備注金管理制度?一、總則（一）目的為加強公司對備注金的管理，規范備注金的收取、使用、退還等行為，保障公司和員工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司發生業務往來涉及備注金事項的相關方。（三）基本原則1.合法合規原則：備注金的管理和使用必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.專款專用原則：備注金應專項用于規定的用途，不得挪作他用。3.風險可控原則：嚴格把控備注金管理過程中的風險，確保資金安全。4.清晰透明原則：備注金的收取、使用、退還等情況應清晰記錄，接受監督。二、備注金的定義與分類（一）定義備注金是指公司因業務需要，向員工或相關方收取的具有特定用途的資金，在完成相關業務或約定事項后，根據實際情況予以退還或核銷。（二）分類1.業務保證金：員工因從事特定業務活動，為保證業務順利開展及防范風險而繳納的資金，如涉及重要項目執行、客戶關系維護等業務。2.物品押金：員工因領用公司特定物品，為確保物品完好歸還而繳納的押金，如辦公設備、工具等。3.其他備注金：根據公司業務發展的特殊需求，經公司研究決定收取的其他具有備注性質的資金。三、備注金的收取（一）收取依據1.因業務性質決定需要收取備注金的，由相關業務部門提出申請，詳細說明收取的必要性、金額、期限等，并提交公司領導審批。2.涉及員工領用公司物品需收取押金的，由物品管理部門根據物品價值、使用期限等因素確定押金金額，并經公司領導同意。（二）收取流程1.業務保證金業務部門根據審批通過的申請，向員工發放《業務保證金收取通知》，明確收取金額、繳納期限、繳納方式等內容。員工在收到通知后的規定時間內，將業務保證金足額繳納至公司指定賬戶。財務部門收到款項后，開具收款收據，并進行相應的賬務處理。2.物品押金物品管理部門向領用物品的員工發放《物品押金收取通知》，注明物品名稱、押金金額、退還條件等。員工繳納物品押金后，物品管理部門出具押金收據，并做好相關登記。（三）收取金額確定1.業務保證金金額根據業務風險程度、預計業務量、業務周期等因素綜合確定，確保能夠有效覆蓋業務風險。2.物品押金金額按照物品的采購成本、折舊情況、市場價值等合理估算。（四）繳納方式1.員工可通過銀行轉賬、現金等方式繳納備注金，具體繳納方式在收取通知中明確告知。2.通過銀行轉賬繳納的，員工應確保轉賬信息準確無誤，并在轉賬后及時告知財務部門或相關業務部門。四、備注金的使用（一）使用范圍1.業務保證金用于因員工業務操作不當給公司造成的損失賠償，如客戶投訴、業務違規導致的經濟損失等。作為業務開展過程中的應急資金，用于解決突發業務問題，確保業務正常進行。經公司領導批準的與業務相關的其他合理支出。2.物品押金用于賠償員工因保管不善或故意損壞公司物品而造成的損失。支付物品維修、保養等費用，確保物品能夠正常使用并及時歸還公司。（二）使用審批1.業務保證金使用因業務操作不當需使用業務保證金進行損失賠償的，由相關業務部門提出申請，詳細說明損失情況、賠償依據等，并提交公司領導審批。作為應急資金使用業務保證金的，需經業務部門負責人、財務部門負責人及公司領導共同審批，明確使用金額、用途、預計歸還時間等。涉及與業務相關的其他合理支出使用業務保證金的，按照公司費用報銷審批流程進行審批。2.物品押金使用因員工損壞公司物品需使用物品押金進行賠償的，由物品管理部門提出申請，附上物品損壞情況說明、賠償標準等，經公司領導審批后執行。用于物品維修、保養等費用支出的，按照公司相關費用報銷規定進行審批。（三）使用記錄與核算1.