工作分析操作與務實人力資源管理培訓課題——趙磊2003年11月2日1工作分析理論概念與來源內涵主要內容工作分析常見的方法工作分析的結果與實施步驟工作分析案例說明2工作分析是人力資源/人事管理工作的基礎公司目標公司戰略策略活動對崗位提出要求對組織提出要求對人員提出要求現在的崗位設置是否合理現在的組織能否適應什么樣的人員合適？進行現行組織和崗位分析工作分析3任務責任職責技能工作規范工作說明工作分析能力知識人力資源計劃招聘選擇人力資源開發績效評估報酬和福利安全與健康勞動關系人力資源研究均等就業通過工作分析可以客觀解決大量人員管理的矛盾4明確工作分析的理論概念是企業實施工作分析認識保障工作分析概念JobAnalysis工作分析又稱職務分析（jobanalysis），它是指完整地確認工作整體，以便為管理活動提供各種有關工作方面的信息所進行的一系列的工作信息收集、分析和綜合的過程。工作分析結果應用1、崗位設計、組織設計2、職務評價3、工作說明書描述4、各種目的不同的調研工作分析關鍵點1、以目的為導向2、分析優秀崗位3、工作分析重在過程參與4、工作分析是數據管理的基礎不是結果提高崗位工作者工作效率提高組織運作效率為組織目標落實奠定基礎5工作分析的分析內容與結果表現職務設置的主要目的主要職責、任務、權力職務的隸屬關系工作條件所需知識和技能工作分析的常見內容直接結果工作說明書間接結果職務說明書6促使工作的名稱與含義在整個組織中表示特定而一致的意義，實現工作用語的標準化。確定工作要求，以建立適當的指導與培訓內容。確定員工錄用與上崗的最低條件。為確定組織的人力資源需求、制定人力資源計劃提供依據。確定工作之間的相互關系，以利于合理的晉升、調動與指派從邏輯上理解工作分析的目的與應用獲得有關工作與環境的實際情況，利于發現導致員工不滿、工作效率下降的原因。為制定考核程序及方法提供依據，以利于管理人員執行監督職能及員工進行自我控制。辨明影響安全的主要因素，以及時采取有效措施，將危險降至最低。為改進工作方法積累必要的資料，為組織的變革提供依據目的一（建立標準）目的二（分析問題）7從應用上理解工作分析的目的與應用組織設計工作設計工作流程設計改進工作方法建議安全與健康方案人力資源規劃人力資源數量預測人力資源計劃計劃執行困難分析招聘錄用人與崗位匹配職業發展路徑驗證培訓開發培訓需求分析工作發展計劃職業指導績效評估績效標準與關鍵績效指標績效評估結果與人員激勵關系薪酬激勵與其他工作評價工作分類晉升與調動提供量化結果，為各種決策奠定依據職務說明書職務評價報告關鍵業績指標其他類型分析報告8工作分析也是企業解決問題的一種方法建立新組織戰略調整業務變化技術變革導致流程重組制度建設與績效，晉升，薪酬調整解決適應的問題解決標準的問題9用不同角度看待工作分析是達成交流統一平臺的基礎工作分析目的單一型工作分析多重目的型工作分析切入點崗位導向型人員導向型過程導向型客體分布俠義的工作分析和廣義的工作分析10集團公司工作分析獲得信息之運用11什么時候組織需要變革了？干部天天在開會組織決策和效率越來越慢不知道自己的客戶是誰IBM公司為了使自己成為百年老店，專門在1995年聘請著名的咨詢公司調查一百家成功的企業和不成功的企業，寫出企業的管理圣經《憂郁的巨人》文章中談到：以下三個情況出現了的時候，組織的危險了12工作分析基本術語任務：指一項具體的工作。例：指派打印一份文件。崗位：指某人須完成的一組任務。有多少崗位就有多少人員。職位：是由許多相同的崗位所組成，這些崗位的性質，類別完全相同，完成工作所需條件也一樣。13工作分析常見術語工作要素工作任務工作職責職位職務職業職門14工作分析理論概念與來源內涵主要內容工作分析常見的方法工作分析的結果與實施步驟工作分析案例說明15觀察法工作實踐典型事例法座談法寫實法問卷法工作分析常用方法16發問的要點：工作分析所應包含的信息-7W1、用誰（Who）2、做什么（What）3、何時（When）4、在哪里（Where）5、如何（How）6、為什么（Why）7、為誰（Forwhom）17工作分析的方法——觀察法通過觀察，把有關工作各部分的內容、原因、方法、程序、目的等信息記錄下來，把取得的職務信息整理。