發貨調度管理制度?一、總則（一）目的為規范公司發貨調度工作流程，提高發貨效率，確保貨物及時、準確、安全地送達客戶手中，加強各部門之間的協作與溝通，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產品的發貨調度工作，包括但不限于成品發貨、原材料發貨等相關業務環節。（三）基本原則1.及時性原則：根據客戶訂單需求，確保在規定時間內完成發貨任務，滿足客戶交貨期要求。2.準確性原則：發貨信息準確無誤，包括貨物數量、規格、型號、收貨地址等，避免因信息錯誤導致的發貨延誤或客戶投訴。3.安全性原則：在發貨過程中，保證貨物的安全運輸，防止貨物損壞、丟失等情況發生。4.協作性原則：發貨調度部門與銷售部門、生產部門、倉儲部門、物流部門等各相關部門密切協作，共同完成發貨任務。二、發貨調度流程（一）訂單接收1.銷售部門負責接收客戶訂單，并及時將訂單信息錄入公司銷售管理系統。訂單信息應包括客戶名稱、聯系方式、收貨地址、產品名稱、規格、型號、數量、交貨期等詳細內容。2.銷售部門在收到訂單后，應進行初步審核，確保訂單信息完整、準確，不存在任何疑問或異常情況。如發現訂單信息有誤或不完整，應及時與客戶溝通確認，并進行修正。（二）訂單分配1.發貨調度部門根據銷售管理系統中的訂單信息，結合生產計劃、庫存情況等因素，對訂單進行分配。訂單分配應遵循以下原則：優先處理緊急訂單，確保緊急訂單能夠按時發貨。根據產品庫存情況，優先安排庫存充足的產品發貨。考慮生產進度，合理安排訂單生產與發貨順序，避免因生產延誤導致發貨延遲。2.發貨調度部門將分配后的訂單信息及時反饋給銷售部門、生產部門和倉儲部門，確保各部門能夠及時了解訂單情況，做好相應的準備工作。（三）生產協調1.生產部門根據發貨調度部門分配的訂單信息，制定生產計劃，并組織生產。在生產過程中，生產部門應嚴格按照生產計劃進行生產，確保產品質量和生產進度。2.如因生產過程中出現設備故障、原材料短缺等原因導致生產延誤，生產部門應及時通知發貨調度部門和銷售部門，并說明預計延誤時間。發貨調度部門應根據實際情況，及時與客戶溝通協調，爭取客戶的理解和支持。（四）庫存核對1.倉儲部門根據發貨調度部門提供的訂單信息，對庫存進行核對，確保貨物數量準確、質量合格，并能夠滿足訂單發貨需求。2.如發現庫存不足，倉儲部門應及時通知發貨調度部門和采購部門。采購部門應根據庫存情況和生產需求，及時安排原材料采購，確保生產的順利進行。3.在庫存核對過程中，如發現貨物存在質量問題或其他異常情況，倉儲部門應及時記錄，并通知質量控制部門進行處理。質量控制部門應在規定時間內完成質量檢驗，并將檢驗結果反饋給倉儲部門和發貨調度部門。（五）發貨安排1.發貨調度部門根據訂單分配結果、生產進度和庫存情況，制定發貨計劃，并安排物流部門進行發貨。發貨計劃應明確發貨時間、發貨方式、運輸車輛或物流公司等詳細信息。2.物流部門在接到發貨調度部門的發貨通知后，應及時安排車輛或聯系物流公司，準備發貨。在發貨前，物流部門應對貨物進行仔細核對，確保貨物數量、規格、型號等與訂單信息一致，并對貨物進行妥善包裝，防止貨物在運輸過程中受損。3.發貨調度部門應跟蹤發貨進度，及時掌握貨物運輸情況。如發現運輸過程中出現延誤、損壞等異常情況，發貨調度部門應及時與物流部門溝通協調，采取相應的措施進行處理，并及時向客戶反饋貨物運輸狀態。（六）發貨確認1.貨物發出后，物流部門應及時將發貨信息反饋給發貨調度部門，包括發貨時間、運輸單號、預計到達時間等。發貨調度部門應將發貨信息及時反饋給銷售部門，以便銷售部門能夠及時與客戶溝通，告知客戶貨物已發出。2.客戶收到貨物后，應及時對貨物進行驗收。如發現貨物存在數量不符、質量問題或其他異常情況，客戶應在規定時間內通知銷售部門。銷售部門應及時將客戶反饋的問題通知發貨調度部門和相關部門，發貨調度部門應協調相關部門進行處理，并及時向客戶反饋處理結果。三、發貨調度職責分工（一）發貨調度部門職責1.負責制定發貨調度工作計劃和流程，確保發貨調度工作的規范化、標準化。2.接收銷售部門傳遞的訂單信息，進行訂單分配和發貨計劃制定，并組織協調各相關部門完成發貨任務。3.跟蹤訂單生產進度和庫存情況，及時協調解決生產和庫存方面的問題，確保訂單按時發貨。4.與物流部門密切合作，安排貨物運輸，跟蹤發貨進度，及時處理發貨過程中出現的異常情況，并向客戶反饋貨物運輸狀態。5.定期對發貨調度工作進行總結和分析，提出改進措施和建議，不斷提高發貨調度工作效率和服務質量。（二）銷售部門職責1.負責接收客戶訂單，并確保訂單信息準確無誤后錄入銷售管理系統。2.