公司檔案綜合管理制度匯編?一、總則1.目的為了加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統一管理公司各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、保管和統計。負責檔案的收集、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的完整性和準確性。開展檔案的開發利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。指導和監督各部門的檔案管理工作。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。按照檔案管理制度的要求，定期將本部門檔案移交公司檔案管理部門。協助檔案管理部門開展檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設立、變更、注銷等相關文件。公司年度工作計劃、總結、報告等。公司各類會議文件、記錄、紀要等。公司業務合同、協議、訂單等。公司財務報表、憑證、審計報告等。公司人事檔案、員工培訓記錄等。公司技術文件、研發資料、專利證書等。公司市場營銷資料、客戶信息等。公司行政文件、規章制度、宣傳資料等。其他具有保存價值的文件資料。2.收集要求各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準確地收集齊全。對收集到的檔案資料，應進行初步的整理和分類，剔除無關的資料。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。區分不同價值，便于保管和利用。分類科學、編號規范、排列有序、編目清晰。4.整理方法按照檔案的類別進行分類，如文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案等。對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。按照編號順序對檔案進行排列，編制檔案目錄。對重要的檔案資料，應進行裝訂、編頁等處理。四、檔案的歸檔1.歸檔時間各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案移交公司檔案管理部門。對于一些重大項目或特殊事項形成的檔案，應在項目結束或事項辦理完畢后及時歸檔。2.歸檔流程各部門兼職檔案員將整理好的檔案填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。檔案管理部門對驗收合格的檔案進行登記、編號、入庫保管。五、檔案的保管1.保管場所公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。2.保管要求對不同類型的檔案應分別進行保管，如紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。對電子檔案應進行備份，并定期進行數據維護，防止數據丟失。3.保密措施檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內容。查閱檔案應履行審批手續，嚴禁無關人員進入檔案庫房。對涉及公司機密的檔案，應采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制查閱權限等。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則依據國家有關檔案鑒定的標準和規定，結合公司實際情況，對檔案進行鑒定。鑒定工作應堅持全面、歷史、發展的觀點，準確判定檔案的價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成。3.鑒定方法對檔案的內容、來源、時間、形式等進行綜合分析，確定檔案的保存價值。對保管期限已滿且無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。4.銷毀程序檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制《檔案銷毀清單》。《檔案銷毀清單》經公司主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀徹底。銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。七、檔案的查閱與利用1.查閱權限公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。公司外部人員查閱檔案，須持有單位介紹信或相關證明材料，經公司主管領導批準后，方可查閱。2.查閱程序查閱人憑審批后的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續。檔案管理人員根據查閱人需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意。3.利用服務檔案管理部門應積極主動地為公司各項工作提供檔案信息服務，如編寫檔案參考資料、提供檔案咨詢等。定期對檔案利用情況進行統計分析，總結經驗，不斷提高檔案利用工作水平。八、檔案信息化管理1.信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。提高檔案管理工作效率和服務質量，為公司決策提供及時、準確的檔案信息支持。2.信息化管理內容對紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。利用檔案信息管理系統對檔案進行分類、編號、著錄、檢索等操作。實現檔案信息的遠程查詢和共享，方便公司內部人員查閱利用。3.數據安全管理加強檔案信息管理系統的安全防護，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案數據的安全。定期對檔案信息管理系統進行維護和升級，保障系