電話會議記錄協議范本編號：__________

本協議雙方為：

甲方：[甲方名稱]，地址：[甲方地址]

乙方：[乙方名稱]，地址：[乙方地址]

鑒于甲方與乙方在電話會議領域存在合作需求，為明確雙方的權利義務，確保電話會議的順利進行，經雙方友好協商，達成如下協議：

一、合同目的：本協議旨在規范甲方與乙方之間的電話會議行為，確保會議的順利進行，提高工作效率。

二、合同背景：隨著信息技術的不斷發展，電話會議已成為企業、機構間溝通的重要方式。為保障雙方在電話會議中的合法權益，特制定本協議。

三、雙方名稱、地址：如上所述。

雙方的責任和義務：

一、甲方責任與義務：

1.甲方應負責確保會議時間、主題及議程的準確性，并在會議前向乙方提供必要的會議資料。

2.甲方應負責提供穩定的電話會議設施，包括但不限于電話線路、會議軟件等，確保會議的順利進行。

3.甲方應按照約定的時間召開電話會議，并在會議開始前15分鐘通知乙方，確保乙方有足夠的時間做好參會準備。

4.甲方應保護會議內容的機密性，未經乙方同意，不得向第三方透露會議內容。

5.甲方應承擔因自身原因導致的會議中斷、延遲等責任，并采取一切必要措施盡快恢復會議。

6.甲方應積極配合乙方在會議過程中的提問和討論，確保雙方在會議中充分交流。

二、乙方責任與義務：

1.乙方應按照甲方提供的時間和會議資料，準時參加電話會議。

2.乙方應確保參會人員具備良好的網絡和通訊條件，避免因通訊問題影響會議進行。

3.乙方應遵守會議紀律，不得隨意打斷他人發言，保持會議秩序。

4.乙方應積極發言，就會議議題提出建設性意見和建議。

5.乙方應保護會議內容的機密性，未經甲方同意，不得向第三方透露會議內容。

6.乙方應承擔因自身原因導致的會議中斷、延遲等責任，并采取一切必要措施盡快恢復會議。

三、雙方權利：

1.甲方有權要求乙方遵守會議紀律，保證會議順利進行。

2.甲方有權要求乙方在會議結束后提供會議紀要或相關文件。

3.乙方有權要求甲方提供會議時間、主題及議程等必要信息。

4.乙方有權要求甲方保證電話會議設施的正常運行。

5.雙方均有權在會議過程中提出問題和建議。

四、爭議解決：

如雙方在履行本協議過程中發生爭議，應友好協商解決；協商不成的，任何一方均可向有管轄權的人民法院提起訴訟。

合同金額與支付方式：

一、合同總金額：本協議項下，甲方應向乙方支付電話會議服務費用總額為人民幣[具體金額]元。

二、支付方式：

1.分期支付：甲方應按照以下分期支付計劃向乙方支付上述費用：

-首期支付：甲方應在合同簽訂后[具體天數]日內，向乙方支付合同總金額的[具體百分比]%，即人民幣[具體金額]元。

-第二期支付：甲方應在首期支付后的[具體天數]日內，向乙方支付合同總金額的[具體百分比]%，即人民幣[具體金額]元。

-第三期支付：甲方應在第二期支付后的[具體天數]日內，向乙方支付合同總金額的[具體百分比]%，即人民幣[具體金額]元。

-尾款支付：甲方應在第三期支付后的[具體天數]日內，向乙方支付合同總金額的剩余部分，即人民幣[具體金額]元。

2.支付條件：

-甲方支付每期款項前，應確保相關服務已按照協議約定提供完畢，且雙方對服務質量無異議。

-乙方應在收到甲方支付款項后[具體天數]日內，向甲方提供相應的服務或產品。

三、額外費用：

1.任何因甲方原因導致的額外費用，如會議軟件升級費、額外參會人員費用等，應由甲方承擔。

2.任何因不可抗力因素導致的額外費用，雙方應協商解決，合理分攤。

四、發票與報銷：

1.乙方應在收到甲方支付款項后[具體天數]日內，向甲方開具合法有效的增值稅專用發票。

2.甲方在收到發票后[具體天數]日內，按照公司內部報銷流程，對發票進行審核和報銷。

五、違約責任：

1.如甲方未按約定支付款項，應向乙方支付違約金，違約金為未支付款項的[具體百分比]%。

2.如乙方未按約定提供服務，應向甲方支付違約金，違約金為[具體金額]元。

違約與爭議解決機制：

一、違約責任

1.甲方違約責任：

a.如甲方未按約定支付款項，應向乙方支付違約金，違約金為未支付款項的[具體百分比]%。