及時將訂單信息傳遞給發貨調度部門，并與客戶保持溝通，了解客戶需求和交貨期要求，協調解決客戶與發貨調度相關的問題。3.在發貨后，及時向客戶反饋發貨信息，并跟蹤客戶收貨情況，處理客戶提出的問題和投訴。（三）生產部門職責1.根據發貨調度部門分配的訂單信息，制定合理的生產計劃，并組織生產，確保產品質量和生產進度符合訂單要求。2.及時向發貨調度部門反饋生產過程中出現的問題和進度情況，如因生產原因導致發貨延誤，應提前通知發貨調度部門和銷售部門，并積極采取措施解決問題。（四）倉儲部門職責1.根據發貨調度部門提供的訂單信息，對庫存進行核對和管理，確保貨物數量準確、質量合格，并能夠滿足訂單發貨需求。2.負責貨物的出入庫管理，按照發貨計劃及時組織貨物出庫，并做好貨物的包裝、標識等工作，確保貨物在運輸過程中的安全。3.定期對庫存進行盤點和清理，及時處理積壓庫存和過期產品，提高庫存周轉率。（五）物流部門職責1.根據發貨調度部門的發貨計劃，及時安排車輛或聯系物流公司進行貨物運輸，并確保運輸車輛或物流公司具備相應的運輸資質和服務能力。2.在發貨前，對貨物進行仔細核對和妥善包裝，確保貨物在運輸過程中的安全。3.跟蹤貨物運輸情況，及時向發貨調度部門反饋運輸進度和異常情況，如運輸延誤、貨物損壞等，并協助發貨調度部門采取相應的措施進行處理。四、發貨調度相關工作要求（一）信息溝通1.各部門之間應建立有效的信息溝通機制，確保訂單信息、生產進度、庫存情況、發貨信息等能夠及時、準確地傳遞和共享。2.發貨調度部門應定期組織召開發貨調度協調會議，與銷售部門、生產部門、倉儲部門、物流部門等相關部門溝通協調發貨調度工作中的問題和困難，共同制定解決方案，確保發貨調度工作的順利進行。3.在發貨調度過程中，如遇緊急情況或重要信息需要及時溝通，各部門應采用電話、郵件、即時通訊工具等方式進行快速溝通，確保信息傳遞的及時性和準確性。（二）文件管理1.發貨調度部門應建立健全發貨調度文件管理制度，對發貨調度過程中產生的各類文件、記錄進行分類整理、歸檔保存。文件包括訂單信息、發貨計劃、運輸單據、客戶反饋記錄等。2.發貨調度文件應妥善保管，保存期限應符合公司檔案管理規定。在需要查閱或使用發貨調度文件時，應按照公司文件查閱流程進行申請和審批。（三）異常處理1.在發貨調度過程中，如出現訂單變更、生產延誤、庫存短缺、運輸延誤、貨物損壞等異常情況，相關部門應及時通知發貨調度部門，并說明異常情況的原因和預計影響。2.發貨調度部門應根據異常情況的嚴重程度和影響范圍，及時組織相關部門召開緊急會議，共同商討解決方案。解決方案應明確責任部門、處理措施、完成時間等內容，并確保異常情況能夠得到及時、有效的處理。3.對于因異常情況導致發貨延誤或客戶投訴的，發貨調度部門應及時向客戶道歉并說明原因，積極采取措施挽回客戶損失，爭取客戶的理解和信任。同時，應對異常情況進行深入分析和總結，制定相應的預防措施，避免類似情況再次發生。五、發貨調度考核與獎懲（一）考核指標1.發貨及時率：考核發貨調度部門按時發貨的比例，計算公式為：發貨及時率=按時發貨訂單數量/總發貨訂單數量×100%。2.訂單準確率：考核發貨調度部門發貨信息與訂單信息的相符程度，計算公式為：訂單準確率=發貨信息準確訂單數量/總發貨訂單數量×100%。3.客戶投訴率：考核因發貨調度問題導致的客戶投訴數量，計算公式為：客戶投訴率=客戶投訴訂單數量/總發貨訂單數量×100%。4.庫存周轉率：考核倉儲部門庫存管理的效率，計算公式為：庫存周轉率=銷售成本/平均庫存余額。（二）考核方式1.發貨調度部門、銷售部門、生產部門、倉儲部門、物流部門的發貨調度相關工作納入公司月度績效考核體系，由公司人力資源部門負責組織考核。2.考核數據來源于公司銷售管理系統、生產管理系統、倉儲管理系統、物流管理系統等相關信息系統，以及各部門提交的工作報告和數據報表。3.考核結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。考核得分在90分及以上為優秀，8089分為良好，6079分為合格，60分以下為不合格。（三）獎懲措施1.獎勵措施對于發貨調度工作表現優秀，發貨及時率、訂單準確率等考核指標達到或超過公司規定標準，且未發生客戶投訴的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。在發貨調度過程中，如因個人或團隊的努力和創新，成功解決了發貨調度工作中的重大問題或提高了發貨效率、服務質量，為公司帶來顯著經濟效益或社會效益的，公司將給予特別獎勵。2.懲罰措施對于發貨調度工作未達到公司考核標準的部門或個人，公司將視情節輕重給予相應的懲罰。懲罰方式包括但不限于