可以了解到廣泛的信息，取得的信息比較客觀和正確。局限性：（1）要求觀察者有足夠實際操作經驗；（2）不適用于工作循環周期長的工作；（3）不能得到有關任職者資格要求的信息。18工作分析的方法——工作實踐工作分析者從事所要研究的工作，在工作過程中掌握有關工作要求的第一手資料。可以了解工作的實際任務以及在體力、環境、社會方面的要求。適用于短期內可以掌握的工作不適用于需要進行大量訓練才能勝任或有危害的工作。19工作分析的方法——典型事例對實際工作中具有代表性的工作者的工作行為進行描述。比如把文秘人員的打字、收發文件等一系列行為收集起來進行歸納分類，得到有關工作內容職責等方面的信息。局限性：需耗費大量時間，對于一些不具顯著特征的工作行為可能造成遺漏，對整個工作實踐缺乏完整的了解。20工作分析的方法——座談法工作分析者與工作執行者面對面的談話來收集信息資料。座談者構成應呈隨機性注意選擇參加座談的工作執行人員。一般不作為單獨收集信息的方法，而是和其他方法一起使用。21工作分析的方法——問卷法通過結構化的問卷來收集信息，不必親臨現場觀察。廣泛用職務調查表職務調查表由工作執行者填寫，包括基本資料、工作時間要求、工作內容、工作責任、任職者所需知識技能、工作的勞動強度、工作環境等內容。22職位分析問卷法（PAQ）1972年由普渡大學E.J.McCormick提出是一種適用性很強的工作分析方法包括194個項目，其中187個用來分析完成工作過程中員工活動的特征，另外7個涉及薪酬問題6個部分：信息來源；心理過程；識別“產出”；與其他人的關系；自然和社會環境；其他工作特征。6分制主觀評分23不同工作性質特點的人分析的方法不同管理類人員知識型人員市場銷售類人員操作類型人員結果導向結果＋能力導向結果＋行為導向行為標準導向訪談法，專項設計的問卷調查法專家訪談，團隊座談法問卷調查法，訪談法觀察法，集體座談法24工作分析理論概念與來源內涵主要內容工作分析常見的方法工作分析的結果與實施步驟工作分析案例說明25工作分析的直接結果：《職務說明書》工作分析的直接結果26一份完整的職位說明書應該包括:該職位的基本情況：名稱、職等職級、所屬部門、編制等等。該職位存在的價值和目的是什么?對該職位的要求有哪些要素，如規劃、組織、審核、創新等等？如何定義該任職者的責任和權力?該職位需要和外部有什么樣的互動關系?該職位需要使用什么設備儀器，需要什么證照？該職位的工作環境和工作地點怎樣？該職位的上下級匯報關系如何、服務的相互關系怎樣?這份工作需要什么樣的素質、技能和經驗的人擔任?27職位說明書的內容及寫法字體：例如標題為“某白藥集團股份有限公司職位說明書”，創藝簡魏碑，三號，加粗，居中。其后，用8個空格，然后為“編號：”，字體同正文。正文的字體為宋體，五號，兩端對齊方式。段落：均為單倍行距。邊框和底紋：職位說明書用表格形式。表格的邊框為2磅實線。表格內部各線條，除了為美觀和表達意義之外的，也均為實線，粗細為0.5磅。在《工作目標與職責》、《工作內容》、《任職資格》這三項標題的單元格，用-12.5%的灰色底紋。項目編號和符號：在《工作內容》中，對任職者的多項工作內容進行排列，一般用項目編號的辦法。編號用TimesNewRoman體阿拉伯數字，后用漢字頓號隔開。為美觀和清楚起見，段落格式中設定“懸掛縮進”0.55厘米。制表位為0.75厘米。在編號為10號以后的內容中，制表位為0.90厘米。格式要求舉例28工作描述的內容（內容舉例）項目具體內容工作識別項目工作概要工作手段使用材料技術和方法任務行為環境補充信息名稱，副標題，代碼等級，工資類別，地位，匯報關系全面簡明工作的任務，目的以及工作結果形式的描述機器，工具，裝備，工作輔助設施原料，半成品，物資，資料，其他用于工作的材料把原材料輸入變成產出的專門方法1、對于產出的數量和質量，技術和方法，行為何工藝流程的管理模式和規定2、對所做工作的描述，包括工作人員與資料，人，物以及完成工作遵循的指導方針之間相互影響。