公司加油卡管理制度?一、總則（一）目的為加強公司加油卡的管理，規范加油卡的使用，降低公司車輛運營成本，提高車輛使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備加油卡的車輛及相關使用人員。（三）基本原則1.嚴格管理原則：加油卡的申請、領用、使用、充值、掛失、補辦等環節均應嚴格按照規定流程進行，確保加油卡的安全與規范使用。2.節約成本原則：鼓勵合理使用加油卡，倡導節約用油，降低車輛油耗，控制車輛運行成本。3.責任明確原則：明確加油卡各環節的責任主體，確保責任落實到人，避免出現管理漏洞和責任推諉現象。二、管理職責（一）行政部門1.負責公司加油卡的統一申請、辦理、領取、保管及注銷等工作。2.定期與加油站核對加油卡交易明細，確保賬目清晰，并及時向財務部門提供相關數據。3.負責監督檢查加油卡的使用情況，對違規使用加油卡的行為進行調查和處理。（二）財務部門1.負責審核加油卡充值費用，確保充值資金的合理性和合規性。2.按照公司財務制度對加油卡相關費用進行賬務處理，定期與行政部門核對賬目。3.根據行政部門提供的加油卡交易明細，進行費用分析和成本控制。（三）車輛使用部門及人員1.嚴格按照本制度規定使用加油卡，不得將加油卡轉借他人或用于非公司車輛加油。2.每次加油后，及時在車輛加油登記表上記錄加油時間、地點、加油量等信息，并簽字確認。3.發現加油卡丟失或被盜，應立即向行政部門報告，并配合進行掛失和補辦手續。三、加油卡的申請與辦理（一）申請1.車輛使用部門根據工作需要，填寫《加油卡申請表》，詳細注明申請加油卡的車輛車牌號、使用人姓名、預計月加油量等信息。2.將申請表提交至行政部門，行政部門審核申請信息的真實性和合理性后，報公司領導審批。（二）辦理1.經公司領導審批通過后，行政部門負責統一辦理加油卡。辦理時，需提供車輛行駛證、經辦人身份證等相關資料，并確保所辦加油卡與申請信息一致。2.加油卡辦理完成后，行政部門及時領取加油卡，并進行初始密碼設置。初始密碼由行政部門妥善保管，在交付車輛使用人時告知其初始密碼，并要求其及時修改密碼。四、加油卡的領用與保管（一）領用1.車輛使用人憑有效證件到行政部門領取加油卡，并在《加油卡領用登記表》上簽字確認。2.行政部門應向車輛使用人詳細介紹加油卡的使用方法、注意事項及相關管理制度。（二）保管1.加油卡由車輛使用人負責保管，應妥善存放，防止丟失、損壞或被盜。2.如加油卡不慎丟失，車輛使用人應立即向行政部門報告，并配合辦理掛失手續。因保管不善導致加油卡被盜用或造成經濟損失的，由車輛使用人承擔相應責任。3.嚴禁將加油卡與易燃、易爆物品放置在一起，避免加油卡受到損壞或影響其正常使用。五、加油卡的使用（一）使用范圍加油卡僅限公司指定車輛在正規加油站用于車輛加油，不得用于其他任何非公司車輛加油或其他消費。（二）加油流程1.車輛到達加油站后，駕駛員應將加油卡交給加油站工作人員，告知加油金額或加油量。2.工作人員刷卡加油后，駕駛員應仔細核對加油憑證上的加油時間、地點、加油量、金額等信息，并在加油憑證上簽字確認。3.每次加油后，駕駛員應及時在車輛加油登記表上記錄加油時間、地點、加油量、金額等詳細信息，并簽字確認。登記表應妥善保存，以備查詢。（三）特殊情況處理1.如遇加油站設備故障或其他特殊原因無法正常刷卡加油時，駕駛員應及時與加油站工作人員協商解決辦法。可采用現金加油的方式，但事后必須憑加油站開具的有效發票及加油憑證到行政部門辦理報銷手續，并在車輛加油登記表上注明現金加油情況。2.