提出修改意見。6.需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門和人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成會簽，并將意見反饋至法務(wù)部門。法務(wù)人員根據(jù)會簽意見對變更協(xié)議文本進行修改和完善。（三）變更簽訂1.變更協(xié)議文本經(jīng)審核無誤后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與設(shè)計單位簽訂變更協(xié)議。簽訂變更協(xié)議時，應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，變更協(xié)議生效。2.變更協(xié)議簽訂后，法務(wù)人員負責對變更協(xié)議進行編號、歸檔，并將變更協(xié)議副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門和人員。同時，對原合同進行相應(yīng)的修改和補充。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行完畢，雙方的權(quán)利和義務(wù)已全部實現(xiàn)，合同自然終止。2.因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以解除合同。3.一方嚴重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同。4.根據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定或雙方約定的其他終止情形。（二）終止申請與審批1.如出現(xiàn)合同終止情形，合同執(zhí)行部門應(yīng)填寫《項目設(shè)計合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因、終止時間等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)合同終止情況進行審批，同意終止后，申請表返回合同執(zhí)行部門。（三）終止清算1.合同終止后，財務(wù)部門負責組織相關(guān)部門進行合同清算。清算內(nèi)容包括設(shè)計費用結(jié)算、往來款項核對、資產(chǎn)清理等。2.設(shè)計單位應(yīng)按照合同約定提交設(shè)計成果交付證明、發(fā)票等資料。財務(wù)部門根據(jù)資料進行費用結(jié)算，多退少補。3.核對雙方的往來款項，確保賬目清晰。對合同履行過程中涉及的資產(chǎn)進行清理，如設(shè)計文件、圖紙等資料的交接。（四）終止備案1.合同清算完畢后，法務(wù)人員負責對合同終止情況進行備案。備案內(nèi)容包括合同終止申請表、終止協(xié)議、清算報告等相關(guān)資料。2.將備案資料整理歸檔，以備查閱。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，法務(wù)人員負責收集合同文本、談判紀要、變更協(xié)議、終止申請表等相關(guān)資料。2.需求部門、項目實施部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)及時將各自在合同履行過程中形成的文件資料移交至法務(wù)人員。（二）檔案整理1.法務(wù)人員對收集到的合同檔案資料進行整理。按照合同類別、項目名稱、時間順序等進行分類，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.對每份合同檔案資料進行編號、編目，建立檔案目錄清單，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等。2.將整理好的合同檔案資料存放于檔案室，妥善保管。確保檔案資料的安全，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案資料的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交至法務(wù)部門負責人審批。法務(wù)部門負責人根據(jù)申請情況進行審批，同意查閱后，申請表返回申請人。3.申請人憑審批通過的申請表到檔案室查閱合同檔案資料。查閱過程中，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、復印、抽取檔案資料等。4.查閱完畢后，申請人應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案室，并在檔案查閱登記簿上簽字確認。七、合同風險管理（一）風險識別與評估1.法務(wù)部門定期對公司簽訂的項目設(shè)計合同進行風險識別和評估。通過對合同條款、履行情況、市場環(huán)境等因素的分析，識別可能存在的風險。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法對風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應(yīng)對措施1.根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。對于高風險合同，應(yīng)加強監(jiān)控和管理，及時采取措施降低風險。2.風險應(yīng)對措施包括但不限于合同條款優(yōu)化、增加擔保條款、加強合同履行監(jiān)督、