物理的，心理的，情感的環境，雇傭關系與狀況，與其他工作的相互關系以上沒有提及，但對于目標制定必要而且有用的細節的解釋29工作說明書范例姓名職稱貿易部主管單位序號工作內容工作依據權限時限表名稱分送單位管制基準備注1信件電報等文件審核處理所收集電報執行不定電報信件助理每天下午13：00交助理2客戶開發以及鞏固按照業務各個階段計劃執行不定月度報告總經理每月檢查一次3產品推銷檢查按照年度計劃安排執行不定季度報告總經理每季度檢查一次4與管理部門進行工作聯絡按照實際情況執行1個小時外廠記錄本總經理下班前規定時間5總經理交代事項實際情況執行半個小時周工作報告總經理每周一30資格說明書資格說明書又稱為工作規范，是工作分析結果的另一種表達形式，主要說明任職者需要具備什么樣的資格條件以及相關素質要求才能勝任某一個崗位的工作。這里的資格條件事最低的限制，主要是對個體特性很有幫助資格說明書的形式：計分圖形式與表格形式31資格說明書范本崗位名稱：中級文書崗位編碼：1444003一、職責總述：在一般監督情況下，完成文書工作，包括準備各類數據資料，并編輯，匯總，分類，草擬各種報告，請示文件，通知文稿，工作總結，快速記錄發言等等二、工作時間：一般在工作時間完成，不需要加班加時間完成三、資格條件：1、學歷：高中以上學歷，中專理想，2、經驗：至少擔任第一級工作三年以上。3、數量：具有較好工作熟練程度，如打字至少45個每分鐘，四、考核項目：1、校對文稿，每分鐘不少于45個字。2、打字，每分鐘不少于50個字，快速記錄每分鐘不少于100個字，3、寫作技能：行文格式規范，語言通順，內容充實，結構嚴謹五、崗位后續來源：初級文書，專業學校畢業生，社會中招聘合格的人員六、健康狀況：良好，身高160厘米，身體健康，五官端正七、年齡要求：30以下八、工作環境條件：辦公室完成九、其他補充條件：32資格說明之表格法案例：紡織工人心理素質資格表格法品質程度對操作的作用必要性需要訓練很有必要必要有幫助希望經常有時高度低頻率不需要用觸覺發現不明顯的平滑處YYY有手檢查織品是否平滑認出或者區別主要顏色YYY染制顏色品時候使用估計很短間隔YYY機器停止選造緯線時間迅速認出偏離規定開口YYY范縣斷線引線的偏離33資格說明之計分圖法（案例）心理能力判斷力記憶力組織協調能力情緒穩定性耐力注意力計分含義1不需要的能力2不大需要的能力3可以考慮的能力4比較需要的能力5非常重要的能力1234534職務說明書示例-135職位說明書示例-236工作分析理論概念與來源內涵主要內容工作分析常見的方法工作分析的結果與實施步驟工作分析案例說明37為什么有人工作量很大，做也做不完？為什么有人沒活干，整天喝茶看報紙？為什么會有人工作相互重疊，有功勞大家爭，有責任沒人擔？為什么會有工作沒人去做，貽誤戰機？為什么招聘的員工，會常常不符合要求？為什么不能完成客觀的績效考核，勤無獎懶無罰？為什么公司付出了巨大的薪資總額，而員工仍是抱怨工資太低、福利太少？為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓學習機會？為什么公司投入了培訓卻沒有達到期望的效果？為什么有的員工不知道自己該做些什么？為什么主管難以確切地評價下屬員工的工作成績是好是壞？A集團管理者經常遇到的困惑？思考？38思考與分析：為什么會產生這些問題呢？我們并不了解每個人的工作量是多少？我們并不了解到底需要多少工作人員？我們并不了解如何有效地考核員工的工作？我們并不了解如何有效地發揮每個人的作用？我們并不了解員工的職業生涯？我們并不了解員工到底需要什么？我們到底該怎么辦？！因為：？39A集團進行工作分析的實施步驟明確需求和目的根據職位特點選擇分析方法選定優秀的標竿人武填寫表格，參與各項工作分析活動系統診斷與問題樹理提供分析方法并擬定分析要素，目的依據職務特點設計調查問卷結果匯總和討論確認A集團做的咨詢小組做的相互配合3、收集各項資料4、匯總各項資料5、與任職者確認6、與其上級確認7、撰寫職位說明書8、項目小組組長檢查交總部管理處審核歸檔1、項目小組建立2、組織學習、制定計劃交本單位人事部門審核歸檔40工作分析時間進度表41工作分析的原則工作分析及撰寫職位說明書的原則：客觀真實，堅決實事求是；語言精確，杜絕模棱兩可；表達簡練，避免官話套話；內容全面，切勿以偏蓋全；責任細化，不能泛泛籠統；精心細致，保證工作質量。