財務部門對備注金的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、金額、用途、審批情況等。2.定期對備注金的使用進行核算，確保賬目清晰，與實際業務情況相符。五、備注金的退還（一）退還條件1.業務保證金員工完成相關業務且未出現違反業務規定、給公司造成損失等情況的，在業務結束后的規定時間內，業務部門確認無誤后，可申請退還業務保證金。如因公司原因導致業務無法繼續進行或提前終止，公司應按照約定退還員工已繳納的業務保證金。2.物品押金員工在規定期限內完好歸還領用的公司物品，經物品管理部門驗收合格后，可申請退還物品押金。如因不可抗力等特殊原因導致物品無法歸還或部分損壞，根據實際情況扣除相應損失后，退還剩余押金。（二）退還流程1.業務保證金退還業務部門填寫《業務保證金退還申請表》，附上業務完成情況說明、相關證明材料等，提交公司領導審批。財務部門審核申請表及相關材料無誤后，按照公司資金支付流程辦理退還手續，將業務保證金退還至員工指定賬戶。2.物品押金退還員工填寫《物品押金退還申請表》，連同物品一并交至物品管理部門。物品管理部門對物品進行驗收，如驗收合格，在申請表上簽字確認，并提交公司領導審批。財務部門根據審批結果辦理物品押金退還手續。（三）退還時間1.對于符合退還條件的備注金，公司應在審批通過后的[X]個工作日內完成退還手續。2.如遇特殊情況需要延遲退還的，應提前向員工說明原因，并告知預計退還時間。六、備注金的管理與監督（一）賬戶管理1.公司設立專門的備注金賬戶，用于備注金的收取、存儲和退還，確保資金的安全與獨立核算。2.財務部門定期核對備注金賬戶余額，確保賬目準確無誤，并編制相關財務報表。（二）檔案管理1.建立健全備注金檔案管理制度，對備注金的收取、使用、退還等相關文件、憑證、記錄等進行妥善保管。2.檔案內容應包括收取通知、申請審批文件、收款收據、使用記錄、退還申請表等，以便隨時查閱和追溯。（三）監督檢查1.公司內部審計部門定期對備注金的管理情況進行審計檢查，確保備注金的收取、使用、退還等行為符合規定，資金安全。2.業務部門和物品管理部門應定期對備注金的使用情況進行自查，發現問題及時整改，并向公司領導匯報。3.接受員工和相關方對備注金管理情況的監督，如有疑問或投訴，應及時進行調查和處理。七、違規處理（一）員工違規1.員工如有下列行為之一，公司將視情節輕重給予相應處罰：未按規定繳納備注金的，責令限期繳納，并按應繳納金額的[X%]收取滯納金；逾期仍未繳納的，給予警告、罰款等處罰，直至解除勞動合同。故意隱瞞業務風險，騙取公司減免或退還備注金的，追回已減免或退還的備注金，并給予開除處分，同時依法追究其法律責任。私自挪用備注金的，責令限期歸還，并給予開除處分，挪用金額較大的，依法追究其刑事責任。因個人原因導致業務失敗或物品損壞，應承擔賠償責任而拒絕使用備注金進行賠償的，從工資中扣除相應金額，并給予警告、降職等處罰。2.員工對公司的處罰決定如有異議，可在規定時間內提出申訴，公司將進行調查核實，并給予答復。（二）管理人員違規1.業務部門或物品管理部門負責人在備注金管理過程中，如有下列行為之一，公司將視情節輕重給予相應處罰：未按規定審批備注金收取、使用、退還申請，導致公司利益受損的，給予警告、罰款等處罰；情節嚴重的，給予降職、撤職等處分。對備注金管理不善，造成資金損失或賬目混亂的，責令限期整改，并給予警告、罰款等處罰；整改不力的，給予降職、撤職等處分。與員工串通，騙取或挪用備注金的，給予開除處分，同時依法追究其法律責任。2.公司管理人員對違規行為應及時發現、制止和糾正，如因管理不善導致違規行為發生，將追究相關管理人員的管理責任。八、附則