若因加油卡芯片損壞、密碼錯誤等原因導致無法正常加油，駕駛員應及時聯系行政部門協助解決。行政部門核實情況后，可根據實際情況進行換卡、重置密碼等操作。六、加油卡的充值（一）充值申請1.當加油卡余額不足時，車輛使用人應提前向行政部門提交《加油卡充值申請表》，注明申請充值的金額、充值原因及預計使用時間等信息。2.申請表經車輛使用部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。（二）充值審核與辦理1.行政部門收到充值申請表后，對申請信息進行審核，并根據公司資金狀況和加油卡使用情況，確定充值金額和充值時間。2.審核通過后，行政部門填寫《加油卡充值審批表》，報公司領導審批。3.經公司領導審批同意后，行政部門持審批表到財務部門領取充值資金，并及時到指定加油站為加油卡充值。（三）充值記錄與核對1.行政部門在完成加油卡充值后，應及時記錄充值時間、充值金額、充值加油站等信息，并將充值憑證復印件存檔。2.定期（每月）與加油站核對加油卡充值明細，確保充值金額準確無誤。如發現差異，應及時與加油站溝通協調，查明原因并進行處理。同時，行政部門應將核對情況反饋給財務部門，以便進行賬務調整。七、加油卡的掛失與補辦（一）掛失1.車輛使用人發現加油卡丟失或被盜后，應立即撥打加油卡客服電話進行掛失，并同時向行政部門報告。2.行政部門接到報告后，及時記錄掛失時間、加油卡卡號、掛失原因等信息，并協助車輛使用人辦理相關掛失手續。掛失手續完成后，加油卡將被凍結，無法進行加油操作。（二）補辦1.掛失后的加油卡如需補辦，車輛使用人應填寫《加油卡補辦申請表》，詳細說明加油卡丟失情況，并提交至行政部門。2.行政部門審核申請表后，報公司領導審批。經審批同意后，行政部門到原發卡銀行辦理補辦手續。3.補辦新的加油卡后，行政部門及時領取并將新卡交付車輛使用人。車輛使用人應重新設置密碼，并將新卡與車輛加油登記表等相關資料進行核對，確保信息準確無誤。（三）費用承擔加油卡掛失與補辦過程中產生的費用，如掛失手續費、補辦卡工本費等，由車輛使用人承擔。因加油卡掛失不及時導致的經濟損失，由車輛使用人負責賠償。八、加油卡的注銷（一）注銷原因1.車輛報廢、轉讓或不再使用公司加油卡時，應及時辦理加油卡注銷手續。2.因加油卡損壞無法正常使用且無法修復，或其他原因需要注銷加油卡的。（二）注銷申請與審批1.車輛使用部門填寫《加油卡注銷申請表》，注明注銷原因及加油卡卡號等信息，并提交至行政部門。2.行政部門審核申請表后，報公司領導審批。經審批同意后，方可辦理加油卡注銷手續。（三）注銷流程1.行政部門持審批通過的《加油卡注銷申請表》到原發卡銀行辦理加油卡注銷業務。在注銷前，應確保加油卡內無余額或已將余額退回公司指定賬戶。2.銀行辦理完注銷手續后，行政部門收回加油卡，并將相關注銷憑證存檔。同時，更新公司加油卡管理臺賬，確保加油卡信息準確無誤。九、監督與檢查（一）內部監督1.行政部門定期對加油卡的使用情況進行檢查，包括加油記錄的完整性、準確性，加油卡是否存在轉借他人等違規行為。2.財務部門定期對加油卡費用進行分析和審計，核實加油費用的合理性和合規性，檢查是否存在異常支出情況。（二）違規處理1.對于發現的違規使用加油卡的行為，如將加油卡轉借他人、用于非公司車輛加油、虛報加油量等，行政部門將進行調查核實。2.一經查實，視情節輕重給予違規責任人相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、扣減績效獎金等。對于造成公司經濟損失的，違規責任人應承擔全部賠償責任。情節嚴重的，將按照