42收集工作分析資料的人員選擇工作分析專家主管任職者選擇由誰來進行工作分析，往往比選擇工作分析的方法更加重要。43工作分析是什么？總而言之：一個了解任職者應該做什么工作、和為什么需要做的過程一個收集讓別人對該職位做出判斷的信息的過程工作分析44集團公司在實踐中工作分析中應注意的問題

分析職位而不是分析具體個人澄清任職者與其主管的不同角色防止分析對象夸大自己工作的重要性任職者的參與----雙方同意工作分析過程中不要使用非法手段獲取信息工作分析內容應避免任何歧視性條款45工作分析絕對不是：一次對個人的分析!一次對人員任免、調整工資的分析!一次績效評估!工作分析中應注意的問題46直接工作責任要求：原則性的責任應該包括關鍵動詞、管理范圍、影響范圍、在什么條件下進行以及要達成的目標。47動詞影響范圍

在一定局限下的結果以確保預定的生產計劃在安全健康的工作環境條件下，按質按量按時完成直接工作責任（分解舉例）管理和協調“XYZ”工廠的所有設備和資源48直接工作責任（舉例）1.

嚴格執行庫存現金限額，超出部分必須及時送存銀行，不坐支現金，不得以白條抵庫或挪用。2.

嚴格審核付款憑證和審批手續，及時準確無誤地辦理各種應付款項。3.

認真編制記賬憑證，正確運用會計科目，要做到原始憑證齊全有效，記賬憑證與原始憑證事項一致準確無誤。4、……….等等。出納員：49決策責任該職位要做哪些決定。要對下屬的哪些工作或活動負責。所做的決定產生什么影響。注意：只有主管填寫決策責任，非主管不用填寫。也就是說沒有下級的職位不用填寫。50行為動詞（舉例）

制定政策/設定目標實施具體工作較低的任務制定指導建立控制計劃準備分析達到估價實施評估預測確認落實提高增加安裝維護監控談判建議回顧明確訂立查驗校對分配收集運作加工生產提供提交51最終結果

主要活動提高下屬的工作技能 通過提供相應的培訓與指導激勵下屬達到高績效 通過主持績效輔導會議，為下屬清楚地指 明職業發展方向 確保部門內高標準的工作 通過監督工作進展，恰當地獎懲下屬實現部門的工作目標 通過制訂良好的部門計劃以符合公司的總 體目標，并就部門部門與員工進行溝通部門主管的決策責任（舉例）52職位說明書必須全面部門預算與相關政府主管部門的關系人力規劃招聘培訓和發展人事管理舉例：人力資源部經理53部門主管的直接工作責任舉例制訂部門的政策和程序，通過有效的計劃和控制以求…效益的最大化。草擬、協調各相關計劃和預算，確保本部門可以為公司的生產目標做出最大的貢獻。審核、確定公司下達的任務安排，使本部門有效地執行議定的計劃，并確保其運作的效率。招聘、激勵本部門員工，并發展員工的能力，確保部門的工作目標順利制訂并與員工恰當地溝通，督導、評估員工的績效，創造、保持員工間融洽的合作關系。監督部門的績效，指導、控制相應的活動以確保議定的…目標順利實現。在協調與其它部門的工作或會議中代表本部門，參與相關的規劃和政策的制訂和實施。54工作分析問卷本調查問卷由任職人填寫，填寫后交上級主管簽署意見，并送人事部門審核姓名