b.如甲方未按時提供會議設施或資料，導致乙方無法按時參會或會議無法正常進行，甲方應向乙方支付[具體金額]元賠償金。

2.乙方違約責任：

a.如乙方未按時提供電話會議服務或提供的服務不符合協議要求，應向甲方支付[具體金額]元賠償金。

b.如乙方泄露會議機密信息，應承擔相應的法律責任，并向甲方支付[具體金額]元賠償金。

二、爭議解決

1.雙方在履行本協議過程中發生爭議，應首先通過友好協商解決；協商不成的，任何一方均有權采取以下方式解決爭議：

a.調解：爭議雙方可共同選擇一位或多位調解人進行調解，調解結果對雙方均有約束力。

b.仲裁：爭議雙方可選擇向有管轄權的仲裁機構申請仲裁，仲裁裁決為終局裁決，對雙方均有約束力。

c.訴訟：爭議雙方均可向有管轄權的人民法院提起訴訟，訴訟過程中，法院應根據相關法律規定和本協議條款作出裁決。

三、適用法律

本協議的訂立、效力、解釋、履行、爭議解決等一切事宜，均適用中華人民共和國法律。

四、管轄法院

對于因本協議產生的任何爭議，雙方均同意提交至[具體城市]市人民法院解決。

五、不可抗力

1.任何一方在履行本協議過程中遇到不可抗力事件（如自然災害、戰爭、政府行為等），應及時通知對方，并在不可抗力事件結束后[具體天數]日內提供相關證明材料。

2.在不可抗力事件持續期間，雙方應根據不可抗力的影響，部分或全部免除責任；不可抗力事件結束后，雙方應繼續履行本協議未履行完畢的義務。

六、通知

1.本協議項下的所有通知，包括但不限于變更、解除協議、違約通知等，均應以書面形式進行，并通過以下方式送達：

a.專人遞送；

b.快速郵件；

c.傳真；

d.電子郵件。

2.通知自送達對方或對方確認收到之日起生效。如采用電子郵件方式送達，以發送方發送成功且未收到退信為準。

附則：

一、生效條件

本協議自雙方簽字蓋章之日起生效，自生效之日起至協議約定的服務期限屆滿之日止，本協議對雙方具有法律約束力。

二、有效期

本協議的有效期為[具體年月日]至[具體年月日]，自協議生效之日起計算。如無特殊約定，本協議屆滿后自動終止。

三、變更與終止條款

1.變更：

a.本協議的任何變更，必須以書面形式進行，并由雙方簽字蓋章后生效。

b.任何一方未經對方同意，不得擅自變更本協議的任何條款。

2.終止：

a.本協議在以下情形下終止：

i.協議約定的服務期限屆滿；

ii.雙方協商一致解除本協議；

iii.因不可抗力導致本協議無法履行；

iv.一方違約，另一方在通知違約方后[具體天數]日內未采取補救措施或補救措施無效；

v.其他依法或根據本協議約定應當終止的情形。

b.協議終止后，雙方應按照約定處理未完成的事項，并相互結算。

c.協議終止后，雙方應繼續履行本協議中關于保密、爭議解決等條款的義務。

四、通知

1.本協議項下的所有通知、函件等，均應以書面形式進行，并按照本協議約定的地址進行送達。

2.通知自送達對方或對方確認收到之日起生效。

五、不可抗力

1.如因不可抗力導致本協議無法履行，受影響的一方應立即通知對方，并采取一切可能的措施減輕損失。

2.不可抗力事件持續超過[具體天數]日，雙方可協商決定是否繼續履行本協議。

六、其他

1.本協議未盡事宜，雙方可另行協商解決。

2.本協議的附件為本協議的組成部分，與本協議具有同等法律效力。

3.本協議一式兩份，雙方各執一份，具有同等法律效力。

七、爭議解決

本協議的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律。如雙方發生爭議，應首先通過友好協商解決；協商不成的，任何一方均可向有管轄權的人民法院提起訴訟。

附件：

一、需求文檔

1.電話會議服務需求說明書

2.會議軟件功能需求列表

3.參會人員名單及聯系方式

二、設計方案

1.電話會議系統架構圖

2.會議軟件界面設計圖

3.系統安全設計方案

三、技術規格

1.電話會議設備技術參數

2.會議軟件技術規格說明書

3.系統兼容性測試報告

四、各類證件復印件

1.甲方營業執照復印件

2.乙方營業執照復印件

3.雙方法定代表人身份證明復印件

4.雙方授權代表身份證明復印件

五、其他輔助材料

1.雙方簽訂的保密協議