性別

年齡

職位名稱

職等職級

部門

學歷

專業（在校）

直接上級職位

直接下級職位

上級主管意見：

上級主管簽字：人事部門意見

人事人員簽字：工作分析問卷55須答題須知：u

請您按照工作職位的實際要求答題，請不要以任何個人的因素來衡量

u

選擇題類，請于選定項字母或□前打

1、本職位所需教育程度A初中（含）以下B高中職技C大專D本科E研究生以上2、

本職位所需外語語種（），外語程度要求A不須B書面通C書面及口語略通D精通3、

本職位所需漢語表達能力A不限B普通話口頭能力強C書面及口頭強D極強的文字功底4、

本職位所需戶籍所在地A本地戶口B不限5、

本職位所需其專業的工作經驗A6個月以下B6個月-2年C2年-5年D5年以上工作分析問卷56

6、本職位應用哪種設備（），設備、工具、儀器需要的應用能力。A搬運B操作C操作及維修D軟硬件設計7、

本職位對設備、工具、儀器的責任A不易損失B有時損失需一般防范C容易損失需密切防范D難免損失需嚴加防范8、

本職位對材料、在制品、成本的責任A不易損壞B有時損壞需一般防范C容易損壞需密切防范D難免損壞需嚴加防范9、

本職位直接督導范圍（人數）A0B1-4C5-10D11-20E21人以上10、職位間接督導范圍（人數）A0B1-20C20-100D101-300E301人以上11、本職位管理工作中的責任及能達到的程度（一般員工可不答此題）A要負責分派工作，按規定檢查工作成果，達成目標。B要能很快熟悉新接受的工作，排定計劃。C要能解決工作中的矛盾，不同部門的活動，達成目標。D要能有效分配組織資源，做出最佳激勵政策，確保員工與公司的最大利益。12、本工作所需的行政專業能力A例行性、重復性工作。B例行性工作，偶爾需要個案處理。C需要依經驗改進新技巧解決復雜問題。D需要調查分析研究解決問題。工作分析問卷5713、本工作的責任A按上級指示工作，上級對結果負責。B根據計劃進度，安排自己工作，根據內部原則工作。C安排計劃，分析結果決策可能與上級協商。D有下屬單位，需要制定公司目標和政策。14、本工作職能對公司的影響范圍A例行性工作，如果出錯容易發現，錯誤對公司基本無影響。B有限范圍內協調工作，錯誤不易發現，錯誤對公司有些損害。C職責對公司單位功能及本部門任務完成有一定的影響力。D負責一個部門以上功能，本部門最高主管不在時，負責本單位。15、本工作所需的人際關系能力A普通技巧B良好技巧C高度技巧16、所需體力及感官能力A不限B體力強C敏捷而有力D身體素質強且五官感知力強17、所需資料處理能力A傳遞B記錄整理及傳遞C依據常規做相關的技術性改進D需調研分析、評估與創新工作分析問卷5818、所需領導力A無需B一般C較強D極強19、所需計劃力A無需B一般C較強D極強20、所需創新力A無需B一般C較強D極強21、所需掌握事物能力A不需B經過長時間可掌握C很快能掌握D一接觸就掌握22、列出您的主要工作責任至少8-10條（請按照主次順序說明，用詞要精確、不要摸棱兩可，不要官話套話），及每項責任的重要程度（%）和所用時間（%）。工作分析問卷5923、例說明您的工作中常發生的關鍵事件，發生頻率，及每次的持續時間。關鍵事件

發生頻率

持續時間/次

24、明您的服務對象或客戶是誰？工作中需要和哪些部門、哪些人合作？頻率怎樣？服務對象/客戶

需合作部門/人

頻率

25、您的工作還需要哪些特長？需要什么證照？

工作分析問卷6023、請描述您的工作地點及工作環境。工作地點：□辦公室